สิ่งที่ควรพิจารณาก่อนตัดสินใจซื้อโปรแกรมบัญชี

ซอฟต์แวร์บัญชีเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับธุรกิจขนาดเล็กเพื่อติดตามรายรับค่าใช้จ่ายข้อมูลลูกค้าและข้อมูลทางการเงินอื่น ๆ นอกจากนี้ยังเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการตัดสินใจเนื่องจากรายงานที่ทันเวลาและเครื่องมือวิเคราะห์งบประมาณที่มาพร้อมกับซอฟต์แวร์บัญชีส่วนใหญ่ทำให้เจ้าของธุรกิจมีโอกาสกลับมาและมีความเข้าใจโดยรวมเกี่ยวกับการเงินของ บริษัท แต่ในทะเลของโปรแกรมและแบรนด์ซอฟต์แวร์อย่างไรคุณเลือกซอฟต์แวร์บัญชีที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจขนาดเล็กของคุณหรือไม่

สิ่งที่ต้องพิจารณาก่อนซื้อซอฟต์แวร์บัญชี เนื่องจากซอฟต์แวร์บัญชีมีความสำคัญต่อธุรกิจขนาดเล็กของคุณเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าคุณทำการวิจัยบางอย่างก่อนที่จะซื้อการจัดการทางการเงินประเภทใดประเภทหนึ่ง หรือซอฟต์แวร์บัญชี การมองอย่างใกล้ชิดตามความต้องการของ บริษัท ของคุณจะช่วยให้คุณสามารถวัดความต้องการการทำงานในแต่ละวันที่คุณต้องการได้ ด้านล่างเป็นเพียงบางส่วนของสิ่งที่ต้องทำและเก็บไว้ในใจก่อนที่คุณจะกระทำการซื้อซอฟต์แวร์บัญชี

1 การวิเคราะห์ความต้องการ

ก่อนที่จะตัดสินใจเลือกโปรแกรมบัญชีรายใดรายหนึ่งคุณควรทำการวิเคราะห์ความต้องการเพื่อประเมินคุณสมบัติฟังก์ชันและรายงานที่คุณต้องใช้ในการทำรายการ ใช้เวลาในการคิดเกี่ยวกับรายการบัญชีที่มีนัยสำคัญกับธุรกิจของคุณเพื่อให้คุณสามารถเลือกโปรแกรมที่สามารถจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ รายงานใด ๆ ที่คุณจะต้องสร้างการควบคุมที่คุณต้องการหรือการผสานรวมที่คุณต้องการด้วยแอปพลิเคชันของบุคคลที่สามควรมีการระบุไว้

การวิเคราะห์ความต้องการนี้จะเป็นพื้นฐานที่คุณจะเริ่มกระบวนการคัดเลือก

2 อ่านรีวิวซอฟต์แวร์ทางบัญชี

การอ่านความคิดเห็นของลูกค้ารายอื่น ๆ ของผลิตภัณฑ์จะทำให้คุณมีความคิดที่ดีขึ้นในสิ่งที่คุณกำลังซื้อ เว็บไซต์ผู้บริโภคจำนวนมากเช่น Amazon มีบทวิจารณ์นับไม่ถ้วนที่กล่าวถึงความสะดวกในการใช้รายงานการสนับสนุนการทำงานร่วมกันของระบบปฏิบัติการและราคา

3 ค้นหาสิ่งที่เหมาะกับความต้องการของคุณ

ธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่สามารถใช้ซอฟต์แวร์บัญชีธุรกิจขนาดเล็กเช่น QuickBooks แบบตรงออกจากกล่องได้ ผู้ขายส่วนใหญ่ตั้งค่าคุณลักษณะและเทมเพลตการรายงานเพื่อให้คุณสามารถสร้างรายงานที่ต้องการได้เกือบทั้งหมด อย่างไรก็ตามคุณอาจพบว่าคุณต้องใช้ซอฟต์แวร์เฉพาะทางอุตสาหกรรมเช่นซอฟต์แวร์บัญชีที่ไม่แสวงหาผลกำไรซอฟท์แวร์บัญชีการก่อสร้างหรือซอฟต์แวร์บัญชีจุดขายเพื่อตอบสนองความต้องการด้านบัญชีและการรายงานที่เป็นเอกลักษณ์ของอุตสาหกรรมของคุณ

4 พิจารณาความง่ายในการใช้

คุณหรือพนักงานของคุณจะต้องเรียนรู้การใช้ซอฟต์แวร์บัญชีที่คุณซื้อ มีแนวโน้มว่าคุณจะมีการหมุนเวียนพนักงานตลอดหลายปี ดังนั้นคุณควรพิจารณาเลือกชุดซอฟต์แวร์บัญชีที่ไม่เพียง แต่ตรงกับความต้องการของคุณเท่านั้น แต่ยังง่ายต่อการเรียนรู้โดยกำหนดเวลาและทรัพยากรที่คุณสามารถมอบให้กับการฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับการใช้ซอฟต์แวร์หากคุณมีทรัพยากรน้อยเพื่อให้พนักงานมีการใช้งานโปรแกรมของคุณเมื่อมีการหมุนเวียนคุณสามารถเลือกโปรแกรมซอฟต์แวร์บัญชีที่ง่ายและใช้งานง่ายได้เช่น QuickBooks หรือ Peachtree อาจเป็นทางเลือกสำหรับธุรกิจขนาดเล็กของคุณ แม้ว่าจะมีโปรแกรมบัญชีที่ดีกว่าในตลาดธุรกิจขนาดเล็กของคุณจะไม่เห็นประโยชน์ของโปรแกรมเหล่านี้หากพนักงานของคุณไม่ทราบวิธีใช้อย่างถูกต้อง

5 คิดเกี่ยวกับการสนับสนุน

คุณจะต้องตัดสินใจว่าจะให้การสนับสนุนประเภทใดบ้างที่คุณต้องการเพื่อช่วยให้คุณใช้ผลิตภัณฑ์ ผู้ขายส่วนใหญ่เสนอตัวเลือกความช่วยเหลือแบบเต็มรูปแบบที่มีให้คุณเช่นอีเมลโทรศัพท์และการสนับสนุนทางออนไลน์ ผู้ขายบางรายจะให้การสนับสนุนฟรีหากคุณซื้อโปรแกรมส่วนใหญ่จะเสนอแผนการสนับสนุนทางเทคนิคที่คุณสามารถซื้อนอกเหนือจากโปรแกรมบัญชี คุณควรอ่านฟอรัมเกี่ยวกับประสบการณ์ของผู้ใช้อื่น ๆ ที่มีการสนับสนุนลูกค้าจากผู้จัดจำหน่ายซอฟต์แวร์ที่คุณเลือกเนื่องจากไม่ได้สร้างขึ้นทั้งหมดเท่ากัน ผู้ขายซอฟต์แวร์บัญชีบางรายให้การสนับสนุนอย่างเพียงพอในขณะที่ บริษัท อื่นไม่ทำ

6 พิจารณาความสามารถในการขยายตัว

คุณคาดหวังว่าการเติบโตของธุรกิจของคุณจะเติบโตในระยะสั้น ๆ ถึงปานกลาง? หลังจากที่คุณคาดการณ์เกี่ยวกับการเติบโตของธุรกิจของคุณแล้วคุณจะต้องการดูว่า scalable คุณต้องการโปรแกรมซอฟต์แวร์บัญชีของคุณต้องเพื่อให้ตรงกับการเติบโตนี้

คุณต้องการซอฟต์แวร์บัญชีเพื่อใช้งานบนแล็ปท็อปและเดสก์ท็อปหรือบนอุปกรณ์เคลื่อนที่หรือไม่? คุณต้องการซอฟต์แวร์บัญชีที่สามารถทำงานบนเครือข่ายได้หรือไม่? มีราคาแพงแค่ไหนในการเพิ่มผู้ใช้เพิ่มเติมในซอฟต์แวร์บัญชีของคุณ? คุณควรพิจารณาคำถามเหล่านี้และหากธุรกิจขนาดเล็กของคุณทำงานบนเครือข่ายคุณควรติดต่อผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีเพื่อให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์บัญชีที่คุณเลือกใช้งานได้กับฮาร์ดแวร์ของคุณ ผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีควรสามารถตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีคุณสมบัติตามข้อกำหนดฮาร์ดแวร์ / ซอฟต์แวร์รวมถึงคำแนะนำด้านเครือข่ายอื่น ๆ ที่จะช่วยปรับปรุงการดำเนินงานของธุรกิจของคุณ

7 คุณต้องการการจัดการเอกสาร?

ธุรกิจขนาดเล็กบางแห่งต้องการใช้งานในสภาพแวดล้อมที่ไม่มีกระดาษในขณะที่คนอื่น ๆ ก็สบายใจมากขึ้นด้วยการเป็นแบบเก่า ๆ ไม่ว่าคุณจะเลือกกระบวนการใดคุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์ได้รับการออกแบบมาเพื่อตอบสนองความต้องการของคุณ ตัวอย่างเช่นหากคุณต้องการใช้สำนักงานไร้กระดาษคุณจำเป็นต้องตรวจสอบคุณสมบัติการจัดการเอกสารของซอฟต์แวร์บัญชีของคุณ หรือคุณอาจซื้อเครื่องมือการจัดการเอกสารของบุคคลที่สามและคุณสามารถดูเพื่อดูว่ามีโปรแกรมบัญชีที่ทำงานร่วมกับระบบการจัดการเอกสารของคุณหรือไม่เพื่อช่วยให้กระบวนการทำงานของธุรกิจของคุณมีความคล่องตัวขึ้น

8 คุณสามารถใช้การจัดการเวิร์กโฟลว์ได้หรือไม่?

หากคุณเลือกที่จะใช้งานในออฟฟิศไร้กระดาษคุณจะต้องเลือกโปรแกรมซอฟต์แวร์ทางบัญชีที่มีกระบวนการเวิร์กโฟลว์ในตัวหรือช่วยให้คุณสามารถสร้างกระบวนการเหล่านี้ให้ตรงกับกระบวนการทางธุรกิจของคุณ เนื่องจากคุณจะไม่มีสำเนาเอกสารทางกายภาพที่ลอยอยู่รอบ ๆ สำนักงานของคุณเพื่อตรวจทานและอนุมัติคุณจะต้องมีความสามารถในการออกแบบกระบวนการอนุมัติสำหรับงานที่เรียบง่ายและซับซ้อนเช่นแผ่นเวลาผู้ขายหรือตรวจสอบการอนุมัติ

9 พิจารณาความปลอดภัยข้อมูลความต้องการ

การรักษาความปลอดภัยข้อมูลทางบัญชีถือเป็นสิ่งสำคัญเสมอเนื่องจากคุณต้องการให้แน่ใจว่าข้อมูลส่วนบุคคลข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานและข้อมูลลูกค้าของคุณได้รับการคุ้มครอง อย่างไรก็ตามคุณอาจดำเนินธุรกิจในอุตสาหกรรมเช่นการดูแลสุขภาพซึ่งคุณมีข้อกำหนดเรื่องการปฏิบัติตามข้อกำหนดเพิ่มเติมเช่น HIPPA บทลงโทษสำหรับการละเมิดเหล่านี้สามารถทำให้ธุรกิจของคุณเป็นคนพิการได้ในบางกรณีถึง 500,000 เหรียญ ไม่ว่าคุณจะต้องการการรักษาความปลอดภัยแบบไหนคุณจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าการออกแบบมีอยู่ในโปรแกรมซอฟต์แวร์บัญชีของคุณหรือคุณสามารถกำหนดคุณลักษณะด้านความปลอดภัยที่จำเป็นลงในแผน IT เพื่อตอบสนองความต้องการเหล่านี้ได้