ในโลกของทรัพยากรมนุษย์และการจ้างงานเอกสารเกี่ยวกับผลการปฏิบัติงานของพนักงานสามารถทำให้หรือทำลายความสามารถในการสั่งสอนเลิกหรือส่งเสริมรางวัลและรับรู้พนักงานได้อย่างเป็นธรรม
เอกสารเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับผู้บริหารและพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลเนื่องจากคุณจำเป็นต้องพยายามอย่างจริงจังเพื่อบันทึกเหตุการณ์ทั้งหมดในประวัติการทำงานของพนักงานของคุณทั้งด้านบวกและด้านลบของการปฏิบัติงาน
นี่คือเหตุผลที่ผู้จัดการและเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องการที่จะจัดทำเอกสารเหตุการณ์ทั้งหมดอย่างละเอียด
ทำไมต้องเป็นเอกสาร?
- เอกสารแสดงให้เห็นว่าปัญหาด้านประสิทธิภาพได้รับการพูดคุยกับพนักงานอย่างทันท่วงทีและกระชับ
- เอกสารมีประวัติของการปรับปรุงพนักงานหรือความล้มเหลวในการปรับปรุงประสิทธิภาพตามช่วงเวลา เป็นลำดับเหตุการณ์และคำอธิบายที่ชัดเจนเกี่ยวกับการกระทำของพนักงานการดำเนินการของผู้จัดการและเหตุการณ์ตามที่เกิดขึ้น
- เอกสารแสดงหลักฐานที่สนับสนุนการตัดสินใจในการจัดการเพื่อดำเนินการที่ไม่เอื้ออำนวยเช่นการลงวินัยหรือการเลิกจ้างกับลูกจ้าง
- เอกสารแสดงหลักฐานว่าพนักงานสมควรได้รับการส่งเสริมหรือโอกาสที่มีต่อพนักงานคนอื่น ๆ ที่มีสิทธิ์
- เอกสารแสดงหลักฐานเพื่อให้เหตุผลเกี่ยวกับเงินเดือนที่เพิ่มขึ้นลดลงหรือสาเหตุที่พนักงานไม่ได้รับเงินเดือน
- ในกรณีที่มีการฟ้องคดีเอกสารฉบับสมบูรณ์และทั่วถึงจะปกป้องผลประโยชน์ของนายจ้าง เอกสารสามารถสนับสนุนการดำเนินการของฝ่ายจัดการในการยกเลิกพนักงานที่ไม่ประสบความสำเร็จ นอกจากนี้ยังสามารถพิสูจน์ได้ว่าพนักงานถูกบอกเลิกโดยเหตุผลที่ถูกต้องตามกฎหมายซึ่งแตกต่างจากคนอื่นเช่นการเลือกปฏิบัติที่ผิดกฎหมาย
สิ่งที่ต้องทำเป็นเอกสาร
ผู้จัดการต้องจัดทำเป็นเอกสารเกี่ยวกับผลการปฏิบัติงานของพนักงานทั้งด้านบวกและความล้มเหลวในการปฏิบัติงาน พวกเขาต้องจัดทำเอกสารว่าพนักงานทำอะไรและพูดอะไรบ้างและสิ่งที่ผู้จัดการทำและตอบในระหว่างการประชุมหรือการสนทนา
คุณจำเป็นต้องจัดทำเอกสารข้อตกลงใด ๆ ที่เกิดขึ้นระหว่างการสนทนาเป้าหมายที่วางไว้การปรับปรุงที่จำเป็นและที่คาดไว้และระยะเวลาในการปรับปรุง
เอกสารควรมีคำมั่นที่ผู้จัดการจะให้ความช่วยเหลือลูกจ้าง
วิธีการจัดทำเอกสาร
ควรจัดทำเอกสารในระหว่างหรือหลังการประชุมหรือการพูดคุยกับลูกจ้างโดยตรง ในเวลาไม่ควรพลาดการเขียนบทสนทนาในวันที่เกิดขึ้นจริง รอจนกว่าจะมีผลต่อคุณภาพของเอกสารเนื่องจากจะขึ้นอยู่กับหน่วยความจำ
ผู้จัดการข้อผิดพลาดที่เลวร้ายที่สุดคนหนึ่งทำคือเชื่อว่าพวกเขาสามารถสร้างประวัติศาสตร์การให้คำปรึกษาเกี่ยวกับพนักงานได้ตามความจำเป็น ไม่มีบุคคลที่มีประสบการณ์เกี่ยวกับเอกสารที่เหมาะสมและทันเวลาจะถูกหลอกโดยการสร้างเรคคอร์ดใหม่ผู้จัดการที่สร้างขึ้นใหม่จากหน่วยความจำทำให้เกิดความเสี่ยงที่ไม่จำเป็นและยอมรับไม่ได้กับ บริษัท ของพวกเขาเนื่องจากประวัติการทำขึ้นจะไม่ถือเป็นคดีที่อาจเกิดขึ้น
คุณต้องการเอกสารของคุณให้ดูเป็นมืออาชีพเรียบร้อยและจัดระเบียบ เขียนเอกสารราวกับว่าคุณกำลังพูดถึงประวัติความเป็นมากับบุคคลที่สาม คุณไม่มีวันรู้ว่าใครสามารถอ่านเอกสารของคุณในวันหนึ่งได้เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลนี้สะท้อนถึงความเป็นมืออาชีพของคุณ (ด้านหลังของค็อกเทลผ้าเช็ดปากซองจดหมายหรือกระดาษโน้ตไม่ได้เป็นเอกสารประกอบวิชาชีพ)
เอกสารของคุณควรไปที่ผู้จัดการคนใหม่ของพนักงานหากพนักงานได้งานใหม่หรือทำในองค์กรของคุณ
สำหรับหน่วยความจำของคุณและแจ้งผู้จัดการคนใหม่ของพนักงานคุณต้องใส่ชื่อและชื่อของพนักงานชื่อและชื่อของคุณและวันที่แบบเต็มในแต่ละเอกสาร
เขียนเอกสารที่เป็นข้อเท็จจริงยุติธรรมกฎหมายวัตถุประสงค์สมบูรณ์และสอดคล้องกัน หลีกเลี่ยงความคิดเห็น (ไมค์เลอะเทอะอลิซขี้เกียจทอมกำลังนอนกับฉัน), การเรียกชื่อ, การแก้ไข (จอห์นเป็นคนบ้า, Mark มีปัญหาเกี่ยวกับทัศนคติ) และการติดฉลาก (Mary ขาดความรับผิดชอบ George ไม่ใช่ทีม ผู้เล่น.)
หลีกเลี่ยงการพยายามตีความพฤติกรรมของพนักงาน (Marsha ต้องไม่ชอบงานนี้ Paula ดูเหมือนจะอยู่เหนือศีรษะของเธอ) ลดการใช้คำบรรยายเช่นคำคุณศัพท์และกริยาวิเศษณ์ (ช้าๆเลอะเทอะไม่พอใจเศร้าใจหยาบคาย) ระบุถึงพฤติกรรมและการกระทำที่เฉพาะเจาะจงของพนักงานไม่ใช่ความคิดเห็นหรือการตีความของคุณ
ในเอกสารสิ่งที่จำเป็นต้องมีคือบันทึกที่ถูกต้องของการสนทนา ยึดติดกับข้อเท็จจริงและเขียนลงในสิ่งที่คุณพูดและสิ่งที่พนักงานกล่าวไว้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารของคุณไม่โปร่งใสและได้รับข้อเท็จจริงตรง (ในสถานการณ์ทางกฎหมายที่อาจเกิดขึ้นข้อผิดพลาดในเหตุการณ์ใด ๆ ที่ได้รับการจัดทำขึ้นจะทำให้ผู้ต้องสงสัยเอกสารทั้งหมด)
สุดท้ายจัดทำเอกสารข้อตกลงข้อผูกพันระยะเวลาการปรับปรุงที่จำเป็นจุดเช็คอินและรายละเอียดอื่น ๆ ที่อาจลื่นออกจาก หน่วยความจำ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกำหนดวันที่และเวลาสำหรับกำหนดเวลาและวันครบกำหนดเพื่อไม่ให้เกิดความเข้าใจผิด
รู้จักนโยบายด้านเอกสารของแผนกทรัพยากรบุคคลของคุณซึ่งจะบอกคุณว่าเอกสารใดต้องการตำแหน่งในเอกสารบุคลากรของพนักงานเอกสารใด ๆ ที่ควรได้รับการลงโทษทางวินัย
ที่เก็บเอกสารพนักงาน
เนื่องจากเอกสารเกี่ยวกับพนักงานเป็นความลับและเป็นส่วนตัวต่อพนักงานคุณต้องดูแลเพื่อให้เอกสารใด ๆ เป็นความลับต่อผู้จัดการ HR และอาจเป็นผู้จัดการต่อไปของพนักงาน ไม่แนะนำให้ใส่เอกสารในไดรฟ์คอมพิวเตอร์ที่ใช้ร่วมกัน เอกสารที่เขียนด้วยลายมือและเอกสารคู่มือของผู้จัดการจะถูกเก็บไว้อย่างดีที่สุดในที่เก็บข้อมูลที่ถูกล็อก
หากคุณปฏิบัติตามหลักเกณฑ์เหล่านี้เมื่อคุณไปที่ HR เพื่อขอความช่วยเหลือในการลงวินัยยกเลิกหรือโอนพนักงานไปยังงานที่มีศักยภาพที่ดีขึ้น HR จะช่วยคุณแก้ปัญหาหรือปรับปรุงสถานการณ์ เมื่อทรัพยากรบุคคลบอกให้คุณเอกสารเอกสารเอกสารหรือพวกเขาไม่สามารถช่วยคุณได้คุณจะมีฐานทั้งหมดของคุณครอบคลุม
คำชี้แจง: โปรดทราบว่าข้อมูลที่ให้ไว้ในขณะที่มีสิทธิ์ไม่ได้รับประกันความถูกต้องและถูกต้องตามกฎหมาย เว็บไซต์นี้อ่านโดยผู้ชมและกฎหมายการจ้างงานทั่วโลกและข้อบังคับแตกต่างกันไปในแต่ละรัฐและแต่ละประเทศ โปรดขอความช่วยเหลือด้านกฎหมายหรือความช่วยเหลือจากรัฐบาลรัฐสหพันธรัฐหรือประเทศต่างๆเพื่อให้การตีความทางกฎหมายและการตัดสินใจของคุณถูกต้องสำหรับสถานที่ของคุณ ข้อมูลนี้เป็นคำแนะนำความคิดและความช่วยเหลือ