ผู้ช่วยฝ่ายธุรการหรือเลขานุการผู้บริหาร

เลขานุการผู้บริหารและผู้ช่วยในการจัดการให้การสนับสนุนด้านการบริหารขั้นสูงสำหรับผู้บริหารหรือผู้จัดการคนหนึ่งหรือสองคน แต่สิ่งที่แยกตำแหน่งสำนักงานเหล่านี้ออกจากงานธุรการและงานประจำอื่น ๆ คือระดับของความรับผิดชอบและความลับที่เกี่ยวข้องกับพวกเขา

นอกเหนือจากฟังก์ชั่นสำนักงานขั้นพื้นฐานแล้วผู้ช่วยฝ่ายบริหารและเลขานุการ บริษัท ยังเป็นผู้รับผิดชอบในการเขียนหรือจัดทำรายงานจัดระเบียบและกำหนดเวลาการประชุมทบทวนข้อความขาเข้าเพื่อกำหนดความสำคัญจัดทำวาระการประชุมคณะกรรมการจัดเตรียมการเดินทางจัดประชุม นาที, การทำวิจัย, จัดเตรียมจดหมาย, และดูแลและฝึกอบรมพนักงานสำนักงานระดับมัธยมศึกษาตอนต้น

บทบาทเหล่านี้อาจต้องใช้ประสบการณ์ที่แตกต่างกันและมีตำแหน่งงานที่คล้ายกันดังต่อไปนี้

ผู้ช่วยฝ่ายธุรการระดับ Entry

• ผู้ช่วยผู้ดูแลระบบ
• ผู้ช่วยผู้ดูแลระบบอาวุโส
• เลขานุการผู้บริหาร
• เลขานุการผู้บริหารอาวุโส
• ผู้จัดการฝ่ายสำนักงาน
• ผู้จัดการอาวุโส

หมายเหตุ: ตำแหน่งผู้ช่วยด้านกฎหมายและการแพทย์แตกต่างกันมากและต้องได้รับการฝึกอบรมเป็นพิเศษในวิชาชีพที่ทำงาน

ความแตกต่างระหว่างผู้ช่วยผู้บริหารและเลขานุการผู้บริหาร

บทบาทของเลขานุการผู้บริหารและผู้ช่วยในการบริหารมีความทับซ้อนกันมากและความแตกต่างในบทบาทอาจแตกต่างกันไปตามองค์กร ในบางกรณีเลขานุการผู้บริหารมุ่งเน้นที่หน้าที่ด้านการบริหารจัดการสำหรับผู้บริหารหรือผู้บริหารเช่นการจัดตารางการประชุมการวางแผนการเดินทางการจัดการการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรและแม้แต่การทำบัญชี ผู้ช่วยฝ่ายบริหารอาจมุ่งเน้นที่งานด้านการดำเนินธุรกิจมากขึ้นและมีบทบาทเป็นผู้นำมากขึ้นในด้านความสามารถบางอย่างการสร้างวาระการประชุมหรือการประชุมการจัดการงบประมาณและการจัดการการเรียกเก็บเงินของผู้ขาย

ผู้ช่วยผู้ดูแลระบบอาจจำเป็นต้องมีการศึกษาที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้นในบางกรณีที่การจัดการการดำเนินธุรกิจเป็นสิ่งสำคัญ

ทักษะการทำงานหลัก

ทั้งเลขานุการผู้บริหารและผู้ช่วยผู้ดูแลระบบมีชุดหลักของทักษะการงานที่จำเป็นสำหรับบทบาทใด ๆ เหล่านี้รวมถึงทักษะขององค์กรที่โดดเด่นความสามารถในการเขียนและการสื่อสารในช่องปากที่ยอดเยี่ยมตลอดจนความใส่ใจในรายละเอียดและความเป็นมืออาชีพ

พวกเขาต้องมีความชำนาญด้านเทคนิคเกี่ยวกับเครื่องมืออัตโนมัติในสำนักงานซึ่งรวมถึงข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับซอฟต์แวร์เช่น Microsoft Word, Excel และ PowerPoint ตลอดจนเครื่องมือการทำบัญชีเช่น QuickBooks

ผู้ช่วยฝ่ายธุรการหรือเลขานุการบริหารในสำนักงานขนาดเล็ก

ในสำนักงานขนาดเล็กความรับผิดชอบของผู้ช่วยฝ่ายธุรการหรือเลขานุการผู้บริหารมักจะดำเนินการโดยเจ้าหน้าที่สำนักงานหลายคนงานบางอย่างอาจทำได้โดยผู้บริหารของ บริษัท เองและผู้ช่วยฝ่ายธุรการหรือเลขานุการผู้บริหารอาจรวมถึงความรับผิดชอบที่หลากหลายขึ้นตามต้องการในองค์กรขนาดเล็ก

ผู้ช่วยฝ่ายธุรการหรือเลขานุการบริหารในสำนักงานขนาดกลาง

เนื่องจากขนาดของ บริษัท เพิ่มขึ้นจำเป็นต้องมีบุคคลที่ได้รับการจัดระเบียบสูงและสามารถดำเนินงานได้หลากหลายขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้บริหารที่ดำเนินการ บริษัท ที่ต้องการความลับและความซื่อสัตย์ในระดับสูงสำหรับธุรกิจที่ดำเนินการอยู่

ผู้ช่วยฝ่ายธุรการหรือเลขานุการบริหารในสำนักงานขนาดใหญ่

สำนักงานขนาดใหญ่มีผู้ช่วยและ / หรือเลขานุการผู้บริหารหลายคนเป็นเรื่องปกติ ในขนาดของ บริษัท นี้จำเป็นต้องมีผู้จัดการสำนักงานที่ประสานงานเจ้าหน้าที่ที่ให้บริการกับผู้บริหารของ บริษัท

ในบางกรณีผู้ช่วยฝ่ายบริหารจะมาพร้อมกับผู้บริหารในการเดินทางเพื่อทำธุรกิจระยะยาวเพื่อช่วยในการจัดเตรียมการประชุมการจัดตารางเวลาและงานอื่น ๆ ขององค์กรที่สำคัญ