สร้าง Professional Automated Attendant Script

ผู้ดูแลระบบอัตโนมัติที่ทักทายในระบบโทรศัพท์ธุรกิจของคุณเป็นสิ่งแรกที่ลูกค้าและผู้ร่วมธุรกิจของคุณจะได้ยินเมื่อพวกเขาโทรหา บริษัท ของคุณ สำหรับผู้โทรติดต่อครั้งแรกคุณมีโอกาสเพียงครั้งเดียวในการสร้างความประทับใจครั้งแรกและนั่นจะเป็นผู้ดูแลระบบอัตโนมัติของคุณ สำหรับผู้ที่ติดต่อ บริษัท ของคุณเป็นประจำคุณจะต้องทำให้กระบวนการผู้ดูแลระบบอัตโนมัติของคุณมีประสิทธิภาพมากที่สุดเพื่อไม่ให้เสียเวลาในการรับฟังสคริปต์การเข้าร่วมอัตโนมัติทั้งหมดของคุณทุกครั้งที่โทร

วิธีที่เร็วและง่ายที่สุดในการเขียนโปรแกรมและบันทึกคุณลักษณะผู้ดูแลระบบอัตโนมัติของระบบโทรศัพท์ของคุณคือการเขียนสคริปต์ในโปรแกรมประมวลผลคำ เลือกบุคคลที่จะบันทึกบทสนทนาที่มีเสียงเป็นมิตรสามารถพูดได้โดยไม่ต้องพูดติดอ่างหรือลังเลและสามารถออกเสียงและแจ้งแต่ละคำได้ชัดเจน

การทักทายผู้เข้าร่วมอัตโนมัติ

ส่วนแรกของบทสนทนาจะเป็นคำทักทาย นี่เป็นโอกาสของคุณที่จะนำเสนอ บริษัท ของคุณให้กับผู้ที่โทรติดต่อและยินดีต้อนรับสู่ บริษัท ของคุณ

การทักทายผู้เข้าร่วมอัตโนมัติทำ

• เริ่มต้นด้วยการขอบคุณสำหรับการโทรหรือธุรกิจของพวกเขา
• อย่าให้คำทักทายสั้น ๆ เพื่อไม่ให้ผู้โทรกลับไม่ล่าช้าทุกครั้งที่โทร
• ใช้สโลแกนของ บริษัท สโลแกนและชื่อเว็บไซต์, หรือทั้งสองอย่างถ้าคุณมี

ห้ามใช้ประโยคมากกว่าสองหรือสามประโยคเพื่อต้อนรับผู้ติดต่อ

อย่าโปรโมตเว็บไซต์ของคุณหากไม่มีสิ่งใดที่มีคุณค่า เพื่อเสนอให้กับลูกค้าของคุณ

• อย่าสร้างสโลแกนหรือแท็กไลน์เพื่อเติมคำทักทาย
• ตัวเลือก Attendant แบบอัตโนมัติ
• ส่วนที่สำคัญที่สุดของผู้ดูแลระบบอัตโนมัติจะนำเสนอตัวเลือกที่ผู้โทรติดต่อของคุณต้องเลือกเพื่อติดต่อกับบุคคลที่ต้องการพูดคุย มีผู้โทรติดต่อสองประเภท: (1) คนที่ไม่คุ้นเคยกับ บริษัท ของคุณและต้องการคำแนะนำและ (2) ผู้โทรติดต่อที่รู้ว่าใครที่ต้องการพูดคุยและรู้ว่าตนต้องการอะไร

ตัวเลือก Automated Attendant Do's

ใช้ตัวเลือกที่ได้รับการยอมรับโดยทั่วไป ตัวอย่างเช่น "กดศูนย์สำหรับพนักงานต้อนรับ" "กดปุ่มปอนด์เพื่อกลับไปยังเมนูก่อนหน้านี้"

อย่าบอกผู้ติดต่อให้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เมื่อพวกเขาสามารถต่อสายโทรศัพท์ของพรรคได้หากรู้แล้ว

• อย่าให้ผู้ติดต่อรู้ล่วงหน้าหากตัวเลือกเมนูของคุณมีการเปลี่ยนแปลงเมื่อเร็ว ๆ นี้ ลบประกาศนี้หลังจากสามสัปดาห์
• ใส่ตัวเลือกที่เรียกว่าบ่อยที่สุดก่อน
• ให้คำอธิบายตัวเลือกก่อนที่คุณจะให้หมายเลขตัวเลือก ตัวอย่างเช่น "For Customer Support ให้กด '5'"
• ตรวจสอบเอกสารของระบบของคุณสำหรับหมายเลขตัวเลือกเมนูที่สำรองไว้ (เช่น g ส่วนขยายทั้งหมดจะขึ้นต้นด้วยหมายเลข "8" และ "8" ไม่สามารถใช้เป็นตัวเลือกเมนูได้)
• Automated Attendant Options Don'ts
• อย่าพูดว่า "Please" ก่อนที่คุณจะแสดงตัวเลือกต่างๆ (เช่น "กรุณากด 1 เพื่อ … กรุณากด 2 เพื่อ … กรุณากด 3 เพื่อ … " ฯลฯ ) > อย่าเสนอตัวเลือกมากกว่า 6 ตัวพร้อมกัน หากคุณมีตัวเลือกมากกว่า 6 แบบให้สร้างโครงสร้างเมนูหลายชั้น ตัวอย่างเช่น "สำหรับตัวเลือกการขายและบริการกด 5"

อย่าถือว่าทุกคนมีโทรศัพท์แบบทัชโฟน หากไม่ได้เลือกตัวเลือกเมนูภายในสามวินาทีหลังจากจบคำทักทายให้เชื่อมต่อผู้โทรกับพนักงานต้อนรับ

• ตัวอย่างสคริปต์อัตโนมัติสำหรับผู้เข้าร่วมประชุม
• ขอขอบคุณที่โทรติดต่อ บริษัท Operations Tech ที่ซึ่ง "เทคโนโลยีและธุรกิจมารวมกัน" หากทราบส่วนขยายของพรรคคุณสามารถโทรออกได้ตลอดเวลา หรือเลือกจากตัวเลือกต่อไปนี้ สำหรับฝ่ายบริการลูกค้าให้กด '1' สำหรับฝ่ายสนับสนุนด้านเทคนิคกด '2' สำหรับเวลาทำการปกติของเราให้กด '3' สำหรับบัญชีให้กด '4' สำหรับการจัดซื้อกด '5' หากต้องการหาสถานที่ใกล้บ้านคุณให้กด '6' มิฉะนั้นให้กด '0' สำหรับพนักงานต้อนรับหรืออยู่ที่สายและบางคนจะช่วยคุณในไม่ช้า

ยินดีต้อนรับสู่ บริษัท Operations Tech หากต้องการตรวจสอบสถานะบัญชีของคุณโปรดไปที่เว็บไซต์ของเรา หากคุณรู้จักส่วนขยายของบุคคลนั้นคุณสามารถโทรออกได้ตลอดเวลา สำหรับไดเรกทอรีของ บริษัท ให้กด '1' สำหรับ. หากคุณรู้จักส่วนขยายของบุคคลนั้นคุณสามารถโทรออกได้ตลอดเวลา สำหรับไดเรกทอรีของ บริษัท ให้กด '1' สำหรับฝ่ายสนับสนุนด้านเทคนิคกด '2' สำหรับฝ่ายบริการลูกค้าให้กด '3' สำหรับฝ่ายขายและการตลาดให้กด '4' ถ้าคุณต้องการพูดคุยกับพนักงานต้อนรับกด '0' หรืออยู่ในบรรทัดและหนึ่งในพนักงานที่เป็นมิตรของเราจะช่วยคุณ ขอขอบคุณที่โทรติดต่อ บริษัท Operations Tech ที่ซึ่ง "เทคโนโลยีและธุรกิจมารวมกัน"

ถ้าปิดธุรกิจหลังจากช่วงเวลาหนึ่งหรือในวันหยุดสุดสัปดาห์และไม่มีใครตอบหรือช่วยเหลือผู้ติดต่อของคุณให้สร้างบริการหลังเลิกงานโดยไม่เสียค่าใช้จ่ายใด ๆ ทั้งสิ้น

• ชั่วโมงต้อนรับผู้เข้าร่วมประชุมอัตโนมัติ บอกผู้ติดต่อถึงกลุ่มว่าธุรกิจถูกปิดและขอให้โทรกลับเมื่อสิ้นสุด รวมถึงเวลาทำการปกติของคุณ
• ตัวอย่างสคริปต์อัตโนมัติหลังเลิกงาน / วันหยุดสุดสัปดาห์

ขอขอบคุณที่โทรติดต่อ บริษัท Operations Tech ขณะนี้เรากำลังปิด เราเปิดให้บริการตั้งแต่ 9.00 น. ถึง 22.00 น. วันจันทร์ถึงวันศุกร์และ 10.00 น. ถึง 12.00 น. ในวันเสาร์เวลามาตรฐานกลาง หากทราบส่วนขยายของพรรคคุณสามารถโทรออกได้ตลอดเวลา มิฉะนั้นโปรดโทรกลับภายในช่วงเวลาทำการปกติของเราเพื่อให้เราสามารถช่วยเหลือคุณได้ ขอขอบคุณที่โทรติดต่อ บริษัท Operations Tech ที่ซึ่ง "เทคโนโลยีและธุรกิจมารวมกัน" ลาก่อน

ขอบคุณที่โทรติดต่อ บริษัท Operations Tech ขณะนี้เรากำลังปิด หากเป็นกรณีฉุกเฉินโปรดติดต่อบริการตอบรับที่ 585-555-1234 หากทราบส่วนขยายของพรรคคุณสามารถโทรออกได้ตลอดเวลา หากคุณมีบัญชีกับเราคุณสามารถตรวจสอบสถานะของคุณได้ตลอด 24 ชั่วโมง 7 วันต่อสัปดาห์ที่ wwwoperationstech เกี่ยวกับ ดอทคอม เวลาทำการปกติของเราคือตั้งแต่ 9.00 ถึง 17.00 น. วันจันทร์ถึงวันศุกร์และ 10.00 น. ถึง 12.00 น. ในวันเสาร์เวลามาตรฐานกลาง มิฉะนั้นโปรดโทรกลับภายในช่วงเวลาทำการปกติของเราเพื่อให้เราสามารถช่วยเหลือคุณได้ ขอขอบคุณที่โทรติดต่อ บริษัท Operations Tech ที่ซึ่ง "เทคโนโลยีและธุรกิจมารวมกัน" ในการทำซ้ำข้อความนี้ให้กดปุ่ม Pound {3 วินาทีหยุดชั่วคราว} ลาก่อน

คำทักทายผู้เข้าร่วมอัตโนมัติตามฤดูกาล

เพื่อส่งเสริมผลิตภัณฑ์พิเศษตามฤดูกาลของ บริษัท หรือเพื่อขยายคำทักทายตามฤดูกาลเป็นพิเศษสำหรับผู้ติดต่อทั้งหมดของคุณคุณอาจต้องการนำคำทักทายผู้ดูแลระบบอัตโนมัติของคุณโดยอัตโนมัติในระยะเวลาที่ จำกัด ใช้สิ่งนี้เพียงเล็กน้อยและเฉพาะเมื่อสะท้อนถึงเจตนารมณ์ของ บริษัท ของคุณเท่านั้น ตัวอย่างเช่นคำทักทายวันหยุดตามฤดูกาลที่ประสงค์จะให้ผู้ที่โทรติดต่อของคุณมีความสุขและความรุ่งเรืองในช่วงเทศกาลปีใหม่แทบจะไม่เหมาะกับหน่วยงานคอลเลกชัน

• ตัวอย่างสคริปต์อัตโนมัติสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมตามฤดูกาล
• ขอขอบคุณที่โทรติดต่อ บริษัท Operations Tech

ดูข้อเสนอพิเศษคริสต์มาสของเราที่ www operationstech เกี่ยวกับ ดอทคอม

ถ้าคุณรู้ว่าการขยายพรรคของคุณคุณอาจ …

คุณมาถึง บริษัท The Operations Tech แล้ว

• จาก "ครอบครัวของเรา" ถึง "ครอบครัวของคุณ" เราอยากให้คุณมีเทศกาลวันหยุดที่สนุกสนานและปีใหม่ที่ประสบความสำเร็จ หากคุณรู้ว่านามสกุลของคุณเป็นส่วนขยายคุณสามารถ ขอบคุณที่โทรติดต่อ บริษัท Operations Tech
• สอบถามตัวแทนบริการลูกค้าของคุณเกี่ยวกับส่วนลดวันที่ 4 กรกฎาคมสำหรับบริการทดแทนทั้งหมด ถ้าคุณรู้ว่าการขยายพรรคของคุณคุณสามารถ - 9 ->
• การทบทวนและทดสอบ ก่อนที่คุณจะบันทึกสคริปต์ผู้เข้าร่วมอัตโนมัติให้ผู้ที่คุณเลือกอ่านมันซ้อมหน้าหลายครั้ง ใช้ตัวเลือกนี้เพื่อปรับแต่งการออกเสียงและการแจ้งเตือน หลังจากบันทึกคำทักทายใหม่แล้วให้โทรเข้าระบบโทรศัพท์ของคุณทันทีเพื่อตรวจสอบข้อผิดพลาดในการบันทึกและตรวจสอบให้แน่ใจว่าตัวเลือกทั้งหมดได้รับการประกาศให้ทำงานตามที่ตั้งใจไว้