การจัดการสำนักงานที่ดีสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก < การจัดการสำนักงานที่ดีช่วยให้ธุรกิจของคุณทำงานได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ > ใช้การจัดการสำนักงานที่ดีเพื่อควบคุมความสับสนวุ่นวายในธุรกิจขนาดเล็กของคุณ

ความสับสนวุ่นวายและความสับสนระคายเคือง แต่ก็เป็นเรื่องไม่ธรรมดาสำหรับธุรกิจ คิดว่ามันเป็นสูตรถ้าคุณต้องการ: ความอลวนเพิ่มขึ้นเท่ากับกำไรลดลง คำตอบ? การจัดการสำนักงานที่ดี นี่คือวิธีที่คุณสามารถใช้การจัดการสำนักงานที่ดีเพื่อควบคุมความวุ่นวายในธุรกิจขนาดเล็กของคุณ:

1. สร้างแนวทางการบริหารงานประจำสำนักงานและยึดติดกับพวกเขา

กิจวัตรประจำวันจำเป็นต้องทำตามขั้นตอนปกติถ้าคุณต้องการจัดระเบียบและรักษาสิ่งต่างๆไว้ให้ราบรื่น

ตั้งค่าการจัดการเอกสารและระบบสำนักงาน ตัวอย่างเช่นถ้าเป็นไปได้กระดาษทุกชิ้นที่เข้ามาในสำนักงานของคุณควรจะจัดการครั้งเดียวดำเนินการและยื่นต่อ - ไม่ใช่กองซ้อนอย่างไม่เป็นระเบียบบนโต๊ะ ในทำนองเดียวกันการสื่อสารแบบดิจิตอลเช่นอีเมลควรได้รับการจัดลำดับความสำคัญและดำเนินการโดยทันทีหากเป็นไปได้หรือตั้งค่าสถานะสำหรับการดำเนินการในอนาคต

ระบบสำนักงานรวมทั้งเดสก์ท็อปแล็ปท็อปเซิร์ฟเวอร์ไฟล์เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่นและโทรศัพท์มือถือจะต้องมีทั้งขั้นตอนการบริหารและเหตุฉุกเฉิน เมื่อระบบล่มหรืออุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องกับคอมพิวเตอร์ล้มเหลวทุกคนในสำนักงานของคุณจำเป็นต้องรู้ว่าใครโทรและไม่ควรทำอะไร (เช่นพยายามแก้ไขปัญหาเอง) เรียนรู้ 3 ขั้นตอนในการปกป้องข้อมูลทางธุรกิจที่สำคัญของคุณ

2 ตั้งค่าความรับผิดชอบที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน

การจัดการสำนักงานที่ดีขึ้นอยู่กับคนที่รู้ว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในสิ่งที่เป็นผู้รับผิดชอบในการทำสิ่งต่างๆ

จะเกิดอะไรขึ้นตัวอย่างเช่นถ้าการซื้อธุรกิจขนาดเล็กของคุณทำได้โดยบุคคลใดก็ตาม? คุณจะสามารถหากระดาษเครื่องพิมพ์ได้เมื่อต้องการหรือไม่? ใส่คนที่รับผิดชอบในการสั่งซื้ออุปกรณ์และอุปกรณ์ทั้งหมดเพื่อแก้ปัญหาและทำให้สิ่งต่างๆทำงานได้อย่างราบรื่น ให้พนักงานส่งอีเมลถึงผู้รับที่กำหนดไว้เพื่อขอรับเอกสารหรือโพสต์รายชื่อที่เขียนด้วยลายมือในที่เห็นได้ชัดซึ่งผู้คนสามารถเพิ่มสิ่งที่ต้องการได้

เหมือนกับการบริหารระบบ (คอมพิวเตอร์) คุณต้องมีหนึ่งคนรับผิดชอบต่อความปลอดภัยของระบบคอมพิวเตอร์ของคุณและติดตามสิ่งต่างๆเช่นบัญชีรหัสผ่านและซอฟต์แวร์ การใช้ระบบที่ใช้ระบบคลาวด์สำหรับแอพพลิเคชันออฟฟิศซอฟท์แวร์บัญชีและการจัดเก็บข้อมูลเป็นทางออกที่ดีสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก แต่คุณยังต้องมีบุคคลที่เชื่อถือได้ที่ได้รับมอบหมายให้ดำเนินการบริหารเช่นเพิ่ม / ลบผู้ใช้กำหนดสิทธิ์ ฯลฯ > 3 เก็บบันทึก - และเก็บบันทึกข้อมูลทางธุรกิจของคุณไว้

การเก็บบันทึกเสียงถือเป็นส่วนที่ง่ายที่สุดในการจัดการสำนักงานที่ดี - จนกว่าคุณจะพิจารณาถึงความจำเป็นในการเก็บรักษาบันทึกเหล่านี้ไว้และสามารถอัพเดตได้ แต่กฎข้อแรกสำหรับการเป็นผู้จัดการสำนักงานที่ดีจะช่วยให้คุณได้รับการจัดการเกี่ยวกับเรื่องนี้; ทำการอัพเดตบันทึกประจำสำนักงานตัวอย่างเช่นเมื่อคุณได้รับลูกค้าหรือลูกค้ารายใหม่แล้วจะใช้เวลาเพียงชั่วครู่ในการป้อนข้อมูลลงในฐานข้อมูลรายชื่อติดต่อของคุณ จากนั้นจะใช้เวลาสักครู่เพื่ออัปเดตข้อมูลหลังจากที่คุณได้พูดคุยกับเขาทางโทรศัพท์

(โปรดทราบว่าเขตอำนาจศาลส่วนใหญ่มีกฎหมายว่าด้วยข้อมูลส่วนบุคคลที่ควบคุมการจัดการข้อมูลลูกค้า)

4. เดินผ่านสำนักงานของคุณและนั่ง

สำนักงานของคุณเป็นตัวอย่างของการจัดการพื้นที่หรือการปรับตัวของพื้นที่?

เมื่อคุณเดินผ่านสำนักงานคุณต้องเดินรอบอุปสรรคหรือเสี่ยงต่อการสะดุดกับสิ่งต่างๆหรือไม่?

เมื่อคุณนั่งลงที่โต๊ะคุณสามารถทำงานได้อย่างสบายที่นั่นไหม? สิ่งที่จัดอย่างมีเหตุผลเพื่อให้สิ่งที่คุณจะใช้มากที่สุดที่โต๊ะอยู่ใกล้มือหรือไม่?

มีหลายสิ่งหลายอย่างคับคั่งในสำนักงานปัจจุบันจากเครื่องพิมพ์ยืนผ่านตู้เก็บเอกสาร สำหรับการจัดการสำนักงานที่ดีคุณต้องแน่ใจว่าทุกสิ่งในสำนักงานจัดไว้เพื่อประสิทธิภาพสูงสุดและความปลอดภัยสูงสุด พื้นฐานของการออกแบบสำนักงานขนาดเล็กหรือที่บ้านให้คำแนะนำสำหรับการตอบสนองความต้องการด้านพลังงานแสงและระบายอากาศได้อย่างปลอดภัยในพื้นที่สำนักงานของคุณ

5 กำหนดการทำงานที่น่าเบื่อ

การวางสิ่งต่างๆที่คุณไม่ชอบไม่ง่ายเกินไปและคนในธุรกิจส่วนใหญ่ไม่ชอบงานเช่นการจัดเก็บจัดส่งและรับหรือการทำบัญชี - แม้แต่ผู้จัดการสำนักงานก็ง่ายเกินไป

น่าเสียดายที่สำนักงานเช่นห้องครัวจะไม่ทำงานได้ดีโดยไม่ต้องทำงานที่เหลืออยู่

หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่อยู่ในสถานะไม่สามารถมอบหมายสิ่งที่คุณมองว่าเป็นงานที่น่าเบื่อหรือไม่พึงประสงค์ให้กับคนอื่นบังคับตัวเองให้เข้ามาอย่างสม่ำเสมอโดยกำหนดเวลาไว้ในแต่ละสัปดาห์ ใช้เวลาเช้าหรือบ่ายเป็นต้นไปและใช้เวลาโทรเย็นเรียกคืนการสอบถามอีเมลที่ไม่สำคัญออกไปการโพสต์สื่อทางสังคมการติดตามการทำบัญชีหรือการอัปเดตระเบียน

6 มอบหมายและ outsource

ในโลกที่สมบูรณ์แบบทุกคนจะทำในสิ่งที่เขาหรือเธอมีเวลาที่จะทำและทำได้ดี เป็นโลกที่ไม่สมบูรณ์แบบแทนคนจำนวนมากกำลังทำสิ่งที่พวกเขาไม่ได้มีเวลาหรือความสามารถที่จะทำดี

การมอบหมายและการเอาท์ซอร์สสามารถไม่เพียง แต่ช่วยปรับปรุงการจัดการสำนักงานของธุรกิจขนาดเล็กของคุณเท่านั้น แต่ยังช่วยให้คุณสามารถมุ่งความสนใจไปที่ความสามารถของคุณด้วยเช่นกันซึ่งจะช่วยให้กำไรของคุณดีขึ้น ผู้ช่วยนอกเวลาหรือผู้ช่วยเสมือนอาจสามารถจัดการงานสำนักงานหรืองานธุรการได้หลายอย่าง สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการมอบหมายให้ดูที่ Decide to Delegate

7 วางแผนธุรกิจให้มีความสำคัญ

เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากใช้เวลาในการแสดงและทำปฏิกิริยากัน - แล้วสงสัยว่าทำไมพวกเขาดูเหมือนจะหมุนล้อ การวางแผนธุรกิจเป็นองค์ประกอบสำคัญของการจัดการสำนักงานที่ดีและจำเป็นต้องเป็นส่วนหนึ่งของกิจวัตรประจำวันของการจัดการสำนักงานของคุณ

เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่ประสบความสำเร็จใช้เวลาทุกสัปดาห์ในการวางแผนธุรกิจและใช้เซสชันการวางแผนธุรกิจประจำวันเป็นเครื่องมือในการกำหนดเป้าหมายและการเติบโต

คู่มือการวางแผนธุรกิจนี้เป็นเคล็ดลับสำคัญสำหรับการวางแผนธุรกิจของคุณที่กำลังดำเนินอยู่ มันวางกรอบการวางแผนธุรกิจสำหรับธุรกิจขนาดเล็กของคุณและให้ทรัพยากรในทุกอย่างจากการเขียนคำสั่งวิสัยทัศน์ผ่านกฎสำหรับการกำหนดเป้าหมายทางธุรกิจ

หากคุณมีพนักงานให้มีส่วนร่วมในการวางแผนทางธุรกิจอย่างเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ

คุณจะรักความแตกต่าง

อย่าปล่อยให้ความสับสนวุ่นวายกับการทำธุรกิจ เมื่อคุณเริ่มใช้หลักเจ็ดประการนี้ในการจัดการสำนักงานที่ดีคุณจะประหลาดใจในความแตกต่างของการจัดการสำนักงานที่ดีและธุรกิจของคุณทำมากแค่ไหน

การสร้างระบบการจัดการเอกสาร

10 เคล็ดลับในการจัดไฟล์คอมพิวเตอร์