คุณทำงานในโครงการจริงๆหรือ? หรือสิ่งที่คุณกำลังทำอยู่เป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินธุรกิจประจำวันของคุณ?
เมื่อฉันพูดกับคนในทีมพวกเขามักจะบอกฉันว่าพวกเขาไม่แน่ใจว่าพวกเขากำลังทำงานในโครงการหรือ 'just' ทำธุรกิจตามปกติ ต้องมีบทบาททั้งสองอย่างในองค์กรและเท่าเทียมกันถูกต้อง แต่สามารถช่วยให้เข้าใจว่าคุณกำลังทำงานอยู่เพื่อที่คุณจะได้เห็นว่าเหมาะสมกับองค์กรมากขึ้นเท่าใด
ให้ชัดเจนขึ้นความแตกต่างเพื่อให้คุณมั่นใจในสิ่งที่โครงการเป็นและสิ่งที่เป็นส่วนหนึ่งของธุรกิจตามปกติ มีห้าความแตกต่างหลักระหว่างงานโครงการและธุรกิจเป็นงานปกติ คุณมักจะเห็น 'ธุรกิจตามปกติ' โดยย่อมาจาก BAU
1 โครงการเปลี่ยนธุรกิจ BAU ระบุการเปลี่ยนแปลง
ประการแรกมีความแตกต่างในการจัดการกับการเปลี่ยนแปลง
การดำเนินธุรกิจตามปกติจะดำเนินธุรกิจ พวกเขาทำให้ไฟสว่างขึ้น พวกเขาให้บริการลูกค้าและพวกเขาก็ทำตามเป้าหมาย ทีม BAU ยังเป็นคนแรกที่รู้ว่ากระบวนการทางธุรกิจที่มีอยู่ไม่ทำงานและไม่เหมาะสมสำหรับวัตถุประสงค์อีกต่อไป เมื่อเกิดเหตุการณ์นี้ทีม BAU จะเป็นผู้กำหนดความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลง
ผู้จัดการซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการทบทวนเชิงกลยุทธ์สามารถแนะนำการเปลี่ยนแปลงที่ต้องทำเพื่อให้แผนกหรือหน่วยธุรกิจดังกล่าวบรรลุเป้าหมายได้ หรือประกายไฟในแผนกอาจนำเสนอคำแนะนำสำหรับการเปลี่ยนแปลงผ่านโครงการข้อเสนอแนะของพนักงาน
ในส่วนอื่น ๆ ของสเปกตรัมคุณอาจมีกรณีธุรกิจแบบเต็มรูปแบบที่ผู้จัดการอาวุโสฝ่ายผลิตจะดำเนินการเพื่อให้การเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นเพื่อช่วยให้ฝ่ายของพวกเขาบรรลุเป้าหมายในปีนี้ไม่ใช่แค่เพรียวลมกระบวนการทางธุรกิจเท่านั้น ผู้ที่ทำงานในบทบาท BAU อาจตระหนักว่าการเปลี่ยนแปลงเป็นสิ่งสำคัญเนื่องจากการเปลี่ยนแปลงในกรอบการกำกับดูแลหรือเป็นส่วนหนึ่งของสถานการณ์การแข่งขันสำหรับองค์กร
พนักงาน Frontline ทำงานเพื่อส่งมอบกลยุทธ์และพวกเขารู้ว่าสิ่งที่พวกเขาต้องการจะแตกต่างกันเพื่อที่จะไปถึงที่นั่น
โครงการเป็นกลไกในการดำเนินการเปลี่ยนแปลงนั้น โครงการส่งมอบการเปลี่ยนแปลงและผ่านฟังก์ชัน BAU โดยใช้การจัดการโครงการ เราจะชี้แจงว่าการจัดการโครงการเป็นอย่างไร องค์กรโครงการจะดำเนินการเพื่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงที่ทีมงาน BAU ได้ระบุไว้ เหตุการณ์นี้เกิดขึ้นเมื่อผ่านขั้นตอนการอนุมัติโครงการซึ่งเป็นกรณีปกติทางธุรกิจและการอนุมัติจากผู้บริหารอาวุโส
ไม่ได้หมายความว่าผู้คนในบทบาทโครงการไม่สามารถแนะนำการปรับปรุงธุรกิจได้ แต่พวกเขาจะทำเช่นนั้นภายใต้บทบาทของพวกเขาในฐานะพนักงานแทนที่จะเป็นส่วนหนึ่งของบทบาทโครงการของพวกเขา
การแยกนี้ซึ่งคุณจะได้ยินเป็นสรุปเช่น 'เปลี่ยนธุรกิจดำเนินธุรกิจ' เป็นที่เห็นได้ชัดเมื่อสิ้นสุดโครงการด้วยการเปลี่ยนแปลงที่ดำเนินการโครงการคือการส่งมอบผลลัพธ์ นั่นอาจเป็นชิ้นส่วนของซอฟต์แวร์ใหม่อาคารบริการใหม่หรือสิ่งอื่น ทีมงานของ BAU มีหน้าที่รับผิดชอบในเรื่องนี้และใช้ประโยชน์จากมันเพื่อสร้างผลประโยชน์ทางธุรกิจ กล่าวได้ว่าโครงการนี้มีความสามารถในการได้รับผลประโยชน์และการดำเนินการของ BAU ใช้ความสามารถดังกล่าวเพื่อให้เกิดผลประโยชน์อย่างแท้จริง
2 โครงการจัดการความเสี่ยง; BAU ช่วยลดความเสี่ยง
สำหรับการทำธุรกิจตามหน้าที่ปกติให้มีประสิทธิภาพคุณจะพบว่าทีมงาน BAU พยายามลดความเสี่ยงในการดำเนินงานทั้งหมด ความไม่แน่นอนออกจากธุรกิจเพื่อความมั่นคงขององค์กรที่ดีขึ้นและกระบวนการทำซ้ำได้เป็นสิ่งที่ดี
โครงการโดยธรรมชาติของพวกเขาในการเป็นเอกลักษณ์และไม่แน่นอนต้องเป็นองค์ประกอบของความเสี่ยง บริษัท กำลังก้าวกระโดดไปสู่ที่ที่ไม่รู้จักเพียงแค่ทำโครงการเนื่องจากจะแนะนำการเปลี่ยนแปลงและมอบสิ่งที่ไม่ได้มาก่อน
ทีมงานโครงการจึงเข้าใกล้ความเสี่ยงด้าน BAU ขององค์กร ผู้จัดการโครงการพยายามที่จะจัดการความเสี่ยงทั้งด้านบวกและด้านลบเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด ซึ่งอาจรวมถึงการลดความเสี่ยงเพื่อพยายาม จำกัด โอกาสที่จะเกิดขึ้น แต่รวมถึงกลยุทธ์การจัดการความเสี่ยงอื่น ๆ เช่นกัน
ไม่น่าเป็นไปได้ว่าคุณจะดับความเสี่ยงในโครงการ แต่คุณอาจสามารถทำเช่นนั้นได้เนื่องจากเหตุผลด้านปฏิบัติการที่ดีสำหรับการทำงานของ BAU
3 โครงการมีเวลา จำกัด ; BAU กำลังดำเนินการอยู่
โครงการมีจุดเริ่มต้นกลางและจุดสิ้นสุด นี่คือวงจรชีวิตของโครงการ ในความเป็นจริงลักษณะการกำหนดเป้าหมายส่วนใหญ่ของโครงการคือการเสร็จสิ้น ผู้จัดการโครงการและทีมงานโครงการทำงานในโครงการในช่วงเวลานี้ จากนั้นทีมจะถูกยกเลิกในระหว่างการส่งมอบและปิดเฟสที่สิ้นสุด
BAU ไม่หยุดลง คุณสามารถปิดฟังก์ชั่นหรือหยุดกระบวนการได้ถ้าไม่จำเป็นสำหรับธุรกิจอีกต่อไป - แม้ว่าจะมีการจัดการโครงการ! . ฟังก์ชัน BAU สร้างงานที่ต่อเนื่องโดยไม่มีวันที่คาดการณ์ได้
4 โครงการสามารถเป็นทุน; BAU มักไม่สามารถ
โครงการสามารถพิมพ์ใหญ่และบ่อยครั้งที่ BAU ไม่สามารถเป็นได้ - คุณต้องพึ่งพาค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานสำหรับธุรกิจที่กำลังดำเนินอยู่ตามปกติ กล่าวอีกนัยหนึ่งการทำบัญชีสำหรับโครงการและงานอื่น ๆ จะแตกต่างกัน
การระดมทุนของโครงการมักเกี่ยวข้องกับการนำทรัพย์สินมาให้บริการซึ่งหมายความว่าต้นทุนจะสามารถพิมพ์ใหญ่ได้ ในบางกรณีขึ้นอยู่กับว่าคุณอยู่ที่ไหนในโลกและกฎระเบียบด้านบัญชีในท้องถิ่นคุณสามารถใช้ต้นทุนโครงการต่ำกว่าเส้น
ค่าใช้จ่าย BAU เป็นค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง (opex) (ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน) และมีการติดตามผลในงบกำไรขาดทุนของ บริษัท
การระดมทุนของโครงการและการระดมทุนทางธุรกิจโดยทั่วไปเป็นพื้นที่พิเศษมากดังนั้นคุณจึงควรรับคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญด้านการเงินของคุณก่อนที่จะทำการตัดสินเกี่ยวกับสิ่งที่ควรและไม่ควรเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ในองค์กรของคุณ กฎการบัญชีแตกต่างกันไปในแต่ละประเทศและแม้กระทั่งจากองค์กรไปจนถึงองค์กรที่แต่ละธุรกิจมีกระบวนการและวิธีการทำสิ่งต่างๆ
หากมีข้อสงสัยโปรดตรวจสอบ!
5 โครงการมีส่วนร่วมกับทีมงานข้ามสายงาน BAU เกี่ยวข้องกับทีมงาน
สุดท้ายมีการสร้างทีมงานโครงการขึ้น โครงการมีแนวโน้มที่จะเกี่ยวข้องกับทีมผู้เชี่ยวชาญหลายฝ่ายที่นำมารวมกันเพื่อส่งมอบผลลัพธ์ที่เฉพาะเจาะจง การรู้วิธีจูงใจให้ทีมงานโครงการมีความสำคัญเนื่องจากบางครั้งโครงการเริ่มต้นโดยไม่มีเป้าหมายที่จะได้รับการสื่อสารกับทุกคน ถ้าคนไม่มีความเข้าใจอย่างชัดเจนในสิ่งที่พวกเขากำลังทำอยู่พวกเขามักจะไม่ทำงานอย่างดีที่สุด
ทีมงานโครงการประกอบด้วยผู้ที่มีบทบาทเฉพาะ ไม่ใช่ตำแหน่งงาน แต่ตำแหน่งภายในโครงการที่มีความรับผิดชอบแตกต่างกัน บทบาทหลักของทีมโครงการคือ
ผู้สนับสนุนโครงการ
- ผู้จัดการโครงการ
- ผู้จัดจำหน่ายอาวุโส (องค์กรที่รับผิดชอบในการดำเนินงานซึ่งอาจเป็นทีมภายในเช่น IT หรือผู้รับเหมาหรือผู้จัดจำหน่ายภายนอก) > ลูกค้า (ซึ่งอาจเป็นลูกค้าภายในเช่นผู้จัดการแผนกอื่นหรือในองค์กรบริการลูกค้าลูกค้าที่คุณส่งโครงการ)
- ผู้เชี่ยวชาญเรื่องเนื้อหา (คนที่เข้าร่วมทีมในช่วงเวลาดังกล่าว ของโครงการหรือบางส่วนของผู้ที่ใช้ความเชี่ยวชาญของตนเพื่อสนับสนุนความสำเร็จของโครงการ)
- ค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับบทบาทในทีมงานโครงการ
- การทำงานของ BAU ในทางกลับกันมีการจัดการโดยทีมงาน พวกเขาเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านสิทธิของตนเอง แต่รวมกลุ่มกันเป็นกลุ่มและตามปกติโดยมีการซ้อนทับกันข้ามระบบกับฝ่ายอื่น ๆ มากกว่าทีมงานโครงการ
โดยปกติแล้วจะเห็นได้ชัดว่าพวกเขาควรจะทำอะไรและเป้าหมายของทีม พวกเขาจะมีเป้าหมายชัดเจนและมีวิสัยทัศน์สำหรับบทบาทของแผนกที่เล่นใน บริษัท ตัวอย่างเช่นจะเป็นทีมบริการลูกค้าซึ่งทำงานเป็นส่วนหนึ่งในแผนกบริการลูกค้าที่ใหญ่ขึ้นซึ่งจะจัดการกับการโทรและอีเมลจากลูกค้าเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ของคุณ
สิ่งนี้ซับซ้อน: มีการทับซ้อนกัน ตัวอย่างเช่นผู้นำทีมในศูนย์ลูกค้ารายนั้นเป็นผู้เชี่ยวชาญในสาขาของตน พวกเขาอาจได้รับการแต่งตั้งให้เข้าร่วมทีมโครงการเพื่อจัดการแพคเกจการทำงานและทรัพยากรที่เกี่ยวข้องกับการส่งมอบบางส่วนของโครงการที่เกี่ยวข้องกับการติดต่อกับลูกค้า แต่ในงานโครงการของพวกเขาพวกเขาจะรับบทบาทของผู้เชี่ยวชาญเรื่องเนื้อหาไม่ใช่หัวหน้าทีมบริการลูกค้า ในฐานะที่เป็นสมาชิกของทีมโครงการพวกเขาจะต้องเป็นผู้รับผิดชอบในส่วนของงบประมาณของโครงการและมีความรอบคอบในระดับสูงว่างานนี้ได้ดำเนินการอย่างไรเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่วางไว้ พวกเขาอาจไม่มีบทบาทนี้ในบทบาท BAU ของพวกเขา
ความขัดแย้งระหว่าง BAU และโครงการ
การทำงานของโครงการและการทำงานของ BAU สามารถนั่งเคียงข้างกันได้ดี แต่บ่อยกว่าที่จะไม่มีความตึงเครียด นี้เกิดขึ้นเนื่องจากโครงการพยายามที่จะเปลี่ยนสภาพที่เป็นอยู่ สภาพที่เป็นอยู่ทำงานได้ดีและคนส่วนใหญ่ไม่ชอบการเปลี่ยนแปลงดังนั้นจึงมีความตึงเครียดอยู่เสมอ
ประการที่สองเมื่อคุณขอร้องให้ผู้คนเข้าร่วมทีมโครงการของคุณพวกเขาอาจประสบกับความขัดแย้งทางความจงรักภักดีเป็นความรับผิดชอบแรกของพวกเขาในวันงานหรือโครงการ? วัตถุประสงค์ชัดเจนและความมุ่งมั่นที่จะโครงการจากฝ่ายบริหารสามารถช่วยได้เช่นเดียวกับการรักษาแนวการสื่อสารไว้อย่างเปิดเพื่อให้ทราบถึงความสำคัญของ บริษัท และทีมงาน
ประการที่สามการรักษาธุรกิจให้มีความสำคัญอยู่เสมอ สิ่งนี้มีนัยสำหรับทีมงานโครงการที่อาจเห็นการระดมทุนของพวกเขาทรัพยากรที่สำคัญที่ดึงกลับไปที่บทบาทของ BAU และช่วงเวลาที่ล่าช้าเนื่องจากงานที่เกี่ยวข้องกับการรักษางานประจำวันขององค์กรจะดึงความสนใจ
ผู้จัดการโครงการอาจรู้สึกผิดหวังกับเรื่องนี้ แต่ก็มักจะเป็นเช่นนั้นและควรเป็นเช่นนั้น มีจุดใดในการส่งมอบโครงการที่น่าอัศจรรย์หาก บริษัท ได้ตกงานในระหว่างนี้และไม่มีใครเหลือที่จะใช้สิ่งที่คุณสร้างขึ้น!
ด้วยหลักเกณฑ์เหล่านี้ควรพิจารณาว่าคุณกำลังทำงานโครงการหรือ BAU หรือไม่ก็เป็นเรื่องง่าย