คู่มือขั้นตอนการจ่ายเงินเดือนสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

การคำนวณเงินเดือนอย่างถูกต้องอาจเป็นเรื่องท้าทายโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก ความเชี่ยวชาญของคุณอยู่ในความเป็นผู้ประกอบการโดยไม่จำเป็นต้องติดตามกฎหมายแรงงานและภาษีต่างๆที่ใช้กับพนักงานแต่ละคนของคุณ ไม่ว่าคุณจะมีพนักงานคนเดียวหรือพนักงานที่มีขนาดใหญ่การตั้งค่าระบบเงินเดือนที่แม่นยำและเชื่อถือได้จะช่วยป้องกันปัญหาร้ายแรงสำหรับพนักงานและธุรกิจของคุณ

สมัครเพื่อรับหมายเลขประจำตัวนายจ้าง (EIN)

EIN ของคุณเป็นหมายเลขเฉพาะที่กำหนดให้กับธุรกิจของคุณโดยเฉพาะเพื่อวัตถุประสงค์ใน IRS หมายเลขนี้ระบุธุรกิจของคุณเมื่อรายงานข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานของคุณแก่หน่วยงานรัฐบาลกลางและรัฐของรัฐ ตัวอย่างของข้อมูลนี้รวมถึงรายได้รวมและภาษีที่จ่ายแทน คุณอาจได้ยิน EIN ที่เรียกว่าแบบฟอร์ม SS-4 หรือหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี - เหมือนกับรหัส EIN

สมัคร EIN ของคุณผ่าน IRS โดยตรง วิธีที่สะดวกที่สุดในการทำรายการนี้คือการผ่านใบสมัครออนไลน์ อย่างไรก็ตามใบสมัครยังสามารถรับแฟกซ์และไปรษณีย์

ตรวจสอบกฎระเบียบของรัฐและท้องถิ่นว่าด้วยข้อกำหนดเพิ่มเติมของ EIN

แม้ว่าหลายรัฐและท้องถิ่นยอมรับ EIN ของรัฐบาลกลางเพื่อระบุตัวตน แต่บางแห่งอาจต้องใช้ตัวเลขแยกต่างหากเพื่อวัตถุประสงค์ด้านภาษี ตัวอย่างเช่นนิวยอร์กแมสซาชูเซตส์และเซาท์แคโรไลนา คุณสามารถกำหนดระเบียบข้อบังคับเมืองและ / หรือรัฐได้โดยไปที่เว็บไซต์ธุรกิจขนาดเล็กของรัฐ

ไม่ว่าคุณจะจ้างผู้รับเหมาอิสระหรือพนักงานอย่างมีนัยสำคัญส่งผลกระทบต่อรายได้ Medicare ประกันสังคมและภาษีการว่างงานเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องเข้าใจความแตกต่างนี้ ระหว่างสอง

การทดสอบขั้นพื้นฐานสรุปได้จากคำถามสามข้อดังต่อไปนี้:

นายจ้างสามารถควบคุมเวลางานที่ไหนและวิธีการทำงานได้อย่างไร? ถ้าเป็นเช่นนั้นคนงานอาจเป็นพนักงาน

นายจ้างควบคุมด้านการเงินของการทำงานหรือไม่? ตัวอย่างเช่นมีการเรียกเก็บเงินคืนหรือไม่ นายจ้างจัดหาเครื่องมือที่เกี่ยวข้องกับการทำงานเช่นคอมพิวเตอร์หรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้นคนงานอาจเป็นพนักงาน

• ความสัมพันธ์นี้กำลังดำเนินต่อไปหรือเป็นลูกจ้างที่ทำงานในโครงการเฉพาะที่ไม่มีความคาดหวังในการจ้างงานต่อ? นายจ้างมีสิทธิประโยชน์เช่นการประกันสุขภาพและการจ่ายเงินนอกเวลาให้กับคนงานหรือไม่? หากความสัมพันธ์เป็นไปอย่างต่อเนื่องและ / หรือหากมีการเสนอผลประโยชน์พนักงานอาจเป็นพนักงาน
• การได้รับแบบฟอร์มพนักงานที่ต้องการ
• เมื่อเอกสารของคุณเป็นไปตามคำสั่งแล้วคุณก็พร้อมที่จะจ้างพนักงานของคุณแล้ว ให้แน่ใจว่าได้รวบรวมข้อมูลภาษีและเงินเดือนภายในสองสามวันแรกของการจ้างงานเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาได้รับเงินเดือนครั้งแรกของพวกเขาในเวลาที่เหมาะสมคุณอาจต้องการกระตุ้นให้พนักงานใช้เงินฝากโดยตรงเพื่อการชำระเงินที่เร็วขึ้น

พนักงานแต่ละคนต้องกรอกแบบฟอร์มหักภาษีเงินได้ของรัฐบาลกลาง W-4 ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถคำนวณการหักภาษี ณ ที่จ่ายได้อย่างถูกต้อง พนักงานต้องกรอกแบบฟอร์ม I-9 เพื่อยืนยันว่าได้รับอนุญาตให้ทำงานตามกฎหมายในประเทศสหรัฐอเมริกา

เลือกระยะเวลาการชำระเงินของคุณ

คุณมีระยะเวลาการชำระเงินน้อยลงทำให้การจ่ายเงินเดือนของคุณง่ายขึ้น อย่างไรก็ตามบางรัฐกำหนดให้พนักงานได้รับเงินตามกำหนดเวลาเช่นสัปดาห์หรือรายปักษ์ ถ้าคุณต้องการใช้เงินเดือนน้อยกว่าสัปดาห์ละครั้งกรุณาติดต่อ State Department of Labor เพื่อตรวจสอบว่าระยะเวลาการจ่ายเงินที่คุณเสนอเป็นไปตามกฎระเบียบของรัฐหรือไม่

สร้างกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับเงินเดือน

ก่อนที่คุณจะสามารถออกเช็คเงินเดือนได้อย่างถูกต้องคุณจะต้องมีวิธีการติดตามชั่วโมงของพนักงาน มีเครื่องมือมากมายที่สามารถใช้งานได้จากแผ่นข้อมูลการลงชื่อเข้าใช้ขั้นพื้นฐานไปจนถึงแพลตฟอร์มที่ติดตามกิจกรรมของพนักงานในโทรศัพท์หรือคอมพิวเตอร์ นอกจากนี้ยังควรตั้งนโยบายการจ่ายเงินนอกเวลาหากคุณวางแผนที่จะจ่ายเงินค่าล่วงเวลาและผลประโยชน์อื่น ๆ

ในอีกด้านหนึ่งคุณต้องมีกระบวนการเพื่อให้แน่ใจว่าการหักเงินค่าผลประโยชน์ภาษีและอื่น ๆ จะจ่ายให้กับผู้ขายและเอเจนซี่ที่เหมาะสมในนามของพนักงานของคุณ

เลือกแพลทฟอร์มการจ่ายเงินเดือน

ถ้าคุณวางแผนที่จะจัดการเงินเดือนในบ้านตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณหรือพนักงานบัญชีของคุณพอใจกับความแตกต่างของงานนี้ มีหลายแพลตฟอร์มเงินเดือนที่มีคุณภาพสูงเพื่อให้ง่ายขึ้น อย่างไรก็ตามธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่ชอบบริการด้านการควบคุม outsourced เนื่องจากผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้มีความรู้และประสบการณ์ในการผลิตเงินเดือนอย่างถูกต้องและตรงเวลา

สร้างเงินเดือน

เมื่อคุณหรือตัวควบคุมได้ป้อนข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานลงในระบบเงินเดือนของคุณแล้วคุณพร้อมที่จะดำเนินการเรียกเก็บเงินเดือนครั้งแรก การใช้เครื่องมือจับเวลาที่คุณมีสำหรับพนักงานรายชั่วโมง (ไม่ได้รับการยกเว้น) ให้ป้อนหรือรายงานจำนวนชั่วโมงของแต่ละคน แรงงานที่ได้รับการยกเว้น (ไม่ได้รับการยกเว้น) ไม่ต้องรายงานเวลาทำงาน พวกเขาจะได้รับเงินเท่ากันทุกสัปดาห์

หมายเหตุ: หากคุณกำลังทำบัญชีต้นทุนงานในบัญชีของคุณคุณจะยังคงต้องการให้พนักงานที่ได้รับเงินเดือนสามารถติดตามชั่วโมงของพวกเขาได้ จะไม่เป็นปัจจัยในการจ่ายรายสัปดาห์ แต่คุณจะต้องการให้สามารถจัดสรรเวลาให้กับงานได้อย่างถูกต้องเพื่อทำความเข้าใจกับค่าใช้จ่าย พิจารณาใช้โปรแกรมการติดตามเวลาที่ซิงค์กับซอฟต์แวร์บัญชีแยกประเภททั่วไปเพื่อสร้างรายงานเหล่านี้ หลายคนจะมีการซิงค์กับเงินเดือนของคุณด้วยเพื่อให้คุณสามารถใช้งานได้สำหรับพนักงานที่ได้รับเงินเดือนและรายชั่วโมงเหมือนกัน

เก็บบันทึกที่ต้องใช้

บันทึกที่เกี่ยวข้องกับเงินเดือนบางอย่างต้องถูกเก็บรักษาไว้เพื่อวัตถุประสงค์ของ IRS ตามกฎทั่วไปคุณจะต้องเก็บบันทึกทั้งหมดไว้สำหรับบุคคลที่มีงานทำโดยไม่คำนึงถึงระยะเวลาที่ดำรงตำแหน่ง บันทึกจำนวนมากจะต้องเก็บไว้เป็นระยะเวลาหนึ่งหลังจากที่เลิกจ้างแล้ว ตัวอย่างเช่นต้องเก็บบันทึกภาษีการจ้างมาเป็นเวลาอย่างน้อยสี่ปีคำแนะนำเฉพาะมีอยู่ใน IRS

คำนวณและจ่ายภาษีเงินเดือนของรัฐบาลกลางและของรัฐ

ในที่สุดคุณเป็นนายจ้างมีหน้าที่รับผิดชอบในการชำระภาษีเงินเดือนและการผลิตรายงานบางอย่าง โดยทั่วไปรายงานมีกำหนดตั้งแต่ไตรมาสหรือทุกปี ใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ผ่าน IRS และสำนักงานภาษีของรัฐเพื่อให้แน่ใจว่าภาษีและรายงานทั้งหมดจะได้รับการจัดการอย่างเหมาะสม

เงินเดือนที่ถูกต้องตรงเวลาเป็นความรับผิดชอบที่สำคัญที่สุดในธุรกิจของคุณ อันดับแรกข้อผิดพลาดเกี่ยวกับเงินเดือนเป็นวิธีที่ทำให้เกิดปัญหากับพนักงาน ประการที่สองข้อผิดพลาดด้านภาษีอาจส่งผลให้เกิดค่าปรับและบทลงโทษที่สำคัญ พิจารณาอย่างรอบคอบว่าเงินเดือนของคุณจะได้รับการจัดการเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุด