ทำไมคุณควรลงทุนในซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารก่อสร้าง

ลองนึกภาพโต๊ะทำงานของคุณ T

ด้านขวาคุณเห็นภูเขาเล็ก ๆ ของกระดาษ ในนั้นมีสัญญา, ใบแจ้งหนี้, การปรับปรุงโครงการ, ใบสมัคร, แบบฟอร์ม LEED และ RFDs พวกเขาทั้งหมดมีจุดเฉพาะในตู้เอกสารขนาดใหญ่ของคุณ แต่บางแห่งต้องลงนามบางแห่งต้องสแกนและบางแห่งต้องถูกส่งไปยังลูกค้า

ในระยะสั้นสำนักงานของคุณเป็นระเบียบ

ภาพจำลองนี้ฟังดูคุ้นเคยหรือไม่? การรั่วไหลของเอกสารเป็นปัญหาที่พบบ่อยสำหรับผู้จัดการฝ่ายก่อสร้าง

โชคดีที่ซอฟต์แวร์การจัดการงานก่อสร้างเป็นทางออกที่ยอดเยี่ยมสำหรับปัญหาทั่วไปนี้

ซอฟท์แวร์การจัดการงานก่อสร้างมีตัวเลือกการจัดการเอกสารจำนวนมาก โซลูชันซอฟต์แวร์เหล่านี้สามารถช่วยให้ผู้ใช้ค้นหาเอกสารและแบบฟอร์มได้อย่างรวดเร็วและลดระยะเวลาในการกรอกเอกสารเพื่อปลดปล่อยเวลาทำงานกับลูกค้าและมุ่งเน้นงานก่อสร้าง

<2>

Get Organized

อาจเป็นทฤษฎีที่สำคัญที่สุดของซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารคือความสามารถในการจัดระเบียบไฟล์ ไม่ต้องผ่านตู้เอกสารหรือกองกระดาษบนโต๊ะทำงานอีกต่อไปเพียงเสียบเอกสารที่คุณต้องการเข้าไปในเครื่องมือค้นหาของซอฟต์แวร์เพื่อค้นหาไฟล์ของคุณได้ทันที

ซอฟต์แวร์จะช่วยให้คุณสามารถอัปโหลดไฟล์ที่มีอยู่ได้ดังนั้นจึงไม่มีการแบ่งแยกระหว่างไฟล์และไฟล์ทางกายภาพที่ผ่านมาในโซลูชันซอฟต์แวร์ของคุณ และสำหรับแอพพลิเคชั่นจำนวนมากคุณสามารถเข้าถึงเอกสารเหล่านี้บนคลาวด์และหาเอกสารของคุณได้ทุกที่

ตัวอย่างของระบบองค์กรที่โดดเด่น ได้แก่ Aconex และ Viewpoint Aconex ได้ใช้อัลกอริทึมการค้นหาของ Google เพื่อให้ผู้ใช้สามารถค้นหาเอกสารที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว Viewpoint ใช้อัลกอริทึมที่เหมือนกันและสามารถค้นหาและจัดทำดัชนีอีเมล Outlook ที่แนบมากับ Vista

ทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น

ถ้าคุณเลือกบริการจัดการเอกสารการก่อสร้างบนระบบคลาวด์คุณจะพบว่าเอกสารของคุณจะเร็วขึ้น

และ ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น คีย์?

ซอฟต์แวร์ช่วยให้ทำงานร่วมกับทีมของคุณได้ง่ายขึ้น

บริษัท ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารก่อสร้างจำนวนมากมีตัวเลือกการทำงานร่วมกันแบบใหม่และใช้งานง่าย ตัวอย่างเช่นโครงการ Procore's Construction Document Management Tool ช่วยให้ผู้จัดการสามารถแยกแยะการอนุญาตที่แตกต่างกันสำหรับผู้ใช้แต่ละราย แม้ว่า Procore จะจัดเก็บไฟล์ในเวอร์ชันที่ผ่านมา แต่ก็ยังทำให้แน่ใจว่าเนื้อหาที่แชร์อยู่ในร่างเดียวกันเสมอเพื่อไม่ให้ผู้ใช้แก้ไขเวอร์ชันที่ไม่ถูกต้องโดยไม่ได้ตั้งใจ และเนื่องจากการทำงานบน iPad, iPhone และ Android นอกเหนือจากพีซีทีมงานของคุณสามารถเข้าถึงข้อมูลนี้ได้ตลอดเวลา

ประหยัดเงิน

มีหลายวิธีที่ชัดเจนในการจัดการเอกสารการก่อสร้างสามารถช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายของคุณได้คุณไม่จำเป็นต้องลงทุนมากเท่ากับหมึกพิมพ์เอกสารการถ่ายเอกสารและการเก็บเอกสาร แต่ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารการก่อสร้างยังช่วยประหยัดแรงงานนับพัน ๆ ปีได้ Hotel Executive รายงานว่าด้วยซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร บริษัท สามารถประหยัดเวลาได้ 5,000 เหรียญต่อปีจากการตัดงานจัดเก็บและเงินออมเหล่านั้นไม่ได้หยุดพักกับโรงแรมขยายไปสู่ธุรกิจใด ๆ ที่มีความต้องการในการจัดการเอกสารอย่างมาก

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารสามารถกำจัด บริษัท ของคุณเกี่ยวกับการหาเอกสารที่สูญหายได้ บริษัท จัดทำเอกสารแห่งหนึ่งได้ประมาณการว่ามีค่าใช้จ่ายประมาณ 120 ถึง 250 เหรียญเพื่อสร้างเอกสารที่ไม่สมบูรณ์หรือสูญหาย