การเขียนทริปการเดินทางหรือวาระ Retreat Manager

นักวางแผนกิจกรรมคือผู้ที่ได้รับมอบหมายให้จัดทำวาระการประชุมที่กระชับและให้ข้อมูลสำหรับการประชุมและกิจกรรมที่พวกเขาจัดรวมถึงระเบียบวาระการประชุมสำหรับการพักผ่อนประจำสัปดาห์ขององค์กร ไม่ว่าวาระการประชุมจะเป็นเวลาหนึ่งวันของการประชุมสำหรับผู้จัดการสาขาหรือสี่วันของการฝึกซ้อมการสร้างทีมสำหรับการจ้างใหม่องค์ประกอบพื้นฐานยังคงเหมือนเดิม

การเขียนวาระการประชุม - โดยเฉพาะเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในหลายวัน - บางครั้งก็เป็นเรื่องที่ท้าทายเนื่องจากวาระการประชุม (หรือการเดินทางอย่างรวดเร็ว) จะต้องสั้นโดยการให้ข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด

หลังจากที่ทุกผู้เข้าร่วมประชุมส่วนใหญ่จะคุ้นเคยกับโปรแกรมที่นำเสนอและไม่ต้องการที่จะดึงเอกสารรอบด้านเพื่อหาว่าพวกเขาควรจะเป็นและเมื่อใด เป็นงานของคุณในฐานะผู้จัดกิจกรรมเพื่อให้ชีวิตของผู้เข้าร่วมประชุมเป็นเรื่องง่ายที่สุด

องค์ประกอบพื้นฐานของวาระการประชุมควรประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้:

ชื่อและที่ตั้งของกิจกรรม

วันและเวลาที่แน่นอนของแต่ละกิจกรรม / กิจกรรมลงไปถึงสี่ชั่วโมง

• ประเภทของเหตุการณ์เช่นเซสชั่นการระดมสมองความคิดสร้างสรรค์กับเซสชั่นการตั้งค่าเป้าหมายเชิงกลยุทธ์กับการอภิปรายกับผู้นำทีม
• ข้อมูลที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับเหตุการณ์เช่นวิธีการแต่งกายสำหรับการชุมนุมถ้ามันเป็นอาหารกลางวัน, งานเลี้ยงอาหารค่ำหรืองานเลี้ยงค็อกเทล (เช่นธุรกิจแบบสบาย ๆ กับคนผิวดำ)
• เคล็ดลับ: ให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบว่าสามารถหาข้อมูลเพิ่มเติมได้จากที่ใดเช่นเว็บไซต์ขององค์กรเจ้าภาพ
• รูปแบบวาระการประชุมตัวอย่าง
• รูปแบบวาระการประชุมส่วนใหญ่มีส่วนหัวข้ออยู่ตรงกลางของหน้าด้วยข้อความตั้งแต่หนึ่งถึงสามบรรทัดโดยมีชื่อของเหตุการณ์คือชื่อขององค์กรที่โฮสต์ เหตุการณ์และวันที่เหตุการณ์เริ่มต้น

วาระการประชุมจะจัดเป็นสองคอลัมน์: คอลัมน์ด้านซ้ายมีวันที่และเวลา ด้านขวาเป็นชื่อของเหตุการณ์พร้อมกับรายละเอียดเกี่ยวกับกิจกรรม

วาระการประชุมของคุณควรเป็นไปได้ง่ายและถ้าเป็นงานหนึ่งวันให้ลองรับทุกอย่างในหนึ่งหน้า โปรดจำไว้ว่ากำหนดการทั่วไปเป็นหนึ่งในหลายรายการที่คุณมอบหมายให้จัดทำพร้อมกับเอกสารเชิญอื่น ๆ เช่นคำเชิญแบบอิเล็กทรอนิกส์และแบบพิมพ์

เนื่องจากผู้เข้าร่วมจะได้รับเอกสารการสื่อสารหลายชิ้นจากคุณจะมีโอกาสมากมายในการให้ข้อมูลในเชิงลึกในเอกสารอื่น