นานเท่าใด HR ต้องเก็บประวัติพนักงาน?

หนึ่งในสิ่งที่ยิ่งใหญ่เกี่ยวกับ Human Resources คือเรามีเอกสารหลายฉบับ ตันและตันและตัน ได้รับเป็นจำนวนมากเป็นอิเล็กทรอนิกส์วันนี้ แต่หลักการยังคง HR ไม่เก็บบันทึก และเราต้องเก็บบันทึกเหล่านั้นอยู่ แต่นานเท่าไร?

ต่อไปนี้เป็นหลักเกณฑ์สำหรับการเก็บบันทึกข้อมูลบุคคล โปรดจำไว้ว่ากฎหมายของรัฐอาจแตกต่างไปจากหลักเกณฑ์เหล่านี้ หากกฎหมายของรัฐและกฎหมายของรัฐบาลกลางขัดแย้งกันอยู่เสมอให้เก็บบันทึกตามความต้องการใด ๆ อีกต่อไป

ดีกว่าที่จะเก็บบางสิ่งไว้นานเกินกว่าไม่นาน

บันทึกการจ้างงาน: 1 ปี

คุณต้องบันทึกประวัติการทำงานการสัมภาษณ์โน้ตแอพพลิเคชันและประกาศรับสมัครงานตลอดจนบันทึกการค้นหาของคุณผ่านทางระบบติดตามผู้สมัครของคุณเป็นเวลาหนึ่งปีหลังจากตัดสินใจที่จะทำ เสนองาน ดังนั้นถ้าคุณสัมภาษณ์ผู้สมัครและกระบวนการทั้งหมดลากไปสามเดือนก็ไม่ได้จนกว่าการตัดสินใจจ้างขั้นสุดท้ายจะทำว่านาฬิกาเริ่มฟ้อง

ทำไมคุณต้องทำเช่นนี้? ถ้าใครเคยถามคำถามเกี่ยวกับการจ้างงานของคุณคุณจะต้องแสดงให้เห็นว่าคุณไม่ได้เลือกปฏิบัติอย่างผิดกฎหมายในรูปทรงหรือแบบฟอร์มใด ๆ กฎหมายเช่น American with Disabilities Act, Title VII และอื่น ๆ อีกมากมายกำหนดให้คุณต้องปฏิบัติตามข้อกำหนด การเก็บบันทึกเหล่านี้จะช่วยให้คุณทำเช่นนี้

บันทึกการทดสอบยา: 1 ปีหรือ 5 ปีสำหรับงานด้านการขนส่ง

หากคุณต้องการการทดสอบยาเสพติดก่อนการจ้างงานเป็นส่วนหนึ่งของบันทึกการจ้างงานและคุณควรเก็บสำเนาผลลัพธ์ไว้หนึ่งปี

หากคุณทำการทดสอบยาเสพติดเพิ่มเติมไม่ว่าจะเป็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในที่ทำงานหรือเป็นส่วนหนึ่งของการตรวจสอบแบบสุ่มคุณจำเป็นต้องรักษาบันทึกเหล่านี้เป็นเวลาหนึ่งปี อย่างไรก็ตามหากคุณอยู่ภายใต้ระเบียบการขนส่งแล้วระยะเวลาขั้นต่ำสำหรับบันทึกการทดสอบยาเสพติดคือ 5 ปี

เงินเดือน / เวลาอื่น ๆ : 3 ปีขั้นต่ำ 5 ปีหลังจากการบอกเลิกข้อเสนอแนะ

กฎหมายกำหนดว่าคุณต้องรักษาบันทึกไว้เป็นเวลา 3 ปี แต่คดีล่าสุดหมายความว่าคุณควรจะเก็บรักษาไว้นานกว่าปกติ

คุณต้องการเก็บรักษาบันทึกจำนวนเงินที่พนักงานแต่ละคนได้รับชำระและจำนวนชั่วโมงที่พวกเขาทำงานตลอดระยะเวลาการดำรงตำแหน่งทั้งหมดที่ บริษัท ของคุณ จดบันทึกไว้อย่างน้อยห้าปีหลังจากที่พนักงานลาออกไม่ว่าจะด้วยเหตุผลก็ตาม

สำหรับพนักงานที่ได้รับการยกเว้นแน่นอนคุณไม่จำเป็นต้องรักษาบันทึกเวลาเนื่องจากการจ่ายเงินเหมือนกันโดยไม่คำนึงถึงจำนวนชั่วโมงที่ทำงาน อย่างไรก็ตามหากคุณเคยระบุว่าเป็นพนักงานที่ไม่ได้รับการยกเว้นในกรณีที่ควรได้รับการยกเว้นไม่ว่าจะเป็นเวลาทำงานเหล่านี้จะช่วยให้คุณสามารถจ่ายเงินค่าล่วงเวลาที่ค้างชำระได้

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณระบุว่า บริษัท คำนวณค่าใช้จ่ายอย่างไรตัวอย่างเช่นคุณต้องติดตามว่าเงินเดือนตรงเงินเดือนบวกค่าคอมมิชชั่นค่าล่วงเวลาค่าทำงานเป็นรายปีหรือค่าจ้างรายชั่วโมงตรง

คุณต้องทำเช่นนี้ไม่เพียง แต่สำหรับคำถามเกี่ยวกับการจ่ายเงินและภาษี แต่การตัดสินใจอื่น ๆ จะขึ้นอยู่กับจำนวนชั่วโมงที่ทำงาน ตัวอย่างเช่นการมีสิทธิ์เข้าร่วม FMLA ขึ้นอยู่กับจำนวนชั่วโมงที่ทำงานในหนึ่งปี หากคุณมีพนักงานที่ได้รับการยกเว้นบางส่วนคุณอาจต้องพิจารณากำหนดเวลาในการบันทึกเพื่อกำหนดสิทธิ์ FMLA นอกจากนี้คุณยังต้องสามารถพิสูจน์ได้ว่าคุณได้จ่ายเงินให้กับคนทำงานตลอดทั้งชั่วโมงที่ทำงาน

แบบฟอร์ม I-9: 3 ปีหลังจากการเช่า 1 ปีหลังจากการสิ้นสุดลงแล้วแต่ระยะใดจะถึงภายหลัง

เก็บรักษาฟอร์ม I-9 ของพนักงานเก็บไว้แยกต่างหากจากประวัติการทำงานของพนักงานเป็นเวลาสามปีหลังจากที่คุณจ้างพนักงานและหนึ่งปีหลังจากเลิกจ้างแล้วแต่เวลาใดจะถึงภายหลัง

ข้อมูลด้านสวัสดิการด้านสุขภาพ / บำเหน็จบำนาญ: 6 ปี

คุณจำเป็นต้องเก็บบันทึกแผนงานทั้งหมดของคุณไว้อย่างน้อย 6 ปี ศาลได้ตัดสินว่าหากพนักงานฟ้องร้องคุณว่าเขาสมควรได้รับเงินบำนาญที่สูงขึ้นตัวอย่างเช่นความรับผิดชอบของนายจ้างในการพิสูจน์ว่าพวกเขาไม่ได้เป็นหนี้มากขึ้นไม่ใช่หน้าที่ของพนักงานที่จะต้องพิสูจน์ว่าพวกเขาทำ เก็บทุกคำอธิบายแผนรายละเอียดเหล่านั้น

หากคุณมีพนักงานเก่าที่มีสิทธิ์ได้รับ COBRA โดยการขยายผลประโยชน์ด้านสุขภาพของพวกเขาคุณควรเก็บบันทึกเหล่านี้ไว้เป็นเวลาหกปีเพื่อความปลอดภัย กฎหมายไม่ได้ระบุถึงการเก็บรักษา แต่เนื่องจากกฎหมายนี้อาจใช้บังคับภายใต้พระราชบัญญัติการรักษาความปลอดภัยสำหรับรายได้สำหรับเกษียณอายุของพนักงาน (ERISA) กฎหมายฉบับนี้ต้องมีการเก็บรักษาไว้เป็นเวลาหกปี เพื่อความปลอดภัยอย่าโยนข้อความเหล่านั้นออก

ประวัติ FMLA: 3 ปี

เมื่อพนักงานร้องขอ FMLA คุณจำเป็นต้องเก็บรักษาเส้นทางกระดาษไว้แม้ว่าคุณจะปฏิเสธการลาออกก็ตาม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ติดตามลางานของพนักงานแต่ละคน - เมื่อเริ่มและใช้เวลาเท่าไร หากพนักงานมี FMLA เป็นพัก ๆ ให้ตรวจสอบว่าคุณได้ติดตามการออกจากงานทุกครั้งและระบุจำนวนชั่วโมงที่ใช้ วันที่และจำนวนชั่วโมงควรได้รับการบันทึกไว้ โปรดจำไว้ว่าการลางานไม่ต่อเนื่องสามารถใช้งานได้ภายในสองสามชั่วโมงในหนึ่งวันหรือสองสามวันในหนึ่งสัปดาห์ บันทึกเอกสารทั้งหมดและเก็บบันทึกเหล่านั้นไว้

โปรดจำไว้ว่านี่ไม่ใช่รายการที่ครอบคลุมและใช้เฉพาะกับกฎเกณฑ์ของรัฐบาลกลางเท่านั้น คุณอาจต้องปฏิบัติตามกฎหมายว่าด้วยการเก็บรักษาบันทึกเพิ่มเติมเช่นหากคุณเป็นผู้รับเหมาของรัฐบาลกลางหรือรัฐของคุณมีมาตรฐานแตกต่างกัน เมื่อสงสัยอย่าโยนทิ้ง

คุณสามารถเข้าถึงแหล่งข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการบันทึกและการรายงานที่จำเป็นได้ที่สมาคมการจัดการทรัพยากรมนุษย์ (SHRM)

คำชี้แจง: โปรดทราบว่าข้อมูลที่ให้ไว้ในขณะที่มีสิทธิ์ไม่ได้รับประกันความถูกต้องและถูกต้องตามกฎหมาย เว็บไซต์นี้อ่านโดยผู้ชมและกฎหมายการจ้างงานทั่วโลกและข้อบังคับแตกต่างกันไปในแต่ละรัฐและแต่ละประเทศ โปรดขอความช่วยเหลือด้านกฎหมายหรือความช่วยเหลือจากรัฐบาลรัฐสหพันธรัฐหรือประเทศต่างๆเพื่อให้การตีความทางกฎหมายและการตัดสินใจของคุณถูกต้องสำหรับสถานที่ของคุณข้อมูลนี้เป็นคำแนะนำความคิดและความช่วยเหลือ