บัญชีทนายความที่เชื่อถือทั่วไป (IOLTA) ข้อผิดพลาด

การจัดการบัญชีที่เชื่อถือได้อาจมีผลกระทบร้ายแรงต่อการทำงานของทนายความแม้บางครั้งอาจถึงจุดด่างพร้อย แต่โรงเรียนกฎหมายทำงานที่สุดซึ้งจากการฝึกอบรมนักศึกษากฎหมายเกี่ยวกับวิธีการจัดการบัญชีความน่าเชื่อถือ IOLTA นอกเหนือจากการพูดคุยเรื่องนี้ในระดับทฤษฎีหนึ่งวันในชั้นเรียนด้านจริยธรรมของโรงเรียนกฎหมายทนายความส่วนใหญ่ได้รับการฝึกอบรมเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลยเกี่ยวกับวิธีจัดการบัญชีความเชื่อถือก่อนที่จะเปิดบัญชีด้วยตัวเอง

ในขณะที่มีหลายวิธีที่เชื่อถือบัญชีมี mismanaged มีสามข้อผิดพลาดทั่วไปทนายความให้ในการจัดการบัญชี IOLTA ของพวกเขา

1. "การยืม" เงินจากบัญชีทรัสต์

ไม่มีเหตุผลที่จะขอยืมจากบัญชีความเชื่อถือ บางครั้งทนายความใช้เงินในบัญชีทรัสต์ก่อนที่พวกเขามีสิทธิ์ที่จะทำเช่นนั้นในขณะที่ในสถานการณ์อื่น ๆ พวกเขาใช้เงินที่พวกเขาไม่เคยได้รับสิทธิในการใช้ ทั้งสองวิธีเปิดประตูให้ทนายความเข้าสู่ปัญหาร้ายแรง

มีสามวิธีที่การยืมที่ไม่เหมาะสมจากบัญชีความน่าเชื่อถือเกิดขึ้น:

(ก) ทนายความรับเงินจากบัญชีความไว้วางใจก่อนที่จะได้รับ ปัญหานี้มักเกิดขึ้นเมื่อทนายความมีปัญหาเกี่ยวกับกระแสเงินสด ในสถานการณ์เช่นนี้ทนายความได้รับการดูแลรักษาที่เขามี (หวัง) ไว้ในบัญชีความเชื่อถือและทนายความจะมีสิทธิจ่ายเงินให้กับตัวเองเมื่องานเสร็จสิ้น

แต่ทนายความจะไม่ได้รับงานที่เสร็จสมบูรณ์ก่อนค่าใช้จ่ายบางอย่างที่จะต้องจ่าย - ค่าจ้างค่าเช่าสำนักงานค่าใช้จ่ายที่สูงขึ้นในกรณีค่าใช้จ่ายที่อาจเกิดขึ้น ฯลฯ ดังนั้นทนายความไปข้างหน้าและ ใช้เวลามากกว่าจากความไว้วางใจมากกว่าที่เขาหรือเธอมีสิทธิที่จะรับจากบัญชีความไว้วางใจ ณ จุดนั้นในกรณีดังกล่าว

(ข) ทนายความจะยืมเงินจากลูกค้าโดยมีเจตนาที่จะนำกลับ

เมื่อปัญหากระแสเงินสดลุกลามกลายเป็นปัญหาทางการเงินที่ร้ายแรงขึ้นและทนายความมีเงินเป็นจำนวนหลายพันดอลลาร์ในบัญชีลูกค้าที่อยู่ในบัญชีทรัสต์บางรายอาจยอมจำนนต่อการล่อลวงเพื่อยืมเงินจากบัญชีทรัสต์เพื่ออยู่ลอยตัว ทนายความอาจหาเหตุผลเข้าข้างตนเองด้วยการคิดว่าถ้าเขาไม่สามารถจ่ายค่าทำงานได้เขาก็ไม่สามารถอยู่ในธุรกิจได้และถ้าเขาไม่สามารถอยู่กับธุรกิจได้เขาก็ไม่สามารถดูแลลูกค้าได้ ดังนั้นเขาจึงใช้เงินเพียงเล็กน้อยจากบัญชีความน่าเชื่อถือเพียงเพื่อให้เขามากกว่าจนกว่ากระแสเงินสดของเขาจะดีขึ้น ทนายความอาจมีความตั้งใจที่จะเปลี่ยนกองทุนให้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ แต่สถานการณ์เช่นนี้มักเป็นก้อนหิมะและจบลงอย่างมากสำหรับทนายความเช่นเดียวกับลูกค้า (c) การขโมยบัญชีที่เชื่อถือได้

สถานการณ์นี้จริงๆไม่สามารถเรียกว่าการยืมและมันไม่ได้หมายถึงการหลอกลวงปั่นเป่าเกี่ยวกับ บริษัท ที่ปรึกษากฎหมาย ในสถานการณ์การโจรกรรมบัญชีความไว้วางใจในที่ทำงานทั้งทนายความหรือบุคคลที่สามารถเข้าถึงบัญชีความเชื่อถือได้ถึงจุดที่เกิดความโลภหรือความสิ้นคิดที่พวกเขาตัดสินใจที่จะใช้เงินที่ไม่ใช่ของพวกเขาทนายความที่มีปัญหาเรื่องการใช้สารเสพติดหรือการเสพยาเสพติดการพนันโดยเฉพาะอาจมีความเสี่ยงที่จะเกิดความผิดพลาดนี้ แต่ในบางครั้งก็เกิดขึ้นเนื่องจากสาเหตุที่ไม่ปรากฏชัดเจน หากทนายความกระทำโดยความผิดพลาดของบัญชีความไว้วางใจนี้ถือว่าเป็นบุคคลที่มีแนวโน้มที่จะจบอาชีพทางกฎหมายมากที่สุด แต่แม้จะมีการกระทำความผิดโดยคู่สมรสหรือผู้ทำบัญชี แต่ทนายความก็ยังคงเป็นทนายความในการเบิกจ่ายเงิน

2 เงินค่าคอมมิชชั่นกับเงินของลูกค้า

ข้อผิดพลาดที่สำคัญประการที่สองในการจัดการบัญชีความน่าเชื่อถือของทนายความเกี่ยวข้องกับการรวมเงินค่าทนายความกับเงินของลูกค้า นี้มักเกิดขึ้นจากการขาดความเข้าใจว่าบัญชีไว้วางใจควรจะทำงานอย่างไร

ลอร่าเอ. คอลโลเวย์ที่ปรึกษาด้านการจัดการกฎหมายที่ Alabama State Bar กล่าวว่า "ทนายความหลายคนไม่เข้าใจว่าอะไรและไม่ได้อยู่ในบัญชีความไว้วางใจบางคนเรียกใช้ทุกอย่างรวมถึงค่าธรรมเนียมที่ได้รับผ่านทาง บัญชีความไว้วางใจใช้เป็นสมุดรายวันทั่วไปสำหรับ บริษัท ของตนอื่น ๆ ใช้ 'ยึด' โดยไม่เข้าใจว่าอย่างน้อยในเขตอำนาจศาลบางอย่างเช่นแอละแบมาไม่มีสิ่งนั้นเป็นตัวยึดที่ไม่สามารถคืนเงินได้

ดังนั้นพวกเขาจึงไม่ อย่าวางเงินประกันการทำงานในอนาคตไว้ในความไว้ใจเท่าที่ควรโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าจำเป็นตอนนี้เพื่อให้แสงสว่างอยู่ "

ทนายความบางแห่งที่ร่วมกันทำเงินกับกองทุนลูกค้าประกอบด้วย:

(a) เช็คหนึ่งจุดสำหรับสองจุดประสงค์

ทนายความบอกลูกค้าว่าค่าธรรมเนียมทางกฎหมายจะเป็น $ 1, 000 และค่าธรรมเนียมการยื่นฟ้องของศาลจะเป็น $ 200 ดังนั้นลูกค้าเขียนทนายความตรวจสอบราคา $ 1, 200 ทนายความบางคนจะใส่เช็คทั้งหมดลงในบัญชีธุรกิจเพราะส่วนใหญ่ เงินไปกับทนายความต่อไป อย่างไรก็ตามกฎของสมาคมบาร์ต้องมีการตรวจสอบการเข้าสู่บัญชีความน่าเชื่อถือแม้ว่าทนายความจะได้รับค่าทนายความเต็มทันทีเนื่องจากส่วนค่าธรรมเนียมการจัดเก็บของเช็คนั้นต้องได้รับความไว้วางใจ (ข) กองทุนส่วนบุคคลที่เก็บไว้ในกองทุนทรัสต์ด้วยเงินของลูกค้า

สมาคมบาร์แห่งชาติบางแห่งไม่อนุญาตให้ทนายความมีเงินส่วนบุคคลในบัญชีทรัสต์ในขณะที่บางแห่งอนุญาตให้ทนายความเก็บเงินจำนวนเล็กน้อยไว้ในบัญชีเพื่อให้ครอบคลุมค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินการบัญชี (แม้ว่าการปฏิบัติที่แนะนำไว้คือต้องหักค่าธรรมเนียมบัญชีทรัสต์ทั้งหมด บัญชีธุรกิจ) แต่ไม่มีที่ไหนเลยที่จะได้รับอนุญาตให้ใช้บัญชีความน่าเชื่อถือเป็นบัญชีการดำเนินงานบัญชีออมทรัพย์หรือสถานที่ในการซ่อนสินทรัพย์ บางครั้งทนายความก็ไม่เข้าใจว่าพวกเขาไม่สามารถชำระค่าใช้จ่ายเช่นค่าใช้จ่ายสำนักงานค่าใช้จ่ายโดยตรงจากบัญชีทรัสต์แม้ว่าเช็คจะถูกตัดออกจากเงินที่ได้รับแล้ว อีกหลายครั้งที่ทนายใช้บัญชีที่เชื่อถือโดยเจตนาในทางที่ผิดเพื่อปกปิดทรัพย์สิน ตัวอย่างเช่น Calloway บอกว่าเธอได้เห็นทนายความนำเงินส่วนบุคคลเข้าบัญชีไว้วางใจเพื่อหลีกเลี่ยงการจัดเก็บ IRS สำหรับภาษีย้อนหลัง นี่เป็นการละเมิดหลักจริยธรรมอย่างเห็นได้ชัด

(c) ไม่ลบค่าธรรมเนียมหรือการชำระเงินคืนจากบัญชีทรัสต์

Calloway บอกว่าเธอได้เห็นทนายความบางคนที่ใช้บัญชีความน่าเชื่อถือของพวกเขาเป็นบัญชีออมทรัพย์วันฝนตกแทนที่จะลบค่าธรรมเนียมทั้งหมดออกหลังจากที่ได้รับแล้วทนายความจะชะลอการนำเงินออกจากบัญชีเพื่อลดความเสี่ยงในการใช้จ่าย Calloway กล่าวว่านี่เป็นทั้งการปฏิบัติทางธุรกิจที่ไม่ดีรวมถึงการละเมิดจริยธรรม ในขณะที่กองทุน IOLTA ของรัฐอาจได้รับประโยชน์จากรายได้ดอกเบี้ยเพิ่มเติมทนายความควรย้ายบัญชีดังกล่าวไปยังบัญชีการดำเนินธุรกิจหรือกองทุนสำรองเลี้ยงชีพบางประเภท 3 ไม่สามารถติดตามเงินลูกค้าได้อย่างถูกต้อง

วิธีที่สำคัญประการที่สามที่ทนายหมิ่นบัญชีไว้ใจของพวกเขาคือการไม่เก็บบันทึกรายละเอียดของธุรกรรมบัญชีความน่าเชื่อถือของลูกค้าแต่ละราย มีหลายวิธีที่ทนายความทำผิดนี้

(a) ไม่ได้วางชื่อไคลเอ็นต์ไว้ในการตรวจสอบบัญชีเชื่อถือ

ในขณะที่ทนายความส่วนใหญ่ดีเกี่ยวกับการเก็บสำเนาการตรวจสอบบัญชีเชื่อถือของตน แต่อย่าลืมจดชื่อหรือหมายเลขไฟล์ของลูกค้าในเช็คแต่ละครั้งเมื่อออก ในขณะที่อาจจำได้ง่ายว่าทำไมเช็คถูกเขียนขึ้นเมื่อเดือนที่แล้วอาจเป็นเรื่องยากที่จะจำได้ว่าเหตุใดจึงถูกเขียนขึ้นเป็นเวลาหนึ่งปีนับจากนี้ ทนายความที่คิดว่าจะไม่มีปัญหาในการหาสิ่งที่อยู่ในบัญชีความไว้วางใจของพวกเขาควรคำนึงถึงผลกระทบของเหตุการณ์ภัยพิบัติหรือภัยพิบัติทางธรรมชาติ แม้ว่าจะไม่เกิดขึ้นบ่อยครั้ง แต่บางครั้งสำนักงานกฎหมายและบันทึกทั้งหมดของพวกเขาก็ถูกทำลาย ไฟสามารถเผาไฟล์เหล่านั้นได้อย่างรวดเร็วและทำลายฮาร์ดไดรฟ์ของคอมพิวเตอร์ พายุเฮอร์ริเคนหรือพายุทอร์นาโดสามารถกระจายการเรียกเก็บเงินสำหรับไมล์ได้ สิ่งเหล่านี้เกิดขึ้นกับนักกฎหมาย หากทนายความต้องการสร้างบัญชีของบัญชี บริษัท ที่เชื่อถือโดยใช้ใบแจ้งยอดบัญชีธนาคารและสำเนาเช็คเก่าที่สั่งซื้อจากธนาคารงานจะเป็นไปไม่ได้เลยเว้นแต่การตรวจสอบดังกล่าวจะระบุว่ามีการใช้เงินในธุรกรรมใด

(ข) ไม่ได้เก็บรักษาบัญชีแยกประเภทไว้สำหรับลูกค้าแต่ละราย

บางครั้งทนายความคิดว่าพวกเขาสามารถติดตามความสมดุลของบัญชีลูกค้าทุกรายในหัวของพวกเขาได้ ในบางจุดพวกเขาไม่สามารถ และแม้ว่าจะสามารถทำได้สิ่งที่เกิดขึ้นกับบัญชีลูกค้าเหล่านั้นได้ก็ต่อเมื่อมีบางอย่างเกิดขึ้นกับทนายความ

Calloway อธิบายสถานการณ์ที่เธอได้พบกับทนายความที่เก็บรักษาบัญชีไว้ใจสองบัญชี เขาจะใช้บัญชีไว้วางใจหนึ่งบัญชีเป็นเวลาหนึ่งเดือนและเปลี่ยนไปใช้บัญชีความเชื่อถืออื่นในเดือนถัดไป ความเชื่อของเขาคือการปล่อยให้แต่ละบัญชีมียอดคงเหลือเป็นศูนย์ในช่วงเดือนที่มีการใช้งานเขาจะไม่ต้องเก็บรักษาบัญชีแยกประเภทของเงินแต่ละบัญชีไว้ในบัญชี เขาเข้าใจผิด กฎจริยธรรมต้องมีการเก็บรักษางบดุลไว้ที่ลูกค้าแต่ละรายเพื่อให้สามารถระบุกองทุนลูกค้าได้

เพื่อที่จะปฏิบัติตามข้อกำหนดของสมาคมบาร์โค้ดทนายความจะต้องเก็บรักษาบันทึกไว้ซึ่งแสดงให้เห็นว่าลูกค้าทุกรายมีความไว้วางใจในแต่ละช่วงเวลาเท่าใด เงินฝากและการเบิกจ่ายต้องได้รับการติดตามอย่างชัดเจนในบางวิธีซึ่งทำให้ง่ายต่อการพิจารณายอดคงเหลือของบัญชีความน่าเชื่อถือของลูกค้าแต่ละราย มิฉะนั้นก็จะง่ายสำหรับเงินของลูกค้ารายหนึ่งที่จะได้รับใช้ในกรณีของลูกค้าอื่น

(c) ไม่สมดุลยอดคงเหลือของลูกค้าแต่ละรายกับบัญชีโดยรวม

ทนายความควรไม่เพียง แต่ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบัญชีความเชื่อถือโดยรวมของพวกเขามีความสมดุลในช่วงสิ้นเดือนและไม่ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าบัญชีลูกค้าแต่ละบัญชีมีความสมดุล เปรียบเทียบทั้งสองเข้าด้วยกันและให้สมดุลกับแต่ละอื่น ๆ การเปรียบเทียบยอดคงเหลือโดยรวมบางครั้งจะแสดงข้อผิดพลาดทางบัญชีที่เกิดขึ้นในบัญชีบุคคลธรรมดาซึ่งอาจมีการตรวจสอบเช็คหรือเงินฝาก ขั้นตอนง่ายๆนี้บางครั้งจะจับข้อผิดพลาดที่อาจส่งผลต่อการตรวจสอบบัญชีความเชื่อถือที่เด้งกลับ การขอความช่วยเหลือ

ทนายความบางคนตระหนักถึงบัญชีความไว้วางใจของตนถูกเมา แต่ไม่ทราบวิธีแก้ปัญหา แนวทางหนึ่งคือการติดต่อที่ปรึกษาด้านการจัดการด้านกฎหมาย สมาคมบาร์หลายแห่งในรัฐมีคำแนะนำในการจัดการการปฏิบัติตามกฎหมายฟรีแก่สมาชิกสมาคมบาร์และที่ปรึกษาด้านการจัดการการปฏิบัติกฎหมายเอกชนจำนวนหนึ่งยังเสนอบริการด้วยค่าธรรมเนียม

นักกฎหมายบางคนอาจกลัวที่จะพูดคุยเกี่ยวกับสถานการณ์ความน่าเชื่อถือของตนกับทนายความใด ๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับทนายความที่ทำงานให้กับสมาคมบาร์แห่งชาติเนื่องจากจำเป็นต้องมีการรายงานเกี่ยวกับการละเมิดจริยธรรม อย่างไรก็ตามในหลายรัฐกฎของการประกอบวิชาชีพในขณะนี้โดยเฉพาะไม่รวมที่ปรึกษาด้านการจัดการการปฏิบัติตามกฎหมายของพวกเขาจากการรายงานปัญหาดังกล่าวต่อคณะกรรมการจรรยาบรรณของตน Nerino J. Petro ที่ปรึกษาการจัดการการปฏิบัติงานสำหรับโปรแกรมการให้ความช่วยเหลือด้านการจัดการสำนักงานกฎหมายของรัฐ Bar of Wisconsin กล่าวว่าในขณะที่กฎแตกต่างกันไปในแต่ละรัฐรัฐบางแห่งเช่นวิสคอนซินได้ใช้หลักเกณฑ์ในการให้ความลับแก่ทนายความที่ต้องการความช่วยเหลือจากแถบสถานะ โครงการให้ความช่วยเหลือด้านการจัดการสำนักงานกฎหมาย (LOMAP)

การจัดการบัญชีผู้ใช้อย่างถูกต้องอาจทำให้เกิดความลำบาก แต่การสูญเสียใบอนุญาตด้านกฎหมายมากกว่าการบันทึกข้อมูลที่ไม่สม่ำเสมอจะยิ่งแย่ลง ทนายความที่ประสบปัญหาในการจัดการบัญชีความเชื่อถือของตนควรรีบแก้ปัญหาโดยการขอความช่วยเหลือจากนักบัญชีที่มีคุณสมบัติหรือจากที่ปรึกษาด้านการจัดการด้านกฎหมาย