ใบแจ้งหนี้แม่แบบแนวทางสำหรับนักเขียนอิสระ

เมื่อฉันจ้างนักเขียนใหม่ (ซึ่งบางครั้งฉันก็ทำเป็นปริมาณมาก) ฉันมักจะต้องอธิบายให้เข้าใจง่ายว่าใบแจ้งหนี้สามารถทำได้อย่างไร ยากที่จะอ่านเสียงในอีเมลบางฉบับ แต่ฉันคิดว่าบางคนอาจตกใจเมื่อฉันพูดว่าฉันต้องการใบแจ้งหนี้ ไม่จำเป็นต้องตื่นตระหนก!

พวกเขาต้องการอะไร?

ใบแจ้งหนี้มีวัตถุประสงค์หลายประการ ไม่ใช่แค่ตัวเร่งปฏิกิริยาที่ทำให้คุณได้รับค่าตอบแทนแม้ว่าผมจะบอกว่านี่เป็นบทบาทอันดับ 1 ใช่มั้ย?

แต่ผู้ซื้อมักต้องการใบแจ้งหนี้เนื่องจากเหตุผลอื่น ๆ พวกเขาต้องการบันทึกนั้น พวกเขาต้องพิสูจน์ว่าพวกเขาจ่ายเงินให้คุณบ่อยๆเพื่อให้พวกเขาสามารถเขียนการชำระเงินของคุณได้ ในปีที่ผ่านมาของการเขียนฉันมีเพียงลูกค้ารายเดียวนิตยสารที่ไม่จำเป็นต้องมีใบแจ้งหนี้ ฉันไม่แน่ใจว่าทำไมหรือว่าพวกเขาจัดการที่

ประเภทของใบแจ้งหนี้ / ซอฟต์แวร์

ในบทความต้นฉบับที่ฉันเขียนเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ฉันกล่าวว่าฉันเพียงแค่ยึดติดกับเอกสาร Word ถ้าฉันมีเวลาฉันจะเปลี่ยนเป็น PDF แต่ไม่ได้เกิดขึ้นเสมอไป การปฏิบัติทั่วไปที่ฉันได้เห็นก็คือการใช้สเปรดชีต Excel เพื่อสร้างใบแจ้งหนี้ แต่การพิจารณาที่สำคัญอย่างหนึ่งที่ผมไม่เคยกล่าวถึงก็คือซอฟต์แวร์บัญชีที่ออกมี เนื่องจากตัวเลือกธุรกิจขนาดเล็กที่เหมาะสมเช่น FreshBooks หรือ QuickBooks คุณอาจไม่ต้องสร้างใบแจ้งหนี้ด้วยตัวเองต่อไป ฉันได้ยินสิ่งที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับแอปพลิเคชันเหล่านี้ แต่ยังไม่ได้ตรวจสอบพวกเขาออก

คิด? อย่าลืมทิ้งความคิดไว้ในโพสต์บล็อกของฉันเกี่ยวกับเรื่องนี้

สิ่งที่ควรรวม

ตั้งแต่บทความต้นฉบับนั้นฉันได้ชี้แจงบางส่วนที่สำคัญกว่าในใบแจ้งการเขียน มันเป็นของหลักสูตรผ่านการทดลองและข้อผิดพลาด

• ชื่อและที่อยู่ทางไปรษณีย์ของคุณควรอยู่ที่ด้านบนสุดเพื่อให้เช็คสามารถติดต่อคุณได้อย่างรวดเร็วและเพื่อไม่ให้คุณส่งอีเมล์มาสัปดาห์ละครั้งจากนี้
• ใส่โลโก้เพื่อจุดประสงค์ในการสร้างแบรนด์ (หากมี)
• วันที่ใบแจ้งหนี้ Darn! บาง บริษัท และผู้เผยแพร่โฆษณามีระยะเวลารอรับคำสั่งในใบแจ้งหนี้ของคุณเป็นเวลา 30 วันแม้กระทั่ง 60 วันและคุณต้องการวันที่ถูกต้องในที่นี้ อีกครั้งนี้เป็นข้อมูลเกี่ยวกับการหลีกเลี่ยงความล่าช้าในการชำระเงิน
• ถ้าคุณทำหลายโครงการสำหรับลูกค้ารายนี้ให้ตั้งชื่อพวกเขา! ใช้คำศัพท์บางอย่างที่แสดงถึงโครงการนี้จากคำพูดก่อนหรือหลัง จะ จำกัด การผสมผสานและ (คุณ guessed มัน) ได้รับคุณจ่ายในเวลา
• ทำให้คำแนะนำในการชำระเงินชัดเจน หากต้องการตรวจสอบกระดาษควรทำอย่างไรให้กับคุณหรือธุรกิจของคุณ หากคุณต้องการชำระเงินผ่าน Paypal ให้รวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องด้วย
• บริษัท ขนาดใหญ่และผู้เผยแพร่โฆษณาบางแห่งจะอ้างถึงใบแจ้งหนี้ของคุณตามหมายเลขใบแจ้งหนี้เท่านั้น บางครั้งพวกเขาก็สั่งการจำนวนดังกล่าวหรืออนุสัญญาของหมายเลขของคุณถ้าไม่ใช่ก็แค่ใช้วันที่: Invoice # 112811
• ด้านบนแสดงถึงการเต้นรำแบบฟูลม์ 2 ปี อย่าลืมอ่านพื้นฐานของสิ่งที่จะรวมไว้ในใบแจ้งการเขียนของคุณที่นี่

เคล็ดลับสำหรับใบกำกับสินค้า

ฉันเคยได้ยินจากลูกค้าบางรายว่าพวกเขาไม่จำเป็นต้องใช้รายการที่ยาวนานซึ่งฉันได้รวมไว้ในใบแจ้งหนี้ที่ผ่านมา ในเวลาเดียวกันฉันได้พบลูกค้าที่ขอให้ฉันตัดใบแจ้งหนี้ออกเป็นส่วนที่เฉพาะเจาะจงมาก

เมื่อพูดถึงการสร้างใบแจ้งหนี้คุณควรจำไว้ว่าคุณไม่ได้ทำเงินกับคุณ ดังนั้นให้มันง่ายและรวดเร็ว ฉันชอบความคิดนี้ตั้งแต่วันพฤหัสบดีที่ Bram ที่ Women on Writing เธอบอกว่าเธอทำใบแจ้งหนี้ในชุดในวันหนึ่งของสัปดาห์ คุณสามารถสร้างแม่แบบบันทึกและใช้ซ้ำได้

นี่คือเคล็ดลับ:

1. ติดกับสิ่งที่คุณรู้ ฉันไม่รู้จักนักเขียนจำนวนมากที่ไม่สามารถใช้ Microsoft Word และ / หรือ Publisher ในการนอนหลับของพวกเขาได้ดังนั้นให้ลองใช้แม่แบบที่ให้มาพร้อมกับระบบซอฟต์แวร์เหล่านี้เพื่อสร้างใบแจ้งหนี้ของคุณ

2. กำหนดตราสินค้า คุณต้องการให้นายจ้างคนนี้จำคุณได้ในอนาคตหากมีตำแหน่งงานเขียนอื่น ๆ หากคุณมีโลโก้หรือแม้กระทั่งตัวอักษรบางคำพูดหรือรูปแบบที่เป็นเอกลักษณ์เฉพาะสำหรับบริการเฉพาะของคุณให้พิจารณาใช้งานบนใบแจ้งหนี้ของคุณ อย่างน้อยที่สุดคุณต้องใส่ชื่อที่อยู่และข้อมูลการระบุอื่น ๆ ไว้ในส่วนหัวของใบแจ้งหนี้

3. ระบุรายละเอียด เนื้อหาหลักของใบแจ้งหนี้ต้องระบุรายละเอียดบริการที่คุณให้ไว้ หากคุณดำเนินการให้เสร็จสิ้นโดยใช้อัตรารายชั่วโมงโปรดระบุจำนวนชั่วโมงที่ทำงาน หากคุณดำเนินการต่อหนึ่งหน้าหรือต่อคำโครงการให้ระบุรายละเอียดเหล่านั้นด้วย คุณจะต้องการรายละเอียดว่าคุณทำอะไรอย่างไรและนานแค่ไหน

4. วาดออก รวมคอลัมน์ค่าบริการต่อหนึ่งคอลัมน์ซึ่งอ้างอิงอัตราของคุณ (เช่นเซนต์ต่อคำหรือดอลลาร์ต่อชั่วโมง) แล้ววาดให้เป็นคอลัมน์ค่าบริการทั้งหมด ไม่เพียง แต่ช่วยลดความผิดพลาดทางคณิตศาสตร์หรือความผิดพลาดเท่านั้น แต่ยังช่วยให้ลูกค้าสามารถประเมินค่าใช้จ่ายในการจ้างงานในอนาคตด้วยเช่นกัน!

5. หนารวม ทำให้แผนกการเงินสามารถหาได้ง่ายมาก บางทีคุณอาจจะได้รับเงินทั้งหมดที่เร็วมาก!

6. อ้างอิงเงื่อนไขของคุณ หวังเป็นอย่างยิ่งว่าสิ่งเหล่านี้จะไม่สร้างความประหลาดใจให้กับลูกค้าของคุณเนื่องจากข้อกำหนดจะมีการพูดถึงล่วงหน้า สิ่งที่คุณเห็นด้วยให้เตือนนายจ้างของคุณอย่างอ่อนโยนโดยการเพิ่มคำประกาศประโยคหนึ่งสองใบภายใต้จำนวนเงินที่ครบกำหนด ตัวอย่าง: ยอดรวมสุทธิครบกำหนด 10 วัน

7. พิสูจน์อักษร แล้วพิสูจน์อักษรอีกครั้ง! ตอนนี้ไม่ใช่เวลาที่จะว่างและสูญเสียบัญชีในอนาคตที่อาจเกิดขึ้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้ของคุณสมบูรณ์แบบและไม่มีข้อบกพร่องเหมือนกับเป็นโครงการของคุณก่อนที่คุณจะเปิดระบบ

8. รับเงิน ฉลองความสำเร็จของคุณ!