ทีละขั้นตอนการวางแผนการประชุม

การจัดประชุมจากพื้นดินต้องใช้ความรอบคอบและการรวบรวมข้อมูลเป็นอันมาก กระบวนการทั้งหมดอาจใช้เวลาสองปีขึ้นอยู่กับขนาดของกลุ่ม แต่ก็เป็นไปได้ที่จะเปิดการประชุมที่ประสบความสำเร็จในปีเดียวหากคุณสามารถตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว

ความเป็นจริงในการวางแผนการประชุมคือการที่คุณไม่มีประสบการณ์ใด ๆ คุณอาจจะเสียเวลาในการคิดถึงรายละเอียดเล็ก ๆ น้อย ๆ ในขณะที่มองเห็นประเด็นสำคัญที่สำคัญกว่า

เพื่อให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้นสำหรับผู้ที่เข้ามาครั้งแรกเราได้อธิบายขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในขณะที่ให้ลิงก์ไปยัง walkthroughs รายละเอียดเพิ่มเติมในแต่ละหัวข้อ ผลที่ได้คือคู่มือการวางแผนงานประชุมที่จะช่วยให้คุณเริ่มต้นด้วยแม่แบบที่มั่นคงในสถานที่

ขั้นตอนที่ 1: สร้างวิสัยทัศน์ของการประชุมของคุณ

ทุกเหตุการณ์เริ่มต้นด้วยวิสัยทัศน์ แต่คุณจะต้องเปลี่ยนวิสัยทัศน์เป็นคำพูดและตัวเลขเพื่อวัดค่าใช้จ่ายและวางแผนการตัดสินใจอย่างมีข้อมูล ขั้นแรกคุณต้องเริ่มต้นด้วยพื้นฐานเช่นใครเมื่อไหร่ที่ไหนและทำไม

อ่านเพิ่มเติม: การวางแผนกิจกรรม 101: ร่างข้อกำหนดสำคัญ

ขั้นตอนที่ 2: การสร้างแผนธุรกิจ

ถ้าการประชุมไม่ได้รับการสนับสนุนจากทุนหรือองค์กรคุณจะต้องระบุว่าเงินของคุณอยู่ที่ใด มาจากและสิ่งที่จะใช้สำหรับ ส่วนแรกของสมการนี้รายได้ควรจะคำนวณในช่วงเริ่มต้นของกระบวนการวางแผน

ตอนนี้เพื่อที่จะกำหนดราคาในการประชุมคุณจำเป็นต้องมีแนวคิดเกี่ยวกับสิ่งที่คุณวางแผนที่จะเสนอผู้เข้าร่วมประชุม กำหนดการเดินทางและรายการจากลำโพงของคุณจะเป็นปัจจัยในการขายสำหรับผู้ลงทะเบียนที่มีศักยภาพ

ขั้นตอนที่ 3: เปรียบเทียบสถานที่และบริการ

หลังจากที่คุณมีความคิดที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้นเกี่ยวกับการประชุมของคุณและจำนวนผู้ที่คุณต้องการเข้าร่วมแล้วคุณสามารถเริ่มซื้อสถานที่ที่เหมาะสมได้

โปรดจำไว้ว่าการเลือกสถานที่ของคุณจะเป็นตัวกำหนดค่าอาหารและค่าใช้จ่ายด้านเสียง / ภาพ เนื่องจากส่วนใหญ่ศูนย์การประชุมและโรงแรมที่จัดงานต้องการให้คุณใช้บริการภายในโรงแรมสำหรับกิจกรรมใด ๆ ในสถานที่

การประชุมส่วนใหญ่จะต้องจัดให้มีที่พักค้างคืนสำหรับผู้ที่เดินทางมาจากนอกภูมิภาค ความจำเป็นนี้จะสร้างข้อควรพิจารณาอีกอย่างหนึ่งเพื่อพิจารณาปัจจัยในการตัดสินใจสถานที่ของคุณ

อ่านเพิ่มเติม:

• การประเมินสถานที่แต่ละแห่ง
• 10 เคล็ดลับในการว่าจ้าง Caterer

ขั้นตอนที่ 4: การสรรหาและจัดการผู้ลงทะเบียน

แม้การประชุมที่ได้รับความนิยมมากที่สุด ในบ้าน. การเข้าร่วมเป็นปัจจัยหนึ่งที่สำคัญที่สุดในความสำเร็จของงานของคุณ ตัวเลขการเข้างานที่ดีช่วยสร้างรายได้และโอกาสในการให้การสนับสนุน ยิ่งคนที่คุณลงทะเบียนมากเท่าใดก็จะสร้างความต้องการในการโฆษณาและการมีส่วนร่วมมากยิ่งขึ้นเรื่องยาวสั้นถ้าคุณสามารถวาดฝูงชนแล้วทุกอย่างอื่นจะตกอยู่ในสถานที่ง่ายมาก

การจัดการการจดทะเบียนกลายเป็นเรื่องยากขึ้นเนื่องจากกิจกรรมของคุณมีขนาดใหญ่ขึ้น นี่คือที่ที่ระบบการลงทะเบียนออนไลน์สามารถช่วยคุณติดตามหมายเลขการชำระเงินและจัดการข้อมูลได้

วิธีการลงทะเบียนเหตุการณ์ออนไลน์

• 6 วิธีต้นทุนต่ำในการทำตลาดการประชุมออนไลน์ของคุณ
• ขั้นตอนที่ 5: การวางแผนเกี่ยวกับรายละเอียดในไซต์

หลังจากจัดการและใช้องค์ประกอบทางธุรกิจแล้ว ของการประชุมคุณสามารถเริ่มคิดเกี่ยวกับรายละเอียดในสถานที่ ซึ่งรวมถึงผู้เข้าร่วมประชุมจะนำทางการประชุมรูปแบบทั่วไปของแต่ละห้องและการกระจายอาหารและเครื่องดื่ม นี่เป็นส่วนหนึ่งของการวางแผนการประชุมที่คนส่วนใหญ่เชื่อมโยงกับการวางแผนงาน วิธีที่ดีที่สุดในการประสานงานรายละเอียดทั้งหมดคือการเดินผ่านเส้นทางของคุณในฐานะแขกของคุณ ดูว่าพวกเขาจะคิดและทำอะไรในแต่ละวันในการแก้ปัญหาก่อนที่จะเกิดขึ้น

ความคิดสำหรับตารางการลงทะเบียนที่มีประสิทธิภาพ

กลยุทธ์การลงชื่อเข้าใช้เพื่อจัดการการประชุมการไหล

• ขั้นตอนที่ 6: เคล็ดลับการจัดการงานนิทรรศการ
• การประชุมมักมีพื้นที่แสดงนิทรรศการ หรือชั้นการชุมนุมที่ผู้สนับสนุนและผู้ขายให้เช่าพื้นที่เพื่อโปรโมตผลิตภัณฑ์ของตน
• นี่อาจเป็นโอกาสที่ร่ำรวยมากสำหรับการประชุมของคุณหากคุณจัดระเบียบทุกอย่างให้ดี โปรดจำไว้ว่าพื้นที่จัดแสดงนิทรรศการจะต้องมีความมุ่งมั่นอย่างมากทั้งเวลาและทรัพยากรเพื่อให้แน่ใจว่าคุณพร้อมที่จะจัดการกับความต้องการของผู้ขายหลายรายก่อนที่คุณจะกระทำในรูปแบบนี้

อ่านเพิ่มเติม:

รายได้และค่าใช้จ่ายในรูปแบบธุรกิจการค้า