สิ่งที่คุณต้องทราบเกี่ยวกับ Timesheets ในการโฆษณา

หลายอุตสาหกรรมใช้ timesheets ในการตรวจสอบการทำงานของพนักงานและคำนวณรายได้และผลประโยชน์ บางคนใช้ระบบ "clocking in" ด้วย timecards อย่างเป็นทางการและอื่น ๆ พึ่งพาระบบการจัดการเวลาที่บันทึกรายละเอียดที่ซับซ้อนเกี่ยวกับวิธีการใช้เวลาในแต่ละวัน หลังเป็นโฆษณาที่ใช้โดยหน่วยโฆษณาการตลาดและการออกแบบทั่วโลก

การป้อนข้อมูลในแผ่นงานเหล่านี้โดยปกติแล้วโดยเจ้าหน้าที่ในแผนกสร้างสรรค์จะบันทึกเวลาที่ใช้ในทุกส่วนของโครงการ

ไม่ได้หมายถึงการสร้างแคมเปญ แต่เป็นการบรรยายสรุปเบื้องต้นการนำเสนอของลูกค้าและแม้แต่เวลาที่ใช้ในการถ่ายทำและสตูดิโอผลิต หน่วยงานสามารถจัดการภาระงานการจัดวางบิลของลูกค้าและวิธีจัดสรรเวลาระหว่างทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยการให้ภาพที่ชัดเจนเกี่ยวกับระยะเวลาที่ใช้ไป

ในช่วงเริ่มต้นของการโฆษณาเช่นเดียวกับงานจำนวนมากของยุคนั้นเวลาถูกบันทึกด้วยมือด้วยกระดาษปากกาและดินสอ (และลบออกมาก) วันนี้มีการป้อนข้อมูลลงในคอมพิวเตอร์หรือแท็บเล็ตโดยใช้ซอฟต์แวร์ที่มีความซับซ้อนซึ่งสามารถดึงข้อมูลรายงานทั้งหมดได้

ร้านค้าส่วนใหญ่มีเทมเพลตที่คล้ายกันมาก ได้แก่ :

งานที่ต้องทำ

พนักงานทุกคนที่ได้รับมอบหมาย

วันที่และจำนวนชั่วโมงที่ทำงาน

• ราคาต่อชั่วโมง
• การทำงานล่วงเวลา
• เมื่อเริ่มต้นโครงการสำหรับลูกค้าผู้จัดการบัญชีหรือผู้จัดการการจราจรจะเปิดหมายเลขงานและเริ่มติดตามชั่วโมง
• ข้อมูลเหล่านี้มักจะตรงกับข้อเสนอหรือราคาเสนอที่มอบให้กับลูกค้าและจะแบ่งออกเป็นหลายชั่วโมงที่ใช้เป็นหลักในการวิจัยการวางแผนและกลยุทธ์การพัฒนาความคิดสร้างสรรค์การผลิตและการบริหารโครงการ
• ถ้าทุกอย่างเป็นไปตามแผนเวลาจริงที่ใช้ในโครงการจะสัมพันธ์กับการประมาณการณ์ แต่โดยปกติแล้วไม่ใช่กรณี
• การพัฒนาด้านครีเอทีฟมักกินเวลานานกว่าส่วนอื่น ๆ ของกระบวนการเนื่องจากการเปลี่ยนแปลงทิศทางการตอบรับจากลูกค้าหรือการไม่สามารถสรุปสั้น ๆ ได้ นี่อาจกลายเป็นข้อขัดแย้งกับลูกค้าเพราะพวกเขาไม่ต้องการที่จะใช้เงินเป็นจำนวนมากในช่วงเวลาที่สร้างสรรค์เนื่องจากแผนกสร้างสรรค์กำลังประสบปัญหาในการระบุแนวทางแก้ไข
• อย่างไรก็ตามต้องใส่ตารางเวลาให้ถูกต้องเพื่อติดตามเวลานั้นและแสดงให้ลูกค้าเห็นว่าเงินนั้นใช้ไปอย่างไรและหน่วยงานดำเนินการอย่างไร เป็นวิธีที่ดีในการดูว่าโครงการบางแห่งมีปริมาณมากเกินไปสำหรับการทำกำไรหรือหากคนอื่นมีกำไรมากพอสมควรที่จะได้รับการลงทุนในลูกค้ารายนั้นเพื่อทำงานต่อไป และสรุปได้ว่านี่คือบทบาทของ timesheet

ข้อดีของ Timesheets

นี่คือเหตุผลที่ timesheets เป็นสัดส่วนหลักของหน่วยงานใด ๆ :

เงิน

- Timesheets แสดงหน่วยงาน (แม้แต่ในบ้าน) กี่ชั่วโมงที่ได้รับการบันทึกไว้สำหรับแต่ละส่วนของ ทุกแคมเปญ ง่ายมากที่จะดูว่าพนักงานเก็บเงินของลูกค้ามีค่าหรือถ้าถึงเวลาที่จะทำให้ลูกค้าเป็นแบบโครงการโดยแต่ละโครงการ กับหน่วยงานภายในเวลานั้นอาจไม่ได้นำไปสู่การเรียกเก็บเงินโดยตรง แต่จะแสดงให้เห็นว่าผู้จัดการมีประสิทธิภาพอย่างไรในการสร้างสรรค์เวลาในการสร้างสรรค์ของแผนกสร้างสรรค์ หากพบว่าพวกเขาใช้เวลา 90% ของเวลาในธุรกิจเพียงอย่างเดียวซึ่งสามารถสร้างธงสีแดงได้

ความโปร่งใส

- หากทำตารางเวลาอย่างถูกต้องคุณจะเห็นได้ง่ายว่าสิ่งต่างๆกำลังทำงานได้อย่างราบรื่นและที่ที่ปัญหาคอขวดหรือความไร้ประสิทธิภาพกำลังคืบคลานเข้ามาทำไมการใช้จ่ายเงินโฆษณาครึ่งหนึ่งกับลูกค้ารายอื่น ? และหากจำเป็นต้องใช้โฆษณามากขึ้นการดูอย่างรวดเร็วใน timesheet จะดูว่าแผนกนั้นทำงานหนักเกินไปหรือไม่

• ความรับผิดชอบและความรับผิดชอบ - ลูกค้าส่วนใหญ่คาดว่าจำนวนชั่วโมงที่จะใช้ในโครงการ ถ้าพวกเขาไม่เชื่อว่าความพยายามที่เหมาะสมถูกใส่ลงไปในงาน timesheets สามารถให้ข้อมูลที่จะพูดเป็นอย่างอื่น นอกจากนี้ยังเป็นหนทางที่จะแสดงให้ลูกค้าบางรายเห็นว่ามีมูลค่าเท่าใดที่พวกเขาได้รับจากเอเจนซี่

การวิเคราะห์

• - ผลการดำเนินงานที่ผ่านมามักเป็นตัวชี้วัดที่ดีในอนาคต หากลูกค้ากำลังดูดชีวิตออกจากเอเจนซี่และทำให้ทุกคนสะดุ้งข้อมูลจาก Timesheets สามารถแสดงว่าลูกค้าควรรักษาลูกค้าไว้หรือไม่หรือถ้าถึงเวลาที่จะปล่อยมือ ในอีกด้านหนึ่งของสมการก็สามารถแสดงให้หน่วยงานทำกำไรได้ของลูกค้าบางรายซึ่งต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์และความพยายามน้อยที่สุด แต่ให้ผลตอบแทนสูงสุดจากการลงทุน

• ข้อเสียของ Timesheets ด้วยคะแนนบวกทั้งหมดนั่นคือปัญหาหรือไม่? มีเหตุผลที่ทำให้ทุกคนเกือบทุกคนเกลียดชังตลอดเวลายกเว้นนักเคาะจำนวนของเอเจนซี่:

• เวลา - หลายคนในเอเยนซีโดยเฉพาะอย่างยิ่งในแผนกสร้างสรรค์ไม่ต้องการอุทิศเวลาใด ๆ ให้กับพวกเขา การบริหาร เป็นความคิดสร้างสรรค์อาจเป็นอันตรายที่จะแยกออกจากการระดมความคิดที่ดีในการสร้างสรรค์เพื่อเติมชั่วโมง ผู้จัดการบัญชีหลายรายมีปัญหาเช่นเดียวกัน เป็นเรื่องน่าขัน แต่เวลาในการจัดทำ timesheets ไม่ค่อยมีการจัดสรร
  ข้อผิดพลาด

- จะไปที่จุดแรกโดยตรง ครีเอทีฟโฆษณาจำนวนมากจะออกจากช่วงเวลาจนถึงนาทีสุดท้ายก่อนรายงานการเรียกเก็บเงินในช่วงปลายเดือน และนั่นหมายความว่าความถูกต้องของ timesheet จะไปจากค่อนข้างดีจนน่ากลัว เป็นการยากที่จะจดจำจำนวนนาทีที่คุณใช้ไปในงานหนึ่ง ๆ เมื่อสองสัปดาห์ก่อนดังนั้นจึงมักเป็นการคาดเดา หาก timesheets ทั้งหมดเดาได้ก็จะทำให้พวกเขาเกือบไร้ประโยชน์

Poor Focus

• - เวลาไม่ใช่ตัวบ่งชี้ยอดเยี่ยมในการโฆษณา ร้านหนึ่งสามารถใช้เวลา 40 ชั่วโมงและไม่ได้ผลิตอะไรก็ได้อีกทั้งยังสามารถทำงานได้ 10 ชิ้นและเป็นผลงานชิ้นเอก Timesheets ไม่ได้บันทึกคุณภาพของการคิดเพียงแค่ใช้เวลาในการทำ

• อนาคตของ Timesheets Timesheets มีอยู่แล้วและต้องทำด้วยตนเอง การติดตามเวลาอัตโนมัติไม่ทำงานเนื่องจากต้องเริ่มต้นและหยุดด้วยตนเอง ถ้าคุณลืมที่จะเริ่มต้นนาฬิกาคุณจะสูญเสียชั่วโมง ลืมที่จะหยุดมันและบางส่วนของลูกค้าที่ไม่ดีจะถูกเรียกเก็บเงินสำหรับชั่วโมงการทำงานที่มีการใช้จ่ายในโครงการอื่น ซึ่งในที่สุดก็อาจทำให้เกิดปัญหา (และแม้กระทั่งคดี) กับการทับถมเกินและการสูญเสียลูกค้าที่มีคุณค่า

• วิธีเดียวที่จะรับประกันการติดตามเวลาที่ดีคือการยืนยันให้ทุกคนในหน่วยงานอัปเดตข้อมูลอย่างน้อยสองครั้งต่อวันหนึ่งครั้งก่อนรับประทานอาหารกลางวันและอีกครั้งก่อนเดินทางกลับบ้าน หากทำเช่นนี้ timesheets จะถูกต้องและเป็นประโยชน์ และถ้ามันไม่ได้ทำหน่วยงานควรได้รับการสร้างสรรค์ด้วยแรงจูงใจ ค้นหาวิธีกระตุ้นการติดตามเวลา ให้พนักงานเหล่านั้นที่เก็บบันทึกอย่างพิถีพิถันในเรื่องเวลาโบนัสรายสัปดาห์หรือไม่กี่ชั่วโมงในวันศุกร์ อาจดูเหมือนเสียเวลาและเงิน แต่เวลาที่ถูกต้องอาจคุ้มค่ากับหน่วยงานมากกว่าไม่กี่ร้อยเหรียญที่นี่หรือที่นั่นในแต่ละสัปดาห์