การทำความเข้าใจโครงการห้าก้าวของโครงการ

ในขณะที่วิธีการบางอย่างของโครงการเช่นวิธีเปรียวบีบอัดหรือทำซ้ำขั้นตอนต่อไปนี้ในรอบการซ้ำได้เร็วขึ้นการทำงานของแต่ละขั้นตอนจะมองเห็นได้และแตกต่างกันในทุกโครงการ

โครงการอย่างเป็นทางการดำเนินการตามขั้นตอนห้าขั้นตอนดังนี้

1. การเริ่มต้น: การสร้างทีมโครงการการทำสัญญาโครงการและการเริ่มต้น
2. การวางแผน: การสรุปขอบเขตของโครงการการกำหนดรายละเอียดการวิเคราะห์งานการประเมินความเสี่ยงการระบุความต้องการทรัพยากรการสรุปกำหนดการและการเตรียมการสำหรับงานจริง

1. การดำเนินการ: ปฏิบัติงานตามจริงตามข้อกำหนดและขอบเขตของโครงการ
2. การตรวจสอบและควบคุม: การจัดการรายงานและการควบคุมทรัพยากรและงบประมาณในช่วงดำเนินการจริง
3. การปิดโครงการ: การส่งมอบโครงการการประเมินบทเรียนที่ได้รับการฝึกอบรมการเลื่อนตำแหน่งของทีมโครงการ

การไหลของโครงการแบบดั้งเดิม

ไม่ว่าขนาดของโครงการจะมีการเคลื่อนที่ผ่านขั้นตอนเท่าไรก็ตาม โครงการนี้เริ่มต้นหรือเริ่มต้นด้วยกฎบัตรที่ระบุผู้จัดการโครงการและอธิบายถึงความสำคัญของโครงการ

เมื่อโครงการเริ่มต้นแล้วโครงการจะย้ายไปอยู่ในขั้นตอนการวางแผน ที่นี่ทีมงานหลักและทีมงานระบุงานที่จำเป็นต้องทำเพื่อบรรลุขอบเขตโครงการและพัฒนาประมาณการและประเมินผลเวลาค่าใช้จ่ายทรัพยากรและความเสี่ยง

หลังจากขั้นตอนการวางแผนงานเริ่มต้นและเกิดขึ้นตามลำดับที่กำหนดซึ่งจำเป็นต้องย้ายจากปีก่อนหรือกิจกรรมก่อนหน้าไปสู่กิจกรรมต่อเนื่อง

การอ้างอิงของโครงการมีบทบาทสำคัญในระยะนี้

ขณะดำเนินการดำเนินการผู้จัดการโครงการและสมาชิกในทีมตรวจสอบรายงานและควบคุมโครงการโดยรวมโดยเน้นกิจกรรมในเส้นทางที่สำคัญ งานนี้ดำเนินต่อไปจนกว่าขั้นตอนการดำเนินการจะสมบูรณ์และโครงการจะถูกส่งมอบให้กับลูกค้า

ขั้นตอนสุดท้ายของโครงการปิดการจัดส่งการประเมินบทเรียนที่เรียนและการเลื่อนทีมโครงการเพื่อให้สมาชิกสามารถก้าวไปสู่โครงการต่อไป

สำหรับโครงการที่มีการพัฒนาแบบเปรียวหรือวนซ้ำการวางแผนและการดำเนินการเกิดขึ้นในช่วงสั้น ๆ หรือในช่วงระยะเวลาอันสั้นโดยมีขั้นตอนซ้ำจนกว่าโครงการจะเสร็จสิ้นเพื่อความพึงพอใจของลูกค้า

คำอธิบายรายละเอียดสำหรับแต่ละขั้น

การเริ่มต้น:

การริเริ่มโครงการที่มั่นคงจะไม่เพียง แต่กำหนดโครงการของคุณให้ประสบความสำเร็จเท่านั้น แต่จะเป็นการวางรากฐานสำหรับขั้นตอนต่อไปทั้งหมด ในระหว่างการเริ่มต้นคุณจะได้รับมอบหมายให้สมาชิกในทีมโครงการอธิบายเป้าหมายโดยรวมของโครงการและขอให้ลูกค้าหรือเจ้าของโครงการมีคำถามมากมายเพื่อให้คุณสามารถวางแผนโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพนอกจากนี้ยังเป็นช่วงเวลาที่ดีในการสร้างความกระตือรือร้นของทีมเกี่ยวกับโครงการและรวบรวมรายละเอียดนาทีสุดท้ายที่อาจมีผลต่อการวางแผนโครงการ ขั้นตอนเพิ่มเติม ได้แก่ การวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

• การมอบหมายผู้สนับสนุนผู้บริหาร
• การพัฒนาและการพัฒนาเอกสารกฎบัตร
• การประชุมวางแผนอย่างเป็นทางการ
• การวางแผน

: เมื่อคุณริเริ่มโครงการและรวบรวมแล้ว ข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดแล้วคุณจะเริ่มวางแผนโครงการของคุณ ขั้นตอนการวางแผนขึ้นอยู่กับขนาดโครงการของคุณจำนวนข้อมูลที่คุณต้องจัดระเบียบและความใหญ่ของทีม ผลลัพธ์ที่ได้จากการวางแผนควรเป็นแผนโครงการที่ชัดเจนหรือกำหนดเวลาซึ่งทุกคนจะปฏิบัติตามงานที่ได้รับมอบหมาย การใช้โปรแกรมการวางแผนโครงการเช่น Microsoft Project หรือ Basecamp เป็นประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อวางแผนโครงการ หากคุณไม่สามารถเข้าถึงหนึ่งในโปรแกรมเหล่านี้ได้ให้ทำการค้นหาออนไลน์ทั่วไปสำหรับซอฟต์แวร์การวางแผนโครงการฟรี แม้ว่าการใช้โปรแกรมการวางแผนโครงการจะเป็นประโยชน์ แต่ก็ไม่จำเป็นเสมอไป การใช้ Excel และ Word เพื่อสร้างแผนการของคุณและสื่อสารกับทีมอย่างเท่าเทียมกันอย่างมีประสิทธิภาพ งานเฉพาะในขั้นตอนการวางแผนประกอบด้วย:

การสร้างแผนการสื่อสารสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่างๆ

• การพัฒนาโครงสร้างการวิเคราะห์งานโดยละเอียด
• การระบุเส้นทางที่สำคัญ
• การวางแผนแหล่งข้อมูลในแผนโครงการและการปรับแต่งลำดับงานตามการพึ่งพาโครงการและข้อ จำกัด ด้านทรัพยากร
• การพัฒนาตารางเวลาโดยละเอียด
• การประเมินความเสี่ยงและจัดทำแผนจัดลำดับความสำคัญและลดความเสี่ยง
• การดำเนินการ:

ขณะนี้คุณมีแผนโครงการที่มั่นคงทีมงานสามารถเริ่มต้นดำเนินการโครงการกับงานที่มอบหมายได้ เป็นเวทีที่ทุกคนเริ่มทำผลงานจริงๆ คุณจะต้องการเริ่มขั้นตอนการดำเนินการอย่างเป็นทางการโดยใช้การประชุมแบบคนเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนมีสิ่งที่จำเป็นต้องเริ่มดำเนินการในส่วนของโครงการ การทำให้ทีมเริ่มต้นในการติดตามที่ถูกต้องเป็นส่วนสำคัญต่อความสำเร็จของโครงการเพื่อให้เห็นได้อย่างชัดเจนเกี่ยวกับกำหนดการและแผนการสื่อสาร การตรวจสอบและควบคุม:

ขณะที่โครงการกำลังอยู่ในขั้นตอนการดำเนินการคุณจะเริ่มต้นการตรวจสอบและควบคุมเพื่อให้มั่นใจว่าได้ดำเนินการตามแผน มีหลายวิธีที่คุณสามารถตรวจสอบและควบคุมโครงการได้ การเช็คอินแบบไม่เป็นทางการกับหัวหน้าทีมจัด "stand-ups" เป็นประจำทุกวันหรือมีการประชุมสถานะรายสัปดาห์อย่างเป็นทางการมากขึ้นมีประสิทธิภาพ ข้อมูลที่ออกมาจากการประชุมหรือช่องทางการสื่อสารเหล่านี้จะแจ้งให้ทราบถึงห่วงความคิดเห็นและในที่สุดการวางแผนและการปรับเปลี่ยนใหม่ ๆ ที่จำเป็นต่อโครงการ กิจกรรมที่สำคัญเพิ่มเติมในขั้นตอนนี้ ได้แก่ การปฏิบัติตามแผนการสื่อสารที่กำหนดไว้ล่วงหน้าเพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียตระหนักถึงสถานะโครงการ

• การตรวจสอบทีมงานและกิจกรรมการทำงานบนเส้นทางที่สำคัญ

• การระบุโอกาสในการปรับปรุงประสิทธิภาพตามกำหนดการโดยการติดตามอย่างรวดเร็วหรือทำกิจกรรมให้เสร็จสมบูรณ์แบบขนานหรือเมื่อจำเป็นต้องทำให้กำหนดการทำงานช้าลงโดยการเพิ่มแหล่งข้อมูล

• การตรวจสอบค่าใช้จ่ายจริงเทียบกับแผนงาน

• ในบางกรณีการตรวจสอบการคำนวณและรายงานเกี่ยวกับมูลค่าที่ได้รับสำหรับแผนโครงการ

• ติดตามและลดความเสี่ยงและปรับแผนความเสี่ยงตามความจำเป็น

• การปิดโครงการ:

เมื่อรายละเอียดและภารกิจทั้งหมดของโครงการของคุณสมบูรณ์และได้รับอนุมัติจากลูกค้าหรือเจ้าของโครงการแล้ว คุณสามารถปิดโครงการของคุณได้แล้ว การปิดโครงการมีความสำคัญเท่ากับการเริ่มต้นการวางแผนและการดำเนินการ คุณจะต้องจัดทำเอกสารข้อมูลทั้งหมดจากโครงการและจัดระเบียบให้เรียบร้อยเพื่อให้คุณสามารถกลับไปใช้งานได้ในกรณีที่จำเป็น นอกจากนี้ยังเป็นช่วงเวลาที่ดีในการจัดโครงการชันสูตรศพเพื่อให้สมาชิกในทีมทุกคนสามารถสะท้อนถึงสิ่งที่ถูกหรือผิดในระหว่างโครงการ นอกจากนี้ควรมีการจัดทำเป็นเอกสารเพื่อให้สามารถแชร์ผลกับสมาชิกโครงการรายอื่น ๆ และยื่นในโฟลเดอร์ประวัติโครงการ สุดท้ายนี้เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องเลื่อนออกไปให้ทีมงานโครงการอย่างเป็นทางการให้ข้อเสนอแนะและการประเมินผลการปฏิบัติงานตามที่ระบุไว้ในนโยบายของ บริษัท ของคุณ -

อัปเดตโดย Art Petty