เรียนรู้เกี่ยวกับแผนการตรวจสอบบัญชีสำหรับการชดเชยพนักงาน

แผนรับผิดชอบคือการจัดเตรียมการชดเชยค่าชดเชยการทำงานของพนักงานหรือวิธีการชดเชยค่าใช้จ่ายสำหรับพนักงานที่เป็นไปตามระเบียบของ IRS

หากธุรกิจของคุณมีแผนรับผิดชอบการจ่ายเงินคืนบางส่วนของค่าใช้จ่ายทางธุรกิจจะไม่ต้องเสียภาษีแก่พนักงาน หากแผนชำระเงินคืนธุรกิจของคุณไม่สอดคล้องกับข้อกำหนดของกรมสรรพากรสำหรับแผนรับผิดชอบการชำระเงินคืนเหล่านี้จะต้องเสียภาษีแก่พนักงานและหักภาษีเงินได้ของรัฐบาลกลางและภาษีเงินเดือนจะต้องจ่ายให้กับการชำระเงินเหล่านี้

นอกจากนี้คุณในฐานะนายจ้างต้องรายงานการชำระเงินเหล่านี้ในแบบฟอร์ม W-2 ของพนักงาน

ค่าใช้จ่ายในการเดินทางของพนักงานรวมทั้งอาหารและความบันเทิง

• การซื้อเครื่องมือและอุปกรณ์และ
• ค่าใช้จ่ายในบ้านของพนักงาน

แผนรับผิดชอบต้องประกอบด้วยขั้นตอนที่กำหนดว่าพนักงานจะต้องจ่ายเงินคืนให้แก่นายจ้างเกินจำนวนที่เกินกว่าจำนวนที่อนุญาต หากนายจ้างตั้งและดำเนินการตามแผนความรับผิดชอบค่าใช้จ่ายในการเดินทางของพนักงานจะไม่ถือเป็นรายได้ที่ต้องเสียภาษี

ความต้องการของแผนบริการที่อนุญาตได้

เพื่อให้ PSS ได้รับการพิจารณาว่าเป็น "แผนความรับผิดชอบ" โดยกรมสรรพากรข้อตกลงของคุณต้องมีทั้งหมดดังต่อไปนี้

ค่าใช้จ่ายต้องมี

1. การเชื่อมต่อทางธุรกิจ ; นั่นคือพวกเขาต้องได้รับการชำระเงินหรือเกิดขึ้นในขณะที่ทำหน้าที่เป็นลูกจ้าง พนักงานต้อง
2. บัญชีนายจ้างเพียงพอสำหรับ ค่าใช้จ่ายเหล่านี้ภายในระยะเวลาอันสมควร คุณต้องกำหนดให้พนักงานให้ข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายเหล่านี้รวมถึงวันที่เวลาสถานที่จำนวนเงินและวัตถุประสงค์ทางธุรกิจสำหรับค่าใช้จ่าย คุณต้องกำหนดให้ลูกจ้าง
3. คืนเงินส่วนที่เกิน ภายในระยะเวลาที่เหมาะสมและเฉพาะเจาะจงขึ้นอยู่กับสถานการณ์ หากไม่สามารถปฏิบัติตามข้อกำหนดทั้งสามข้อนี้แผนจะกำหนดโดย IRS ไม่รับผิดชอบและค่าใช้จ่ายใด ๆ ที่พนักงานจะได้รับคืนจากธุรกิจของคุณจะต้องเสียภาษีแก่พนักงาน

การชดเชยส่วนเกิน

การชำระเงินคืนเกินจำนวนที่มากเกินกว่าจำนวนเงินที่อนุญาต หากลูกจ้างไม่คืนเงินส่วนที่เกินในระยะเวลาที่เหมาะสมเงินส่วนเกินเหล่านี้ต้องเสียภาษีให้กับพนักงาน สถานการณ์ที่พบมากที่สุดคือกรณีที่คุณให้ลูกจ้างล่วงหน้าก่อนออกเดินทางและค่าใช้จ่ายในระหว่างการเดินทางน้อยกว่าจำนวนเงินขั้นสูง

IRS กำหนดระยะเวลาอันสมเหตุสมผลสำหรับการคืนเงินส่วนที่เกินกว่าเช่น

การรับล่วงหน้าภายใน 30 วันนับจากเวลาที่มีค่าใช้จ่าย

• พนักงานจะให้ค่าใช้จ่ายที่เพียงพอ ภายใน 60 วันหลังจากที่ได้รับชำระเงินหรือเกิดขึ้น
• พนักงานจะคืนเงินส่วนเกินภายใน 120 วันหลังจากได้รับชำระเงินหรือเกิดขึ้น
• พนักงานจะได้รับแถลงการณ์ (อย่างน้อยไตรมาส) ที่ขอคืนหรือการบัญชีที่เพียงพอสำหรับความก้าวหน้าที่โดดเด่นและพนักงานปฏิบัติตามภายใน 120 วันหลังจากได้รับรายงาน
• การส่งแผนความรับผิดชอบต่อ IRS

ไม่จำเป็นต้องมีการส่งแบบแผนการเป็นลายลักษณ์อักษรไปยัง IRS แต่คุณควรจะสามารถพิสูจน์ได้ว่าคุณได้กำหนดความต้องการของคุณสำหรับการชดเชยค่าใช้จ่ายพนักงาน คุณจะต้องเขียนเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อแสดง IRS ให้คุณทราบว่าแผนมีความรับผิดชอบและคุณดำเนินธุรกิจด้วยความต้องการ

ขั้นแรกคุณต้องเขียนข้อกำหนดเหล่านี้เป็นลายลักษณ์อักษรเป็นส่วนหนึ่งของนโยบายด้านพนักงานและคู่มือขั้นตอนการปฏิบัติงานของคุณ

ประการที่สองคุณควรจัดทำเอกสารการทำธุรกรรมทั้งหมดกับพนักงานสำหรับการชดใช้ค่าใช้จ่ายการเก็บรักษาบันทึกเพื่อแสดงให้เห็นว่ามีการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั้งหมดของแผนความรับผิดชอบ

แผนการรับผิดชอบที่ส่งผลกระทบต่อธุรกิจและภาษีธุรกิจ

ไม่ว่าค่าใช้จ่ายเหล่านี้จะเกิดขึ้นภายในแผนรับผิดชอบหรือไม่ก็ตามจะไม่ส่งผลโดยตรงต่อความสามารถในการหักค่าใช้จ่ายเหล่านี้ในการคืนภาษีธุรกิจของคุณ แต่คุณต้องให้เอกสารที่เพียงพอเพื่อพิสูจน์ว่าค่าใช้จ่ายเหล่านี้เกี่ยวข้องกับธุรกิจ

ตัวอย่างเช่นคุณสามารถหักค่าใช้จ่ายได้ตามบรรทัดที่เหมาะสมในการคืนภาษีธุรกิจของคุณ ตัวอย่างเช่นสำหรับค่าอาหารและความบันเทิงให้ใช้บรรทัด 24b ของ Schedule C (สำหรับเจ้าของ แต่เพียงผู้เดียวหรือสมาชิกคนหนึ่งของ LLC)