การประชุมเรื่องบทเรียนเป็นส่วนสำคัญในการจัดการโครงการ คุณไม่สามารถปรับปรุงการจัดส่งโครงการของคุณได้หากคุณไม่ทราบว่าผลงานอะไรดีหรือไม่อย่างไร คุณไม่สามารถปรับปรุงกระบวนการของคุณได้หากคุณไม่ใช้เวลาในการประเมินว่าพวกเขากำลังทำงานตามที่ควรหรือไม่
คุณสร้างห้องสมุดความรู้เกี่ยวกับสิ่งที่ทำงานและสิ่งที่ไม่ได้โดยการใช้เวลาในการทบทวนการปฏิบัติของคุณ จากนั้นจะทำหน้าที่ในการแสดงความคิดเห็นเหล่านั้นเพื่อปรับปรุงโครงการที่ก้าวไปข้างหน้า
อย่างไรก็ตามมีข้อบกพร่องอยู่ในรุ่นนี้
คุณเห็นไหม
ใช่การทบทวนบทเรียนที่เกิดขึ้นเกิดขึ้นเมื่อสิ้นสุดโครงการ "ฉันจะช่วยคุณได้อย่างไรตอนนี้มันสายไปแล้วเหรอ? รอจนสิ้นสุดไม่ดี
รอจนเสร็จสิ้นโครงการหมายความว่าเป็นเพียงโครงการในอนาคตที่ได้รับประโยชน์จากภูมิปัญญาที่ได้รับในช่วงงานชิ้นนี้เท่านั้น สำหรับลูกค้าและผู้มีส่วนเกี่ยวข้องของคุณน่าเป็นห่วงที่ถูกถามเกี่ยวกับสิ่งที่จะดีขึ้นเมื่อคุณไม่สามารถทำอะไรได้ โครงการสิ้นสุดลงแล้ว เสร็จ พวกเขากำลังใช้เวลาอยู่กับพวกคุณเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับบทเรียนและการปรับปรุงกระบวนการเนื่องจากต้องการช่วยคนอื่นไม่ใช่เพราะพวกเขากำลังจะได้เห็นผลตอบแทนใด ๆ ในเวลานั้น
วิธีกำหนดการเรียนรู้บทเรียน
การแก้ปัญหาคือการจัดตารางเรียนให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้
พวกเขาควรจะอย่างน้อยในตอนท้ายของทุกระยะวิ่งหรือโครงการและบางครั้งฉันก็ทำบ่อย ๆ เช่นเดือนละครั้ง
ประโยชน์ของการให้ความเห็นเป็นประจำคือพวกเขาสั้นมาก คุณกำลังพิจารณาช่วงเวลาที่มีขนาดเล็กกว่าจึงน่าจะมีบทเรียนน้อยกว่าที่จะรวมเข้าด้วยกัน คุณยังสามารถตรวจสอบสั้น ๆ ได้ในตอนท้ายของการประชุมทีมโครงการตามปกติ
ข้อเสีย - ถ้าคุณต้องการเรียกมันว่า - การทบทวนเป็นประจำคือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณจะรู้สึกเบื่อที่จะถูกขอให้ให้ความเห็นอย่างต่อเนื่องจนกว่าจะเห็นว่ามีบางสิ่งเกิดขึ้น นี่เป็นเรื่องสำคัญจริงๆ ไม่มีใครคิดจะถามความเห็นของพวกเขาหากพวกเขารู้ว่าคุณกำลังจะดำเนินการตามนั้นและทำให้ชีวิตของพวกเขาง่ายขึ้นเป็นผล
นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการสร้างความประทับใจต่อลูกค้าและลูกค้าของคุณต่อไป
สร้างตารางการติดตามผล
วิธีที่ง่ายที่สุดในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามข้อเสนอแนะและบทเรียนที่ได้รับการเปิดเผยในบทวิจารณ์ปกติของคุณกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคือการสร้างตารางการติดตามผล นี่เป็นเพียงบันทึกการกระทำและภารกิจทั้งหมดที่ไม่ได้อยู่ในการสนทนาของคุณ สร้างเครื่องมือติดตามพื้นฐานในสเปรดชีตหรือใช้ซอฟต์แวร์รายการสิ่งที่ต้องทำมาตรฐานเพื่อบันทึกและติดตามการทำงาน
[อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับการติดตามโครงการของคุณ
]
ประโยชน์ของการทำเช่นนี้ - นอกเหนือจากการปฏิบัติในการบริหารจัดการโครงการที่ดี - คือครั้งต่อไปที่คุณได้รับการตรวจทานคุณสามารถกลับไปยังบุคคลที่ยกประเด็นนั้นขึ้นและบอกพวกเขาว่าคุณได้ทำอะไรบางอย่างเกี่ยวกับเรื่องนี้ . นี่คือวิธีที่คุณสร้างความสัมพันธ์ที่ดีแม้กับผู้ที่มีส่วนได้ส่วนเสียที่ยากลำบาก: บางคนให้ข้อเสนอแนะคุณทำผลงานบางอย่างและคุณได้กลับไปบอกพวกเขาว่าคุณได้ดำเนินการแล้ว พวกเขาควรสามารถเห็นการปรับปรุงได้ง่าย
มีความท้าทายอยู่ที่นี่ซึ่งจะเกิดขึ้นเมื่อคุณไม่สามารถปรับปรุงกระบวนการหรือทำตามข้อเสนอแนะได้ ที่จะเกิดขึ้น: ไม่สามารถใช้ทุกอย่างที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียขอโดยเฉพาะเนื่องจากบางครั้งพวกเขาจะขอสิ่งที่ไม่สมจริงโดยสิ้นเชิงเช่นการยกเลิกกระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลง กลับไปหาพวกเขาและอธิบายว่าเหตุใดคุณจึงไม่สามารถใช้หรือปฏิบัติตามข้อเสนอแนะได้
สิ่งนี้ไม่ค่อยดีเท่าที่จะทำได้ (จากมุมมองของพวกเขา) แต่ก็แสดงถึงความสมบูรณ์และความสามารถในการปฏิบัติตาม คุณยังคงสร้างชื่อเสียงที่มั่นคงในฐานะผู้จัดการโครงการที่ให้ข้อมูลถ้าคุณให้ผู้มีส่วนได้เสียทราบถึงแม้ว่าผลลัพธ์จะเป็นสิ่งที่พวกเขาไม่ต้องการก็ตาม