จัดทำและใช้รายงานบัญชีลูกหนี้ระยะยาว

รายงานความเสียหายของลูกหนี้ระยะยาวเป็นรายงานสำคัญที่ต้องทบทวนอย่างน้อยทุกเดือนหรือบ่อยครั้งเพื่อให้มั่นใจว่าลูกค้าของคุณจ่ายเงินให้คุณ

บัญชีลูกหนี้คืออะไร?

บัญชีลูกหนี้ (บางครั้งเรียกว่า "ลูกหนี้" หรือ "A / R") เป็นจำนวนเงินที่ บริษัท ต้องรับจากลูกค้า คุณอาจพิจารณาว่าเป็น "การชำระเงินที่เกิดจากธุรกิจของฉัน"

ลูกหนี้ถูกถือว่าเป็นสินทรัพย์ทางธุรกิจเนื่องจากมีมูลค่าเป็นจำนวนเงินรวมที่ต้องชำระให้กับธุรกิจของคุณ

ลูกหนี้มีรายได้อยู่ในบัญชีรายชื่อสูงเนื่องจากความสามารถในการแปลงสภาพเป็นเงินสด ลูกหนี้การค้าแสดงในงบดุลของ บริษัท เนื่องจากจำนวนหนี้ที่ค้างชำระเหล่านี้ถือเป็นสินทรัพย์ ทันทีที่พวกเขาได้รับการจ่ายเงิน - เราหวังว่า - พวกเขาจะกลายเป็นเงินสด

ธุรกิจเงินสดบางแห่งหรือธุรกิจที่ต้องใช้บัตรเครดิตเป็นจำนวนมากอาจไม่มีลูกหนี้จำนวนมาก แต่ถ้าคุณมีธุรกิจที่คุณเรียกเก็บเงินจากลูกค้าและคุณเสนอเงื่อนไขเหล่านี้ (การชำระเงินเป็นระยะเวลาคุณจะต้องสามารถเรียกใช้รายงาน R / A aging ช่วยให้คุณสามารถดูว่าลูกค้ามีความต้องการอะไรบ้าง

วิธีการบัญชีและลูกหนี้

หากธุรกิจของคุณมีลูกค้าที่ไม่ชำระเงินทันทีคุณอาจใช้วิธีการบัญชีรายได้ (ไม่ใช่บัญชีเงินสด) วิธีการบัญชีนี้รับรู้ รายได้เมื่อเรียกเก็บเงินไม่ใช่เมื่อเก็บเงินซึ่งหมายความว่าคุณต้องจ่ายภาษีตามรายได้ที่คุณอาจไม่ได้รับ

ขั้นตอนการเรียกเก็บเงินจากลูกค้าในธุรกิจประเภทนี้เริ่มต้นด้วยใบแจ้งหนี้ - ใบเรียกเก็บเงินให้กับลูกค้าใบแจ้งหนี้ระบุจำนวนเงินที่ครบกำหนดและเมื่อครบกำหนดรวมทั้งข้อกำหนดในการชำระเงินเงื่อนไขการชำระเงินบางครั้งรวมส่วนลดสำหรับการชำระเงินในช่วงต้น

รายงานลูกหนี้จะขึ้นอยู่กับจำนวนและเงื่อนไขที่ระบุไว้ในใบแจ้งหนี้สำหรับลูกค้ารายนั้น

คืออะไร รายงานลูกหนี้ระยะยาวบัญชีลูกหนี้?

บัญชีลูกหนี้ที่มีอายุสูงขึ้น (บางครั้งเรียกว่าการตรวจสอบบัญชีลูกหนี้) เป็นกระบวนการจัดหมวดหมู่จำนวนเงินที่ลูกค้าทุกรายค้างชำระรวมถึงระยะเวลาที่ยอดคงค้างอยู่ (ค้างชำระ) ดังนั้นคุณจึงเป็น พิจารณาอายุหรือ "ริ้วรอย" ข้อมูลนี้ ประเภทมาตรฐานสำหรับรายงานประเภทนี้คือ

• ปัจจุบัน - ครบกำหนดทันที
• 1 - 30 วัน - ครบกำหนดภายใน 30 วันถัดไป
• 31-60 วัน - เดือนที่ค้างชำระ
• 61 - 90 วัน - สองเดือนที่ค้างชำระ
• 91 ขึ้นไป - เกินสองเดือนที่ค้างชำระ

หากลูกค้ามีตั๋วเงินหลายฉบับที่เกิดขึ้นในเวลาที่ต่างกันรายงานจะแสดงจำนวนเงินที่ครบกำหนดในเวลาใด ตัวอย่างเช่นสำหรับ Jim Jones:

• $ 230 30 วัน
• $ 120 60 วัน
• $ 390 มากกว่า 90 วัน

วัตถุประสงค์ของลูกหนี้การค้าที่มีอายุคงเหลือนี้คือการแสดงให้เจ้าของธุรกิจเห็นว่าลูกหนี้ต้องได้รับการจัดการอย่างเร่งด่วนเนื่องจากพวกเขาค้างชำระนานขึ้น

รายงานระยะเวลาบัญชีลูกหนี้เป็นรายงานมาตรฐานที่ให้มาพร้อมกับโปรแกรมซอฟต์แวร์ทางธุรกิจทั้งหมดรวมถึงระบบออนไลน์

เหตุใดรายงานสำคัญสำหรับลูกหนี้ระยะยาวจึงมีความสำคัญ

กฎข้อที่ 1 ในการเก็บหนี้คือ "ยิ่งหนี้มีหนี้มากเท่าไรก็ยิ่งมีโอกาสน้อยที่คุณจะสามารถรวบรวมได้" ดังนั้นการรู้เกี่ยวกับลูกค้าและหนี้สินของพวกเขาเป็นสิ่งสำคัญในการเก็บรวบรวมจากพวกเขา

เครื่องมือการติดตามหนี้ที่สำคัญที่สุดชิ้นหนึ่งของคุณคือรายงานการรับชำระเงินของลูกหนี้

ฉันจะอ่านและใช้รายงานความชราภาพของ A / R ได้อย่างไร?

อ่านรายงานเกี่ยวกับระยะเวลาบัญชีลูกหนี้ที่ระลึกถึงกฎข้อที่ 1 ของคอลเลกชัน / ต่อไปนี้คือหลักเกณฑ์บางประการที่ควรคำนึงถึงเมื่ออ่านรายงานอายุ:

ขั้นแรกให้มองที่ t เขาเป็นจำนวนเงินที่มากที่สุด ลูกค้า จำนวนเงินเหล่านี้มีอยู่ในปัจจุบันหรือไม่? พวกเขา 30 วัน? หรือมีตั๋วเงินค้างนาน 120 วันหรือมากกว่า? การทำงานในหลักการ 80/20 การดำเนินการกับผู้กระทำผิดรายใหญ่ที่สุด (โดยใช้ระบบการจัดการคอลเลกชันของคุณแน่นอน) จะทำให้คุณได้รับผลตอบแทนสูงสุด กำหนดวิธีที่คุณจะจัดการกับแต่ละตั๋วเงินขนาดใหญ่เหล่านี้เขียนแผนการและมีผู้จัดการบัญชีลูกหนี้ของคุณเริ่มทำงาน

ต่อไปดูที่ตั๋วเงิน ที่ครบกำหนดมาเป็นเวลานาน ตรวจสอบว่าคุณพร้อมที่จะนำลูกค้ารายนี้ไปยังขั้นตอนถัดไปของกระบวนการเรียกเก็บเงินหรือไม่: หน่วยงานจัดเก็บภาษีหรือศาลเรียกเก็บเงินขนาดเล็ก

หรือคุณคิดว่าการเรียกเก็บเงินนี้ไม่สามารถชำระได้?

สุดท้ายให้ใช้ ระบบคอลเลกชัน เพื่อกำหนดวิธีที่คุณจะติดต่อกับลูกค้าทั้งหมดด้วยตั๋วเงินที่ค้างชำระหรือเกิน 30 วัน ให้ระบบนำทางคุณ แต่อย่าลังเลที่จะให้ข้อยกเว้น ตัวอย่างเช่นคุณอาจรู้ว่าภรรยาของลูกค้ามีโรคมะเร็งระยะสุดท้ายและคุณอาจตัดสินใจที่จะไม่นำบุคคลนั้นไปที่ศาล เป็น บริษัท ของคุณ คุณจะต้องตัดสินใจ

คุณอาจต้องการคำนวณอัตราส่วนการวิเคราะห์ธุรกิจที่เรียกว่า "ระยะเวลาเก็บรวบรวมข้อมูลเฉลี่ย" การคำนวณนี้แสดงจำนวนวันโดยเฉลี่ยจะใช้เวลารวบรวมยอดขายธุรกิจของคุณ

หากคุณทำงานเพื่อปรับปรุงอัตราการเรียกเก็บเงินของคุณโดยใช้รายงานการรายงานอายุลูกหนี้และเครื่องมือวิเคราะห์ทางการเงินอื่น ๆ เช่นระยะเวลาการเก็บรวบรวมข้อมูลโดยเฉลี่ยคุณจะต้องทำอย่างไร สามารถปรับปรุงการชำระเงินและมีเงินสดมากขึ้นในธุรกิจของคุณ

สรุปได้ว่าคุณสามารถใช้รายงานอายุของลูกหนี้เพื่อตัดสินใจในขั้นตอนถัดไปสำหรับลูกค้าทั้งหมดที่เป็นหนี้คุณ ใช้กระบวนการคอลเล็กชันที่คุณตั้งค่าไว้และโปรดจำไว้เสมอว่ากฎข้อที่ 1

กลับไปที่ การชำระเงิน: การตั้งค่าระบบคอลเลกชันของคุณ