สถานที่จัดงานต้องการจัดกิจกรรมขนาดใหญ่ให้หลุดออกไปโดยไม่มีปัญหาหรือหากมีปัญหาใด ๆ พวกเขาต้องการให้แน่ใจว่าไม่ใช่ความผิดของพวกเขา ด้วยเหตุนี้พวกเขาจึงสร้างคำสั่งงานเลี้ยงงานเลี้ยงที่จัดทำขึ้นอย่างรอบคอบ (BEOs) ซึ่งผู้ประสานงานกิจกรรมต้องเซ็นชื่อ แม้ว่าจะไม่สามารถฟ้องร้องต่อจดหมายฉบับนี้ได้ แต่ก็เป็นไปตามวัตถุประสงค์และวัตถุประสงค์ของสัญญาทางกฎหมาย แน่นอนควรอ่านอย่างละเอียดก่อนลงนาม
ใบสั่งงานการจัดเลี้ยงงานเลี้ยง (BEO) คืออะไร?
เกือบทุกเหตุการณ์ที่สำคัญที่วางแผนไว้ในโรงแรมหรือสถานที่จัดกิจกรรมพิเศษต้องมีคำสั่งจัดกิจกรรมงานเลี้ยงหรือ BEO ซึ่งเป็นสัญญาที่ระบุรายละเอียดของงานทุกครั้ง หากคุณเป็นผู้วางแผนกิจกรรมคุณจะต้องการทำความคุ้นเคยกับ BEO เพื่อให้คุณมั่นใจได้ว่ารายละเอียดทั้งหมดจะครอบคลุมอย่างถูกต้อง
ข้อตกลงมักถูกร่างไว้ในแบบฟอร์มว่ามีการเลือกรายละเอียดเกี่ยวกับอาหารและเครื่องดื่มภาพเสียง / ภาพรวมการตั้งค่าห้องพักรวมทั้งจุดกลางของโต๊ะความต้องการพนักงานและสิ่งอื่น ๆ ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับงานของคุณ รวมอยู่ใน BEO เป็นรายการเสียค่าใช้จ่ายที่คุณจะต้องจ่าย
ข้อตกลงนี้น่าจะรวมถึง "บล็อค" ของข้อมูลภายใต้หัวข้อย่อยเช่นข้อมูลการติดต่อกำหนดเวลาการจัดเตรียมอาหารและเครื่องดื่มการตั้งค่าห้องพักภาพและเสียงเงื่อนไขและลายเซ็น
การอ่านใบสั่งงานการจัดเลี้ยงงานเลี้ยงในขณะที่คุณต้องอ่าน BEO และเห็นด้วยกับข้อกำหนดที่กำหนดไว้ในข้อตกลงให้ตรวจสอบว่าได้อ่านพิมพ์ดีดนี้ด้วย
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รับแจ้งอย่างเต็มที่ว่าคุณเห็นด้วยกับสิ่งใดรวมถึงค่าใช้จ่ายทั้งหมด
ตรวจสอบว่าต่อไปนี้เป็นส่วนที่ระบุไว้ในส่วนทั่วไปของ BEO:
ข้อมูลของผู้ติดต่อในพื้นที่รวมถึงหมายเลขโทรศัพท์มือถือ
- ใช้พื้นที่ว่างในวันที่จัดงาน (ตรวจสอบอีกครั้งเพื่อให้มั่นใจว่า
- จำนวนผู้เข้าร่วมทั้งหมดคาดว่าจะ
- การจัดเตรียมอาหารและเครื่องดื่ม
- ส่วนหนึ่งของ BEO จะทุ่มเทให้กับ เพื่อจัดเตรียมอาหารและเครื่องดื่ม คุณต้องการให้แน่ใจว่ารายการต่อไปนี้มีรายละเอียดในส่วนนี้:
เมนูทั้งหมดรวมทั้งทุกหลักสูตร
ทุกรายการที่บุฟเฟต์และวิธีการตั้งสถานีแต่ละสถานีและวางตำแหน่งไว้ในห้อง
- สถานที่จัดงาน มุ่งมั่นที่จะตอบสนองความต้องการของผู้ที่มีความกังวลเรื่องโภชนาการพิเศษ (เช่นอาหารปราศจากกลูเตนหรือมังสวิรัติ)
- เวลาให้บริการ
- รายการพิเศษเกี่ยวกับบริการเช่นไวน์และน้ำอัดลมบนโต๊ะ
- ราคาอาหารทั้งหมด
- รายละเอียดของเครื่องดื่มแอลกอฮอล์ยี่ห้อแอลกอฮอล์และเบียร์ที่บาร์
- ห้องพักตั้ง
- BEO ควรระบุโครงร่างทั้งห้อง ซึ่งรวมถึง:
การวางตาราง
จำนวนที่นั่งต่อโต๊ะ
- ตำแหน่งสถานีอาหาร
- สถานที่บันเทิง (และรายละเอียดเกี่ยวกับที่พักของผู้ให้ความบันเทิงถ้าเหมาะสมรวมถึงการจัดเก็บอุปกรณ์การเข้าถึงอาหารและ เครื่องดื่ม, เปลี่ยนพื้นที่ ฯลฯ)
- ที่ตั้งของบาร์ / s
- บาง BEO อาจมีแผนภาพของห้องที่ตั้งไว้
- ผู้ให้บริการด้านภาพและเสียง
บางครั้งการจัดระบบเสียงจะปรากฏบน BEO แต่เนื่องจากหลาย ๆ สถานที่จัดทำบริการ / V ให้กับบุคคลที่สามอาจมีสัญญาแยกต่างหาก
หากรวมอยู่ใน BEO ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายละเอียดทั้งหมดได้รับการสรุปก่อนเซ็นสัญญา
ข้อกำหนดและเงื่อนไข
สัญญาทั้งหมดรวมถึง BEOs มีข้อกำหนดในการให้บริการที่คุณต้องปฏิบัติตาม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ตระหนักถึงข้อกำหนดและเงื่อนไขทั้งหมดก่อนที่จะลงนามในเอกสาร ตัวอย่างเช่นข้อกำหนดในข้อตกลงในกรณีที่มีการยกเลิกหรือไม่? ข้อพิพาทจะตัดสินได้อย่างไรหากตัวอย่างเช่นแขกลื่นล้มและตก?
สิ่งสำคัญคือต้องถามคำถามใด ๆ จากผู้จัดการสถานที่และยืนยันรายละเอียดกับลูกค้าของคุณก่อนเซ็นชื่อ เมื่อคุณได้เซ็นสัญญากับ BEO แล้วมันเป็นสัญญาที่มีผลผูกพัน