แผนกทรัพยากรบุคคลทั้งหมดจะเก็บบันทึกไว้อย่างกว้างขวาง กฎหมายกำหนดให้ HR เพื่อให้หลายคนในบางช่วงเวลา พนักงานตระหนักดีว่าบันทึกเหล่านี้มีอยู่จริง (และบางส่วนอยู่ภายใต้การแสดงว่าแฟ้มดังกล่าวติดตามจาก บริษัท ไปยัง บริษัท ซึ่งไม่เป็นความจริง)
เนื่องจากพนักงานทราบว่าระเบียนเหล่านี้มีอยู่จริงพวกเขาจะต้องการดูข้อมูลเหล่านี้เป็นครั้งคราวเพื่อดูไฟล์เหล่านี้
เมื่อตัดสินใจว่าจะให้พนักงาน (และการเข้าถึงพนักงานเก่า) คำนึงถึงกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของคุณ
หลายรัฐมีกฎหมายที่กำหนดให้ บริษัท จัดทำบางส่วนของไฟล์ที่มีให้กับพนักงานปัจจุบันและอดีต ตรวจสอบกับทนายความการจ้างงานของคุณเพื่อให้มั่นใจว่านโยบายของคุณเป็นไปตามกฎหมายทั้งหมด
กฎหมายของรัฐบาลกลางกำหนดให้บันทึกข้อมูลเกี่ยวกับคนพิการอเมริกันถูกเก็บแยกจากประวัติบุคคล หาก บริษัท ของคุณอยู่ภายใต้ HIPAA โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าการเก็บรักษาเวชระเบียนของคุณเป็นไปตามที่กำหนดเช่นกัน
คุณอาจมีความคล่องตัวในสิ่งที่คุณอนุญาตให้พนักงานดูในไฟล์ของพวกเขา แต่อย่าลืมว่าแม้คุณจะกำหนดว่าพนักงานไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลบางอย่างเช่นการตรวจสอบการอ้างอิงได้ แต่ในกรณีของคดีความที่สามารถค้นพบข้อมูลได้
ดังนั้นควรให้พนักงานของคุณบันทึกสิ่งต่างๆได้อย่างถูกต้องและปฏิบัติตามกฎหมายตลอดเวลา บันทึกลูกจ้างไม่ใช่สถานที่สำหรับเรื่องตลกภายในหรือความคิดเห็นที่ยำเกรง
เหล่านี้ไม่ได้อยู่ในศาลยุติธรรม
ตามกฎทั่วไปการมี gatekeeper ตัวหนึ่งไปยังระเบียนช่วยให้มั่นใจได้ว่าขั้นตอนปฏิบัติตามและสอดคล้องกัน คุณไม่ต้องการให้ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลคนใดคนหนึ่งเก็บบันทึกของพวกเขาไว้ที่โต๊ะของพวกเขาขณะที่อีกคนหนึ่งปฏิเสธที่จะเข้าถึงเลย
การกำหนดให้ทุกคนต้องผ่านแหล่งเดียวจะช่วยให้ทุกอย่างสอดคล้องและถูกต้องตามกฎหมาย
กฎหมายเกี่ยวกับบันทึกและการรักษาบันทึกและการเข้าถึงเป็นเรื่องที่ยุ่งยาก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณอยู่ได้ถึงวันที่
นโยบายด้านล่างเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีสำหรับธุรกิจของคุณ แต่โปรดจำไว้ว่ากฎหมายของรัฐและท้องถิ่นของคุณอาจแตกต่างกันออกไป
นโยบายการเข้าถึงกลุ่มตัวอย่างสำหรับพนักงาน
พนักงานทุกคนอดีตพนักงานและตัวแทนของพนักงานอาจดูเนื้อหาบางส่วนของไฟล์บุคลากรของตนโดยแจ้งล่วงหน้ากับเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล เอกสารที่เกี่ยวข้องกับคุณสมบัติการจ้างงานของพนักงานเช่นการสมัครการส่งเสริมการขายการดำเนินการทางวินัยและการถ่ายโอน อาจดูได้ นอกจากนี้พนักงานอาจทบทวนนโยบายลงนามแบบฟอร์มและบันทึกการฝึกอบรม
เอกสารที่พนักงาน อาจไม่ตรวจทาน รวมถึงการอ้างอิงหรือการตรวจสอบการอ้างอิงบันทึกการตรวจสอบใด ๆ ที่ดำเนินการโดยฝ่ายจัดการบันทึกทางการแพทย์เอกสารเกี่ยวกับการดำเนินการทางกฎหมายเอกสารใด ๆ ที่เป็นการฝ่าฝืนความลับของพนักงานคนอื่น และเอกสารที่ใช้ในการวางแผนพนักงาน
ขั้นตอน
พนักงานที่ต้องการตรวจสอบเนื้อหาที่อนุญาตของไฟล์บุคลากรของตนควรติดต่อฝ่ายทรัพยากรบุคคลโดยแจ้งล่วงหน้า 24 ชั่วโมง (ไม่รวมวันหยุดสุดสัปดาห์) พนักงานเก่าหรือบุคคลที่ไม่รู้จักเจ้าหน้าที่ทรัพยากรบุคคลต้องแสดงบัตรประจำตัวและ / หรือหลักฐานการอนุญาตให้เข้าถึงแฟ้มบุคลากร
พนักงานต้องตรวจสอบแฟ้มข้อมูลบุคลากรของตนโดยมีเจ้าหน้าที่ของแผนกทรัพยากรบุคคล
พนักงานไม่สามารถนำเอกสารส่วนใด ๆ ออกจากสำนักงานได้
พนักงานอาจขอสำเนาเอกสารของไฟล์หรือบางส่วนของไฟล์ เจ้าหน้าที่ทรัพยากรบุคคลจะให้สำเนาเอกสาร สำหรับการคัดลอกที่กว้างขวางพนักงานจะต้องจ่ายเงินสำหรับการถ่ายเอกสาร
ถ้าพนักงานไม่พึงพอใจกับเอกสารในแฟ้มบุคลากรของตนในการแสดงตนของพนักงานทรัพยากรบุคคลพนักงานอาจเขียนคำอธิบายหรือชี้แจงและแนบไปกับเอกสารที่มีการโต้แย้ง เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลหรือพนักงานจะไม่เปลี่ยนแปลงเอกสารจริงทั้งหมด
พนักงานอาจขอให้นำเอกสารออกจากแฟ้มบุคลากร หากพนักงานของฝ่ายทรัพยากรบุคคลเห็นด้วยเอกสารอาจถูกลบออก
หากบุคลากรของฝ่ายทรัพยากรบุคคลไม่เห็นด้วยเรื่องนี้อาจถูกอุทธรณ์ตามที่กำหนดไว้ในนโยบาย Open Door ของ บริษัท