สับสนโดย Cloud? เคล็ดลับในการเลือกผู้ให้บริการ

แม้กระทั่งนักกฎหมายที่มีความรู้ความเข้าใจทางด้านคอมพิวเตอร์ที่ต้องการหลีกเลี่ยงการพึ่งพาเซิร์ฟเวอร์ที่ทำงานในสำนักงานเพื่อให้สามารถเก็บรักษาข้อมูล "ในพื้นที่อีเทอร์" ได้อย่างง่ายดายความพยายามในความเชื่อมั่นจะกลายเป็นเรื่องล้นหลามจากความหลากหลายของบริการจัดเก็บข้อมูลระบบคลาวด์ที่เข้าถึงได้ในปัจจุบัน ขณะที่พวกเขาคลายสายสุดท้ายใด ๆ ก็ตามไปยังเดสก์ท็อปหรือแม้กระทั่งคอมพิวเตอร์แล็ปท็อปนักกฎหมายก็ต้องเผชิญกับตัวเลือกสำหรับการจัดเก็บแบบ Cloud-Based เท่าที่บางส่วนของเราล่อลวงเพื่อเลือกผู้ให้บริการรายแรกที่สัญญาว่าจะทำให้การทำงานและทำให้ปลอดภัยคนอื่นอาจต้องการวิธีการที่ละเอียดมากขึ้นก่อนที่จะยอมจำนนข้อมูลของพวกเขาไปยังคอมพิวเตอร์ที่ดีในท้องฟ้า

ผู้เขียนคนนี้ได้พูดคุยกับผู้ก่อตั้งและซีอีโอ Joe Cole เกี่ยวกับ Legal Workspace ด้านดัลลัสเกี่ยวกับวิธีการที่ทนายความและคนอื่น ๆ ในสาขากฎหมายอาจเปลี่ยนจากเซิร์ฟเวอร์ไปเป็นเมฆและสิ่งที่พวกเขาอาจมองหาในการทำเช่นนั้น การสนทนาของเรามีดังนี้

Lori Tripoli: ทนายความยังคงมีการเก็บเอกสารไว้ในเมฆหรือยัง?

Joe Kelly: มีนิดหน่อย แต่มีทนายความรุ่นใหม่ที่ชื่นชมไม่ได้ถูกผูกติดอยู่กับเซิร์ฟเวอร์ในออฟฟิศของตนเพื่อให้พวกเขาสามารถทำงานได้อย่างปลอดภัยทุกที่ holdouts บางคนคิดว่าข้อมูลมีความปลอดภัยในสำนักงานหรือในห้องเซิร์ฟเวอร์ของพวกเขา แต่ในความเป็นจริงก็คือถ้าพวกเขาเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ตข้อมูลของพวกเขาปลอดภัยมากขึ้นกับใครบางคนเช่นเรากับไฟร์วอลล์การสำรองไฟสำรองระบบตรวจจับและป้องกันการบุกรุก และสิ่งเหล่านี้ทั้งหมดที่มาพร้อมกับศูนย์ข้อมูล

LT: นักกฎหมายมีแนวโน้มที่จะตัดสินใจว่าจะใช้ บริษัท จัดเก็บข้อมูลระบบคลาวด์แบบไหน? มีปัจจัยอื่น ๆ นอกเหนือจากราคาความสะดวกในการใช้งานและความปลอดภัยหรือไม่?

Joe Kelly: มีผู้เลือกชั้นประถมศึกษาจำนวนมากที่สามารถทำได้ดี แต่ไม่ได้นำเสนอแอพพลิเคชันและบริการเฉพาะสำหรับทนายความ ในกรณีที่เราแตกต่างกันจริงๆเราจ้างผู้สนับสนุนที่ทำงานให้กับ บริษัท กฎหมายและเราได้รับการรับรองสำหรับแอปทั้งหมดที่เราสนับสนุนซึ่งเป็นประโยชน์สำหรับปัญหาการย้ายถิ่นหรือการส่งออก

อะไรทำให้ผลิตภัณฑ์ของ บริษัท คุณดีกว่าพูด Dropbox?

Joe Kelly: Dropbox เป็นเพียงการจัดเก็บไฟล์โดยไม่มีฟังก์ชันและการป้องกันมากมายที่ บริษัท กฎหมายส่วนใหญ่เห็นว่าจำเป็น ตัวอย่างเช่นบันทึกที่จัดเก็บด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์บางอย่างได้รับการคุ้มครองภายใต้ พ.ร.บ. ความสามารถในการพกพาและความรับผิดชอบด้านสุขภาพ (Health Insurance Portability and Accountability Act หรือ HIPAA) กำหนดให้หน่วยงานที่ได้รับการคุ้มครองเช่นแพทย์และผู้ให้บริการประกันรักษามาตรฐานความปลอดภัยที่เข้มงวดสำหรับข้อมูลที่เป็นความลับ หาก บริษัท กฎหมายทำงานกับนิติบุคคลที่ได้รับการคุ้มครองก็อาจต้องเป็นไปตามข้อกำหนดของ HIPAA เช่นกัน เรามีผลิตภัณฑ์ที่สอดคล้องตามมาตรฐาน HIPAA ที่ตรงตามมาตรฐานดังกล่าวซึ่งโซลูชันที่ไม่ได้ใช้งานจริงอาจไม่สามารถนำเสนอได้

คุณมีข้อเสนอแนะทางเทคนิคประเภทใดบ้าง?

Joe Kelly: เราให้การสนับสนุนไม่ จำกัด จาก 8 ก. ม. ถึง 5 หน้า ม. ในโซนเวลาของลูกค้าของเราดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องซื้อช่วงเวลาสำหรับบริการด้านเทคนิค เรามีบริการตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน แต่มีค่าธรรมเนียมสำหรับการสนับสนุนทางเทคนิคนอกเวลาที่กำหนด

คุณให้การฝึกอบรมหรือไม่?

Joe Kelly: เราสามารถจัดหาการปรับแต่งและการฝึกอบรมให้กับลูกค้าของเราได้โดยมีค่าใช้จ่ายเพียงเล็กน้อยสำหรับเวลาและวัสดุใด ๆ

จะเกิดอะไรขึ้นกับข้อมูลในระบบคลาวด์หาก บริษัท กฎหมายเลิกกิจการ?

Joe Kelly: ถ้านักกฎหมายกำลังเลิกจ้างเพื่อเริ่มต้น บริษัท ใหม่และไม่ต้องการสร้างรายได้มหาศาลพวกเขาสามารถติดต่อเราเพื่อให้แน่ใจว่าเราได้จัดตั้งขึ้นเพื่อช่วยเหลือพวกเขาและเราทำงาน กับทุกฝ่ายเพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลที่ถูกต้องกำลังถูกโยกย้ายไปยัง บริษัท ใหม่

กระบวนการดังกล่าวมักใช้เวลาน้อยกว่าหนึ่งสัปดาห์ สิ่งหนึ่งที่ต้องพิจารณาคือ บริษัท ใดจะรักษาชื่อโดเมนของ บริษัท เก่าและส่งต่ออีเมลใด ๆ ที่อาจเข้ามาได้

คุณรู้ได้อย่างไรว่าคุณถูกแฮ็กหรือไม่?

Joe Kelly: บรรทัดแรกของการป้องกันคือไฟร์วอลล์และระบบป้องกันการตรวจจับการบุกรุก (IDPS) นอกจากนี้เราบันทึกการเข้าถึงไฟล์และโฟลเดอร์ทั้งหมดของผู้ใช้ ผู้ดูแลระบบรักษาความปลอดภัยของเรามักเจอบันทึกและมองหารูปแบบแปลก ๆ เช่นถ้าผู้ใช้พยายามเข้าถึงไฟล์ขนาดใหญ่ของ บริษัท เราอยู่หน้าปัญหาใด ๆ กับ IDPS ของเรา IDPS จะบล็อกที่อยู่ IP (Internt Protocol) โดยอัตโนมัติหากมีการตรวจจับการรับส่งข้อมูลแปลก ๆ เราตรวจสอบทั้ง IDPS และบันทึกความปลอดภัย

หากลูกค้ายกเลิกข้อตกลงข้อมูลของเขาจะถูกทำลายหรือไม่?

Joe Kelly: เราจะส่งสำเนาข้อมูลทั้งหมดกลับไปยังลูกค้าในรูปแบบที่เข้ารหัส

เราเก็บข้อมูลเป็นเวลา 14 วันเท่านั้น ถ้าเราเคยใช้เซิร์ฟเวอร์ออกไปจากค่าคอมมิชชั่นเราจะใช้ซอฟต์แวร์ระดับภาควิชา Defense 7 เพื่อลบไดรฟ์เหล่านี้อย่างสมบูรณ์เพื่อไม่ให้มีการรั่วไหลของข้อมูล

คุณมีส่วนร่วมในธุรกิจนี้อย่างไร?

Joe Kelly: ฉันศึกษาระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในโรงเรียนแล้วเริ่มให้บริการ Business Network Consulting ซึ่งเป็น บริษัท เทคโนโลยีสารสนเทศและบริการที่มีสำนักงานตั้งอยู่ในเมืองเดนเวอร์ บริษัท ดังกล่าวกลายเป็นผู้นำด้านการเอาท์ซอร์สและให้คำปรึกษาด้านเทคโนโลยีสารสนเทศสำหรับธุรกิจขนาดกลาง ในขณะที่เรายังคงขยายธุรกิจต่อไปเราก็ยังคงได้รับความสนใจจาก บริษัท กฎหมายเกี่ยวกับโซลูชันระบบคลาวด์และเพิ่มลูกค้าเป็นจำนวนมากรวมถึงวิวัฒนาการของอินเทอร์เน็ตความเร็วและเทคโนโลยีที่ปรับปรุงใหม่เราสามารถสร้างเทมเพลตและเสนอชุดแอพพลิเคชันที่สามารถสนับสนุนกฎหมายหลาย ๆ บริษัท