คู่มือการประชุมและการประชุมราคาแพคเกจ

ไม่เหมือนในประเทศสหรัฐอเมริกาการปฏิบัติทั่วไปสำหรับโรงแรมในยุโรปเพื่อเสนอแพคเกจการประชุมและการประชุมขององค์กรเป็นตัวเลือกสำหรับนักวางแผนงานที่จัดสัมมนาสัมมนาและการประชุมอื่น ๆ ที่โรงแรม แนวคิดเบื้องหลังการนำเสนอบริการสถานที่จัดงานอีเวนต์ขององค์กรคือการรวมองค์ประกอบต่างๆของพื้นที่ห้องประชุมอาหารและเครื่องดื่มและความต้องการภาพและเสียงลงในแพคเกจการประชุมสำหรับอัตรารายวันแบบแบนต่อผู้เข้าร่วมประชุมต่อคน

ไม่เพียง แต่การปฏิบัติแบบนี้จะมีประสิทธิภาพมากขึ้นสำหรับผู้ที่เกี่ยวข้องในการวางแผนงาน แต่จะทำให้การจัดการและคาดการณ์ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับสถานที่เป็นกระบวนการที่ตรงไปตรงมามากขึ้น

ในสหรัฐอเมริกาตรงกันข้ามโรงแรมยังคงสร้างรายการค่าใช้จ่ายในการประชุมตามรายการตามความต้องการโดยละเอียดและที่กำหนดเองของการประชุมหรือกิจกรรมแต่ละครั้ง แม้ว่าการปฏิบัติจะช่วยให้ผู้วางแผนงานสามารถควบคุมรายละเอียดของเหตุการณ์ได้ดีกว่า แต่ก็ยังสร้างคำสั่งงานเลี้ยงงานเลี้ยงที่ซับซ้อนและมีปัญหาในการจัดการค่าใช้จ่ายและงบประมาณกิจกรรมโดยรวมมากขึ้น

แม้ว่าผู้เล่นหลักในอุตสาหกรรมยังคงมีการเปลี่ยนแปลงวิธีการทำธุรกิจแบบยุโรปและแบบอเมริกันยังคงมีแนวโน้มที่จะสะท้อนถึงความแตกต่างเหล่านี้ในแนวทางการประชุมและกิจกรรมขององค์กร สำหรับการดำน้ำที่ลึกกว่าเราจะมาดูตัวอย่างกิจกรรมขององค์กรและตัวอย่างของแพคเกจการประชุมสองแห่ง: หนึ่งจากอดีต Fira Palace ในบาร์เซโลน่า (ตัวอย่างยุโรป) และอื่น ๆ ที่ Wynn Resorts ในลาสเวกัส (ตัวอย่างของชาวอเมริกัน)

แพคเกจการประชุมและการประชุมยุโรป

ตัวอย่าง

อัตราบรรจุเป็นรายวันเป็นที่นิยมในสหราชอาณาจักรและได้เดินทางไปทวีปยุโรปด้วยเช่นกัน "ตลาดในสหราชอาณาจักรเป็นคนแรกที่ขอรับแพคเกจประเภทนี้และเราพยายามปรับข้อเสนอของเราให้ตรงกับความต้องการของลูกค้าของเราเสมอ" ผู้จัดการทั่วไปของ Fira Palace ในบาร์เซโลน่า (ปัจจุบันคือ Crowne Plaza Barcelona) กล่าวว่าธุรกิจ โรงแรมที่ได้รับความนิยมในหมู่นักวางแผนองค์กรและนักวางแผนการประชุมที่จัดประชุมนานาชาติ

European Hotel Clientele

กลับเมื่อ Crowne Plaza Barcelona ยังคงเป็น Fira Palace ประมาณ 20% ของลูกค้าโรงแรมมาจากประเทศสเปน ส่วนที่เหลือเป็นลูกค้ารายปีมาจากสหราชอาณาจักร (19%), U.. (17%), ฝรั่งเศส (7%), อิตาลี (6%), ญี่ปุ่น (4%) และเยอรมนี (4%) นอกจากนี้ประมาณครึ่งหนึ่งของเหตุการณ์ทางธุรกิจที่จัดขึ้นมีจากอุตสาหกรรมเภสัชกรรมกับส่วนที่เหลือรวมทั้งเทคโนโลยีอาหารและเครื่องดื่มธนาคารและลูกค้าอุตสาหกรรมยานยนต์

ความต้องการของยุโรปสำหรับราคาแพคเกจการประชุม

ในช่วงเวลานี้แพคเกจการประชุมประจำวันที่ Fira Palace รวมถึงการใช้ห้องประชุมแบ่งกาแฟ, อาหารกลางวัน, หน้าจอและอื่น ๆแพคเกจการประชุมที่มีอยู่ประกอบด้วยสิ่งที่นักวางแผนจำเป็นต้องรวมไว้ในที่ประชุม

เนื่องจากอุตสาหกรรมมีการพัฒนาขึ้นการร้องขอสำหรับแพคเกจการประชุมและการประชุมยังคงมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ในขั้นต้นนักวางแผนเหตุการณ์ขององค์กรได้ขอราคาห้องประชุมแบบแบนและอาหารและเครื่องดื่ม ในเวลาคำขอเหล่านี้ขยายเพื่อรวมรายการอื่น ๆ เช่นหน้าจอการเข้าถึงอินเทอร์เน็ตแผนภูมิพลิกและระบบเสียง แต่ความต้องการยังคงเป็นไปตามราคาบรรจุภัณฑ์

สำหรับผู้ที่ต้องการห้องพักค้างคืนพวกเขายังขออัตราค่าห้องพักพิเศษ / เจรจาต่อรองสำหรับที่พักในอัตราการจัดงานประชุมโดยรวมของพวกเขา

แม้ว่าแพคเกจเหล่านี้จะครอบคลุมความต้องการของเหตุการณ์ส่วนใหญ่ แต่นักวางแผนยังคงเจรจากับข้อกำหนดด้านเหตุการณ์อื่น ๆ เช่นพื้นที่จัดนิทรรศการงานเลี้ยงอาหารค่ำงานกาล่าดินเนอร์งานเลี้ยงรับรองค็อกเทลและรายการกิจกรรมอื่น ๆ

ข้อดีและข้อเสียของแนวทางในยุโรป

เป็นที่ประจักษ์ชัดว่าแนวทางของยุโรปในการวางแผนการประชุมและการกำหนดราคาอาจเป็นประโยชน์สำหรับนักวางแผนเหตุการณ์ด้วยเหตุผลหลายประการรวมถึงการรับรู้ถึงการประหยัดต้นทุนการคาดการณ์ต้นทุนและความสะดวกในการ การนำเสนอลูกค้าและการอนุมัติ

วิธีการดังกล่าวได้วางภาระที่เพิ่มขึ้นให้กับโรงแรมในการทำนายความต้องการของลูกค้าในขณะเดียวกันก็สามารถจัดการกับผลกำไรของตนเองได้ "จากมุมมองของเราการทำกิจกรรม" à la carte "ทำได้ง่ายกว่ามาก ในความเป็นจริงการดำเนินการมีความซับซ้อนมากขึ้น แต่ประโยชน์สำหรับเราคือความพึงพอใจของลูกค้า "อดีตผู้จัดการทั่วไปของ Fira Palace กล่าวว่า

การประชุมของอเมริกาและแพคเกจการประชุมตัวอย่าง

ในขณะที่ตลาดยุโรปเป็นผู้ใหญ่มาก การยอมรับและการใช้แพคเกจการประชุมหรือการประชุมโรงแรมในสหรัฐฯอาจเริ่มพิจารณาเปลี่ยนวิธีการจัดแพคเกจและการประชุมด้านราคาและการประชุมด้วยเช่นกันโดยเฉพาะอย่างยิ่งตอนนี้เมื่อนักวางแผนกิจกรรมต้องได้รับการตัดสินใจในที่ประชุมภายใต้กำหนดเวลาที่สั้นลงมากขึ้น ในเดือนพฤษภาคมปีพศ. 2552 Wynn Las Vegas ได้ริเริ่มเสนอสิ่งที่พวกเขาเรียกว่าแพคเกจรวมทุกประเภทและอัตราค่าบริการสำหรับตลาดการประชุมขนาดเล็กซึ่งหมายความว่า มีผู้เข้าร่วมประชุมน้อยกว่า 80 ราย วันนี้พวกเขายังคงเสนอแพคเกจเหล่านั้น พวกเขารวมถึง:

วันประชุมเต็มรูปแบบ Delegate Package

"AM" Half Day Conference Delegate Package

"PM" ประชุมครึ่งวันมอบสิทธิ์แพคเกจ

• เช่นเดียวกับนักวางแผนเหตุการณ์ยุโรปคาดหวังว่าจะมีตัวเลือกบรรจุภัณฑ์ของ Wynn อยู่ (เช่นผู้เข้าร่วมประชุม) อัตรารวมทั้งห้องประชุมอาหารและเครื่องดื่มของว่างสำหรับพักและโปรเจคเตอร์ LCD และหน้าจอ
• ความคิดสำหรับ Wynn ในการพัฒนาตัวเลือกแพคเกจการประชุมของตนขยายตัวออกไปจากแนวทางตลาดยุโรป ในความเป็นจริงAndré Link ผู้จัดการฝ่ายการขายแห่งชาติของ Wynn อดีตเคยมาจากยุโรป "สำหรับส่วนใหญ่ในยุโรปนี่เป็นวิธีเดียวที่เราขายการประชุม … เป็นเรื่องที่หายากมากที่เราได้จัดเตรียมข้อเสนอà la carte ที่ระบุค่าใช้จ่ายในการขายสิ่งอำนวยความสะดวกค่าเช่าห้องค่าบริการ AV ฯลฯLink อธิบาย Wynn Resorts คาดการณ์ว่าอัตราการประชุมที่จัดส่งจะเป็นที่นิยมมากขึ้นกับลูกค้าองค์กรเนื่องจากการประชุมสมาคมต่างๆมีขนาดใหญ่ขึ้นกว่า 999 คนการเปลี่ยนแปลงในอุตสาหกรรมการจัดงานและการประชุมของ บริษัท อเมริกันด้วยการเปิดตัวโครงการแพคเกจการประชุมขนาดเล็กของพวกเขา . พวกเขามีสิทธิ์ ตั้งแต่นั้นเป็นต้นมากลุ่มโรงแรมในอเมริกาหลายแห่งได้เปิดให้บริการห้องประชุมและห้องประชุมที่ตอบสนองความต้องการของยุโรปได้ดียิ่งขึ้นหากมีการวางแผนงานขององค์กร

เพื่อให้มั่นใจว่าอัตราค่าบริการการประชุมและการประชุมจะไม่ตรงกับความต้องการของทุกเหตุการณ์ ในความเป็นจริงนักวางแผนส่วนใหญ่ยอมรับว่าพวกเขาจะละทิ้งการตั้งค่ารายละเอียดสำหรับโปรแกรมของตนหรือต้องการสถานที่จัดแพคเกจเพื่อเพิ่มองค์ประกอบเพิ่มเติม มีข้อควรระวังเกี่ยวกับการพึ่งพาอัตราแพคเกจหากนักวางแผนคาดการณ์ว่าโปรแกรมของพวกเขาอาจใช้งานได้นานกว่าที่คาดไว้ครั้งแรกซึ่งอาจทำให้เกิดค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม แต่สำหรับนักวางแผนการประชุมและการประชุมผู้ที่กำลังมองหางบประมาณของตนอย่างใกล้ชิดแพคเกจการประชุมและการประชุมเหล่านี้มีความสามารถในการคาดการณ์ที่ชัดเจนสำหรับงบประมาณการประชุม