การสร้างระบบการจัดการเอกสาร

การจัดการเอกสาร คือกระบวนการจัดการเอกสารในรูปแบบที่สามารถสร้างแชร์ใช้จัดระเบียบและจัดเก็บข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพและเหมาะสม ดังนั้นการเรียนรู้วิธีการสร้างระบบการจัดการเอกสารเป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจ

สำหรับธุรกิจจำนวนมากการมุ่งเน้นการจัดการเอกสารเป็นไปในการจัดองค์กรและการจัดเก็บเอกสาร พวกเขาต้องการที่จะสามารถจัดเก็บเอกสารในรูปแบบที่มีการจัดระเบียบและปลอดภัยซึ่งยังช่วยให้สามารถค้นหาเอกสารได้อย่างง่ายดาย

บทความนี้จะแสดงวิธีสร้างระบบการจัดการเอกสารที่ตรงกับสิ่งนั้น

หากคุณพิมพ์ "การจัดการเอกสาร" ลงในเครื่องมือค้นหาใด ๆ คุณจะได้รับรายการ "โซลูชัน" การจัดการเอกสารจำนวนมากซึ่งมีซอฟต์แวร์หรือแอปที่โฆษณาข้อดีของการมีสำนักงานไร้กระดาษ

999 ซอฟต์แวร์หรือแอพพลิเคชันการจัดการเอกสารได้รับการออกแบบมาเพื่อปรับปรุงการจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ของธุรกิจของคุณ ปัญหาคือธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากต้องรับมือกับข้อมูลเก่า ๆ ที่อยู่บนกระดาษและไฟล์อิเล็กทรอนิกส์และในบางกรณีสัดส่วนข้อมูลกระดาษมีขนาดใหญ่มาก

โซลูชันหนึ่งสำหรับปัญหาในการมีสภาพแวดล้อมแบบผสมผสานข้อมูลคือการใช้ระบบการถ่ายเอกสารเพื่อแปลงเอกสารทั้งหมดของธุรกิจให้เป็นแบบอิเล็กทรอนิกส์ แต่นี่เป็นราคาแพงและใช้เวลานานสำหรับธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมาก

ข่าวดีก็คือคุณสามารถนำพื้นฐานของระบบการจัดการเอกสารมาใช้โดยไม่ต้องซื้อซอฟต์แวร์พิเศษใด ๆ หรือดำเนินการผ่านภาพเอกสารขายส่ง

ระบบไม่จำเป็นต้องซับซ้อน คุณเพียงแค่ต้องลงทุนเวลาในการวางแผนและการใช้งาน

วิธีการสร้างระบบการจัดการเอกสาร

การตั้งค่าระบบการจัดการเอกสารประกอบด้วยขั้นตอนสามขั้นตอน

การสร้างแผนการจัดการเอกสาร

การใช้แผนการจัดการเอกสาร

และการดำเนินการต่อไปนี้

• ขั้นตอนแรกในการสร้างแผนคือการตอบคำถามต่อไปนี้:
• 1. กฎสำหรับการสร้างเอกสารมีอะไรบ้าง?
• ใบแจ้งหนี้ตัวอักษรเตือนการชำระเงินโบรชัวร์การขายอีเมลงบดุลสเปรดชีตรายงาน - ธุรกิจทั้งหมดสร้างเอกสารหลากหลายรูปแบบในการทำและติดตามธุรกิจ และเพื่อรักษาสิ่งต่างๆไว้ทุกธุรกิจจำเป็นต้องสร้างกฎเกี่ยวกับการสร้างเอกสาร

ตัวอย่างเช่นมีแม่แบบภายในสำหรับเอกสารทางธุรกิจมาตรฐานบางอย่างของคุณเช่นตัวอักษรและใบแจ้งหนี้และสถานที่ตั้งอยู่ที่ใด

มีคู่มือสไตล์ภายในที่ต้องปฏิบัติตามหรือไม่?

หากเอกสารใหม่ ๆ ถูกลงวันที่และ / หรือประทับตราเวลา?

ควรปฏิบัติตามขั้นตอนใดในการแบ่งปันหรือทบทวนเอกสาร?

สำหรับธุรกิจขนาดเล็กบางจุดเท่านั้นที่เกี่ยวกับการสร้างเอกสารที่สำคัญคือจะมีแม่แบบสำหรับเอกสารทางธุรกิจต่างๆและวิธีการใช้งานแต่ถ้าการสร้างเอกสารในธุรกิจของคุณเกี่ยวข้องกับบุคคลอื่นที่ทำงานร่วมกันตรวจสอบหรืออัปเดตเอกสารคุณจะต้องใช้เวลาตัดสินใจเลือกทำสิ่งเหล่านี้เพื่อให้มีประสิทธิภาพและสอดคล้องกัน

2 เราจะจัดเก็บเอกสารได้อย่างไร?

คำถามนี้มีสองประเด็น

ประเด็นแรกเกี่ยวกับการจัดเก็บข้อมูลทางกายภาพ แม้ว่าธุรกิจขนาดเล็กของคุณจะจัดเก็บเอกสารในตู้เก็บเอกสารมีค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บ ไม่เพียง แต่ค่าใช้จ่ายของตู้เก็บเอกสารเท่านั้น แต่ต้องเสียเวลาเมื่อคุณและ / หรือพนักงานของคุณยื่นเอกสารหรือเรียกค้นข้อมูล ในความเป็นจริงค่าใช้จ่ายที่ใหญ่ที่สุดที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บข้อมูลสำหรับธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่อาจเป็นค่าใช้จ่ายที่เสียเวลาเมื่อผู้คนกำลังมองหาเอกสาร

ด้านที่สองของการจัดเก็บเอกสารคือองค์กร เอกสารจะถูกยื่นอย่างไร? กุญแจสำคัญในการจัดเก็บเอกสารคือปฏิบัติตามแนวทางการจัดการไฟล์ที่ดี Jill Chongva อธิบายถึงวิธีการจัดระบบการจัดเก็บข้อมูลเพื่อการจัดเก็บข้อมูลอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพในการควบคุมระบบการจัดเก็บข้อมูลของคุณขณะที่ 10 เคล็ดลับการจัดการไฟล์อธิบายถึงวิธีการจัดเก็บและอัปเดตไฟล์บนระบบคอมพิวเตอร์ของคุณให้ทันสมัยอยู่เสมอ

นอกจากนี้คุณจำเป็นต้องทราบวิธีที่คุณจะเก็บเอกสารไว้ คุณจะจัดการกับไฟล์ที่ล้าสมัยหรือเพียงแค่พร้อมที่จะถูกย้ายไปยังเครื่องเขียนด้านหลังในระบบการจัดการเอกสารของคุณ?

ใกล้จุดเริ่มต้นของแต่ละปีเช่นฉันไปถึงไฟล์ต่างๆที่เกี่ยวข้องกับการทำงานในคอมพิวเตอร์ของฉันกำจัดวัชพืชออกจากที่ไม่ได้เป็นปัจจุบันอีกต่อไปและสร้างโฟลเดอร์ใหม่ที่ติดป้ายกำกับตามปีและ / หรือเรื่องย้ายไฟล์ด้วย จำเป็น

สามารถทำได้เช่นเดียวกันกับไฟล์กระดาษ ไม่ต้องยุ่งยากในการลบเอกสารเก่าออกจากโฟลเดอร์ไฟล์และป้ายกำกับและสร้างเอกสารใหม่ด้วยชื่อ "เก่า" ในชื่อ ซอฟต์แวร์บางตัวมีตัวเลือกการเก็บข้อมูลอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น Microsoft Outlook ช่วยให้คุณเก็บอีเมลเก่าได้

3 การเรียกเอกสารสามารถทำได้ง่ายขึ้น?

คำถามนี้เป็นหัวใจของระบบการจัดการเอกสารของคุณ ในการสำรวจโดย Leger Marketing for Xerox Canada เจ้าของและผู้จัดการทั่วไปของแคนาดากล่าวว่ามีค่าใช้จ่าย 2, 152 เหรียญต่อปีในการจัดการและจัดเก็บเอกสารและประมาณหนึ่งชั่วโมงต่อวันเพื่อค้นหาเอกสารเหล่านี้ (globeandmail.com)

อีกครั้งการปฏิบัติในการจัดเก็บข้อมูลที่ดีสามารถช่วยแก้ปัญหาได้ในระยะยาว การเรียกดูบทความการจัดการข้อมูลในไซต์นี้จะช่วยให้คุณเริ่มต้นได้ หากคุณทำสิ่งต่างๆอย่างเช่นปฏิบัติตามกฎการตั้งชื่อไฟล์ที่ระบุไว้ใน 10 วิธีในการเก็บไฟล์ดิจิทัลไว้ตัวอย่างเช่นเอกสารจะหาได้ง่ายกว่ามาก

และไม่ว่าคุณจะเป็นเจ้าของคนเดียวที่ทำงานเดี่ยวหรือเจ้าของธุรกิจกับพนักงานผมขอแนะนำให้

สร้างรายการตำแหน่งที่ตั้งของแฟ้ม

ซึ่งจะเตือนผู้ใช้ว่าไฟล์ประเภทใดบ้างที่ไปและตำแหน่งที่จะหา เอกสารเฉพาะ หากธุรกิจของคุณเป็นเหมือนมากที่สุดอย่าลืมระบุว่าไฟล์ดังกล่าวจะอยู่ในระบบคอมพิวเตอร์เซิร์ฟเวอร์ภายในหรือในรูปแบบกระดาษที่ยื่นในตำแหน่งทางกายภาพเช่นตู้เก็บเอกสารตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณใช้ภาพวิดีโอหรือแม้แต่ภาพถ่ายกระดาษในธุรกิจของฉัน รายการในรายการตำแหน่งที่ตั้งของไฟล์ของคุณอาจเป็น:

ภาพ / วิดีโอดิจิทัล: คอมพิวเตอร์ (หรือเซิร์ฟเวอร์) - ไดรฟ์ E: / ภาพถ่าย - ไฟล์ในโฟลเดอร์เนื้อหาที่เหมาะสม ภาพถ่ายกระดาษ: ตู้เก็บเอกสาร 3 - ภาพถ่าย - alpha ตามหัวเรื่อง ไดรฟ์เครือข่ายหรือไดรฟ์ระบบคลาวด์ที่ใช้ร่วมกันควรได้รับการระบุว่าเป็นไปตามเนื้อหาที่ควรจัดเก็บไว้ในตู้ลิ้นชัก

4 เราจะรักษาเอกสารให้ปลอดภัยได้อย่างไร?
บรรทัดแรกของการป้องกันความปลอดภัยของเอกสารคือการรักษาความปลอดภัยทางธุรกิจด้วยตัวเอง ทุกธุรกิจจำเป็นต้องมีระบบรักษาความปลอดภัยเช่นระบบเตือนภัยติดตั้งอยู่แม้กระทั่งธุรกิจที่บ้านก็ตาม

ธุรกิจอาจต้องการหรือต้องการลงทุนในอุปกรณ์รักษาความปลอดภัยอื่น ๆ เช่นบาร์หน้าต่าง / เตาย่างกล้องรักษาความปลอดภัยและ / หรือบริการลาดตระเวน คุณสามารถใช้จ่ายตลอดเวลาที่คุณต้องการสร้างรหัสผ่านและเข้ารหัสไฟล์เพื่อป้องกันไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ของคุณ แต่ก็ไม่สำคัญนักหากใครสามารถเดินและขโมยคอมพิวเตอร์และฮาร์ดไดรฟ์ที่มีอยู่ได้

ตู้เก็บเอกสารทั้งหมดควรล็อคและล็อคไว้หลังเวลาทำการ (และล็อคในเวลากลางวันหากไม่มีใครเชื่อถือได้ในบริเวณใกล้เคียง)

ขั้นตอนการรักษาความปลอดภัยทั่วไปสำหรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เกี่ยวกับการสำรองเอกสารเป็นประจำและการเก็บข้อมูลการสำรองข้อมูลไว้ที่อื่นที่ไม่ใช่ฮาร์ดไดรฟ์เดียวกันซึ่งมีเอกสารต้นฉบับอยู่ นอกไซต์เป็นสิ่งที่ดีที่สุดในการป้องกันข้อมูลทางธุรกิจของคุณที่ถูกล้างด้วยภัยธรรมชาติ - อีกเหตุผลที่ว่าทำไมระบบคลาวด์จึงเหมาะสำหรับธุรกิจ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่าและใช้ระบบสำรองที่มีประสิทธิภาพโปรดดูที่การตั้งค่าระบบสำรองข้อมูลที่ประสบความสำเร็จ

ธุรกิจขนาดเล็กที่มีเพื่อนร่วมงานหรือพนักงานที่ใช้เครือข่ายคอมพิวเตอร์เดียวกันอาจต้องการ จำกัด การเข้าถึงของผู้ใช้บางรายเพื่อให้สามารถใช้หรือดูทรัพยากรบางอย่างของเครือข่ายได้ ตัวอย่างเช่นคุณอาจมีไดเรกทอรีแชร์ของเครือข่ายหรือแบบคลาวด์ที่มีชื่อว่า "บัญชี" ที่มีการ จำกัด การเข้าถึงสำหรับผู้ดูแลระบบเท่านั้นแม้ว่าผู้ใช้จะได้รับอนุญาตให้เข้าถึงทรัพยากรเช่นแอพพลิเคชันก็ตามเอกสารใดก็ตามสามารถป้องกันด้วยรหัสผ่านได้ เนื้อหาของเอกสารยังสามารถเข้ารหัสได้ทำให้สามารถเข้าถึงได้เฉพาะกับผู้ที่มีคีย์การเข้ารหัสที่จำเป็นเท่านั้น

การโจรกรรมพนักงานเป็นอีกหนึ่งภัยคุกคามต่อความปลอดภัยของข้อมูล ธุรกิจขนาดเล็กที่มีลูกจ้างควรตรวจสอบประวัติความเป็นจริงและการตรวจสอบประวัติพนักงานเป็นเรื่องของนโยบาย

การใช้ระบบการจัดการเอกสาร

เมื่อคุณสร้างแผนการจัดการเอกสารโดยการตอบคำถามข้างต้นแล้วคุณก็พร้อมที่จะใช้งานเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนของคุณทราบรายละเอียดเกี่ยวกับระบบการจัดการเอกสารของธุรกิจของคุณ ปฏิบัติตามขั้นตอนที่เหมาะสมเมื่อสร้างจัดเก็บและเรียกค้นเอกสาร

นอกจากนี้คุณจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนที่เข้าถึงและใช้เอกสารภายในองค์กรของคุณจะทำตามสิ่งต่างๆเช่นการตั้งชื่อและจัดเก็บเอกสารอย่างเหมาะสม ตรวจสอบเฉพาะจุดเป็นประจำเพื่อทดสอบว่าสามารถค้นหาไฟล์โดยเฉพาะและป้องกันไม่ให้เกิดความผิดพลาดได้หรือไม่

คุณสามารถตั้งค่าระบบการจัดการเอกสารได้ในหนึ่งวัน แต่การใช้งานอย่างสม่ำเสมอตลอดเวลาจะเป็นกุญแจสู่ความสำเร็จ ผลตอบแทนเป็นอย่างมาก - สามารถค้นหาสิ่งที่คุณต้องการหาเมื่อคุณต้องการและความอุ่นใจ