เรียนรู้หน้าที่ของคณะกรรมการโครงการ

โครงการของคุณมีโครงการหรือไม่? นอกจากนี้คุณยังอาจเรียกได้ว่าเป็น Steering Group หรือ Steering Committee บทความนี้กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบของฟังก์ชันการกำกับดูแลที่สำคัญนี้

เริ่มต้นด้วยการบอกว่าคณะกรรมการโครงการเป็นส่วนสำคัญของโครงสร้างองค์กรของโครงการ ถ้าคุณไม่มีอยู่คุณควรพูดคุยกับผู้จัดการของคุณเกี่ยวกับการตั้งค่า

คณะกรรมการโครงการเป็นประธานโดยผู้สนับสนุนโครงการและโดยปกติจะมีผู้มีส่วนได้เสียอาวุโสหลายคนรวมทั้งผู้จัดการโครงการ

โดยทั่วไปมีคณะกรรมการ 3-5 คน พวกเขาเป็นผู้มีส่วนได้เสียทุกโครงการที่สำคัญและผู้ที่มีความสามารถในการทำสิ่งต่างๆให้กับโครงการ

บรรทัดด้านล่าง: เป็นกลุ่มคนที่ตอบสนองเพื่อช่วยในการดูแลโครงการและทำให้มันก้าวไปข้างหน้าในทิศทางที่ถูกต้อง

บอร์ดโครงการจะถูกจัดตั้งขึ้นเมื่อเริ่มต้นวงจรชีวิตของโครงการและใช้งานได้ตลอดโครงการจนกว่าจะปิด ลองมาดูบทบาทสำคัญ 4 ประการของคณะกรรมการโครงการ

1 คณะกรรมการโครงการให้การปกครอง

ประการแรกคณะกรรมการโครงการให้การกำกับดูแลที่สำคัญ พวกเขาให้แน่ใจว่านโยบายจะยึดมั่นในระดับองค์กรและพอร์ตโฟลิโอหรือระดับโปรแกรม พวกเขาให้ความสำคัญกับสิ่งที่ทีมงานของโครงการกำลังดำเนินการอยู่ พวกเขาพร้อมกับผู้สนับสนุนโครงการมีความรับผิดชอบในการจัดส่งโครงการที่ประสบความสำเร็จและบทบาทการกำกับดูแลนี้จะทำให้ทีมงานของโครงการมีบทบาทในด้านจริยธรรมและภายในขอบเขตที่ยอมรับได้ของ บริษัท

พวกเขาทำเช่นนี้โดยถามผู้จัดการโครงการและให้ความช่วยเหลือและการสนับสนุน

2 คณะกรรมการโครงการให้แนวทาง

มักมีการตัดสินใจที่จะดำเนินการในโครงการและบางโครงการจะอยู่นอกขอบเขตของผู้จัดการโครงการ เมื่อผู้จัดการโครงการไม่สามารถตัดสินใจได้และเป็นสิ่งที่ควรจะพูดคุยกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมากกว่าผู้สนับสนุนเพียงอย่างเดียวก็จะไปที่คณะกรรมการโครงการ

บทบาทของพวกเขาคือการทำให้โครงการเป็นไปตามเป้าหมายโดยให้แนวทางที่เหมาะสมสำหรับทีม พวกเขามีส่วนร่วมในการกำหนดวิสัยทัศน์ในช่วงเริ่มต้นของโครงการและรักษาโครงการไว้อย่างต่อเนื่อง

3 คณะกรรมการโครงการทำาการตัดสินใจ

คณะกรรมการโครงการเป็นหน่วยการตัดสินใจหลัก บทบาทของพวกเขาคือการตัดสินใจที่จะทำให้โครงการก้าวไปข้างหน้าโดยการเลิกบล็อกปัญหาและช่วยให้ผู้จัดการโครงการมองเห็นเส้นทางที่ชัดเจนในการประสบความสำเร็จ

ผู้จัดการโครงการจะให้คำแนะนำแก่คณะกรรมการโครงการ ข้อเสนอแนะนี้อาจรวมถึงคำแนะนำเพื่อแก้ไขปัญหาความเสี่ยงเช่นแผนการลดผลกระทบเพื่อแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้น

• ปัญหา
• ปัญหาเกี่ยวกับการจัดหาทรัพยากรเช่นไม่มีสมาชิกทีมที่เหมาะสม
• ความล่าช้าในตาราง
• การใช้จ่ายเกินงบประมาณ
• คณะกรรมการโครงการไม่จำเป็นต้องทำตามคำแนะนำของผู้จัดการโครงการ เป็นกลุ่มพวกเขาสามารถมากับคำแนะนำอื่น ๆ สำหรับทางไปข้างหน้าและบ่อยครั้งที่พวกเขาทำ บ่อยครั้งที่พวกเขามีภาพที่ใหญ่ขึ้นมุมมองขององค์กรเกี่ยวกับสภาพแวดล้อมของโครงการมากกว่าผู้จัดการโครงการทำให้พวกเขาสามารถมองเห็นเส้นทางอื่น ๆ และเลือกเส้นทางที่ดีที่สุดในเวลานั้นได้

4 คณะกรรมการโครงการอนุมัติการใช้จ่าย

ในที่สุดคณะกรรมการโครงการอนุมัติงบประมาณโดยรวม

คำสั่งซื้อหรืองบประมาณแต่ละรายการได้รับการจัดการตามปกติโดยผู้จัดการโครงการ: คุณไม่จำเป็นต้องไปที่คณะกรรมการโครงการของคุณเพื่อรับใบแจ้งหนี้ทุกฉบับที่ลงนามเพื่อรับการชำระเงิน

อย่างไรก็ตามในระดับโครงการโดยรวมคณะกรรมการโครงการจะมีบทบาทในการอนุมัติวิธีที่คุณจะใช้จ่ายเงิน (แผนการงบประมาณของคุณ) และติดตามการใช้จ่ายอย่างต่อเนื่องเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการกำลังดำเนินอยู่

นอกจากนี้คุณยังจำเป็นต้องวาดในคณะกรรมการโครงการเมื่อดูเหมือนว่าคุณจำเป็นต้องใช้จ่ายเงินสำรองหรือเงินสำรองเพื่อการจัดการ พวกเขาสามารถอนุมัติการใช้จ่ายเกินและช่วยให้ทีมงานโครงการสามารถเข้าถึงเงินทุนเพิ่มเติมได้ซึ่งอาจเป็นเหตุผลได้

โดยรวมคณะกรรมการโครงการจะให้การกำกับดูแลและการพวงมาลัยที่สำคัญสำหรับทีมงานโครงการ ทิศทางและคำแนะนำของพวกเขาช่วยให้ผู้จัดการโครงการเป็นผู้ชี้นำโครงการให้อยู่ในทิศทางที่ถูกต้องและพวกเขาก็สามารถเข้าร่วมได้อย่างดีเยี่ยมเพื่อช่วยในการก้าวเข้าสู่และช่วยในการแก้ไขปัญหา