ใครจะรู้ว่าคำสั่งซื้ออาหารและเครื่องดื่มต้องใช้คณิตศาสตร์มาก? ถ้าคุณยังใหม่กับการวางแผนงานการรับรู้นี้อาจทำให้คุณประหลาดใจ แต่ความจริงก็คือโลกอาหารเป็นแบบขับเคลื่อนด้วยตัวเลข จำนวนผู้เข้าชมจำนวนส่วนและวันที่ส่งมอบปัจจัยทั้งหมดในการทำกำไรของบริการอาหารและแม้กระทั่งการเปลี่ยนแปลงจำนวนเล็กน้อยอาจสร้างความแตกต่างอย่างมากเมื่อกล่าวถึงการให้บริการอาหารค่ำแก่ผู้เข้าร่วมนับร้อย
ด้วยเหตุนี้นักวางแผนการประชุมต้องเข้าใจตัวเลขการจัดเลี้ยงอย่างเพียงพอเพื่อให้แน่ใจว่าคุณภาพอาหารและหลีกเลี่ยงค่าปรับ ด้านล่างเป็นตัวเลขที่โดดเด่นและเป็นคำที่คุ้นเคย
จำนวนผู้เข้าชมโดยประมาณ
นี่คือจำนวนผู้เข้าพักที่คุณเริ่มต้นสร้างการคาดการณ์เหตุการณ์รอบ ๆ ตัว ไม่มีข้อผูกมัดที่แท้จริงกับการนับโดยประมาณเนื่องจากเป็น "หมายเลขทำงาน" ที่ใช้ในการประมาณการค่าใช้จ่ายและความต้องการของพนักงาน
จำนวนที่คาดว่าจะได้รับ
การคาดการณ์ที่คาดไว้จะได้รับล่วงหน้า 2 หรือ 3 สัปดาห์ก่อนกิจกรรม เป็นการนับที่ถูกต้องมากขึ้นของผู้เข้าร่วมที่คาดว่าจะได้รับและจะผูกติดกับการนับขั้นสุดท้าย การดำเนินการจัดเลี้ยงทุกประเภทมีนโยบายของตัวเองสำหรับการนับที่คาดหวัง แต่โดยทั่วไปแล้วไม่ควรเบี่ยงเบนความสนใจไปกว่า 15% ของจำนวนที่ต้องการ
จำนวนครั้งสุดท้าย / จำนวนที่ต้องชำระ
นี่คือจำนวนมื้ออาหารที่คุณจะจ่ายและยังหมายถึงจำนวนตำแหน่งที่ทีมจัดเลี้ยงจะตั้งอยู่ภายในห้อง
การเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่เกิดขึ้นกับหมายเลขนี้หลังจากวันที่ครบกำหนดอาจต้องเสียค่าปรับหรือค่าปรับล่าช้า ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่นักวางแผนกำหนดวันที่ RSVP ที่ตกก่อนกำหนดเวลาการรับประกัน
เปอร์เซ็นต์การตก
มีมุมสองมุมที่จะลดเปอร์เซ็นต์ อันดับแรกคำนวณโดยการจัดอาหารเพื่อดูจำนวนการนับสุดท้ายของคุณที่ลดลงจากจำนวนที่คาดหมาย
ถ้าเปอร์เซ็นต์ใหญ่เกินไป (เกินกว่า 20%) อาจมีการออกค่าปรับเพื่อให้ครอบคลุมค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวกับใบสั่งพนักงานและใบสั่งซื้อ นักวางแผนใช้เปอร์เซ็นต์ที่ลดลงเพื่อประมาณจำนวน "ไม่มีการแสดง" ที่คาดหวัง อัตราการลดลง 2% เป็นค่าเฉลี่ยสำหรับกิจกรรมที่ต้องเสียค่าใช้จ่ายหรือบัตรโดยสาร ค่าเฉลี่ยที่สามารถปีนขึ้นไปสูงกว่า 5% สำหรับกิจกรรมที่ไม่เสียค่าใช้จ่าย ตามที่คุณสามารถจินตนาการผู้เข้าร่วมประชุมมีแนวโน้มที่จะแสดงว่าพวกเขามีเงินลงทุนในเหตุการณ์มากขึ้น
บัตรรับประทานอาหาร
นักวางแผนบางรายเสนออาหารเสริมอย่างน้อยหนึ่งมื้อในมื้ออาหารอย่างเป็นทางการและนี่เป็นอีกความต้องการในการคำนวณ โรงแรมและศูนย์จัดเลี้ยงไม่ต้องการที่จะคาดเดาว่าผู้เข้าร่วมประชุมจะเลือกสเต็คหรือไก่กี่รายดังนั้นจึงเป็นไปได้สำหรับนักวางแผนเพื่อให้ได้จำนวนที่ถูกต้องของแต่ละทางเลือกผ่านระบบ RSVP ในวันงานผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละคนควรได้รับบัตรอาหารสีที่พวกเขาสามารถวางไว้บนโต๊ะเพื่อให้เซิร์ฟเวอร์ทราบโดยอัตโนมัติว่าพวกเขาสั่งอาหารจานใด
ตั๋วดื่ม
นักวางแผนงานสามารถใช้บัตรดื่มเพื่อควบคุมค่าใช้จ่ายในการเปิดบาร์ได้นี้สามารถทำได้โดยการให้แขกแต่ละคนหรือสองเครื่องดื่มที่ลงทะเบียน บาร์เทนเดอร์จะรับตั๋วเพื่อแลกกับเครื่องดื่มและผู้ที่เลือกดื่มเกินกว่าค่าตั๋วของพวกเขาสามารถจ่ายเงินสดได้ สิ่งหนึ่งที่ควรทราบเกี่ยวกับเครื่องดื่มคือสถานที่จะเรียกเก็บเครื่องดื่มราคาสูงสุดต่อตั๋ว
ด้วยเหตุผลนี้คุณควรใช้ระบบนี้กับเบียร์และไวน์หรือบาร์เฮ้าส์เนื่องจากการเลือกจะมีราคาใกล้เคียงกันมากขึ้น
การทำงานร่วมกับระบบ
ในท้ายที่สุดก็ขึ้นอยู่กับผู้จัดกิจกรรมเพื่อให้การนับที่ถูกต้องกับแผนกจัดเลี้ยง ผู้วางแผนที่ละเลยนโยบายและกำหนดเวลาที่ออกโดยผู้ให้บริการของพวกเขาสามารถท้ายจ่ายมากกว่าที่ควรในรูปแบบของบทลงโทษและค่าธรรมเนียมอื่น ๆ วิธีที่ดีที่สุดในการหลีกเลี่ยงปัญหานี้คือการอ่านนโยบายการจัดเลี้ยงก่อนที่จะวางแผนกิจกรรม หลังจากกฎง่ายๆข้อนี้จะช่วยให้คุณเลือกวันที่และค่าใช้จ่ายที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการส่งผ่านไปยังผู้เข้าร่วม