สำหรับธุรกิจใหม่ ๆ หรือธุรกิจที่ขยายตัวอย่างรวดเร็วจำนวนมากมูลค่าของพื้นที่โฆษณาอาจเป็นเปอร์เซ็นต์ของสินทรัพย์รวมของพวกเขา สำหรับคนอื่น ๆ ต้นทุนสินค้าคงคลังเป็นจำนวนเล็กน้อย ยกเว้นกรณีที่ธุรกิจของคุณขายหรือจัดเก็บรายการที่ต้องได้รับการดูแลตามกฎหมายอย่างเช่นวัสดุอันตรายหรือยาบางชนิดไม่มีกฎหมายที่กำหนดให้คุณต้องใช้หรือดูแลระบบติดตามสินค้าคงคลัง
อย่างไรก็ตามธุรกิจส่วนใหญ่พบว่าผลประโยชน์ที่ได้รับจากการจัดการพื้นที่โฆษณาที่มีประสิทธิภาพทำให้ความพยายามของพวกเขาคุ้มค่า แต่ก็เป็นความจริงที่ทุกธุรกิจไม่จำเป็นต้องติดตามสินค้าคงคลังเนื่องจากไม่มีกฎเกณฑ์ที่เป็นรูปธรรมเกี่ยวกับการติดตามพื้นที่โฆษณาการตัดสินใจว่าธุรกิจของคุณควรติดตามพื้นที่โฆษณาต้องขึ้นอยู่กับปัจจัยต่างๆที่เฉพาะเจาะจงสำหรับแต่ละธุรกิจ การตอบคำถามต่อไปนี้จะช่วยให้คุณตัดสินใจว่าจะถึงเวลาที่คุณจะเริ่มระบบการจัดการสินค้าคงคลังหรือไม่
2 มูลค่าของพื้นที่โฆษณาของคุณมีรายได้มากกว่า 25 เปอร์เซ็นต์ของรายได้รายเดือนหรือไม่
3 บ่อยครั้งที่คุณพลาดโอกาสในการขายเนื่องจากมีสินค้าหมด? โอกาสที่สูญหายอาจเป็นเรื่องยากที่จะระบุได้ แต่คุณอาจมีลูกค้าโทรเข้ามาที่ร้านเพื่อสอบถามว่าคุณมีรายการเฉพาะหรือไม่
นอกจากนี้คุณอาจสังเกตเห็นว่าชั้นวางของเปล่า บางทีลูกค้าอาจกำลังมองหาชั้นวางที่ว่างเปล่าแทนรายการที่พวกเขาตั้งใจจะซื้อและทิ้งไว้โดยไม่มีการขาย รายการสินค้าคงคลังหนึ่งหรือสองรายการในช่วงหนึ่งปีอาจไม่ส่งผลกระทบต่อการขายของคุณ แต่อาจเป็นกรณีที่บ่อยครั้งมากขึ้น ระบบการติดตามสินค้าคงคลังที่มีการบริหารจัดการอย่างดีจะช่วยให้คุณสามารถป้องกันรายการที่ไม่มีการเก็บสต็อค
4 บ่อยครั้งที่คุณได้รับคำสั่งซื้อสินค้ามากกว่าที่คุณสามารถกรอกข้อมูลได้ทันเวลา? นี่เรียกว่า overselling และถึงแม้จะมีลักษณะคล้ายกับรายการที่ไม่มีสินค้าอยู่ แต่อย่างใด แต่คำนี้มักใช้ในอีคอมเมิร์ซมากขึ้น การล่วงละเมิดอาจเป็นอันตรายอย่างยิ่งหากคุณโฆษณาการจัดส่งในวันถัดไปหรือทำคำสัญญาที่คล้ายกันเช่นการรับประกันว่าคำสั่งซื้อจะมาถึงภายในวันหยุด การค้ำประกันเป็นข้อบ่งชี้ที่ดีที่คุณต้องติดตามพื้นที่โฆษณาของคุณ
5 คุณมีความมั่นใจว่าคุณไม่ได้ประสบปัญหาการหดตัวของสินค้าคงคลังหรือไม่? พื้นที่โฆษณาที่หายไปอาจเป็นสัญญาณของการโจรกรรมโดยผู้ซื้อหรือพนักงานนอกจากนี้ยังสามารถระบุการรายงานที่ไม่ได้รับรายงาน คุณอาจสังเกตเห็นว่ารายการใดที่หายไปเพียงเล็กน้อย แต่คุณอาจสังเกตเห็นว่าอัตราส่วนระหว่างยอดขายและบัญชีที่ซื้อสินค้าของคุณเป็นไปไม่ได้ การติดตามสินค้าคงคลังสามารถช่วยคุณระบุการหดตัวเพื่อให้คุณสามารถดำเนินการแก้ไขได้
6 คุณยังคงจัดหาวัตถุดิบหรือส่วนประกอบที่คุณใช้เพื่อผลิตสินค้าสำเร็จรูปเพื่อขายหรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้นคุณอาจจำเป็นต้องติดตามสินค้าคงคลังเพื่อช่วยให้มั่นใจได้ว่าคุณมีวัสดุเพียงพอที่จะผลิตสินค้าที่คุณต้องการเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้า
การสร้างระบบการติดตามสินค้าคงคลัง
การผลิตหลักและการดำเนินการค้าปลีกส่วนใหญ่มักมีระบบการติดตามสินค้าคงคลังที่ซับซ้อนซึ่งเชื่อมต่อโลจิสติกส์รายการสั่งซื้อการจัดซื้อการตั้งเวลาการผลิตอุปกรณ์จุดขายอุปกรณ์การบัญชีต้นทุนและแผนกอื่น ๆ อย่างไรก็ตาม บริษัท ผู้ประกอบการรายเล็ก ๆ มักไม่ต้องการวิธีการติดตามสินค้าคงคลังที่มีความซับซ้อนอย่างน้อยในตอนแรก ระบบสามารถทำได้ง่ายเพียงแค่กล่องไฟล์ที่มีบัตรดัชนีหรือตัวยึดเกาะที่เก็บแผ่นกระดาษไว้สำหรับแต่ละรายการในคลังของคุณ
นอกจากนี้ยังมีโปรแกรมซอฟต์แวร์ชั้นนอกสำหรับการจัดการสินค้าคงคลังและสามารถดาวน์โหลดโปรแกรมเบื้องต้นได้ฟรีอีกด้วย
ระบบการจัดการสินค้าคงคลังของคุณจะต้องสอดคล้องกับลักษณะธุรกิจและความต้องการเฉพาะของคุณโดยธรรมชาติ ระบบสินค้าคงคลังที่ดีส่วนใหญ่จะมีข้อมูลดังต่อไปนี้
1 สถานที่: กำหนดรหัสสถานที่ง่ายๆสำหรับทุกจุดที่ใช้เก็บพื้นที่โฆษณา ตัวอย่างเช่นคุณสามารถใช้ตัวอักษร A, B และ C เพื่อแสดงหน่วยตามด้วยตัวเลขที่แสดงถึงชั้นวางเฉพาะเช่น A-2 หรือ C-4
2 รายการ: คุณจะต้องสร้างหมายเลขรายการหรือคำอธิบายสำหรับแต่ละรายการที่คุณวางแผนที่จะพื้นที่โฆษณา ความซับซ้อนของหมายเลขรายการแตกต่างกันไป ตัวอย่างเช่นหากคุณขายชุดสตรีจำนวนมากคุณสามารถสร้างระบบเลขที่ระบุสไตล์สีและขนาดของชุดแต่ละชุดที่จำหน่ายได้ ในทางกลับกันคุณสามารถใส่ชุดทั้งหมดภายใต้หมายเลขเดียวสร้างตัวเลขแยกต่างหากสำหรับแต่ละขนาดหรือเลือกวิธีอื่น ๆ หากคุณขายสินค้าที่คุณซื้อจากผู้ค้าส่งคุณสามารถใช้หมายเลขสต็อคของผู้ค้าส่งได้ นี้จะทำให้การจัดเรียงค่อนข้างง่ายเช่นกัน
3 ต้นทุน: คุณจำเป็นต้องทราบต้นทุนต่อหน่วยของแต่ละรายการเพื่อประเมินค่าพื้นที่โฆษณาของคุณ ค่าใช้จ่ายนี้อาจเปลี่ยนแปลงเมื่อมีการสั่งซื้อใหม่ทุกครั้ง การติดตามค่าใช้จ่ายที่มีความผันผวนจะส่งผลโดยตรงต่ออัตรากำไรขั้นต้นและต้นทุนขายดังนั้นจำนวนที่ถูกต้องจะเป็นปัจจัยสำคัญในการรักษาความถูกต้องของค่าใช้จ่าย
4 แหล่งที่มา: รวมชื่อผู้ขายจากผู้ที่คุณซื้อสินค้า การบันทึกข้อมูลนี้จะช่วยให้คุณสามารถเรียงลำดับใหม่หรือติดตามการเปลี่ยนแปลงของผู้ขายควบคู่ไปกับการเปลี่ยนแปลงด้านคุณภาพหรือค่าใช้จ่าย
5 วันที่: บันทึกวันที่ที่คุณได้รับสินค้า
6 จำนวน: ป้อนจำนวนหน่วยที่คุณได้รับหรือขณะนี้มีอยู่ในมือ
7 เรียงลำดับใหม่: ขึ้นอยู่กับยอดขายที่คาดว่าจะขายและเวลานำของผู้ขายคุณควรกำหนดจุดที่คุณต้องสั่งซื้อผลิตภัณฑ์ใหม่
8 กิจกรรม: เมื่อยอดขายเกิดขึ้นให้บันทึกวันที่และปริมาณจากนั้นลบหน่วยที่ขายออกจากปริมาณที่ซื้ออยู่ นอกจากนี้คุณยังต้องบันทึกรายการที่เสียในสโตร์หรือทำให้ไม่สามารถแสดงผลได้
ไม่ว่าคุณจะเลือกระบบด้วยตนเองหรือโซลูชันซอฟต์แวร์ก็ตามที่สำคัญในการติดตามสินค้าคงคลังที่มีประสิทธิภาพคือการรักษาบันทึกของคุณอย่างสม่ำเสมอและเป็นประจำ คุณอาจต้องอัปเดตบันทึกด้วยตนเองทุกวันรายสัปดาห์หรือรายเดือนทั้งนี้ขึ้นอยู่กับธุรกิจของคุณ โซลูชันแบบใช้คอมพิวเตอร์สามารถลดงานด้วยตนเองได้หลายรายการ แต่ระบบอัตโนมัติจะต้องมีการบำรุงรักษาเช่นการป้อนหมายเลขรายการใหม่หรืออัปเดตรหัสตำแหน่ง ซึ่งหมายความว่าการพัฒนากระบวนการที่ได้มาตรฐานและการให้ความรู้แก่ทุกคนที่จะได้สัมผัสกับวิธีจัดการและดูแลรักษาได้ดีที่สุด
ในท้ายที่สุดการตัดสินใจว่าจะใช้การติดตามสินค้าคงคลังและวิธีที่ดีที่สุดในการใช้งานต้องเป็นส่วนที่เหลือกับเจ้าของธุรกิจแต่ละราย เฉพาะคุณเท่านั้นที่สามารถระบุได้ว่าลักษณะธุรกิจของคุณปริมาณและปัญหาเฉพาะของคุณอาจได้รับประโยชน์จากนโยบายการจัดการสินค้าคงคลังอย่างเป็นทางการ