วิธีที่ดีที่สุดในการชำระคืนพนักงานสำหรับระยะทาง

อะไรคือวิธีที่ดีที่สุดในการชดใช้ค่าแรงให้กับพนักงานในการขับขี่ในระยะทาง? ฉันได้พูดคุยกับเครกพาวเวลล์ซีอีโอของ Motus และ Motus ให้การจัดการยานพาหนะและการชำระเงินคืนเพื่อรับประกันการชำระเงินคืนที่ถูกต้องและเป็นธรรมแก่พนักงานที่ทำงานนอกสถานที่

อะไรคือตัวเลือกสำหรับการสร้างระบบการขับขี่สำหรับธุรกิจของฉัน?

แรงงานของ บริษัท มีมากขึ้นเรื่อย ๆ โดยพนักงานมีส่วนร่วมในการทำธุรกิจเป็นประจำทุกวัน

คุณมีทางเลือกสองทางสำหรับธุรกิจของคุณ: โปรแกรมรถของ บริษัท ที่เป็นเจ้าของรถยนต์หรือโปรแกรมการชำระเงินคืนสำหรับพนักงานที่ขับรถของตัวเอง

โปรแกรมกองเรือ (รถยนต์ที่เป็นของ บริษัท ) เป็นตัวเลือกที่น่าสนใจสำหรับนายจ้างที่ต้องการให้มีการขนส่งสำหรับการใช้งานเฉพาะเช่นรถบรรทุกบริการรถตู้ยานพาหนะการส่งมอบหรือผู้ที่มีความต้องการอุปกรณ์อื่น ๆ โปรแกรมกองเรือช่วยให้การควบคุมธุรกิจของคุณและการกำกับดูแลของสิ่งต่างๆเช่นการประกันและค่าบำรุงรักษายานพาหนะและความสามารถในการเลือกคุณลักษณะของยานพาหนะที่ บริษัท พบว่ามีความสำคัญ ซึ่งรวมถึงคุณลักษณะต่างๆเช่นการสร้างตราสินค้าขององค์กรองค์ประกอบด้านความปลอดภัยและระบบ telematics เพื่อให้ได้ข้อมูลเชิงลึกตลอด 24 ชั่วโมงตลอด 24 ชั่วโมงในตำแหน่งที่ยานพาหนะของพวกเขาอยู่และกำลังขับเคลื่อน

สำหรับพนักงานที่ขับรถยนต์ของตนเองจะถูกใช้โดย บริษัท

โปรแกรมการคืนเงิน สำหรับพนักงานที่ใช้รถยนต์หรือรถบรรทุกพิเศษสำหรับพนักงานเช่น ธุรกิจขายและบริการ การชำระเงินคืนให้ความคล่องตัวและทางเลือกสำหรับคนงานต้องมีการบริหารภายในน้อยและไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายล่วงหน้า สิ่งที่สำคัญในการตัดสินใจว่าจะใช้ระบบใด?

คุณต้องจ่ายเงินคืนให้กับพนักงานอย่างถูกต้องสำหรับการใช้งานทางธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับยานพาหนะของตนหรือเผชิญกับผลกระทบเช่นการตรวจสอบ IRS ที่เสียค่าใช้จ่ายหรือการกระทำที่ไม่ดีขึ้น คดี

สำหรับโปรแกรมกองเรือ

ถามตัวคุณเองว่าจุดประสงค์หลักของโปรแกรมคือ - เป็นประโยชน์ (perk) ของพนักงานหรือเพื่อให้เหมาะกับความต้องการด้านการขนส่งของธุรกิจของคุณ หากเป้าหมายหลักของคุณคือการจัดหาเครื่องมือทางธุรกิจควรช่วยให้คุณสามารถลดค่าใช้จ่ายยานพาหนะได้โดยการกู้คืนค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการใช้ยานพาหนะส่วนบุคคลของพนักงาน

ด้วยโปรแกรมการชำระเงินคืน

คุณสามารถเลือกค่าเบี้ยเลี้ยงรถแบบแบน, ไมล์ต่อไมล์หรืออัตราไมล์สะสมของกรมสรรพสามิตมาตรฐานเพื่อชดเชยคนงานของตน แต่ทั้งสามตัวเลือกเหล่านี้อาจทำให้ บริษัท สูญเสียหลายพันดอลลาร์ต่อพนักงานในแต่ละปีเนื่องจากไม่ได้กำหนดค่าใช้จ่ายของผู้ขับขี่แต่ละรายอย่างถูกต้องเช่นราคาก๊าซและจำนวนไมล์ที่ขับเคลื่อนด้วย FAVR คืออะไรและเหตุใดจึงเป็นทางเลือกที่ดีที่สุดสำหรับการชดเชยไมล์สะสม

FAVR เป็นขั้นตอนรายได้ของกรมสรรพากรซึ่งจะคืนเงินให้กับพนักงานโดยไม่เสียภาษีสำหรับค่าใช้จ่ายคงที่และค่าใช้จ่ายที่เกิดจากการขับรถเพื่อธุรกิจ ค่าใช้จ่ายคงที่อาจรวมถึงค่าธรรมเนียมการประกันใบอนุญาตและการลงทะเบียนขณะที่ค่าใช้จ่ายผันแปรรวมถึงค่าเชื้อเพลิงและค่าบำรุงรักษา FAVR เป็นโซลูชันการชำระเงินคืนที่ถูกต้องที่สุดเนื่องจากมีการชำระเงินคืนให้กับพนักงานมือถือแต่ละรายตามค่าใช้จ่ายในท้องถิ่นและระยะทางธุรกิจซึ่งอาจเปลี่ยนแปลงได้ในแต่ละเดือน

แต่การจดบันทึกค่าใช้จ่ายคงที่และค่าใช้จ่ายทั้งหมดอย่างถูกต้องอาจเป็นเรื่องซับซ้อนในการบริหาร - นั่นคือเหตุผลที่นายจ้างส่วนใหญ่ไม่ใช้งาน

นายจ้างจำนวนมากเลือกใช้เบี้ยออฟคุคเรียบง่ายแบบเบ็ดเสร็จแบบ "หนึ่งขนาดเหมาะกับทุกคน" (เช่น $ 500 ต่อเดือนต่อพนักงาน) แต่วิธีนี้ไม่ได้คำนึงถึงข้อเท็จจริงที่ว่าไม่มีการเดินทางธุรกิจสองครั้งเหมือนกันดังนั้นจึงไม่มีพนักงานสองคนที่จะได้รับเงินคืนเท่ากัน การจ่ายเงินคืนของโปรแกรมเป็นไมล์ต่อไมล์ถือว่ายุติธรรม แต่ยังไม่ถูกต้อง

ทำไมอัตราไมล์สะสมของ IRS จึงไม่ใช่ทางเลือกที่ดีที่สุด?

บริษัท ส่วนใหญ่ใช้อัตราไมล์สะสมธุรกิจของ IRS เพื่อคำนวณว่าพนักงานแต่ละคนควรได้รับเงินคืนอย่างไร แต่อัตราค่าบริการ IRS ไม่ใช่อัตราการชำระเงินคืนที่กำหนดเนื่องจากเป็นไปตามค่าใช้จ่ายเฉลี่ยในการดำเนินงานยานพาหนะแห่งชาติในช่วง

ก่อนหน้า ปี>

อัตราค่าบริการ IRS เป็นค่าเฉลี่ยของค่าใช้จ่ายโดยใช้ข้อมูลปีก่อนหน้าไม่ใช่ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง พนักงานอาจใช้จ่ายมากขึ้นในการเดินทางมากกว่าที่พวกเขาจะได้รับการเรียกเก็บเงินคืนหรือพวกเขาอาจได้รับเงินคืนเมื่อราคาก๊าซลดลงและไม่มีการปรับค่าใช้จ่ายในสิ่งที่พวกเขาได้รับเนื่องจากเป็นตัวเลขที่ขึ้นอยู่กับจำนวนปีที่แล้ว

บริษัท ส่วนใหญ่ทำอะไรผิดพลาดเมื่อพูดถึงค่าเบี้ยเลี้ยงรถแบบเบ็ดเตล็ดและการเบิกจ่ายคืน? ค่าเบี้ยเลี้ยงรถแบบเบ็ดเสร็จไม่ยุติธรรมเมื่อต้องจ่ายเงินคืนแก่พนักงานที่อาศัยอยู่ในสถานที่ต่างกัน ตัวอย่างเช่นพนักงานคนหนึ่งอาจอาศัยอยู่ในพื้นที่ที่ราคาแก๊สอยู่ที่ 12 เซนต์ราคาถูกกว่าราคาในเมืองถัดไปที่พนักงานคนอื่นอาศัยอยู่ นอกจากนี้ค่าใช้จ่ายคงที่ของการเดินทางเพื่อธุรกิจเช่นราคาเบี้ยประกันรถยนต์และภาษีแตกต่างกันไปตามสถานที่ ค่าใช้จ่ายในการขับขี่อื่น ๆ ยังแตกต่างกันออกไป ตัวอย่างเช่นเบี้ยประกันรถยนต์แตกต่างกันไปมากตามรัฐตั้งแต่ 825 ดอลลาร์ในเมืองชาร์ลอตต์นอร์ทแคโรไลนาจนถึง 3 เหรียญที่ 150 ที่เมืองดีทรอยต์รัฐมิชิแกน ภาษีสำหรับ $ 21,000 เซอแดงราคา $ 249 ในเนวาดา แต่สามารถค่าใช้จ่ายได้มากถึง $ 1, 689 ใน Rhode Island ค่าใช้จ่ายในการซ่อมแซมประจำปีไม่เหมือนกันในทุกๆรัฐโดยเฉลี่ยอยู่ที่ 393 ดอลลาร์ในรัฐนิวเจอร์ซีย์ แต่มีเพียง 270 ดอลลาร์ในเวอร์มอนต์เท่านั้น การจ่ายเงินเดียวกันให้กับพนักงานที่อาศัยอยู่ในสถานที่ต่างกันละเว้นความแตกต่างเหล่านี้อย่างสมบูรณ์

เนื่องจากเบี้ยเลี้ยงของรถได้รับการปฏิบัติเหมือนการชดเชยพวกเขาจะต้องเสียภาษีให้ทั้งนายจ้างที่จ่ายภาษี FICA (ภาษีประกันสังคมและ Medicare) และพนักงานที่จ่ายภาษีทั้ง FICA และภาษีเงินได้ ซึ่งหมายความว่า บริษัท จะจ่ายเงินค่าเบี้ยเลี้ยงรถพร้อมกับภาษีที่เกี่ยวข้องของ FICA ในขณะที่พนักงานจะรับเงินช่วยเหลือรถจำนวนเงินที่หักภาษีและเงินช่วยเหลือจาก FICAในรูปแบบการชำระเงินคืนฟรีเช่น FAVR พนักงาน "พากลับบ้าน" ตรงกับจำนวนเงินที่นายจ้างจ่ายคืน

บริษัท ทำอะไรผิดพลาดในการเรียกเก็บเงินสำหรับการใช้งานส่วนบุคคลของยานพาหนะ?

นายจ้างบางรายอนุญาตให้พนักงานใช้ยานพาหนะของ บริษัท เป็นส่วนหนึ่งในการขับขี่ส่วนตัว แต่คุณต้องประหลาดใจที่จำนวน บริษัท ที่ไม่ทราบว่าการใช้งานส่วนบุคคลนี้ต้องเสียภาษีให้กับพนักงาน บริษัท ยังไม่มีวิธีที่ดีในการคำนวณจำนวนเงินที่แต่ละคนขับรถควรถูกเรียกเก็บเงินสำหรับผลประโยชน์ทางภาษีนี้

บ่อยครั้งที่องค์กรสามารถเรียกเก็บเงินเป็นจำนวนเท่าใดเพื่อให้ครอบคลุมการใช้งานส่วนบุคคลของผู้ขับขี่โดยไม่คำนึงถึงจำนวนไมล์ที่ขับเอง นี้สามารถทำงานออกมาเป็นประโยชน์ทางการเงินขนาดใหญ่สำหรับพนักงานที่ใช้ยานพาหนะที่ค่อนข้างมากสำหรับการใช้งานส่วนบุคคล แต่พนักงานที่ขับรถยานพาหนะอย่างเคร่งครัดเพื่อการใช้งานทางธุรกิจและเก็บรถของตนเองเพื่อใช้ส่วนตัวนอกสภาพการทำงานอาจถูกเรียกเก็บเงินอย่างไม่ถูกต้อง

จะเกิดอะไรขึ้นถ้าธุรกิจไม่สามารถคืนเงินให้กับพนักงานได้อย่างถูกต้อง?

ค่าใช้จ่ายในการขับขี่ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจโดยไม่คำนึงถึงค่าใช้จ่ายเป็นจำนวนหลายพันพันเหรียญต่อปี (ประมาณ 3,000 เหรียญดอลลาร์ต่อพนักงานต่อปีในแต่ละปีตามที่ Motus คำนวณ) อย่างไรก็ตามนี่คือ

ไม่มีอะไร

เมื่อเปรียบเทียบกับค่าใช้จ่ายในการฟ้องร้องในชั้นเรียน ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมาคนงานได้ฟ้องร้องนายจ้างของตนเองได้มากถึง 7 ล้านเหรียญเพื่อชดเชยกับการปฏิบัติในการชำระเงินคืนที่ไม่เป็นธรรม ในรัฐแคลิฟอร์เนียคดีเหล่านี้จะกลายเป็นกฎอย่างรวดเร็วไม่ใช่ข้อยกเว้นเนื่องจากรหัสแรงงาน 2802 ของแคลิฟอร์เนียมีความเข้มงวดมาก

รหัสแคลิฟอร์เนียช่วยให้แน่ใจได้ว่า "นายจ้างต้องชดใช้ค่าสินไหมทดแทนหรือความสูญเสียที่เกิดขึ้นโดยลูกจ้างซึ่งเป็นผลโดยตรงจากการปฏิบัติหน้าที่ของตน "

นี่เป็นคำที่นายจ้างมักตีความว่าถูก จำกัด อยู่ที่ค่าใช้จ่ายของอุปกรณ์หรือเครื่องมือที่ใช้ในงาน แต่ตอนนี้กำลังถูกใช้งานมากขึ้นเรื่อย ๆ ในกรณีที่ต้องชำระเงินคืนให้กับทางวิทยุ (Radio Chack and Toys" R "Us) โปรแกรม Fleet ยังมาพร้อมกับชุดของตัวเองของความท้าทายเมื่อมันมาถึงการเรียกเก็บเงินอย่างถูกต้องกลับพนักงานสำหรับการใช้งานส่วนบุคคลของยานพาหนะเหล่านี้ การใช้ยานพาหนะของ บริษัท ส่วนบุคคลต้องได้รับการบันทึกอย่างถูกต้องและพนักงานจะถูกเรียกเก็บเงินคืนเพื่อใช้ส่วนตัว ระยะทางที่รายงานต่ำเกินไปทำให้ บริษัท ต่างๆที่มีความเสี่ยงต่อการตรวจสอบของ IRS ที่เสียค่าใช้จ่ายและอาจเสียค่าใช้จ่าย บริษัท ในการปฏิเสธการชำระเงินที่พลาด ทรัพยากรบางอย่างที่สามารถช่วยธุรกิจของฉันได้บ้าง?

ธุรกิจของคุณสามารถใช้เทคโนโลยีเดียวกันกับที่ช่วยให้สถานที่ทำงานดิจิทัลใหม่สามารถติดตามค่าใช้จ่ายในการดำเนินธุรกิจได้ นี่คือตัวอย่าง: อุปกรณ์สมาร์ทที่เปิดใช้งาน GPS เพื่อรวบรวมและเก็บข้อมูลข้อมูลการเดินทางของพนักงานสำหรับพนักงาน

แอปพลิเคชันมือถือ

เพื่อทำให้การติดตามระยะทางของพนักงานเป็นไปอย่างอัตโนมัติและกำหนดธุรกิจที่ถูกต้อง ไมล์

ด้วยแอพพลิเคชันโทรศัพท์มือถือที่เหมาะสมและแพลตฟอร์มซอฟต์แวร์คุณสามารถลดงานด้วยตนเองสำหรับไดรเวอร์เพื่อเพิ่มผลผลิตลดค่าใช้จ่ายและมั่นใจได้ว่าจะได้รับการปฏิบัติตามมาตรฐาน IRS ในขณะเดียวกันก็ให้ความเข้าใจเกี่ยวกับพฤติกรรมการขับขี่และประสิทธิภาพของพนักงานมือถือ