สร้าง Professional Out of Office Voice Message

เป็นฤดูร้อน! ใช้เวลาคุณภาพกับครอบครัวและเพื่อน ๆ และไปเที่ยวพักผ่อน ซึ่งหมายความว่าต้องมีการปรับเปลี่ยนข้อความเสียงและอีเมลเพื่อให้สอดคล้องกับสถานะที่ไม่อยู่ในที่ทำงาน เป็นสิ่งสำคัญที่จะมีการสร้างข้อความเสียงระดับมืออาชีพและข้อความตอบกลับอัตโนมัติจาก Office ไม่ทำงานเพื่อแจ้งเตือนให้ลูกค้าและเพื่อนร่วมงานทราบว่าเรากำลังหยุดพักจากธุรกิจ

สิ่งสำคัญคือจำเป็นต้องให้ข้อมูลเกี่ยวกับการติดต่อกับใครบางคนในธุรกิจในขณะที่อยู่ห่างออกไป

น่าจะเป็นเรื่องน่าผิดหวังมากสำหรับลูกค้าที่ต้องหันไปและไม่รู้จักติดต่อคุณ ไม่ว่าคุณจะอยู่ในตำแหน่งขายบริการหรือแม้กระทั่งการพัฒนาผลิตภัณฑ์ก็ตาม การโทรของลูกค้าทุกรายมีความสำคัญและจำเป็นต้องมีการเข้าร่วมอย่างมืออาชีพ

เนื้อหาของอีเมลที่แจ้งเตือนลูกค้าและเพื่อนร่วมงานที่พยายามสื่อสารกับคุณทางอีเมลควรสอดคล้องกับเนื้อหาข้อความเสียงที่จะทักทายผู้โทร ถ้าคุณใช้ Outlook 2010 และเชื่อมต่อผ่านทาง Microsoft Exchange server ให้คลิกที่แท็บ File จากนั้นคลิกที่ไอคอน Automatic Replies

ขั้นตอนนี้จะเริ่มขั้นตอนการสร้างอีเมลชั่วคราวที่ส่งถึงทุกคนที่ส่งอีเมลขณะที่คุณอยู่นอกสำนักงาน การตอบกลับอัตโนมัติจะถูกส่งออกเนื่องจากคุณเปิดใช้งานข้อความชั่วคราวนี้ คุณสามารถดูคำแนะนำในการสร้างอีเมลนี้ได้ที่นี่: อีเมลนอกสำนักงานสำหรับ Outlook Exchange

หากคุณไม่ได้เชื่อมต่อผ่านเซิร์ฟเวอร์ Microsoft Exchange กระบวนการจะแตกต่างกันเล็กน้อยเนื่องจากไม่มี "การตอบกลับอัตโนมัติ" ไอคอนเกี่ยวกับบัญชีอีเมลประเภทนี้ คำแนะนำทีละขั้นตอนในการสร้างอีเมลประเภทเดียวกันนี้สำหรับผู้ใช้ที่ไม่ใช่ Exchange สามารถดูได้ที่นี่: ไม่อยู่ในสำนักงานสำหรับผู้อื่น

ขั้นต่อไปคือการสร้างเนื้อหาของอีเมลที่จะถูกส่งไปยังอีเมลทั้งหมดที่ส่งอีเมลถึงคุณขณะที่คุณอยู่ห่างจากที่ทำงาน อีเมลนี้ควรบอกระยะเวลาที่คุณจะออกจากออฟฟิศวิธีที่คุณสามารถเข้าถึงได้ในระหว่างที่คุณอยู่ (ถ้าเหมาะสม) และผู้ที่อยู่ในธุรกิจติดต่อแทนคุณถ้าคุณไม่ต้องการไปถึงในช่วงเวลาที่คุณอยู่ห่างจาก สำนักงาน.

ตัวอย่าง:

สวัสดี

ขอบคุณสำหรับอีเมลของคุณ ฉันกำลังออกจากออฟฟิศและจะกลับมาในวันจันทร์ที่ 1 ธันวาคมฉันจะมีสิทธิ์เข้าถึงอีเมลในช่วงเวลา จำกัด ดังนั้นการตอบกลับของฉันอาจล่าช้าเล็กน้อย หากคุณต้องการความช่วยเหลือในทันทีโปรดส่งอีเมลไปที่ผู้ช่วยของฉัน Barbara Colson ที่อยู่อีเมลของเธอคือ bcolson @ xyz ดอทคอม

สุขสันต์วันหยุด!

Shahira

Microsoft มีแม่แบบและตัวอย่างอื่น ๆ ที่สามารถพบได้ที่นี่: แม่แบบและออฟฟิสนอกสำนักงานอย่าลืมปิดข้อความชั่วคราวนี้เมื่อคุณกลับไปที่สำนักงานมิเช่นนั้นใครที่ส่งอีเมลถึงคุณหลังจากที่คุณกลับมาที่สำนักงานจะได้รับข้อความเดียวกันนี้ต่อไป

ขณะนี้คุณได้สร้างอีเมลขาออกแล้วการสร้างข้อความเสียงขาออกที่เหมือนกันและสอดคล้องกับคำเชิญของคุณทั้งหมดเป็นเรื่องง่าย ใช้คำเดียวกันจากอีเมลอ้างอิงที่ควรได้รับการติดต่อในกรณีที่คุณไม่มีและระบุเมื่อคุณจะกลับมา

สำหรับข้อความเสียงคุณจำเป็นต้องระบุหมายเลขโทรศัพท์ของบุคคลแทนที่อยู่อีเมล

ตัวอย่าง:

สวัสดี,

คุณมาถึงโต๊ะของ Shahira Raineri แล้ว โปรดฟังข้อความทั้งหมดนี้ ฉันจะออกจากออฟฟิศจนถึงวันจันทร์ 5 มกราคมหากคุณต้องการความช่วยเหลือในทันทีกรุณาติดต่อผู้ช่วยของฉัน Barb Colson หมายเลขโทรศัพท์ของเธอคือ 212-555-xxxx

ฉันหวังว่าจะได้พูดคุยกับคุณเมื่อฉันกลับมา ขอบคุณ