การติดตามโครงการของคุณโดยไม่ใช้แผนภูมิ Gantt

แผนภูมิ Gantt เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมและมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการติดตามและประสานงานขั้นตอนเล็ก ๆ ทั้งหมดที่เข้าสู่โครงการขนาดใหญ่ แต่พวกเขาสามารถลุกลามและยุ่งเหยิงโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่ไม่ได้ รู้วิธีการอ่าน ลองใช้แผนภูมิ Gantt เพื่ออธิบายความคืบหน้าของคุณให้กับลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงานในแผนกอื่นและคุณอาจมีความท้าทายอยู่ในมือ

นี่ไม่ใช่แค่ความท้าทายเท่านั้นที่มีแผนภูมิของ Gantt

ข้อมูลในแผนภูมิ Gantt มักต้องการซอฟต์แวร์พิเศษสำหรับการดูและแก้ไขและการพิมพ์มักเป็นเรื่องที่ท้าทายอยู่เสมอ นอกจากนี้บางครั้งคุณต้องการเน้นเฉพาะส่วนเล็ก ๆ ของโครงการโดยไม่ต้องกังวลกับข้อมูลเพิ่มเติมทั้งหมด

ในขณะที่แผนภูมิของ Gantt เป็นทางออกที่ยอดเยี่ยม แต่พวกเขาไม่ใช่คนเดียว เมื่อคุณต้องการดูตัวอย่างเล็ก ๆ ของข้อมูลหรือคุณต้องนำเสนอเวอร์ชันที่เรียบง่ายหรือบางส่วนของข้อมูลในสถานการณ์ที่แผนภูมิ Gantt ไม่สามารถใช้งานได้จริงนี่เป็นทางเลือก 5 ทางเลือกที่คุณสามารถใช้แทนได้

รายการงาน

ทุกคนในชุมชนธุรกิจควรมีความคุ้นเคยและสะดวกสบายกับรายการสิ่งที่ต้องทำขั้นพื้นฐาน ในความเป็นจริงการจัดเป็นหนึ่งในทักษะชั้นยอดสำหรับผู้จัดการโครงการ

รายการงานใช้รายการสิ่งที่ต้องทำในระดับถัดไป ด้วยรายการงานคุณสามารถเพิ่มคอลัมน์เพิ่มเติมเพื่อแสดงว่าใครจะเสร็จสิ้นแต่ละงานสถานะของงานวันเริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดและโอกาสที่งานจะเสร็จสมบูรณ์ตามกำหนดเวลา

คุณอาจเพิ่มกล่องกาเครื่องหมายสำหรับสมาชิกในทีมของคุณเพื่อตรวจสอบว่ารายการเสร็จสมบูรณ์แล้ว

สเปรดชีต

แผนภูมิแบบง่ายในสเปรดชีตเป็นอีกทางเลือกหนึ่ง คุณยังคงสามารถทำรายการงานทางซ้ายได้และคุณยังคงสามารถแรเงาบาร์เพื่อแสดงระดับความคืบหน้าและวันที่เริ่มต้นและวันสิ้นสุดโดยประมาณสำหรับงาน

สเปรดชีตอาจใช้เวลานานมากในการอัปเดตและใช้เวลานานดังนั้นคุณจึงไม่ต้องการใช้พวกเขาเป็นโซลูชันการจัดการโครงการทั้งหมดของคุณ สำหรับรายงานแบบง่ายเพียงครั้งเดียวสำหรับลูกค้าหรือผู้จัดการระบบจะใช้สเปรดชีตที่เรียบง่ายสามารถจัดวางโครงการได้อย่างง่ายดายในแบบที่
ใช้งานง่ายในการอธิบายและทำความเข้าใจ นอกจากนี้ยังเป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับการติดตามความคืบหน้าของโครงการ

แผนภาพการไหล

แผนภาพการไหลหรือแผนผังเครือข่ายแสดงงานของโครงการตามลำดับที่ต้องการ แผนภาพการไหลสามารถทำได้ง่ายหรือซับซ้อนเท่าที่คุณต้องการ ตัวอย่างเช่นคุณอาจต้องการระบุข้อมูลเช่นวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดของแต่ละขั้นตอนหมายเลขประจำงานหรือ
ตำแหน่ง โปรดทราบว่าการเพิ่มข้อมูลมากเกินไปอาจทำให้แผนภูมิเหล่านี้ยากที่จะอ่าน

ในขณะที่หลายคนหาแผนผังการไหลง่ายกว่าการอ่านและทำความเข้าใจกับแผนภูมิของ Gantt ทำให้พวกเขาสามารถสร้างความยุ่งยากได้นอกจากนี้มักไม่เหมาะสมสำหรับปัญหาใหญ่และซับซ้อน แผนภูมิไหลเป็นวิธีที่ดีที่สุดสำหรับการนำเสนอโครงการที่เรียบง่ายด้วยงานที่ก้าวหน้าตามธรรมชาติตั้งแต่หนึ่งถึง 999 ต่อไป แต่ไม่ควรใช้เป็นเครื่องมือในระยะยาวหรือโครงการที่ซับซ้อนเกินไป
Kanban boards

โครงการของคุณมีขั้นตอนมากมายที่ไม่จำเป็นต้องทำตามลำดับหรือไม่?

คุณมีหลายคนที่ทำงานในโครงการเดียวกันหรือมีการปรับปรุงงานบ่อยๆหรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้น Kanban อาจเสนอทางออกที่ดีสำหรับคุณ

ด้วยกระดาน Kanban แต่ละงานโครงการจะเขียนลงบนกระดาษโน้ตและวางไว้ในคอลัมน์ที่เหมาะสมเช่น "ทำ" "กำลังดำเนินการอยู่" หรือ " ทำ." เมื่องานแต่ละงานเสร็จสิ้นจะมีการเคลื่อนย้ายโน้ตที่ตรงกันไปทั่วกระดานจนกว่าบันทึกย่อทั้งหมดจะอยู่ในคอลัมน์ "เสร็จสิ้น"

ระบบขององค์กรนี้เข้าใจได้ง่ายและปรับเปลี่ยนได้ง่าย แต่ไม่ใช่แบบพกพามากและคุณจะต้องระมัดระวังว่าไม่มีบันทึกใดตกและสูญหายไป

รายงานสถานะ

แผนภูมิ Gantt เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการติดตามโครงการของคุณไม่จำเป็นสำหรับการสื่อสาร ถ้าสิ่งที่คุณต้องทำคือสื่อสารความคืบหน้าของคุณกับลูกค้าสปอนเซอร์โครงการของคุณหรือสมาชิกในทีมอื่น ๆ รายงานสถานะอาจเป็นทางเลือกที่ดีที่สุดของคุณ

Plus หลายโปรแกรมการจัดการโครงการจะสร้างรายงานสถานะที่เรียบง่ายและเข้าใจง่ายโดยใช้เมาส์เพียงไม่กี่ครั้งช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายอันมีค่า

แผนภูมิ Gantt สามารถใช้งานได้จริงในการติดตามงานทั้งหมดที่เข้าสู่โครงการขนาดใหญ่ แต่ก็ไม่ได้เป็นสิ่งที่ดีที่สุดในการสื่อสารข้อมูลนี้กับผู้อื่นโดยเฉพาะผู้ที่ไม่คุ้นเคยกับการอ่าน

คุณมีทางเลือกอื่น ๆ อีกมากมาย ลองเลือกหนึ่งในห้าตัวเลือกกราฟแทตต์ตัวเอง คุณอาจประหลาดใจเพียงเท่าใดเวลาที่คุณสามารถบันทึก