การจัดงบประมาณการจัดการสิ่งจำเป็นสำหรับผู้จัดการใหม่

ตีพิมพ์ 8/1/2015

มีโอกาสเกิดขึ้นเมื่อมีคนได้รับการเลื่อนตำแหน่งเป็นผู้บริหารคนแรกของพวกเขานี่เป็นครั้งแรกที่พวกเขาจัดการงบประมาณของแผนก

ผู้จัดการใหม่ส่วนใหญ่ได้รับการฝึกอบรมอย่างเป็นทางการเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลยในการพัฒนาการคาดการณ์งบประมาณติดตามค่าใช้จ่ายหรือวิธีปรับเปลี่ยนในช่วงกลางปี พวกเขามักได้รับสเปรดชีตหรือรายงานจากผู้จัดการหรือแผนกการเงินและคาดว่าจะทราบวิธีดำเนินการหรือเรียนรู้จากการทดลองและข้อผิดพลาด

ในขณะที่ "การทดลองและข้อผิดพลาด" อาจเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการเรียนรู้ทักษะใหม่ ๆ จะดีกว่าถ้าผู้จัดการคนใหม่ไม่ต้องทำผิดพลาดมากเกินไป

ต่อไปนี้เป็นบทเรียนที่เรียนรู้จากการทดลองและการเรียนรู้ข้อผิดพลาดของฉันซึ่งเชื่อว่าผู้จัดการใหม่ส่วนใหญ่จะได้รับประโยชน์จาก:

ลงทุนเวลาในการเรียนรู้ตั้งแต่เริ่ม

ไม่มีเวลาดีกว่าในการถามคำถาม "โง่" มากกว่าเมื่อคุณยังใหม่กับบางสิ่งบางอย่างและไม่เคยทำ ดีกว่าที่จะถามและใช้เวลาในการเรียนรู้ล่วงหน้าแทนที่จะรอจนกว่าจะมีบางคนชี้ให้เห็นความผิดพลาดของคุณ ขอเวลาจากผู้จัดการของคุณ (หรือบรรพบุรุษถ้าคุณสามารถ) เพื่อทบทวนปรัชญาพื้นฐานเป้าหมายที่ครอบคลุมรูปแบบและแต่ละบรรทัดรายการ หากองค์กรของคุณมีบุคคลด้านการเงินให้ขอให้บุคคลนั้นใช้เวลากับคุณเช่นกัน ส่วนใหญ่จะเต็มใจและเต็มใจที่จะแบ่งปันความเชี่ยวชาญของพวกเขา อย่างไรก็ตามหากพวกเขาสามารถฝึกให้คุณทำสิ่งต่างๆตามข้อกำหนดล่วงหน้าได้คุณจะปวดหัวได้น้อยลง

ใช้หลักสูตร "การคลังและการกำหนดงบประมาณสำหรับผู้บริหารที่ไม่ใช่การเงิน"

ตรวจสอบกับโรงเรียนธุรกิจในมหาวิทยาลัยในพื้นที่ของคุณภายใต้ "Executive Education" "โรงเรียนธุรกิจส่วนใหญ่เสนอหลักสูตรที่ไม่ใช่วิชาเครดิตตั้งแต่หนึ่งถึงสามวัน ในระหว่างหรือหลังหลักสูตรใช้เวลาในการทบทวนรายงานประจำปีของ บริษัท และทำความเข้าใจอัตราส่วนทางการเงินและรายงานต่างๆ

จัดการงบประมาณของกรมธรรม์เช่นเดียวกับธุรกิจของคุณเอง

เมื่อเราทำงานกับองค์กรขนาดใหญ่เราจะจัดการกับเงินของ บริษัท เช่นเติบโตบนต้นไม้ ไม่เป็นเช่นนั้นและตอนนี้คุณเป็นผู้จัดการในการเป็นเจ้าของส่วนบุคคลของทรัพยากรแผนกของคุณ

เป็นทีมผู้เล่น

ถ้าเป็นไปได้ให้ตรวจสอบงบประมาณของผู้จัดการ แม้ว่าสิ่งสำคัญคือการเป็นเจ้าของงบประมาณของคุณ แต่หน่วยของคุณก็เป็นส่วนหนึ่งของนิติบุคคลที่มีขนาดใหญ่ ขอให้ผู้จัดการของคุณแสดงให้เห็นว่างบประมาณของคุณเหมาะสมกับที่ใดและสนับสนุนรูปภาพขนาดใหญ่ตลอดจนความสัมพันธ์กับเพื่อนของคุณ อาจมีบางครั้งที่แผนกอื่นต้องการเงินสำหรับเป้าหมายที่มีความสำคัญสูงกว่าของคุณ อย่ารอคอยที่จะถูกถามหรือเอาไป - เป็นเชิงรุกและเสนอเพื่อช่วยผู้จัดการ peer ของคุณ คุณจะถูกมองว่าเป็นยุทธศาสตร์และความร่วมมือ

อย่าเล่นเกมโง่

เพียงเพราะ "ทุกคนทำ" ไม่ได้หมายความว่ามันไม่โง่และไม่ดีสำหรับ บริษัท ตัวอย่างของเกมงบประมาณแบบโง่ ๆ ทั่วไปที่ผู้จัดการเล่นคือ "ใช้หรือเสียเงินไป "เมื่อคุณใกล้ถึงสิ้นปีและงบประมาณของคุณทำงานภายใต้การคาดการณ์ของคุณ ในปีที่ผ่านมาเมื่อคุณไม่ผ่านเกณฑ์งบประมาณของปีถัดไปของคุณได้รับการกำหนดตามจริงของปีนั้น

เพื่อที่จะไม่ให้งบประมาณของคุณลดลงอีกคุณก็จะสนุกสนานกับการช็อปปิ้ง - ซื้อของที่คุณไม่ต้องการหรือเก็บไว้ในกรณีที่คุณอาจต้องการ

ติดตามรายจ่ายรายเดือนของคุณและทำการแก้ไขเชิงรุก

อย่าคิดว่า "ใครบางคน" จะบอกคุณเมื่อคุณใช้งบประมาณมากเกินไป ในความเป็นจริงคุณอาจต้องขอรายงานรายเดือนหรือติดตามตัวเอง อย่ารอจนถึงสิ้นปีเมื่อเป็นเรื่องแปลกใจ (กับคุณและเจ้านายของคุณ) เมื่อถึงเวลาแล้วก็สายเกินไปที่จะตรวจสอบและทำการแก้ไข รับผิดชอบตรวจสอบตัวเองและรายงานไปยังผู้จัดการของคุณในเชิงรุก

โปร่งใสและมีส่วนร่วมกับทีมของคุณ

แชร์งบประมาณกับทีมของคุณอาจทำให้พวกเขามีส่วนร่วมในการจัดทำประมาณการ การมีส่วนร่วมของทีมและช่วยให้พวกเขาเข้าใจกระบวนการจัดทำงบประมาณทำให้เกิดความรู้สึกเป็นเจ้าของร่วมกันและกระตุ้นให้พนักงานของคุณหาวิธีที่สร้างสรรค์ในการจัดการค่าใช้จ่าย

เป็นกลยุทธ์

อย่าเพิ่งใช้ตัวเลขจริงในปีที่แล้วและเพิ่มสิบเปอร์เซ็นต์ในการคาดการณ์ในปีหน้า เริ่มต้นด้วยการพัฒนากลยุทธ์และเป้าหมายแล้วกำหนดทรัพยากรที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุเป้าหมายเหล่านั้น หากคุณต้องการมากกว่าปีที่แล้วจากนั้นจัดเตรียมกรณีธุรกิจเพื่อแสดงเหตุผลในการขอรับเงินทุนเพิ่มเติม

อย่าหักโหม

ในขณะที่การจัดการงบประมาณเป็นบทบาทที่สำคัญสำหรับผู้จัดการอย่าลืมมองสิ่งที่สำคัญที่สุด: คนของคุณ! ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้เวลาในการพัฒนาทีมของคุณอย่างน้อยห้าครั้งเพื่อที่คุณจะกระทืบตัวเลข