หากธุรกิจของคุณประสบปัญหาเช่นพายุเฮอร์ริเคนพายุทอร์นาโดหรือพายุหิมะคุณต้องสามารถกลับเข้าสู่ธุรกิจได้ทันที สิ่งสำคัญอย่างหนึ่งที่ควรคำนึงถึงในการวางแผนธุรกิจคือการจัดเก็บและกู้คืนข้อมูลธุรกิจของคุณ
จะเกิดอะไรขึ้นถ้าคุณสูญเสียบันทึกทางธุรกิจในภัยพิบัติ? มันเป็น whammy คู่ คุณมีปัญหาสองประการที่นี่:
ขั้นแรกคุณไม่มีหลักฐานสนับสนุนการหักภาษีโดยทั่วไปและ
ประการที่สองคุณไม่มีข้อมูลที่จะสนับสนุนความเสียหายที่เกิดจากภัยพิบัติ
การหักภาษีร่วมกันเมื่อเอกสารไม่พร้อมใช้งาน
กรมสรรพากรกำหนดให้ธุรกิจ (และบุคคล) จัดทำบันทึกเพื่อสนับสนุนธุรกิจหรือหักภาษีส่วนบุคคลของตน หากคุณไม่มีประวัติทางธุรกิจเพื่อสนับสนุนการหักเงินและคุณได้รับการตรวจสอบแล้วคุณจะมีภาวะที่กลืนไม่เข้าคายไม่ออก ข้อบังคับเกี่ยวกับภาษีกล่าวว่า "การบันทึกข้อมูลผู้เสียภาษีอากรไม่สามารถทำได้ไม่ได้ช่วยลดภาระของผู้เสียภาษีในการแสดงสิทธิในการหักเงินดังกล่าว"
คุณจะต้องพยายามสร้างข้อมูลทางธุรกิจที่สูญหายใหม่ แต่ถ้าบันทึกสูญหายหรือถูกทำลายในภัยพิบัติทางธุรกิจคุณจะทำอย่างไร?
การสนับสนุนความเสียหายจากภัยพิบัติเมื่อเอกสารไม่พร้อมใช้งาน
ในกรณีที่เกิดภัยพิบัติที่ทำให้ระเบียนธุรกิจของคุณเสียหายให้ทำตามกระบวนการสองขั้นตอน
ขั้นแรกให้ระบุว่าภัยพิบัติเกิดขึ้น ในคดีล่าสุดของศาลภาษี (ปี 2014) ศาลพิพากษาให้ผู้เสียภาษีอากรเสียเพราะเขาไม่เคยรายงานภัยพิบัติ
ในกรณีนี้ผู้เสียภาษีอากรได้อ้างถึงความเสียหายจากอุทกภัยทำให้บันทึกทางธุรกิจของเขาไม่สามารถเรียกคืนได้ แต่เขาไม่ได้ระบุถึงความเสียหายจากน้ำท่วมด้วยการเรียกร้องค่าสินไหมทดแทนหรือหลักฐานอื่น ๆ หากคุณไม่สามารถพิสูจน์ได้ว่าระเบียนนั้นสูญหายหรือถูกทำลาย IRS อาจถือว่าคุณไม่ได้เป็นเจ้าของในตอนแรกวิธีที่ดีที่สุดในการจัดทำเอกสารเรื่องภัยพิบัติคือ
ยื่นคำเรียกร้องประกัน แม้ว่าคุณจะอาศัยอยู่ในเขตภัยพิบัติกรมสรรพากรก็ไม่มีทางรู้ได้ว่าธุรกิจของคุณประสบความสูญเสียหรือไม่นอกจากคุณจะสูญเสียเป็นลายลักษณ์อักษร
การบันทึกความสูญเสียทางธุรกิจ
คุณจำเป็นต้องมีบันทึกสินทรัพย์เพื่อบันทึกการสูญเสียทรัพย์สินทางธุรกิจรวมถึงยานพาหนะอุปกรณ์เฟอร์นิเจอร์และส่วนควบ รายงานการเสียชีวิตจากการเสียภาษีธุรกิจหรือภาษีส่วนบุคคลของคุณ IRS Publication 547 อธิบายขั้นตอนการพิจารณาการหักล้างการสูญเสียรวมทั้งการลดมูลค่าตลาดยุติธรรม
นอกจากนี้คุณยังสามารถขอความช่วยเหลือได้ที่ FEMA (หน่วยงานให้ความช่วยเหลือด้านความช่วยเหลือฉุกเฉินของรัฐบาลกลาง) หรือยื่นข้อเรียกร้องความช่วยเหลือด้านภัยพิบัติกับ Small Business Administration
ต่อศาลภาษีอากรที่ระบุไว้ข้างต้นหากบันทึกข้อมูลทางธุรกิจของคุณสูญหายหรือถูกทำลายคุณจะต้อง "พยายามอย่างมากและโน้มน้าวใจ" เพื่อสร้างข้อมูลทางธุรกิจของคุณใหม่
การสร้างเร็กคอร์ดใหม่หลังจากเกิดภัยพิบัติ
กรมสรรพากรมีการตีพิมพ์ที่ยอดเยี่ยมซึ่งกล่าวถึงวิธีการสร้างข้อมูลใหม่ในกรณีที่เกิดภัยพิบัติ
ในแบบฟอร์มเหล่านี้คุณต้องระบุ "พื้นฐานต้นทุน" และ "ปรับเกณฑ์" สำหรับธุรกิจที่คุณเป็นเจ้าของ
คุณสามารถทำเช่นนี้ได้หรือไม่? คุณมีข้อมูลที่แสดงสิ่งที่คุณจ่ายสำหรับสิ่งนี้หรือไม่?
การปกป้องข้อมูลทางธุรกิจจากภัยพิบัติ
แน่นอนว่าวิธีที่ดีที่สุดในการรับรองว่าระเบียนธุรกิจของคุณจะรอดพ้นจากความหายนะคือการปกป้องพวกเขาก่อนเกิดภัยพิบัติ
สำรองข้อมูลและนำไปยังที่ปลอดภัยห่างจากธุรกิจของคุณ สำรองข้อมูลออนไลน์อีกด้วย
อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการป้องกันระเบียนทางธุรกิจจากการสูญหายของข้อมูล
สิ่งที่ต้องทำก่อนเกิดภัยพิบัติกระทบธุรกิจของคุณ
1. ตั้งค่าระบบบันทึกข้อมูลทางธุรกิจของคุณเพื่อให้คุณมีข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับภาษี
2 ทำให้บันทึกทางธุรกิจของคุณปลอดภัยจากภัยพิบัติให้มากที่สุด
3 สำรองข้อมูลระเบียนของคุณ
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม
ที่มา: T. C. Summ แย้มยิ้ม ข้อมูลเกี่ยวกับกรมสรรพากร:
IRS Publication 547: Casualties, Disasters and thefts
IRS Publication 584-B: สมุดงานที่เสียหายด้านธุรกิจภัยพิบัติและการโจรกรรม