ปรับปรุงระเบียนของคุณด้วย PayPal และ Excel

หากคุณเคยเป็นผู้ขายอีเบย์ในระยะเวลาที่คุณรู้อยู่แล้วว่า PayPal เป็นวิธีที่ดีในการรับการชำระเงินทางออนไลน์ได้รวดเร็วง่ายและ PayPal ยังคงเก็บบันทึกการทำธุรกรรมอย่างพิถีพิถัน ทางนี้. ในความเป็นจริงคุณสามารถเข้าถึงธุรกรรมเหล่านี้ได้ในรูปแบบที่สะดวกในรูปแบบสเปรดชีตเพื่อปรับปรุงการปฏิบัติด้านบัญชีของคุณไม่ว่าคุณจะเป็นผู้ซื้อผู้ขายหรือทั้งสองอย่างคุณไม่จำเป็นต้องใช้เว็บไซต์ PayPal โดยตรงเพื่อเข้าถึงบันทึกข้อมูล ทุกรายการ

เมื่อใช้ร่วมกับโปรแกรมสเปรดชีตเช่น Excel คุณลักษณะ PayPal นี้จะทำให้การทำบัญชีสำหรับผู้ซื้อและผู้ขายขนาดกลางและขนาดเล็กเป็นเค้กโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณระมัดระวังในการใช้ PayPal เป็นส่วนใหญ่ ธุรกรรมของคุณ

การใช้ Excel เพื่อเข้าถึงระเบียน PayPal

PayPal ทำให้ฐานข้อมูลการทำธุรกรรมของคุณสามารถเข้าถึงได้โดยคุณในรูปแบบที่เรียกว่า CSV หรือ "ค่าที่คั่นด้วยจุลภาค" โปรแกรมสเปรดชีตส่วนใหญ่เช่น Excel, Quattro Pro หรือ OpenOffice org Calc ซึ่งเป็นข้อมูลเดียวกับที่คุณอาจใช้ในการปรับยอดสมุดเช็คหรือทำภาษี - สามารถอ่านและนำเข้าไฟล์ที่จัดเก็บในรูปแบบนี้ได้

เนื่องจาก PayPal สามารถสร้างไฟล์ CSV ให้กับคุณตามช่วงวันที่คุณสามารถใช้ PayPal เพื่อสร้างข้อมูลทางบัญชีที่รวดเร็วถูกต้องและครบถ้วน (รวมถึงค่าธรรมเนียมของ PayPal ค่าจัดส่งและการจัดการและรายละเอียดอื่น ๆ ) เกี่ยวกับธุรกรรมอีเบย์ของคุณจากนั้นคุณสามารถเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณเองและจัดการกับแอพพลิเคชันสเปรดชีตตัวอย่างเช่นจัดเรียงตามประเภทธุรกรรมหรือรับผลรวมที่รวดเร็วสำหรับวัตถุประสงค์ทางภาษี

การสร้างไฟล์ CSV โดยใช้ PayPal

ในการสร้างไฟล์ CSV สำหรับธุรกรรม PayPal ของคุณให้เข้าสู่เว็บไซต์ PayPal เช่นเดียวกับที่คุณต้องการดูบัญชีของคุณตามปกติ เมื่อเข้าสู่ระบบและดูหน้า "บัญชีของฉัน" เริ่มต้นให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. คลิก "ประวัติ" คลิกที่ลิงค์ "ประวัติ" สีน้ำเงินและสีน้ำเงินที่อยู่ตรงกลางบนของหน้า (คำแนะนำ: อยู่ด้านขวาของลิงก์ "ถอนเงิน")
2. เลือกช่วงวันที่ ใช้เครื่องมือที่บริเวณด้านบนของหน้าเพื่อเลือกช่วงวันที่สำหรับการทำธุรกรรมที่จะแสดงผล คุณสามารถเลือกคำขอทั่วไปเช่น "สัปดาห์ล่าสุด" (สำหรับธุรกรรมทั้งหมดในช่วงเจ็ดวันที่ผ่านมา) หรือ "เดือนล่าสุด" (สำหรับธุรกรรมทั้งหมดในช่วง 30 วันที่ผ่านมา) หรือคุณเลือกที่จะแสดงช่วงวันที่ที่ระบุ
3. คลิกลิงก์ "CSV" คลิกลิงก์ "CSV" ทางด้านขวาของคำว่า "ดาวน์โหลด:" ที่ด้านขวาบนของพื้นที่แสดงผล ป๊อปอัปจะปรากฏขึ้นเพื่อขอให้คุณเลือกรูปแบบการดาวน์โหลด
4. คลิกปุ่ม "ดาวน์โหลด" โดยไม่ต้องเปลี่ยนประเภทไฟล์จาก "CSV" ให้คลิกปุ่ม "ดาวน์โหลด" สีเหลือง PayPal จะหยุดชั่วครู่ชั่วคราวเพื่อเข้าถึงฐานข้อมูลก่อนส่งเว็บเบราเซอร์ของคุณไปยังไฟล์ DownoadCSV บันทึกข้อมูลนี้ลงในเดสก์ท็อปเพื่อให้เข้าถึงได้ง่าย

ผู้ใช้ขั้นสูงที่อ่านพร้อมกับบทความนี้อาจรู้อยู่แล้วว่าต้องการทำอะไรกับข้อมูลในขั้นตอนนี้หากเป็นเช่นนี้คุณสามารถดาวน์โหลดไปยังรูปแบบอื่น ๆ ได้เช่นรูปแบบ Quicken หรือ Quickbooks หรือเบี่ยงเบนไป จากขั้นตอนต่อไปนี้

การนำเข้าไฟล์ CSV ลงใน Excel

ตอนนี้คุณได้ดาวน์โหลดไฟล์ CSV ที่มีรายการที่คุณเลือกไว้และไฟล์ได้รับการบันทึกไว้บนเดสก์ท็อปแล้วให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อโหลดไฟล์ใน Excel

1. เปิด Excel หากไฟล์ CSV บนเดสก์ท็อปของคุณมีลักษณะคล้ายไฟล์ Excel แล้ว (เช่นไอคอนที่แสดงถึงไฟล์มีลักษณะเหมือนกับไอคอนปกติที่คุณเห็นสำหรับไฟล์ Excel) คุณสามารถดับเบิลคลิกที่ไฟล์เพื่อเปิดไฟล์ และvóila - คุณทำเสร็จแล้ว! ผู้ใช้หลายคนจะพบว่าไฟล์ CSV ไม่เปิดโดยอัตโนมัติใน Excel เมื่อไอคอนถูกดับเบิลคลิก ถ้าเป็นคุณใช้เมนูเริ่มต้นของคุณเพื่อเปิดโปรแกรม Excel
2. เลือกเมนู "File" แล้วเลือก "Open" เมื่อโปรแกรม Excel เปิดอยู่ให้คลิกที่เมนู "File" ที่ด้านซ้ายบนของหน้าต่างและเลือก "Open" จากเมนู รายการตัวเลือก คุณควรได้รับการต้อนรับด้วยหน้าต่างโต้ตอบขนาดเล็กที่มีข้อความว่า "เปิด" ซึ่งจะแสดงไฟล์ในระบบคอมพิวเตอร์ของคุณ
3. เลือกเดสก์ท็อปของคุณ ใน Excel รุ่นล่าสุดคุณสามารถทำได้โดยคลิกที่ไอคอน "เดสก์ท็อป" ที่ด้านซ้ายของกล่องโต้ตอบ "เปิด" ใน Excel รุ่นเก่าให้คลิกที่รายการแบบเลื่อนลงตำแหน่งใกล้ด้านบนของหน้าต่างและเลือก "เดสก์ท็อป" จากรายการสถานที่ที่ยาวขึ้น
4. ตั้งประเภทไฟล์เป็น "All files." คลิกที่รายการแบบเลื่อนลง "Files of type" ที่อยู่ด้านล่างของหน้าต่างและเปลี่ยนชนิดไฟล์จาก "Excel files" เป็น "All files" ซึ่งจะทำให้กล่องโต้ตอบ "เปิด" แสดงไฟล์ CSV ใด ๆ บนเดสก์ท็อปของคุณ
5. ดับเบิลคลิกที่ไฟล์ "ดาวน์โหลด" ค้นหาไฟล์ CSV (เรียกว่า "ดาวน์โหลด" หรือ "ดาวน์โหลด csv" ขึ้นอยู่กับรุ่นของ Windows ของคุณ - คุณอาจต้องค้นหารายชื่อไฟล์ทั้งหมดบนเดสก์ท็อปของคุณ) ในรายการไฟล์ที่แสดงในส่วน " เปิด "และดับเบิลคลิกที่

นั่นคือทั้งหมดที่มีให้! ตอนนี้คุณควรเห็นรายการที่จัดเรียงและจัดเรียงรายการธุรกรรม PayPal ล่าสุดของคุณใน Excel ได้ หากคุณคุ้นเคยกับ Excel อยู่แล้วคุณควรจะสามารถนำข้อมูลนี้ไปใช้ในบันทึกทางการเงินของคุณทันทีเพื่อดำเนินการกรองจัดเรียงค้นหาหรือจัดการบันทึกข้อมูล PayPal ของคุณ

โปรดทราบด้วยเช่นเดียวกับที่ได้กล่าวถึงในตอนต้นของบทความนี้ว่าคุณสามารถทำตามขั้นตอนเดียวกันเพื่อนำเข้าบันทึก PayPal ของคุณไปยัง OpenOffice org หรือ Quattro Pro เพียงแค่นำเข้าสเปรดชีตหรือเปิดไฟล์ "CSV" หรือ "ค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค"

ในฐานะโน้ตสุดท้ายโปรดจำไว้ว่าหากคุณต้องการใช้ข้อมูลนี้ต่อไปคุณอาจจะบันทึกใหม่ในรูปแบบมาตรฐานของ Excel (หรือรูปแบบมาตรฐานที่ใช้ในสเปรดชีตของคุณ) เพื่อความสะดวก เมื่อต้องการทำเช่นนี้ให้คลิกที่เมนู "ไฟล์" ที่ด้านซ้ายบนของหน้าต่าง Excel และเลือกตัวเลือก "บันทึกเป็น"จากนั้นเลือก "Microsoft Excel Workbook" จากรายการแบบเลื่อนลง "บันทึกเป็นชนิด" ที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบ "บันทึกเป็น" ที่ปรากฏขึ้น

การทำบัญชีที่มีความสุข!