หลีกเลี่ยงการชำระค่าธรรมเนียมล่าช้าและการชำระดอกเบี้ยจากกำหนดเวลาที่กำหนดไว้ในใบแจ้งหนี้ที่ขาดหายไป

ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจจะใช้ช่วงเสียงจากที่จำเป็นไปเป็นค่าใช้จ่าย แต่ค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดฝันคือค่าใช้จ่ายที่ล่าช้าและไม่จำเป็น หากคุณเคยพลาดที่จะจ่ายเงินค่าคอมมิชชั่นให้กับ บริษัท คุณจะพบกับค่าใช้จ่ายที่หลีกเลี่ยงไม่ได้เหล่านี้ซึ่งทำให้คุณเสียใจ ความยุ่งยากเพิ่มขึ้นเป็นสิบเท่าเมื่อผู้ทำบัญชีมืออาชีพที่คุณมอบหมายให้จัดการบัญชีของคุณต้องเสียเวลาถึงกำหนดส่งผลให้เกิดค่าใช้จ่ายที่น่าแปลกใจที่คุณคาดว่าจะหลีกเลี่ยงได้เนื่องจากคุณจ้างคนที่ทุ่มเทเพื่อแก้ไขปัญหาเหล่านี้

อย่างไรก็ตามไม่ว่าคุณจะประมวลผลบัญชีเจ้าหนี้ ("AP") ด้วยตัวคุณเองและพยายามที่จะบรรลุตามกำหนดเวลาหรือมีปัญหาในการจัดการบัญชีของคุณและกำลังเฝ้าดูค่าธรรมเนียมที่สะสมอยู่มีหลายสิ่งที่คุณสามารถทำได้ ทำอย่างไรเพื่อให้มั่นใจว่ากระบวนการทำบัญชีของคุณสอดคล้องกับวันที่ครบกำหนดและตรงตามกำหนดเวลา

1 ตรวจสอบกระบวนการบัญชีปัจจุบันของคุณเพื่อหาข้อผิดพลาด

หากคุณเป็นเหยื่อของค่าธรรมเนียมการชำระเงินล่าช้าและดอกเบี้ยที่ค้างชำระอยู่แล้วคุณต้องเริ่มต้นด้วยการตรวจสอบขั้นตอนการชำระบัญชีและขั้นตอนการจัดการบิลทุกอย่าง จากวิธีที่ใบแจ้งหนี้ขาเข้าได้รับไปยังรอบของการทบทวนการอนุมัติและปัญหาการชำระเงินไปยังเอกสารการชำระเงินและการจัดเก็บใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้ว ทุกขั้นตอนควรได้รับการตรวจสอบเพื่อความถูกต้องและมีประสิทธิภาพ

เน้นที่ใบแจ้งหนี้ติดค้างอยู่ในเวิร์กโฟลว์ระบุผู้กระทำผิดที่เป็นไปได้ (เช่นระยะเวลาในการประมวลผลจดหมายช้าไม่รอบคอบในการตรวจสอบการเรียกเก็บเงิน) และปรับเปลี่ยนเพื่อแก้ไขปัญหาที่ใหญ่ที่สุดก่อน

หากมีผู้คนจำนวนมากที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทำงานของ AP ให้ทุกคนมีส่วนร่วมในการสรุปกระบวนการเพื่อให้เกิดความโปร่งใสและความรับผิดชอบอย่างเต็มที่ คุณอาจคิดว่าอีเมลถูกเปิดในวันที่ได้รับเพียงเพื่อดูว่ามีการจัดส่งเป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์ก่อนที่จะถูกส่งไปยังแผนกบัญชี

2 ก่อนที่จะหาแนวทางแก้ไขปัญหาให้เริ่มต้นด้วยกฎที่สร้างขึ้นและความคาดหวังเพื่อเป็นแนวทางในงานและหน้าที่ในอนาคตในบัญชีเจ้าหนี้ บางทีอาจรวมถึงเวลาตอบสนองสูงสุดขั้นตอนการอนุมัติทีละขั้นตอนหรือความคาดหวังว่าใบแจ้งหนี้ทั้งหมดจะได้รับเงิน 3 วันก่อนวันที่ครบกำหนด กระบวนการนี้ควรสอดคล้องกับเป้าหมายและความสามารถของ บริษัท และได้รับการยอมรับจากทุกฝ่ายเพื่อให้มั่นใจว่า บริษัท สามารถซื้อสินค้าได้ทั้งหมด

3. สร้างงานและการเตือนความจำในปฏิทินไปสู่ปฏิทินและโปรแกรมการจัดการงาน

วิธีที่เร็วที่สุดในการรวมฟังก์ชันเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติเข้ากับกระบวนการทางบัญชีของคุณคือการพึ่งพางานปัจจุบันและโปรแกรมการจัดการปฏิทินของคุณเพื่อรองรับงานของคุณ หลังจากที่คุณสร้างความคาดหวังของคุณสำหรับกระบวนการบัญชีที่ดีขึ้นแล้วให้แบ่งออกเป็นงานเดียวเพื่อให้เสร็จสมบูรณ์จากการบันทึกใบแจ้งหนี้ใหม่เพื่อส่งต่อไปยังผู้อนุมัติในรอบการทบทวนงานแต่ละงานควรสร้างขึ้นเป็นคำเตือนที่เกิดซ้ำในปฏิทินและงานของคุณ บุคคลใดเป็นผู้รับผิดชอบการดำเนินการเฉพาะของงานควรกำหนดให้บุคคลเหล่านั้นตั้งค่าความถี่ที่เหมาะสมเพื่อให้มั่นใจว่าเวลาจะเสร็จสมบูรณ์

การใช้วิธีการแบบงานเพื่อเรียกเก็บเงินและการจัดการจะช่วยให้เวิร์กโฟลว์ทำงานได้ง่ายและใช้งานได้ง่าย สามารถแชร์งานถ่ายโอนและตรวจสอบงานเพื่อให้มั่นใจว่าสอดคล้องกับกระบวนการและขั้นตอนที่ระบุ ใบแจ้งหนี้ทุกใบจะทำตามขั้นตอนเดียวกันการกำหนดขั้นตอนมาตรฐานและการควบคุมและการกำกับดูแลที่ดีขึ้นโดยผู้จัดการ บริษัท และเจ้าของ คุณสามารถตรวจสอบงานในโปรแกรม (แทนที่จะเป็นหน่วยความจำของผู้ทำบัญชีของคุณ) เพื่อดูว่างานใดที่ทำเครื่องหมายว่าสมบูรณ์หรือโดดเด่น

4 ใช้โซลูชันการจัดการบิลอัตโนมัติ

โซลูชันที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการหลีกเลี่ยงการชำระเงินค่าธรรมเนียมและดอกเบี้ยที่ล่าช้าคือการใช้โปรแกรมการจัดการบิลแบบบูรณาการซึ่งจะทำให้เวิร์กโฟลว์ทำงานโดยอัตโนมัติซิงค์กับโปรแกรมบัญชีและสร้างความมั่นใจในการมองเห็นสูงสุดตลอดกระบวนการ จากโปรไฟล์ผู้ใช้ที่แตกต่างไปจนถึงการแจ้งเตือนทางอีเมลอัตโนมัติและการอนุมัติจากอุปกรณ์เคลื่อนที่การรวมโปรแกรมการจัดการบิลไว้ในเวิร์กโฟลว์ของคุณจะเชื่อมโยงจุดทั้งหมดเพื่อให้มั่นใจได้ว่างานและกำหนดเวลาชำระเงินของบัญชีจะไม่ถูกมองข้ามอีก

ไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นที่ไหน ตอนแรกอาจดูลั่นหลางเล็กน้อย เริ่มต้นด้วยขั้นตอนที่ง่ายที่สุดจากกระบวนการปัจจุบันของคุณและสร้างอย่างช้าๆ คุณไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนจากการโพสต์ไปเป็นระบบอัตโนมัติแบบเต็มรูปแบบในชั่วข้ามคืน