การปรับรายการทางการเงินอย่างถูกต้อง

สองวิธีในการบันทึกภาพทางการเงินของธุรกิจคือการบัญชีเงินสดและการบัญชีคงค้าง ธุรกิจที่ใช้วิธีบันทึกเงินสดและรายได้เมื่อได้รับหรือจ่ายเงิน วิธีเงินสดเป็นวิธีที่ง่ายกว่าทั้งสองแบบ มันทำงานคล้ายกับสมุดเช็คส่วนบุคคล วิธีการคงค้างจะตรงกับรายได้และค่าใช้จ่ายไปยังช่วงเวลาที่ถูกต้องโดยการใช้บันทึกประจำวันเพื่อบันทึกกิจกรรมบางอย่าง

การทำเช่นนี้จะทำให้ภาพลักษณ์ของ บริษัท มีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่ก็ใช้เวลามากขึ้น การจัดเตรียมและโพสต์รายการบันทึกเป็นหนึ่งในกิจกรรมที่ต้องทำเมื่อใช้วิธีการคงค้าง หากมีการมองข้ามหรือจัดทำรายการบันทึกข้อมูลอย่างไม่ถูกต้องความถูกต้องของงบการเงินอาจได้รับผลกระทบอย่างรุนแรง

ประเภทของรายการบันทึก

มีหลายสถานการณ์ที่อาจต้องมีการปรับรายการบันทึก อย่างไรก็ตามส่วนใหญ่สามารถจำแนกได้เป็นหนึ่งในหกหมวดหมู่
1 ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นบันทึกค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น แต่คุณไม่ได้ชำระเงิน ตัวอย่างของค่าใช้จ่ายค้างจ่ายรวมถึง:

• สินค้าหรือบริการที่คุณได้รับ แต่สำหรับผู้ขายที่ยังไม่ได้ส่งใบแจ้งหนี้
• ค่าสาธารณูปโภคเช่นค่าไฟฟ้าโทรศัพท์บริการอินเทอร์เน็ตหรือน้ำ
• ภาษีหรือรายปีอื่น ๆ การจ่ายเงิน
• เงินเดือนถ้าพนักงานมีชั่วโมงทำงานในช่วงเวลาเดียวที่จะไม่ได้รับชำระจนกว่าจะถึงช่วงเวลา

• เครดิตที่รอดำเนินการเช่นเครดิตของผู้ขายสำหรับสินค้าที่ส่งคืน

2. ค่าใช้จ่ายรอตัดบัญชีหรือจ่ายล่วงหน้าแสดงถึงค่าใช้จ่ายที่คุณจ่ายสำหรับบริการที่ยังไม่ได้รับ ตัวอย่างเช่น บริษัท อาจชำระเงินประกันในยานพาหนะของตนเองเป็นเวลาหนึ่งปีล่วงหน้าหรืออาจจ่ายค่าเช่าตามรายไตรมาสสำหรับอาคารของตน

3 การปรับพื้นที่โฆษณาเป็นรายการบันทึกประจำตัวที่พบโดยทั่วไป โดยปกติรายการในสมุดบันทึกจะจัดเตรียมเพื่อจัดวางต้นทุนขายพร้อมกับจำนวนหน่วยที่ขายในระหว่างงวด บริษัท ส่วนใหญ่จะบันทึกการซื้อทั้งหมดไปยังบัญชีคลังสินค้าที่ปรากฏในงบดุลจากนั้นพวกเขาเตรียมรายการสมุดรายวันเพื่อโอนต้นทุนของหน่วยที่ขายจริงในงวดบัญชีไปที่บัญชีที่ปรากฏในงบกำไรขาดทุน
4 การทำธุรกรรมที่ไม่ใช่รายการหักล้างกันเป็นกิจกรรมที่ไม่ส่งผลต่อเงินสดของ บริษัท ตัวอย่างของรายการบันทึกข้อมูลเหล่านี้ ได้แก่ การตัดจำหน่ายและค่าเสื่อมราคาเงินสำรองที่ตั้งขึ้นเพื่อบันทึกสินค้าคงคลังที่ชำรุดในคลังสินค้าหรือเพื่อจัดสรรต้นทุนระหว่างสถานที่หรือหน่วยงาน
5 รายได้หรือรายได้ค้างรับแสดงถึงธุรกรรมที่คุณได้ส่งมอบสินค้าหรือบริการ แต่ยังไม่ได้รับการชำระเงิน ใน บริษัท ส่วนใหญ่ลูกหนี้จะสะท้อนถึงกลุ่มนี้ส่วนใหญ่อย่างไรก็ตามรายได้ค้างรับอาจรวมถึงรายการอื่น ๆ เช่นดอกเบี้ยที่ได้รับในช่วงเวลาเดียวที่ธนาคารจะไม่โพสต์จนกว่าจะถึงเวลาต่อไป
6 รายได้รอตัดบัญชีแสดงถึงการชำระเงินที่ได้รับซึ่งยังไม่ได้ส่งมอบงานหรือสินค้า ตัวอย่างเช่นลูกค้าอาจชำระเงินล่วงหน้าสำหรับใบสั่งซื้อที่กำหนดเองซึ่งจะใช้เวลาสองเดือนกว่าจะเสร็จสมบูรณ์

ความต้องการในการแก้ไขรายการบันทึก

วัตถุประสงค์หลักในการปรับรายการบันทึกประจำวันคือการจับคู่รายได้และค่าใช้จ่ายในช่วงที่เกิดรายการ ตัวอย่างต่อไปนี้อาจช่วยแสดงให้เห็นว่าหลักการจับคู่นี้สามารถนำเสนองบการเงินที่ถูกต้องมากขึ้นได้อย่างไร
•ค่าใช้จ่ายรับรู้ในช่วงเวลาที่เหมาะสม สมมติว่า บริษัท ซื้อสัญญาบริการห้าปีเพื่อให้ครอบคลุมการบำรุงรักษาเชิงป้องกันในระบบทำความร้อนของ บริษัท สัญญามีมูลค่า 5,000 เหรียญซึ่งผู้ขายต้องการให้ บริษัท จ่ายเงินล่วงหน้า ภายใต้วิธีการเงินสด บริษัท จะบันทึกทั้ง 5,000 เหรียญในระยะเวลาหนึ่งค่าใช้จ่ายจะสูงเกินจริงและผลกำไรจะเบาบางลง ภายใต้วิธีการคงค้างเพียง $ 1, 000 จะถูกบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายในแต่ละปี
•รายได้รับรู้ในช่วงเวลาที่เหมาะสม แรงงานวัสดุและต้นทุนค่าโสหุ้ยในการจัดหาผลิตภัณฑ์หรือบริการให้กับลูกค้าจะตรงกับรายได้

เพื่อแสดงให้เห็นว่าสมมติว่าลูกค้าจ่ายเงิน 500,000 เหรียญล่วงหน้าเพื่อให้ บริษัท ผลิตผลิตภัณฑ์ตามข้อกำหนดของเขา การดำเนินการนี้จะใช้เวลาสองปี บริษัท ซื้อวัสดุที่จำเป็นจ่ายพนักงานและครอบคลุมค่าสาธารณูปโภคการสนับสนุนด้านคอมพิวเตอร์และค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ภายใต้วิธีการเงินสด บริษัท ดูเหมือนได้รับโชคลาภเมื่อได้รับเงิน 500,000 ดอลลาร์ แต่เป็นเวลาสองปีจะเป็นการ overstating ค่าใช้จ่ายทำให้ปรากฏว่า บริษัท ไม่ได้มีรายได้เท่าที่เป็นอยู่หรืออาจแสดงให้เห็นว่า บริษัท สูญเสียเงิน

วิธีการสร้างรายการบันทึกการปรับปรุง

รายการบันทึกต้องมีความเข้าใจในการทำงานของระบบบัญชี โดยจะส่งผลกระทบต่อบัญชีอย่างน้อยสองบัญชีและเดบิตและเครดิตจะเป็นศูนย์ รายการบันทึกประจำวันตัวอย่างต่อไปนี้อาจเป็นประโยชน์
1 บริษัท ได้รับการจัดส่งอุปกรณ์สำนักงานในวันสุดท้ายของรอบระยะเวลาบัญชี แต่ยังไม่ได้รับใบแจ้งหนี้ของผู้ขาย ตามใบสั่งซื้อใบแจ้งหนี้ควรมีมูลค่า 200 ดอลลาร์ รายการบันทึกนี้จะหักบัญชีสำหรับเครื่องใช้สำนักงานจำนวน 200 เหรียญและค่าใช้จ่ายเครดิตที่เกิดขึ้นสำหรับ 200 เหรียญ
2 ลูกค้าซื้อสินค้าในราคา 500 เหรียญและเรียกเก็บเงินจากบัญชีของเธอ เธอมีเวลา 30 วันในการชำระเงิน รายการบันทึกประจำตัวจะแสดงการตัดบัญชีให้กับบัญชีลูกหนี้ที่มีมูลค่า 500 ดอลลาร์และเครดิตต่อรายได้ 500 ดอลลาร์
3 หลังจากได้รับการจัดส่งสินค้าจำนวน 10,000 รายการและผ่านรายการค่าใช้จ่าย 100,000 เหรียญไปยังบัญชีคลังสินค้า บริษัท ขายสินค้า 1, 000 รายการในระหว่างงวด รายการบันทึกประจำวันจะเป็นการตัดบัญชีต้นทุนขายสินค้ามูลค่า 1 000 รายการซึ่งเป็นมูลค่า 10,000 เหรียญและเครดิตบัญชีสินค้าคงคลังเป็นมูลค่า 10,000 เหรียญ
ส่วนหนึ่งที่มักก่อให้เกิดความสับสนในการจัดเตรียมรายการบันทึกประจำบัญชีคือบัญชีบางแห่งมียอดคงเหลือโดยปกติและบางบัญชีมียอดคงเหลือตามปกติ ประเภทบัญชีกำหนดยอดคงเหลือตามปกติ
•สินทรัพย์โดยทั่วไปมียอดคงเหลือในใบแจ้งหนี้ สินทรัพย์รวมถึงเงินสดลูกหนี้และสินค้าคงคลัง
• Contra-assets เป็นบัญชีเครดิตบาลานซ์ ตัวอย่างของสินทรัพย์ที่เป็นตัวตนคือเงินสำรองสำหรับการตัดจำหน่ายและสำรองค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ
•หนี้สินปกติมียอดคงเหลือ หนี้สินรวมถึงค่าใช้จ่ายค้างจ่ายและภาษีที่ยังไม่ได้ชำระ
•บัญชีรายได้มักจะแสดงยอดคงเหลือในบัญชี บัญชีรายได้ประกอบด้วยยอดขายรายได้ดอกเบี้ยและรายได้อื่น ๆ
•ค่าใช้จ่ายมักจะมียอดคงค้าง ค่าใช้จ่ายอาจรวมถึงค่าใช้จ่ายของสินค้าขายค่าจ้างค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานและค่าใช้จ่าย

ในการสร้างรายการบันทึกประจำวันให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1 พิจารณาบัญชีที่จะได้รับผลกระทบ จะมีบัญชีอยู่อย่างน้อยสองบัญชี แต่รายการบันทึกอาจมีส่วนเกี่ยวข้องกันมากขึ้น
2 พิจารณาวัตถุประสงค์ของรายการบันทึกเพื่อช่วยพิจารณาว่าบัญชีใดควรได้รับเครดิตและควรจะหักเงิน ตัวอย่างเช่นเมื่อมีการเรียกเก็บเงินหนี้สินบัญชีหนี้สินต้องเป็นเครดิตดังนั้นบัญชีหักล้างหรือบัญชีต้องถูกหักบัญชี
3 เตรียมรายการที่เขียนหรือพิมพ์ลงในเอกสารรายการบันทึกประจำวัน ตรวจสอบให้แน่ใจว่ายอดรวมของเดบิตทั้งหมดเท่ากับยอดรวมเครดิตทั้งหมด
4 บันทึกรายการบันทึกข้อมูลตามที่ต้องการ ควรปิดประกาศสมุดรายวันก่อนปิดบัญชีสำหรับงวดหรือนำเสนองบการเงินแก่นักลงทุนหรือผู้ให้กู้ แต่ก็สามารถเป็นประโยชน์ในการโพสต์รายงานก่อนที่จะมีการตัดสินใจหรือข้อผูกพันทางการเงินที่สำคัญ
การปรับรายการบันทึกประจำวันอาจค่อนข้างซับซ้อน ตอนแรกพวกเขาสามารถปรากฏ daunting กับผู้ที่ไม่ได้อยู่ในวิชาชีพบัญชี ด้วยการฝึกฝนอย่างไรก็ตามพวกเขากลายเป็นเรื่องง่ายในการเตรียมตัวและใช้เวลาในการทำน้อยลง