ไม่ใช่แค่เรื่องเอกสารที่ซ้อนขึ้นมาบนเดสก์ท็อปส่วนตัวของคุณ ฮาร์ดดิสก์คอมพิวเตอร์อาจเกิดการอุดตันและทำให้ภาระหนักเกินไป แม้แฟลชไดรฟ์และอุปกรณ์เสริมอื่น ๆ ที่ประณีตเพียงอย่างเดียวถือได้มากและสามารถง่ายต่อการใส่ผิดที่ มันอาจจะโอ้เพื่อดึงดูดความสนใจที่จะโยนออกถ่วงและกระดาษที่คุณไม่ต้องการจริงๆอีกต่อไป หรือคุณล่ะ? คุณควรจะเก็บข้อมูลเหล่านี้ไว้ในเอกสารภาษีและผลตอบแทนภาษีเก่านานแค่ไหน?
ไม่มีทางใด ๆ ที่เกี่ยวกับเรื่องนี้ - การคืนภาษีและเอกสารที่เกี่ยวข้องเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องรักษา คุณต้องใช้ข้อมูลเหล่านี้ในกรณีที่ IRS ต้องการตรวจสอบข้อมูลเกี่ยวกับปีภาษีนั้นและการคืนภาษีเดิมอาจมีประโยชน์สำหรับวัตถุประสงค์อื่น ๆ เช่นการตรวจสอบรายได้เมื่อคุณสมัครขอกู้หรือ อพาร์ทเม้น
นานแค่ไหน?
โดยทั่วไปการคืนภาษีและเอกสารที่เกี่ยวข้องควรมีการเก็บรักษาไว้อย่างน้อยที่สุดตราบเท่าที่ IRS หรือหน่วยงานด้านภาษีของรัฐได้รับอนุญาตให้ตรวจสอบผลตอบแทนดังกล่าว ระยะเวลานี้เรียกว่าระยะเวลาของข้อ จำกัด เป็นเวลาสามปีนับจากวันที่ได้รับการยื่นแบบแสดงรายการภาษีสำหรับผลตอบแทนของรัฐบาลกลางหรือสามปีนับจากวันที่ครบกำหนดในวันที่ 15 เมษายนหากได้รับคืนก่อนวันครบกำหนด
แต่ละรัฐมีข้อบังคับเกี่ยวกับการตรวจสอบ หลายรัฐปฏิบัติตามระยะเวลาของรัฐบาลกลางสามปี แต่คนอื่น ๆ มีระยะเวลานาน
ตัวอย่างเช่นมอนแทนามีระยะเวลาห้าปีสำหรับการตรวจสอบ
คุณควรเก็บอะไร?
นอกเหนือจากสำเนาการคืนภาษีของคุณคุณควรเก็บเอกสารใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับรายได้การหักเงินหรือเครดิตที่คุณรายงานและอ้างสิทธิ์ ซึ่งจะรวมถึงรายการต่างๆเช่นสำเนาแบบฟอร์ม W-2 แบบฟอร์ม 1099 จดหมายแจ้งการบริจาคเพื่อการกุศลและใบเสร็จรับเงินสำหรับค่าใช้จ่ายที่หักภาษี
บุคคลที่ทำธุรกิจด้วยตนเองควรเก็บสำเนาเอกสารทางบัญชีใด ๆ เช่นบัญชีธนาคารงบกำไรขาดทุนเป็นต้นหรือการสำรองข้อมูลจากโปรแกรมบัญชีของตน
คุณอาจต้องการเก็บรักษาเอกสารเกี่ยวกับอสังหาริมทรัพย์ทรัพย์สมบัติธุรกิจหุ้นพันธบัตรหรือทรัพย์สินอื่น ๆ ที่คุณเป็นเจ้าของตราบเท่าที่คุณเป็นเจ้าของแล้วอีก 3 ปีหรือนานกว่าหลังจากที่มีการขายสินทรัพย์ขึ้นอยู่กับคุณ สถานะ. คุณจำเป็นต้องใช้ระเบียนเหล่านี้เพื่อคำนวณต้นทุนและได้รับหรือขาดทุนสำหรับภาษีกำไรจากเงินทุน
ตรวจสอบคำแถลงการรักษาความปลอดภัยทางสังคม
และเปรียบเทียบรายได้กับข้อมูลเกี่ยวกับ W2 และการคืนภาษีของคุณ
- เมื่อถึงเวลาที่ต้องทิ้ง ตรวจสอบขั้นสุดท้ายก่อนที่คุณจะเริ่มทิ้งเอกสารภาษีและเอกสารทางการเงิน . หากคุณไม่ได้รับใบประกันสังคมเมื่อเร็ว ๆ นี้คุณสามารถขอใบประกันสังคมได้จากบ่อยครั้งรายได้จากรายได้ของ W2 หรือการจ้างงานด้วยตนเองจากการคืนภาษีจะไม่ปรากฏใน Social Security Statement ของคุณ SSA มีขั้นตอนในการช่วยแก้ไขข้อผิดพลาดที่คุณอาจพบ
- ตรวจสอบวันที่ยื่นแบบแสดงรายการภาษี ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการยื่นภาษีคืนอย่างน้อยสามปีก่อนที่คุณจะถูกยกเลิก
- โทรไปที่ IRS และขอ "บันทึกบัญชี" สำหรับปีภาษีเฉพาะ นักบัญชีของคุณสามารถทำเช่นนี้ให้คุณและช่วยให้คุณเข้าใจการพิมพ์ IRS นี้ บางครั้งมีการปรับปรุงภาษีหลังจากได้รับการยื่นและคุณอาจไม่ทราบข้อมูลหรือลืมเรื่องนี้ นี่คือโอกาสที่จะตรวจสอบให้แน่ใจว่าปัญหาภาษีหัก ณ ที่จ่ายสำหรับปีภาษีใด ๆ ได้รับการตัดสินก่อนที่คุณจะทิ้งเอกสารสำคัญของคุณ
- สแกนเอกสารภาษี และเก็บไว้ในซีดีรอมหรือแฟลชไดรฟ์แม้ว่าคุณจะโยนสำเนากระดาษ เอกสารที่สแกนจะสแกนเนื้อที่น้อยกว่าไฟล์กระดาษ
- ฉีกเอกสารภาษีและเอกสารทางการเงินฉบับเก่าของคุณ อย่าเพิ่งโยนมันขึ้นมาและโยนมันลงในถังขยะที่ใกล้ที่สุด! คุณไม่ต้องการให้ใครสามารถเข้าถึงข้อมูลระบุตัวคุณได้
คุณควรเก็บทุกอย่างไว้อย่างไร
การสแกนและบันทึกลงในฮาร์ดไดรฟ์ของคุณคือพื้นที่ที่ประหยัดที่สุด แต่การคืนภาษีและเอกสารที่เกี่ยวข้องสามารถคงไว้ได้หลายวิธีด้วยกัน
- แฟ้มกระดาษ จัดโดยปีที่มีการคืนภาษี และเอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมดในโฟลเดอร์เดียวกัน
- ใช้ไฟล์หีบหีบเพลง หรือกล่องสำหรับแต่ละปี
- เก็บไฟล์แยกต่างหาก สำหรับเนื้อหาระยะยาวของคุณ
- สร้างซีดีรอมหรือแฟลชไดรฟ์ ของเอกสารที่มีค่าที่สุดของคุณและใส่ลงในตู้เซฟ