ซอฟต์แวร์บัญชีสามารถเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับธุรกิจขนาดเล็กของคุณช่วยให้คุณสามารถติดตามข้อมูลทางการเงินทั้งหมดของคุณได้ง่ายและสามารถสร้างรายงานเพื่อการวางแผนที่มีประสิทธิภาพ (อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อได้เปรียบของซอฟต์แวร์บัญชีธุรกิจขนาดเล็ก)
แต่เนื่องจากคุณจะใช้ซอฟต์แวร์บัญชีของคุณเป็นประจำคุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเลือกซอฟต์แวร์บัญชีที่เหมาะสมกับธุรกิจและความต้องการของคุณ
สามารถใช้งานได้หรือไม่?
ตลาดซอฟท์แวร์บัญชีธุรกิจขนาดเล็กได้ใช้ระบบคลาวด์เป็นจำนวนมาก ผู้ขายรายใหม่ ๆ เช่น FreshBooks และ Zoho ไม่มีเวอร์ชันสำหรับเดสก์ท็อปและผู้ขายแบบดั้งเดิมเช่น Intuit (QuickBooks) ได้โอนย้ายข้อเสนอซอฟต์แวร์เดสก์ท็อปไปยังเว็บแล้วและกำลังควบคุมลูกค้าของตนต่อการเรียกเก็บเงินตามการสมัครรับข้อมูล ผู้ขายบางรายยังมีเดสก์ท็อป / ไฮบริดรุ่นเดสก์ท็อปหรือไฮบริ
เวอร์ชันออนไลน์เหมาะสำหรับผู้ใช้มือถือ นอกจากการสนับสนุนเว็บเบราเซอร์ที่ใช้โดยทั่วไปแล้วพวกเขายังมีแอป iPhone / iPad และ Android ทำให้เหมาะสำหรับการส่งใบแจ้งหนี้และป้อนข้อมูลค่าใช้จ่ายไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหน
เหมาะกับความต้องการทางบัญชีของคุณหรือไม่?
หากคุณเป็นเจ้าของ / ผู้รับเหมา แต่เพียงผู้เดียวหรือเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กโดยไม่มีโอกาสเป็นพนักงานคุณจะได้รับแพคเกจบัญชีพื้นฐานที่จัดการใบแจ้งหนี้การติดตามค่าใช้จ่ายและจัดเตรียมชุดรายงานพื้นฐานเพื่อให้แท็บธุรกิจของคุณ .
โดยปกติแล้วการเสนอราคาที่ไม่แพงเหล่านี้ไม่ใช่ความเป็นจริงเนื่องจากไม่ได้ทำบัญชีคู่ (บัญชีลูกหนี้เจ้าหนี้และบัญชีแยกประเภททั่วไป)
ธุรกิจขนาดใหญ่ที่มีพนักงานเป็นนิติบุคคลที่จัดตั้งขึ้นหรือมีความต้องการด้านบัญชีมากขึ้นจะต้องมีแพ็คเกจที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น (และมีราคาแพง) ที่สามารถทำบัญชีคู่ได้และมีคุณสมบัติขั้นสูงเช่นเงินเดือนการจัดการสินค้าคงคลังการจัดการโครงการลูกค้า การจัดการความสัมพันธ์ (CRM), การวิเคราะห์และการเลือกรายงานที่กว้างขึ้น (และตัวเลือกในการปรับแต่งรายงาน)
โชคดีที่การเสนอผลิตภัณฑ์ส่วนใหญ่ช่วยให้คุณเริ่มต้นด้วยแพคเกจพื้นฐานและขยายไปตามความต้องการของคุณ นอกจากนี้ยังมี Add-on อื่น ๆ อีกมากมายสำหรับแพคเกจบัญชีที่เป็นที่นิยมมากขึ้นเพื่อให้คุณสามารถเพิ่มโมดูลการจ่ายเงินได้หากผู้ให้บริการไม่ได้ให้บริการดังกล่าว (ดู Add-on QuickBooks)
คุณลักษณะอื่นที่มีประโยชน์มากคือการเข้าถึงบัญชี ตัวอย่างเช่น FreshBooks มีพอร์ทัลสำหรับนักบัญชีเพื่อให้นักบัญชีของคุณสามารถเข้าถึงรายงาน FreshBooks และรายการบันทึกประจำวันซึ่งช่วยให้คุณสามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลได้ด้วยตนเอง
คุณลักษณะนี้ใช้งานง่ายหรือไม่?
- ซอฟต์แวร์อนุญาตให้คุณส่งเช็คสั่งซื้อและใบแจ้งหนี้ผ่านทาง 'Net?
- มีความสามารถในการเชื่อมโยงออนไลน์เข้ากับบัญชีธนาคารของคุณหรือไม่?
- มีการรวมเข้ากับซอฟต์แวร์อื่น ๆ ที่คุณใช้อยู่เช่น Microsoft Office หรือไม่?
- สามารถแปลงข้อมูลจากโปรแกรมบัญชีหรือฐานข้อมูลอื่นได้หรือไม่?
- จะเกิดอะไรขึ้นหากคุณตัดสินใจที่จะเปลี่ยนไปใช้แพคเกจซอฟต์แวร์อื่นในอนาคตคุณจะสามารถแยกและย้ายข้อมูลที่มีอยู่ของคุณได้อย่างง่ายดายหรือไม่?
อีกนัยหนึ่งซอฟต์แวร์บัญชีจะสามารถตอบสนองทุกความต้องการของคุณทั้งในปัจจุบันและในอนาคตได้หรือไม่?
วิธีการที่สูงชันเป็นเส้นโค้งการเรียนรู้?
ซอฟต์แวร์บัญชีทั้งหมดอ้างว่า "ใช้งานง่าย" แต่คุณจะต้องใช้เวลาในการเรียนรู้วิธีใช้
นี่เป็นสิ่งสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณไม่มีความรู้เบื้องหลังด้านบัญชี เป็นซอฟต์แวร์มุ่งสู่มืออาชีพด้านการบัญชีหรือทุกคนสามารถรับ up-to-speed ด้วยมันค่อนข้างเร็ว?
ดูอย่างใกล้ชิดก่อนตัดสินใจซื้อ ส่วนติดต่อผู้ใช้ใช้งานง่ายและสะดวกสบายหรือไม่? คุณ (และพนักงานของคุณ) สามารถนั่งลงและเรียนรู้หรือคุณจะต้องมีการลงทุนเพิ่มเติมในการฝึกอบรมหรือไม่? ผู้ขายส่วนใหญ่เสนอระยะเวลาทดลองใช้ฟรี (โดยปกติจะเป็น 30 วัน)
บริการและการสนับสนุนลูกค้าดีเพียงใด?
ในแง่ของเส้นโค้งการเรียนรู้วิธีใช้แบบออนไลน์จะทำให้โปรแกรม โปรแกรมบัญชีมีคุณสมบัติเช่นคำแนะนำบนหน้าจอดัชนีความช่วยเหลือที่สามารถค้นหาได้การสาธิตและบัญชีตัวอย่างเพื่อช่วยให้คุณเริ่มต้นได้หรือไม่? คู่มือการพิมพ์มีอยู่หรือไม่? และการสนับสนุนของ บริษัท ได้อย่างไร? ดูรีวิวออนไลน์เพื่อให้ได้รับการแสดงผลของผู้ที่ใช้ซอฟต์แวร์
สามารถปรับขนาดได้หรือไม่?
การย้ายจากผู้ใช้รายหนึ่งไปสู่ผู้ใช้หลายคนเป็นเรื่องง่ายหรือแพงแค่ไหน? ข้อเสนอซอฟต์แวร์พื้นฐานที่สุดคือผู้ใช้รายเดียวหรือผู้ใช้รายเดียว + ผู้ใช้บัญชี ในการเพิ่มผู้ใช้ต้องมีการอัปเกรดเป็นแผนบริการที่มีราคาแพงกว่า ตัวอย่างเช่น Zoho Books "Basic Plan" ช่วยให้ผู้ใช้หนึ่งราย + บัญชี "Standard Plan" ช่วยให้ผู้ใช้สองคน + นักบัญชีและ "Professional Plan" ช่วยให้ผู้ใช้ไม่ จำกัด (ดูแผนการ / ราคาของ Zoho Books)