วิธีทำให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการของคุณ

ในฐานะผู้จัดการโครงการส่วนหนึ่งของงานของคุณคือเพื่อให้แน่ใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย - นั่นคือทีมงานโครงการของคุณและลูกค้ารายสำคัญและซัพพลายเออร์ - ได้รับสิ่งที่ต้องการจากโครงการ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณควรเป็นผู้ชนะหลักของคุณ พวกเขาควรจะสนับสนุนคุณช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายของโครงการและให้แน่ใจว่าทุกคนกำลังเดินไปในทิศทางเดียวกัน

แต่มันง่ายที่จะรบกวนพวกเขา และเมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้นพวกเขาสามารถเปลี่ยนเป็นคนที่ไม่ต้องการทำอะไรกับโครงการของคุณได้อีกต่อไป

นี่เป็นความเสี่ยงอย่างมากสำหรับผู้จัดการโครงการเพราะคุณต้องการความช่วยเหลือและการสนับสนุนที่จะประสบความสำเร็จ หากไม่มีข้อมูลของพวกเขาคุณอาจไม่สามารถส่งมอบโครงการของคุณได้

ต่อไปนี้เป็นวิธีที่จะรบกวนผู้มีส่วนได้เสียโครงการของคุณและสิ่งที่คุณควรทำแทน

ความล้มเหลวในการสื่อสาร

การสื่อสารควรมีประมาณ 80% ของสิ่งที่คุณทำในฐานะผู้จัดการโครงการ เมื่อคุณไม่ได้บอกทีมงานซัพพลายเออร์หรือลูกค้าของคุณสิ่งที่เกิดขึ้นพวกเขาก็จะรีบเคือง แย่ลงพวกเขามีแนวโน้มที่จะเติมช่องว่างด้วยคำอธิบายเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นซึ่งอาจจะไม่ถูกต้องและอาจสร้างความเสียหายต่อชื่อเสียงของโครงการอย่างจริงจัง

ทำแทน: ใส่รายงานโครงการที่ชัดเจน พบพวกเขาเป็นรายบุคคลและเป็นกลุ่มและแจ้งให้ทราบในทุกขั้นตอน จัดทำแผนการสื่อสารโครงการและดำเนินการวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อให้คุณสามารถหาคนที่ต้องการฟังว่าพวกเขาต้องการจะได้ยินเมื่อไร

ใช้เครื่องมือสื่อสาร 15 ชุดเหล่านี้เพื่อช่วยให้ข้อความของคุณข้ามไป

ไม่ขอความคิดเห็น

การสื่อสารเป็นสิ่งหนึ่ง แต่มีแนวโน้มที่จะเกี่ยวกับการอัปเดตสถานะและการติดตามโครงการ คุณต้องทำมากกว่าที่จะดึงดูดพวกเขาในโครงการ

การทำเช่นนี้อาจส่งผลต่อคนเมื่อพวกเขาเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านเนื้อหาในบางพื้นที่และคุณไม่ต้องขอข้อมูลจากสิ่งที่พวกเขามีคุณสมบัติที่จะแสดงความคิดเห็นได้

ผู้จัดการโครงการสามารถตกอยู่ในกับดักของการเชื่อว่าพวกเขาต้องทำทุกอย่างและตัดสินใจทุกอย่างด้วยตัวเอง แต่นั่นไม่ใช่กรณีทั้งหมด

ทำแทน:

ถามความเห็นเกี่ยวกับวิธีจัดการกับปัญหาของโครงการตามที่เกิดขึ้น นำมุมมองของพวกเขามาพิจารณา คุณไม่จำเป็นต้องทำในสิ่งที่พวกเขาเสนอ แต่จะช่วยในการสร้างความสัมพันธ์ถ้าคุณฟัง คุณสามารถทำได้ผ่านการประชุมโครงการและพร้อมที่จะฟังเมื่อพวกเขามาหาคุณด้วยคำแนะนำ ถ้าเป็นทีมของคุณตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขามีโอกาสเพียงพอที่จะทำให้มุมมองของพวกเขากว้างขึ้น

เชื่อมั่นในคุณสมบัติของคุณให้พลังอำนาจสูงสุด

การเป็นPMP®จะไม่ทำให้คุณเป็นผู้จัดการโครงการที่ดีที่สุดในโลก (แม้ว่าอาจช่วยได้เล็กน้อยก็ตาม) การถือครองใบรับรองของPRINCE2® Practitioner หรือ APMP หรือโครงการอื่นใดที่ได้รับการจัดการโครงการจะไม่ทำให้คุณต้องถูกตำหนิ

การพูดคุยเกี่ยวกับคุณวุฒิตลอดเวลาและสิ่งที่หนังสือทำในสิ่งที่เป็นวิธีที่จะทำให้ผู้มีส่วนได้เสียของคุณลำบาก พวกเขาไม่ต้องการฟังเกี่ยวกับคะแนนที่ดีของคุณในการสอบหรือวิธีที่คุณใช้วิธีการในโครงการของพวกเขา ในความเป็นจริงสิ่งที่พวกเขาต้องการก็คือโครงการนี้ดำเนินไปอย่างดี พวกเขาไม่สนใจว่าคุณเดินทางมาที่นี่เป็นเวลานานเท่าไร

อย่าคิดว่าเนื่องจากคุณมีคุณสมบัติและรู้วิธีจัดการความเสี่ยงเช่นว่าคุณจะไม่ได้รับผลกระทบจากความเสี่ยงของโครงการ

มันเกิดขึ้นกับสิ่งที่ดีที่สุดของเรา! ดังนั้นคุณจึงควรที่จะถ่อมตนและอุทิศตนเพื่อนำทักษะของคุณไปใช้ประโยชน์ในทางปฏิบัติในขณะที่ไม่เชื่อว่าพวกเขาตั้งคุณไว้เหนือเพื่อนของคุณ

ทำแทน:

คุณสมบัติของคุณควรให้ความมั่นใจในการทำงานของคุณอย่างเงียบเชียบ แต่คุณจะพบว่าหลายคนที่ทำงานในฐานะผู้จัดการโครงการถือใบรับรอง ในความเป็นจริงคนจำนวนมากที่ทำงานในอุตสาหกรรมเฉพาะมีใบรับรองและสำหรับหลาย ๆ บริษัท ข้อมูลประจำตัวในสาขาความเชี่ยวชาญของคุณไม่ว่าจะเป็นด้านสถาปัตยกรรมการบัญชีหรือการบริหารโครงการก็เป็นเพียงปัจจัยด้านสุขอนามัยเท่านั้น อย่าคาดหวังว่าผู้มีส่วนได้เสียของคุณจะประทับใจและอย่าพูดถึงพวกเขาตลอดเวลา แสดงให้เห็นถึงทักษะของคุณในการส่งมอบโครงการให้ดีและแสดงให้เห็นว่าคุณใช้ความรู้ที่ได้เรียนรู้ในห้องเรียนอย่างไร

การเปลี่ยนวันครบกำหนด

เมื่อทุกคนลงนามในโครงการสำคัญ ๆ และรู้ว่ากำลังเกิดอะไรขึ้นเมื่อทุกคนสามารถทำงานร่วมกันอย่างกลมกลืนเป็นหนึ่งทีมได้

เมื่อคุณเปลี่ยนกำหนดเส้นตายและอย่าบอกใครเลยนั่นคือเมื่อผู้คนเริ่มหงุดหงิด

อ่านต่อไป: Milestone โครงการคืออะไร?

การเปลี่ยนวันที่มีผลกระทบอย่างมากต่อการทำงานของคนอื่น พวกเขาอาจได้จองเวลาวันหยุดรอบการทำงานที่สำคัญของพวกเขาในโครงการ พวกเขาอาจต้องเติมทรัพยากรในทีมอื่นเนื่องจากจำเป็นต้องมีโครงการในช่วงเวลาหนึ่ง หากคุณเปลี่ยนวันที่โดยไม่เข้าใจพื้นหลังทั้งหมดนี้คุณอาจทำให้โครงการมีความเสี่ยง

อย่าใช้:

ผู้สนับสนุนโครงการของคุณจะเข้าใจว่าคุณไม่สามารถทำตามขั้นตอนที่ตกลงกันได้หรือไม่ สิ่งต่างๆเปลี่ยนไป มีรายการใหม่ที่เพิ่มเข้าไปในขอบเขตโครงการหรือสิ่งที่นำออกมา แต่ไม่ใช่งานของคุณที่จะยอมรับการเปลี่ยนแปลงกำหนดเวลาเพียงอย่างเดียว ร่วมงานกับทีมงานโครงการของคุณเพื่อทำความเข้าใจผลกระทบของการเปลี่ยนแปลง จากนั้นเสนอทางออกให้กับผู้สนับสนุนโครงการของคุณเพื่ออธิบายเหตุผลที่อยู่เบื้องหลังการเปลี่ยนวันที่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดตระหนักถึงการเปลี่ยนแปลงและผลกระทบเหล่านี้อาจส่งผลต่องานของพวกเขาอย่างไร จากนั้นด้วยการตกลงของทุกคนให้ทำการเปลี่ยนแปลงและอัปเดตเอกสารโครงการของคุณ คุณไม่ควรเพียงแค่ทำการเปลี่ยนแปลงวันที่โดยไม่ต้องแจ้งให้ทีมอื่น ๆ ทราบก่อน

เสียเวลาของพวกเขา

การประชุม! เราทุกคนรักพวกเราใช่มั้ย? พวกเขาควรจะมีประสิทธิภาพมีการจัดการที่ดีและใช้ประโยชน์จากเวลาของทุกคน

แต่นั่นไม่ใช่เรื่องสำคัญเสมอไป หลายครั้งผู้มีส่วนได้เสียบ่นว่าพวกเขาเสียเวลาในการประชุม ยังไม่มีวาระการประชุมหรือการตัดสินใจที่พวกเขาคาดหวังว่าจะทำไม่ได้เพราะคนผิดอยู่ในห้อง

คุณมีโอกาสอื่นที่จะเสียเวลา - ไม่ใช่แค่การประชุมเท่านั้น อย่าทำให้กล่องจดหมายของพวกเขาวุ่นวายโดยการเก็บไว้ในสำเนาอีเมลเมื่อไม่จำเป็นต้องเป็น

ทำแทน:

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการมีงานทำอีกเช่นกันดังนั้นพวกเขาจึงจำเป็นต้องใช้เวลาอย่างชาญฉลาด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการประชุมของคุณมีวาระการประชุม วางแผนให้พวกเขาเชิญคนที่เหมาะสมและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณติดตามหลังจากนั้น อ่านต่อไป: 6 วิธีเตรียมตัวสำหรับการประชุมโครงการ

ส่งเฉพาะอีเมลไปยังบุคคลที่เกี่ยวข้องเท่านั้น ถ้าคุณต้องการให้คนอื่นตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาเข้าใจว่าเหตุใดสิ่งสำคัญสำหรับพวกเขาที่จะต้องตระหนักถึงและหลีกเลี่ยงการตอบกลับทั้งหมดที่คุณจะทำได้

โปรดทราบว่าคนอื่นไม่ว่างและโครงการของคุณไม่ใช่สิ่งสำคัญที่สุดตลอดเวลา (ถ้าเป็นไปได้ตลอดเวลา)