การจัดการกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ยากลำบาก (ตอนที่ 2)

นี่คือตอนที่ 2 ของการสัมภาษณ์ของฉันกับศาสตราจารย์ David Bryde จากศูนย์ Peter Jost Enterprise ที่ Liverpool John Moores University ในสหราชอาณาจักรซึ่งเขาเป็นศาสตราจารย์ด้านการบริหารโครงการ เขายังเป็นผู้ร่วมเขียนหนังสือเล่มใหม่ที่ตีพิมพ์โดยโกเวอร์ซึ่งเรียกว่า คู่มือปฏิบัติเพื่อการติดต่อกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ยากลำบาก

อ่านตอนที่ 1 ของการสัมภาษณ์กับ David

สวัสดีเดวิด วันนี้ผมอยากจะขอคำแนะนำจากผู้จัดการโครงการที่พยายามจะให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเปลี่ยนทัศนคติ สิ่งที่คุณจะแนะนำ?

นี่เป็นเรื่องยาก ขณะที่เราตั้งค่าไว้ในหนังสือเล่มนี้มักจะเปลี่ยนพฤติกรรมได้ง่ายกว่าทัศนคติ เพื่อที่จะเปลี่ยนทัศนคติของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคุณมักจะต้องถ่ายทอดข้อมูลให้กับพวกเขาในรูปแบบที่พวกเขาจะเปลี่ยนมุมมองของพวกเขาในหัวข้อหรือประเด็นที่เฉพาะเจาะจง

เคล็ดลับของฉันคือการคิดอย่างรอบคอบเกี่ยวกับวิธีการที่ดีที่สุดในการทำมัน วางแผนมัน มุ่งเน้นไปที่การทำให้แน่ใจว่าคุณทำในทางที่น่าเชื่อถือ - การมีความน่าเชื่อถือในสถานการณ์เหล่านี้เป็นสิ่งสำคัญอย่างอื่นผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะไม่ฟังสิ่งที่คุณพูด (ไม่ว่าคุณจะทำแบบเห็นหน้ากันโดยทางอีเมลในรายงาน) .

ตกลงขอบคุณค่ะ บางครั้งคนยากเพียงเพราะเบื่อกับการทำงานของพวกเขา ผู้จัดการโครงการสามารถจัดการกับเรื่องนี้ได้อย่างไร?

นี่คือบางสิ่งบางอย่างที่เราครอบคลุมในรายละเอียดบางอย่างในหนังสือ มีสาเหตุหลายประการของทีมที่เบื่อหน่าย: ประการแรกโครงการนี้ไม่มีใครขัดขวางและประการที่สองโครงการนี้ไม่น่าสนใจทางเทคนิค

คุณสามารถจัดการกับสาเหตุแรก ๆ ในรูปแบบดังต่อไปนี้

พยายามที่จะสร้างความกระตือรือร้นบางอย่างเกี่ยวกับโครงการจากการกระทำและพฤติกรรมของคุณเองและนำผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ ที่กระตือรือร้นอย่างแท้จริงมาแบ่งปันความกระตือรือร้นเป็นโรคติดเชื้อ

• สร้างความท้าทายสำหรับสมาชิกในทีมโครงการโดยอาจเปลี่ยนขอบเขตบทบาทหรือวิธีการจัดส่ง - แม้ว่าจะต้องทำด้วยความระมัดระวังเพื่อหลีกเลี่ยงการสร้างความรบกวนที่อาจเป็นอันตราย
• ใช้เวลามากขึ้นในการจัดการคน - การฟังและการเอาใจใส่กับทีมของคุณ
• สร้างความรู้สึกสนุกสนาน (กิจกรรมอาหาร ฯลฯ ) เพื่อให้เกิดการรบกวนที่น่ายินดี
• สาเหตุประการที่สองหาวิธีที่การเรียนรู้บางอย่างอาจเกิดขึ้นอาจใช้ประโยชน์จากเครื่องมือและเทคนิคใหม่ ๆ หรือใช้เวลาในการขายผลประโยชน์ของการติดกับเทคนิคปัจจุบันแม้ว่าจะหมายถึงโซลูชันที่ไม่น่าสนใจทางเทคนิค

ขวา คุณยังพูดถึงในหนังสือเกี่ยวกับพนักงานเฝ้าประตู พนักงานเฝ้าประตูคืออะไรและผู้จัดการโครงการสามารถทำงานร่วมกับพวกเขาได้ดีที่สุด?

บ่อยครั้งที่เราต้องการให้ "เปิดประตู" เพื่อให้โครงการของเราดำเนินการตามที่ต้องการ คนที่เปิดประตูเหล่านี้คือ Gatekeepers
มีหลายสถานการณ์ที่เราต้องการความช่วยเหลือจากพนักงานรักษาความปลอดภัยอาจจำเป็นต้องให้เราอนุมัติให้ดำเนินการต่อในขั้นตอนต่อไปหรือเราต้องการให้เราเข้าถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอีกกลุ่มหนึ่ง อี (ในกรณีหลังเป็นตัวอย่างที่คลาสสิกของ Gatekeeper ที่มีประสิทธิภาพในองค์กรแบบลำดับชั้นที่มีขนาดใหญ่คือ PA ของ CEO)

ขณะที่พวกเขามีอำนาจมากการปิดกั้น Gatekeepers ที่ปฏิเสธที่จะเปิดประตูอาจขัดขวางโครงการได้อย่างจริงจัง

ผู้รักษาประตูมักจะถูกปลดออกจากโครงการและไม่สนใจ พวกเขาอาจจะคิดเกี่ยวกับความเสี่ยงกับรางวัลของการเปิดประตูสู่โครงการของคุณ จะเกิดอะไรขึ้นถ้าสิ่งที่ผิดพลาดกับโครงการในภายหลังจะมีโทษบางอย่างที่แนบมากับการตัดสินใจของพวกเขา? หรือบางทีอาจเป็นแค่มนุษย์ อี อย่างไม่ปราณีที่ไม่ยอมเปิดประตูด้วยเหตุผลที่ไม่ดี

วิธีที่ดีที่สุดในการทำงานร่วมกับ Gatekeepers ก็คือการไม่ประมาทพลังของพวกเขา (และแม้ว่าจะไม่สามารถใช้อำนาจในโครงการของคุณได้ในอนาคต) และด้วยเหตุนี้จึงควรให้ความสำคัญกับเรื่องนี้อย่างจริงจัง พยายามทำให้พวกเขาอยู่ข้างใน เอาใจใส่กับพวกเขา พูดคุยกับพวกเขาขอให้พวกเขาเปิดประตูและให้พวกเขาเข้าใจว่าคุณชื่นชมสิ่งที่พวกเขากำลังทำอยู่และในบางกรณีพวกเขาอาจจะพึ่งตัวเองเพื่อช่วยโครงการของคุณ

เคล็ดลับยอดเยี่ยม! ขอบคุณเดวิด

อ่านบทสัมภาษณ์กับผู้เขียนร่วมของดาวิด, Roger Joby