ทำไม Petty Cash เป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจของคุณทางการเงิน

เงินสดย่อย ๆ ไม่ใช่สิ่งที่เคยเป็นมา ในวันที่เราจ่ายเงินสำหรับธุรกรรมทางการเงินขนาดเล็กทั้งหมดเป็นเงินสดจำเป็นต้องมีเจตนาในการติดตามธุรกรรมเหล่านั้น ในศตวรรษที่ 21 เรามีวิธีที่ดีกว่าในการจ่ายค่าซื้อธุรกิจขนาดเล็กและติดตามพวกเขา แต่แนวคิดเรื่อง "เงินสดย่อย ๆ " ยังคงมีความสำคัญ

Petty Cash คืออะไร?

เงินสดย่อย หมายถึงธุรกรรมขนาดเล็กของธุรกิจ

คำว่า "อนุ" จะใช้เพราะมีขนาดเล็ก (เล็กนิดหน่อย) เป็นเงินสดหรือเป็นเงินสดเหมือนกัน "Petty" ไม่ใช่เรื่องเล็กอีกต่อไปดังนั้นคิดว่ามันเป็นจำนวนน้อย คุณอาจไม่ได้คิดถึงการติดตาม ในบทความนี้เราจะใช้คำว่า "petty cash" เพื่อรวมธุรกรรมทางธุรกิจขนาดเล็กหลายแบบ

->

การซื้อกาแฟสำหรับเครื่องชงกาแฟในสำนักงาน

การจ่ายค่าผ่านทางหรือที่จอดรถ

• การปฏิบัติต่อพนักงานเพื่อพิซซ่าเพื่อฉลองความสำเร็จ
• การซื้อของขวัญเล็ก ๆ น้อย ๆ ระหว่างทาง ไปประชุมทางธุรกิจ
• เหตุใด Petty Cash จึงสำคัญ?
• เพิ่มเงินสดขึ้นเล็กน้อย ไม่ได้จัดทำเป็นเอกสารและติดตามการซื้อสินค้าขนาดเล็กเหล่านั้นอาจหมายถึงจำนวนมากค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่อาจเกิดขึ้นที่ยังไม่ได้รับการอ้างสิทธิ์เช่นการโยนพวกเขาออกไป

ลองดูตัวอย่างสองสามข้อ:

ถ้าคุณใช้ถ้วย Keurig สำหรับกาแฟในสำนักงานของคุณแม้ว่าคุณจะซื้ออย่างถูกและเป็นกลุ่มคุณก็จะเสียค่าใช้จ่ายประมาณ 26 เซนต์ต่อถ้วย สำหรับพนักงานดื่มกาแฟเฉลี่ยวันละ 200 ถ้วยต่อวันประมาณ 200 วันต่อปีซึ่งมากกว่า 100 ดอลลาร์สำหรับพนักงานคนหนึ่ง คูณด้วยจำนวนพนักงานและคุณมีเงินเป็นจำนวนมาก

พิซซ่าสำหรับ 10 คนอาจมีราคา 50 เหรียญ หากคุณทำแบบนั้นเดือนละครั้งรายได้ 600 เหรียญต่อปี การไม่เก็บบันทึกหมายถึงค่าใช้จ่ายที่เสียไป 600 เหรียญ

ควรบันทึกรายการเงินสดย่อยอย่างไร?

• คุณสามารถบันทึกลงบนสลิปหรือรายการใด ๆ ได้ง่ายขึ้น สิ่งสำคัญที่ต้องจดจำก็คือต้องทำธุรกรรมทุกครั้งและต้องรวมถึง
• วันที่ทำธุรกรรม

จำนวนธุรกรรม

คำอธิบายทั่วไปของธุรกรรม ("donuts for office meeting") < คุณไม่จำเป็นต้องบันทึกหมายเลขบัญชีในขณะที่ทำธุรกรรม

• เมื่อคุณเติมเงินสดย่อยแล้วให้ทำธุรกรรมกลุ่มตามหมายเลขบัญชีและป้อนลงในโปรแกรมการทำบัญชีของคุณ
• ฉันสามารถติดตามธุรกรรมเงินสดออนไลน์ได้หรือไม่?
• เจ้าของธุรกิจสมาร์ทวันนี้กำลังจ่ายเงินสำหรับธุรกรรมทางธุรกิจด้วยบัตรเครดิตธุรกิจหรือบัตรเดบิตและแอป คุณสามารถติดตามที่จอดรถด้วยแอปพลิเคชันและคุณสามารถใช้ระบบชำระค่าโทรศัพท์โดยอัตโนมัติเพื่อลดเวลาที่ใช้ในช่องทาง "เงินสดเท่านั้น" ที่ถนนโทร แน่นอนการจ่ายเงินด้วยบัตรเดบิตหรือบัตรเครดิตธุรกิจทำให้สามารถติดตามค่าใช้จ่ายเล็ก ๆ ได้ง่ายเพียงแค่จดบันทึกวัตถุประสงค์ทางธุรกิจไว้ในใบเสร็จ

จะทำอย่างไรถ้าธุรกิจของฉันยังมีกล่องเงินสดอยู่?

ธุรกิจหลายแห่งมีกองทุนเงินสดย่อยในสำนักงานโดยเฉพาะธุรกิจค้าปลีกที่มีลูกค้าจ่ายเป็นเงินสด ช่องเงินสดใช้สำหรับการเปลี่ยนแปลงและในบางกรณีสำหรับธุรกรรมทางธุรกิจขนาดเล็ก โดยปกติกล่องจะเริ่มต้นด้วยความสมดุลเป็นเงินสดในนิกายที่เหมาะสม จากนั้นเมื่อกล่องเงินสดต่ำจะเติมเงิน

หากใช้เงินเป็นเงินสดเพื่อซื้อสินค้าขนาดเล็กเก็บบันทึกในกล่องไว้เพื่อให้สามารถบันทึกรายการซื้อเหล่านี้ได้

ฉันจะตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการบันทึกรายการเงินสดทั้งหมดไว้หรือไม่?

คุณเป็นเจ้าของธุรกิจในการกำหนดนโยบายในการใช้เงินสดย่อยเพื่อตรวจสอบการทำธุรกรรมเงินสดย่อยและเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานใช้เงินสดย่อยด้วยความรับผิดชอบ ความเป็นไปได้:

ให้พนักงานที่เชื่อถือได้เป็นบัตรเดบิตธุรกิจและต้องการให้พวกเขาเปิดรายละเอียดเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ทางธุรกิจสำหรับการซื้อเดบิตทั้งหมดของตน

กำหนดให้พนักงานที่ใช้รถยนต์ของตนเองเพื่อธุรกิจมีเครื่องติดตามการโทร คุณสามารถจัดเตรียมและรับรายละเอียดได้ คุณจะต้องให้พนักงานตรวจสอบวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ

หากพนักงานมีสมาร์ทโฟนสำหรับใช้ธุรกิจต้องการให้พวกเขารวมแอปเพื่อจับภาพใบเสร็จด้วยภาพหรือส่งไปยังแผนกทำบัญชีของคุณ

บรรทัดล่างของเงินสดย่อย:

• การตั้งค่าและการติดตามเงินสดย่อยควรเป็นส่วนหนึ่งของระบบบันทึกข้อมูลโดยรวมสำหรับ บริษัท ของคุณ
• โปรดจำไว้ว่าถ้าคุณไม่ได้บันทึกคุณจะไม่สามารถหักออกเป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้ประโยชน์จากธุรกรรมเงินสดทั้งหมดเหล่านี้เพื่อให้คุณสามารถเรียกร้องค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่ถูกกฎหมายมากขึ้นและลดภาษีธุรกิจของคุณ