การรักษาหลายกลุ่มในหน้าเดียวกันเป็นหนึ่งในความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดที่นักวางแผนเหตุการณ์ต้องเผชิญในแต่ละวัน ในขณะที่ทุกคนที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมต้องการให้ประสบความสำเร็จโดยไม่มีเส้นทางที่กำหนดไว้สำหรับการติดต่อสื่อสารจะมีโอกาสสำหรับรายละเอียดที่จะตกผ่านรอยร้าว การป้องกันการละเลยสามารถหลีกเลี่ยงได้โดยการจัดทำแผนผังการสื่อสารตั้งแต่ต้น ทำตามคำแนะนำด้านล่างเพื่อให้ทุกฝ่ายทำงานไปในทิศทางเดียวกัน
เป็นส่วนใหญ่เหตุการณ์ส่วนใหญ่เป็นความพยายามร่วมกันระหว่างหน่วยงานต่างๆ แต่ในตอนท้ายของวันนั้นจะต้องมีผู้นำคนหนึ่งคอยดูแลการผลิตทั้งหมด แต่ละคนในทีมควรมุ่งเน้นไปที่ความพิเศษและเข้าใจถึงความสำคัญของขอบเขตของตน ระบุตัวเองเป็นผู้วางแผนนำทางตั้งแต่เริ่มต้นโครงการ อธิบายถึงเพื่อนร่วมงานของคุณถึงความสำคัญของการไหลของข้อมูลและแสดงให้เห็นถึงสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อโปรโตคอลถูกละเลย เนื่องจากไม่มีใครอยากเป็นผู้รับผิดชอบในการสร้างปัญหาให้อธิบายกฎสำหรับบทสนทนาภายในในวันแรก
เป้าหมายที่นี่คือการจับคู่แรงงานที่มีหน้าที่รับผิดชอบจะตัดกันบางอย่าง ตัวอย่างเช่นฝ่ายการตลาดควรอยู่ในคณะกรรมการชุดเดียวกับทีมภาพและเสียงเพื่อให้แน่ใจว่ากราฟิกและโลโก้ทั้งหมดแสดงอย่างถูกต้อง การสร้างทีมที่ต้องทำงานร่วมกันเป็นธรรมชาติจะช่วยลดจำนวนอีเมลที่ซ้ำซ้อนซึ่งมักจะสูญหายไปในการเล่นสับเปลี่ยน
กำหนดเวลา
การประกาศกำหนดเวลาล่วงหน้าจะช่วยลดระดับความเครียดสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง คุณสามารถเสริมสร้างคุณค่าของกำหนดเวลาของคุณได้ด้วยการสร้างผังงานที่แสดงให้เห็นว่างานของแต่ละคณะจะถูกนำมาใช้เพื่อนำมารวมกันทุกอย่าง
พนักงานมักตอบสนองได้ดีขึ้นเมื่อรู้ว่าแผนกอื่นกำลังรอการตอบกลับ การแบ่งปันข้อมูลนี้จะทำให้กระบวนการนี้โปร่งใสและเน้นความรับผิดชอบโดยไม่ต้องใช้การกระทำเชิงลบ
ให้ผู้บริหารทราบ
ข้อผิดพลาดที่ยิ่งใหญ่ที่สุดที่คุณสามารถทำได้ก็คือการทำงานเบื้องหลังจนกว่าคุณจะพร้อมที่จะแสดงความคิดเห็นต่อผู้นำผู้บริหารของคุณ ไม่ค่อยหากเคยคุณจะเดินเข้าไปในห้องทำงานและออกเดินทางโดยไม่ต้องเปลี่ยนแง่มุมบางอย่างในงานของคุณ ช่วยตัวคุณเองด้วยการรุกคืบหน้าโดยการประชุมเชิงรุกกับพวกเขาอย่างสม่ำเสมอในระหว่างกระบวนการวางแผน การเปลี่ยนแปลงตรงกลางของโครงการทำได้ง่ายกว่าเมื่อเทียบกับการหมุนวนกลับไปที่ท้าย
ติดต่อผู้ขายของคุณ
ข้อผิดพลาดที่ดูเหมือนจะไร้เดียงสาอีกอย่างหนึ่งที่อาจเกิดขึ้นคือการสื่อสารกับผู้ขายรายอื่นเกิดขึ้นเมื่อเพื่อนร่วมงานใช้ความคิดริเริ่มในการติดต่อผู้ขายโดยตรงเพื่อแบ่งปันรายละเอียดการวางแผนที่คุณไม่คุ้นเคย ผลจากการสนทนาข้างเคียงเหล่านี้อาจมีผลกระทบอย่างมากต่อเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นร่วมกัน วิธีเดียวที่จะป้องกันไม่ให้เรื่องนี้คือการ จำกัด ผู้ให้บริการของคุณจากการรับคำสั่งจากพนักงานคนอื่น ๆ คุณอาจคิดว่าฟังดูแย่ ๆ ในตอนแรก แต่คุณจะรู้ได้ง่ายว่าข้อมูลทั้งหมดไหลผ่านคุณ
การปรับปรุงเชิงรุก
การเป็นผู้วางแผนนำร่องสำหรับกิจกรรมจะทำให้คุณต้องแบ่งปันข้อมูลเท่าที่คุณได้รับ เก็บเอกสารการวางแผนหลักที่ระบุรายละเอียดของกิจกรรมและส่งการอัปเดตรายสัปดาห์ไปยังสมาชิกคณะกรรมการทั้งหมดของคุณ ให้การสื่อสารสั้นและตรงประเด็น คุณต้องการให้ทุกคนอ่านบันทึกย่อในการอัปเดตอีเมลรายสัปดาห์ของคุณ แต่ถ้าคุณเดินไปเรื่อย ๆ คุณจะสูญเสียความใส่ใจอย่างรวดเร็ว
การจัดการการไหลเวียนข้อมูลของกิจกรรมของคุณต้องใช้ขั้นตอนเดียวกับการสื่อสารระหว่างหน่วยงาน ทำให้ทุกคนตระหนักถึงความรับผิดชอบและแบ่งปันข้อมูลสำคัญกับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง ความแตกต่างที่สำคัญคือคุณเป็น CEO ของโครงการ บทบาทของคุณคือการจัดการรายละเอียดทั้งหมดที่เข้ามาและแปลให้เป็นวิสัยทัศน์ร่วมกันที่ตอบสนองความต้องการของแต่ละแผนก
รากฐานแห่งความสำเร็จคือการทำให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดจะไหลไปในทิศทางเดียวกัน