ตามแบบสำรวจ CCH Unscheduled Absence Survey นายจ้างต้องสูญเสียพื้นที่ในการดูแลรักษาคนงาน อัตราการขาดแคลนที่ไม่ได้คาดการณ์ได้เพิ่มขึ้นถึงระดับสูงสุดนับตั้งแต่ปี 2542
สิ่งที่น่าเป็นห่วงที่สุดก็คือพนักงานเกือบสองในสามคนที่ไม่ได้แสดงงานไม่ป่วยเป็นโรค
สำหรับ บริษัท ส่วนใหญ่ความรับผิดชอบในการจัดการการขาดงานได้ลดลงเป็นหลักในผู้บังคับบัญชาในทันที
ผู้บังคับบัญชาเหล่านี้มักเป็นบุคคลเดียวที่ทราบว่ามีพนักงานคนหนึ่งขาด
พวกเขาอยู่ในตำแหน่งที่ดีที่สุดในการทำความเข้าใจกับสภาพแวดล้อมโดยรอบการขาดบุคคลและเพื่อสังเกตเห็นปัญหาในระยะเริ่มแรก ดังนั้นการมีส่วนร่วมอย่างแข็งขันในขั้นตอนการไม่มีตัวตนของ บริษัท ถือเป็นปัจจัยสำคัญต่อประสิทธิภาพโดยรวมและความสำเร็จในอนาคตของนโยบายหรือโครงการที่ขาดหายไป
น่าเสียดายอย่างไรก็ตามผู้บังคับบัญชาส่วนใหญ่ไม่ได้รับคำแนะนำหรือการฝึกอบรมในเรื่องการขาดงาน พวกเขาถูกทิ้งให้อยู่กับตัวเองเพื่อทำภารกิจที่มักไม่เป็นที่นิยมในการระบุเผชิญหน้าและแก้ไขปัญหาการละเมิดตัวตน
เพื่อให้มั่นใจว่าผู้บังคับบัญชามีความสะดวกสบายและมีความสามารถในการจัดการกับผู้ที่ไม่อยู่ในภาวะขาดแคลนพวกเขาจำเป็นต้องได้รับการสนับสนุนอย่างเต็มที่จากผู้บริหารระดับสูง ทุกฝ่ายต้องตระหนักถึงจุดมุ่งหมายของการขาดนโยบายและขั้นตอนต่างๆ หากมีความแตกต่างระหว่างหน่วยงาน นโยบายอาจสูญเสียประสิทธิภาพได้
เพื่อให้เกิดความสอดคล้องกันมากขึ้นหัวหน้าควรได้รับการฝึกอบรมในเรื่องความรับผิดชอบของตนเกี่ยวกับการจัดการกับผู้ที่ไม่ได้รับคำแนะนำวิธีการสัมภาษณ์ผู้ที่กลับไปทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและได้รับการศึกษาในการใช้ขั้นตอนทางวินัยเมื่อจำเป็นความรับผิดชอบของผู้บังคับบัญชา
นอกเหนือจากการทำให้มั่นใจได้ว่าการทำงานนั้นได้รับการคุ้มครองอย่างเหมาะสมในระหว่างที่พนักงานยังว่างอยู่มีการกระทำที่สำคัญอื่น ๆ ที่ผู้บังคับบัญชาจำเป็นต้องดำเนินการเพื่อจัดการกับการขาดงาน
ควรจะ:
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนตระหนักดีถึงนโยบายและขั้นตอนขององค์กรในการจัดการกับการขาดงาน
- เป็นจุดติดต่อครั้งแรกเมื่อโทรศัพท์พนักงานในคนป่วย
- รักษารายละเอียดไว้อย่างเหมาะสม (เช่นวันที่ลักษณะของการเจ็บป่วย / เหตุผลในการขาดงานการกลับเข้าทำงานวันที่คาดว่าจะได้รับการรับรองจากแพทย์ถ้าจำเป็น)
- ระบุรูปแบบหรือแนวโน้มการขาดเรียน ซึ่งก่อให้เกิดความวิตกกังวล
- ดำเนินการสัมภาษณ์กลับไปทำงานและ
- ใช้ขั้นตอนทางวินัยในกรณีที่จำเป็น
- การสัมภาษณ์กลับไปทำงาน
การฝึกอบรมผู้บังคับบัญชาในการจัดการกับภาวะขาดงานที่ดีที่สุดควรรวมถึงการสอนเกี่ยวกับวิธีการสัมภาษณ์ผู้ใหญ่ที่มีประสิทธิภาพและเป็นธรรมต่อการทำงานการสำรวจล่าสุดในประเทศระบุว่าบทสัมภาษณ์เหล่านี้ถือได้ว่าเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดสำหรับการจัดการการขาดงานระยะสั้น 1.
การอภิปรายกลับไปทำงานจะช่วยให้หัวหน้างานสามารถต้อนรับพนักงานกลับมาทำงานนอกเหนือจากการแสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่นในการบริหารจัดการและการจัดการการขาดงานในที่ทำงาน การสัมภาษณ์จะช่วยให้สามารถตรวจสอบได้ว่าพนักงานสามารถกลับไปทำงานได้ดีพอสมควร
เอกสารที่จำเป็นต้องทำเพื่อให้มีการบันทึกและสรุปผลอย่างถูกต้อง
ความเป็นจริงว่าขั้นตอนที่กำหนดขึ้นเพื่อใช้ในการสืบสวนและหารือเกี่ยวกับการไม่อยู่กับลูกจ้างอาจทำให้ตัวเองทำหน้าที่เป็นตัวยับยั้งการไม่เข้าร่วมด้วยเหตุผลที่ไม่สุภาพ
การสัมภาษณ์จะต้องดำเนินการให้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้หลังจากการกลับไปทำงานของคนที่ไม่ได้กลับมา (ไม่ช้ากว่าหนึ่งวันหลังจากที่เขากลับมา) พนักงานควรได้รับโอกาสที่เพียงพอในการร่างเหตุผลที่ทำให้เขาไม่อยู่ หัวหน้างานควรใช้การสัมภาษณ์เป็นเวลาในการสำรวจปัญหาที่พนักงานอาจมีซึ่งนำไปสู่การขาด
เป้าหมายคือการส่งเสริมวัฒนธรรมที่เปิดกว้างและสนับสนุน มีขั้นตอนต่าง ๆ เพื่อให้แน่ใจว่ามีการให้ความช่วยเหลือและคำแนะนำเมื่อมีความจำเป็นและเพื่อให้มั่นใจว่าพนักงานสามารถกลับไปทำงานได้
พนักงานมักจะชื่นชมโอกาสที่จะอธิบายเหตุผลที่แท้จริงสำหรับการอยู่ภายในโครงสร้างอย่างเป็นทางการ
หากผู้บังคับบัญชาสงสัยในความถูกต้องของเหตุผลที่ได้รับจากการขาดงานเขาควรใช้โอกาสนี้เพื่อแสดงข้อสงสัยหรือข้อกังวลใด ๆ
ตลอดเวลาพนักงานจะต้องตระหนักว่าการสัมภาษณ์ไม่ได้เป็นเพียงส่วนหนึ่งของขั้นตอนของ บริษัท แต่เป็นการประชุมที่มีนัยสำคัญในระหว่างที่มีการขาดงานและอาจมีนัยสำหรับการจ้างงานในอนาคต ขั้นตอนการลงโทษทางวินัยของ บริษัท ในกรณีที่มีการขาดงานที่ไม่สามารถยอมรับได้ควรอธิบายให้ลูกจ้างทราบ
ผู้จัดการอาจเลือกที่จะระบุว่าการขาดงานมีผลกระทบต่อแผนกนี้อย่างไร ข้อความควรเป็นที่พนักงานพลาดและผลผลิตที่ได้รับความเดือดร้อน
อาจมีการอธิบายถึงลักษณะที่แผนกต้องจัดโครงสร้างการจัดการพนักงานใหม่ นี่แสดงให้เห็นว่าประสิทธิภาพของหน่วยงานได้รับผลกระทบจากการขาดงาน
ผู้บังคับบัญชาจะต้องสรุปพนักงานที่กลับมาเกี่ยวกับสถานการณ์ปัจจุบัน (ตัวอย่างเช่นสิ่งที่งานกำลังจัดลำดับความสำคัญสิ่งที่ได้ดำเนินการไปแล้วและตำแหน่งที่พนักงานควรมุ่งเน้นความพยายามของตน)
ในระหว่างการประชุมควรให้การสัมภาษณ์กลายเป็นรูปแบบการลงโทษ
แต่ควรเป็นโอกาสที่จะเน้นและอธิบายถึงผลกระทบที่เกิดขึ้นภายในแผนก พนักงานส่วนใหญ่จะได้รับความรู้สึกภาคภูมิใจและความสำเร็จจากการทำงานและการจัดการควรได้รับการส่งเสริมให้ปฏิบัติต่อบุคคลเหล่านี้ว่าเป็นผู้ใหญ่ที่มีความรับผิดชอบ พนักงานส่วนใหญ่เข้าใจกฎที่สมเหตุสมผลและไม่ต้องการถูกขู่บังคับให้ปฏิบัติตามส่วนน้อยของพนักงานที่มีปัญหาในการขาดแคลนจะต้องได้รับการดูแลอย่างใกล้ชิดและอาจมีมาตรการลงโทษสำหรับการขาดงานที่มากเกินไป พนักงานจำนวนไม่มากเหล่านี้ที่ขาดความรับผิดชอบควรได้รับการดูแลเป็นรายบุคคลและมั่นคง
ขั้นตอนการแนะนำทางวินัยที่แนะนำหากขาดการศึกษาต่อไป
คำแนะนำต่อไปนี้จะสรุปขั้นตอนที่แนะนำในกรณีที่การขาดงานในระยะสั้นถือว่าอยู่ในระดับที่ยอมรับได้ในช่วงเวลาหนึ่ง ๆ
ขั้นตอนที่ 1: บทสัมภาษณ์การให้คำปรึกษา
ผู้บังคับบัญชาทันทีควรให้คำแนะนำแก่ลูกจ้างเกี่ยวกับเรื่องการขาดเรียนพยายามที่จะกำหนดเหตุผลในการเจ็บป่วยและกำหนดว่าต้องทำอะไรเพื่อปรับปรุงการเข้าร่วมประชุม
- หากมีการระบุสถานะทางการแพทย์ในขั้นตอนนี้และอาจมีผลต่อความเหมาะสมในการทำงานหัวหน้างานควรนัดหมายกับแพทย์ที่ได้รับการรับรองจาก บริษัท ซึ่งควรได้รับการยืนยันกับพนักงานโดยการเขียนภายในห้าวันทำการ
- ถ้าจากการอภิปรายปัญหาดูเหมือนจะไม่ได้เกิดจากความไม่ปกติในการทำงานผู้บังคับบัญชาควรให้คำแนะนำแก่พนักงานว่าในขณะที่อาการป่วยที่ได้รับการบันทึกอาจเป็นของแท้ควรมีการปรับปรุงการเข้ารับการรักษาอย่างต่อเนื่องหรือในขั้นต่อไป ในขั้นตอนจะถูกนำมา
- การตรวจสอบการเข้าร่วมประชุมจะกระทำโดยอัตโนมัติในแต่ละเดือนสำหรับหกเดือนถัดไป
- ขั้นตอนที่ 2: การทบทวนอย่างเป็นทางการครั้งแรก (ขั้นตอนการเตือนด้วยวาจา)
ถ้าการขาดงานของพนักงานยังคงเลวร้ายยิ่งขึ้นตามการวิเคราะห์และการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอเขาควรได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประชุมทบทวนอย่างเป็นทางการกับผู้บังคับบัญชา
- การขาดบันทึกควรมีรายละเอียดในจดหมายเชิญชวนให้พนักงานสัมภาษณ์ พนักงานควรได้รับคำแนะนำว่าตนมีสิทธิที่จะเป็นตัวแทนโดยตัวแทนสหภาพแรงงานหรือเพื่อนร่วมงานได้ตามความเหมาะสม
- วัตถุประสงค์ของการประชุมครั้งนี้คือเพื่อ:
- - ต่อไปเพื่อหารือเกี่ยวกับเหตุผลพื้นฐานสำหรับการขาดงาน
- ให้คำแนะนำแก่พนักงานเกี่ยวกับการบริการและความเกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นขณะที่เธออยู่และ
- เตือนพนักงาน (ยกเว้นเมื่อตัดสินใจที่จะขอคำแนะนำจากแพทย์) ว่าถ้าไม่มีการปรับปรุงที่สำคัญและยั่งยืนการจ้างงานของเธออาจถูกบอกเลิกเพราะเธอไม่สามารถรักษาระดับการเข้ารับการรักษาได้ นี่เป็นการเตือนทางวาจา
เมื่อได้รับการรักษาพยาบาลแล้วต้องดำเนินการทันที ดังนั้นการประชุมจึงเลื่อนออกไปเพื่อให้กระบวนการนี้เสร็จสมบูรณ์ ภายในห้าวันทำการพนักงานจะต้องได้รับคำแนะนำทางการแพทย์ จากนั้นจะมีการประชุมหารือกับ HR และจะมีการกล่าวถึงความคิดเห็นของแพทย์ - หากแพทย์ยืนยันความสามารถในการทำงานให้พนักงานควรได้รับการเตือนเกี่ยวกับผลกระทบจากการขาดงานอย่างต่อเนื่อง
- ขั้นตอนที่ 3: การทบทวนอย่างเป็นทางการครั้งที่ 2 (ขั้นตอนการเตือนด้วยคำเตือน)
ในกรณีที่การตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอระบุว่าไม่มีการปรับปรุงรูปแบบการขาดหาย
- จดหมายเชิญชวนให้พนักงานเข้าร่วมการประชุมจะรวมถึงบันทึกที่ไม่มีอยู่และคำแนะนำในการเป็นตัวแทนอีกครั้ง
- ข้อมูลใด ๆ ที่ได้รับจากการประชุมเกี่ยวกับสุขภาพที่ไม่ดีหรือการเปลี่ยนแปลงลักษณะของโรคอาจต้องได้รับการประเมินโดยแพทย์ที่ได้รับการอนุมัติจาก บริษัท
- พนักงานควรได้รับโอกาสในการอธิบายเรื่องที่ขาดหายไปของตน ผู้บังคับบัญชาควรแจ้งพนักงานว่ามีการออกคำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรอย่างเป็นทางการและคำเตือนนี้จะยังคงอยู่ในแฟ้มของพนักงานในช่วงเวลาที่กำหนด ควรให้สำเนาคำเตือนแก่พนักงานและตัวแทนของตน
- พนักงานควรได้รับแจ้งว่าการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดในการเข้าร่วมของ บริษัท และปรับปรุงบันทึกการขาดงานที่ยอมรับไม่ได้ในปัจจุบันจะส่งผลให้พนักงานเลิกจ้าง
- หากมีข้อสงสัยเกี่ยวกับความเหมาะสมในการทำงานให้ดำเนินการตัวเลือกการปรับกำลังพรว้นใหม่ตามคำแนะนำที่ได้รับจากแพทย์ ปรึกษากับตัวแทนสหภาพแรงงานของพนักงาน (ถ้ามี) เกี่ยวกับกระบวนการปรับโครงสร้างและตัวเลือก
- ขั้นตอนที่ 4: การระงับชั่วคราวจากที่ทำงาน
- หากปฏิบัติตามขั้นตอนก่อนหน้าของกระบวนการทางวินัยไม่มีการปรับปรุงการเข้าร่วมประชุมเกิดขึ้นผู้บริหารอาจดำเนินการระงับชั่วคราวโดยไม่เสียค่าใช้จ่าย ความตั้งใจที่จะระงับควรได้รับการยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษรโดยมีรายละเอียดของวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุด สำเนาจดหมายเชิญต้องส่งไปยังตัวแทนของพนักงาน (ถ้ามี)
- ขั้นตอนที่ 5: การสิ้นสุดการจ้างงาน
นี่เป็นขั้นตอนสุดท้ายในกระบวนการทางวินัยซึ่งพนักงานถูกไล่ออกเนื่องจากไม่สามารถปฏิบัติตามข้อกำหนดของ บริษัท สำหรับการเข้างาน การสละสิทธิ์สามารถดำเนินการได้โดยได้รับอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้จัดการอาวุโสและฝ่ายบุคคล
- จดหมายที่โทรเข้ามาที่พนักงานอีกครั้งจะมีคำแนะนำเกี่ยวกับการเป็นตัวแทนและจะร่างข้อมูลที่ขาดหายไป พนักงานควรได้รับคำแนะนำว่าหลังจากการสัมภาษณ์เขาอาจถูกไล่ออกเนื่องจากไม่สามารถปฏิบัติหน้าที่ได้
- อีกครั้งคุณอาจต้องปรึกษาแพทย์ของ บริษัท หากมีข้อมูลใหม่เกี่ยวกับสุขภาพหรือความสามารถในการทำงานของพนักงาน
- ไม่สามารถย้ายการโยกย้ายเลิกจ้างหรือพิจารณาได้ตามสมควรให้พิจารณาดำเนินการกับการไล่ออกเนื่องจากเหตุผลของความสามารถ การมีสิทธิ์ได้รับผลประโยชน์ทุพพลภาพจะขึ้นอยู่กับสถานการณ์ของแต่ละกรณี
- หากมีการตัดสินใจเลิกจ้างโดยพิจารณาจากความสามารถให้ส่งสำเนาหนังสือไล่ออกไปให้ตัวแทนของพนักงาน (ถ้าเหมาะสม)
- พนักงานอาจมีสิทธิอุทธรณ์การไล่ออก การอุทธรณ์ควรเป็นไปตามขั้นตอนทางวินัยของ บริษัท
- ความท้าทายในการจัดการการขาดแคลน
โปรดระวังว่าผู้บังคับบัญชามักไม่ค่อยสบายใจหรือไม่เต็มใจที่จะรายงานผู้ที่ล่วงเกินกว่าระดับที่ยอมรับได้ เนื่องจากความกดดันหลายต่อหลายครั้งในผู้บังคับบัญชาการดำเนินนโยบายที่ขาดไปอย่างต่อเนื่องไม่ใช่เรื่องสำคัญเสมอไป
สิ่งสำคัญคือพยายามที่จะใช้ความเป็นส่วนตัวออกจากการบริหารงานที่ขาดไปและเพื่อให้มั่นใจว่าพนักงานทุกคนได้รับการปฏิบัติเหมือนกันเป็นสิ่งจำเป็นที่จะต้องสอดคล้องสม่ำเสมอและยุติธรรมกับทุกคน เมื่อไม่มีการระบุหรือ addressed อย่างไม่สอดคล้องกันอาจส่งผลให้ขวัญกำลังใจลดลง
พนักงานสามารถรู้สึกว่าพวกเขาได้รับการปฏิบัติอย่างไม่เป็นธรรมเมื่อพวกเขารับรู้ว่าพนักงานคนอื่น ๆ ขาดงานคือ "หนีไปกับมัน "
พนักงานส่วนใหญ่จะชื่นชมนโยบายและโครงการที่อำนวยความสะดวกมากกว่าการลงโทษ มาตรการที่เข้มงวดหรือลงโทษที่บังคับให้พนักงานไปทำงานอาจส่งผลให้พนักงานที่กลายเป็น "ขาดขณะอยู่ที่ทำงาน"
พวกเขาทำน้อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้และต่อต้านความพยายามที่จะทำให้พวกเขาทำอะไรได้มากขึ้น ควรใช้โปรแกรมอื่น ๆ เพื่อช่วยให้พนักงานสามารถทำงานในที่ทำงานได้เช่นการจัดตารางการทำงานที่มีความยืดหยุ่นการแชร์งานการได้รับรางวัลการเข้างานและโครงการสุขภาพ