ว่าจ้าง Outsourced CFO ให้ Leverage Online Bookkeeping Services

โซลูชั่นการทำบัญชีออนไลน์ใช้สภาพแวดล้อมระบบคลาวด์คอมพิวติ้งเพื่อรวบรวมและเชื่อมโยงข้อมูลที่ธุรกิจต้องการเพื่อจัดการด้านการเงิน แพลตฟอร์มซอฟต์แวร์เหล่านี้ช่วยลดขั้นตอนการทำบัญชีโดยลดเวลาที่ใช้ในการป้อนข้อมูลและเพิ่มประสิทธิภาพทั่วทั้งกระดาน เจ้าของธุรกิจและ cFos จำนวนมากกำลังได้รับประโยชน์จากข้อดีเหล่านี้โดยทำตามขั้นตอนการดำเนินงานที่ชาญฉลาดเพื่อสร้างสภาพแวดล้อมที่สมบูรณ์แบบสำหรับการจัดการด้านการเงินในชีวิตประจำวัน

ขั้นตอนแรกในการสร้างสภาพแวดล้อมการทำบัญชีออนไลน์ที่เหมาะคือการกำหนดว่าแพลตฟอร์มซอฟต์แวร์ใดมีเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับ บริษัท CFO ควรทำความคุ้นเคยกับตัวเลือกที่มีประโยชน์มากที่สุดและพัฒนารายการแพลตฟอร์มที่มีคุณสมบัติที่ดีที่สุด ธุรกิจขนาดเล็กแตกต่างกันไปตามขนาดขอบเขตและความต้องการจึงเป็นเรื่องสำคัญที่ต้องปรึกษากับผู้บริหารของ บริษัท ก่อนเพื่อหาว่าต้องใช้เครื่องมือใดเพื่อจัดการกับความผันผวนของข้อมูลทางการเงิน

ข้อควรพิจารณามีมากมายในขั้นตอนนี้ แต่ควรประเมินผลจากคุณลักษณะและข้อดีของบริการสนับสนุนที่เสนอโดยแพลตฟอร์มบัญชี หลาย บริษัท ต้องมีการปรับแต่งเป็นจำนวนมากหรืออาจจำเป็นต้องใช้ซอฟต์แวร์เพื่อปรับขนาดและเสนอรายงานที่ครอบคลุมมากขึ้นลงที่ถนน ควรมีการวิเคราะห์ความต้องการด้านบัญชีในวันนี้และในอนาคตก่อนที่จะลงนามในเส้นประ

ลดความซับซ้อนในการจ่ายเงินเดือน

เงินเดือนกลายเป็นเรื่องที่ซับซ้อนมากขึ้นเนื่องจากธุรกิจขนาดเล็กขยายและรับพนักงานเพิ่มขึ้น ข้อมูลการติดตามเวลาต้องถูกโอนไปยังแผนกบัญชีเงินเดือนเพื่อสร้างรายงานที่จำเป็นเพื่อให้พนักงานได้รับค่าชดเชยอย่างถูกต้อง เครื่องมือทำบัญชีออนไลน์สามารถใช้ข้อมูลที่ป้อนลงในซอฟต์แวร์การติดตามและเงินเดือนและแปลเป็นรูปแบบที่สามารถใช้ในการเตรียมการเช็คได้โดยตรงจากโปรแกรม

ช่วยเพิ่มความถูกต้องและสร้างความมั่นใจว่าพนักงานทุกคนจะได้รับค่าจ้างตรงเวลาทุกครั้งที่แผนกบัญชีไม่มีเวลาทำงานในการจ่ายเงินเดือนในแต่ละสัปดาห์

แอพพลิเคชันการติดตามระยะเวลาหลายรูปแบบยังครอบคลุมหลากหลายทางเลือกและประโยชน์ที่มีให้ผ่านการเชื่อมต่อมือถือ มีโปรแกรมติดตามเวลาที่อนุญาตให้ผู้ใช้ป้อนเวลาจากฟิลด์ผ่านทางแอปพลิเคชันบนมือถือและแม้กระทั่งผ่านข้อความ SMS ซีเอฟโอสามารถตั้งค่ากระบวนการอนุมัติได้หลายแบบสำหรับสมาชิกหลายคนช่วยให้ข้อมูลและรายละเอียดที่ดีขึ้นในเวลาที่ส่งมอบสามารถติดตามได้สำหรับการจ่ายเงินเดือน

จัดการข้อมูลการขาย

ธุรกิจขนาดเล็กจัดการกับการไหลเวียนของข้อมูลการขายอย่างต่อเนื่อง ใบแจ้งหนี้ขาเข้าและขาออกการชำระเงินใบสั่งซื้อการปฏิบัติตามคำสั่งซื้อและข้อมูลการจัดส่งทั้งหมดมีข้อมูลทางการเงินที่สำคัญซึ่งเป็นส่วนใหญ่ของภาพเมื่อมีกระแสเงินสดการไม่ติดตามตัวเลขเหล่านี้อย่างถูกต้องและรวดเร็วสามารถนำไปสู่ความสับสนที่ทำให้ บริษัท ไม่สามารถตัดสินใจเกี่ยวกับการเติบโตในอนาคตได้

ซอฟต์แวร์การทำบัญชีออนไลน์จะจัดการข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดนี้เพื่อให้ผู้บริหารของ บริษัท มีภาพที่ชัดเจนว่ามีเงินเท่าไรในเวลาใดก็ตาม

ด้วยการให้วิธีการที่รวดเร็วและแม่นยำในการกำหนดสถานะของใบสั่งซื้อแต่ละใบและใบแจ้งหนี้แพลตฟอร์มเหล่านี้ช่วยประหยัดเวลาในทุกขั้นตอนตามช่องทางการขาย โซลูชันซอฟต์แวร์บางตัวมีตัวเลือกในการสร้างใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติและส่งให้ลูกค้าเพื่อลดภาระการขายให้มากยิ่งขึ้น

การตรวจสอบบัญชีเจ้าหนี้และลูกหนี้

เป็นไปได้ที่ธุรกิจจะมองกำไรบนกระดาษ แต่ต้องดิ้นรนหรือล้มเหลวในความเป็นจริง นี่เป็นปัญหาทั่วไปที่ บริษัท ต้องเผชิญกับกระบวนการทำบัญชีที่ไม่ได้ผลซึ่งไม่ได้แสดงถึงเรื่องจริงที่อยู่เบื้องหลังกระแสเงินสด การใช้เครื่องมือออนไลน์เพื่อติดตามสถานะของทั้งสองบัญชีเจ้าหนี้และบัญชีลูกหนี้จะขจัดความสับสนและแสดงให้เห็นว่าจำเป็นต้องดำเนินการเพื่อปรับปรุงสุขภาพของการเงินของ บริษัท อย่างไร

การตั้งค่าการแจ้งเตือนและการแจ้งเตือนทางอีเมลช่วยเพิ่มความเร็วในการเรียกเก็บเงินจากลูกหนี้และเตือนเจ้าของธุรกิจและผู้บริหารเมื่อเจ้าหนี้ต้องครบกำหนด

ทำให้ง่ายขึ้นในการสร้างกำหนดการชำระเงินที่สมดุลซึ่งจะทำให้ บริษัท มีสีแดงมากกว่าการรื้อถอนงบประมาณของ บริษัท

ส่งเสริมการใช้มือถือ

การเข้าถึงจากระยะไกลเป็นส่วนสำคัญในการทำบัญชีออนไลน์ที่มีประสิทธิภาพ ทุกคนจาก CFO ให้กับพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่สามารถเข้าถึงซอฟต์แวร์และป้อนข้อมูลสำคัญจากอุปกรณ์ใดก็ได้โดยไม่คำนึงถึงตำแหน่งปัจจุบันของพวกเขา เมื่อทุกคนใน บริษัท ได้รับบนกระดานที่มียอดขายแผ่นเสียงและค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นก็ควรสร้างเพิ่มขึ้นอย่างมากในความถูกต้องทั่วกระดาน พนักงานที่ทำธุรกิจอยู่ห่างจากสำนักงานไม่จำเป็นต้องรออีกต่อไปเพื่อกลับไปยังคอมพิวเตอร์เพื่อบันทึกข้อมูลการทำธุรกรรม แต่สามารถป้อนตัวเลขทั้งหมดโดยใช้แอปพลิเคชันบนโทรศัพท์มือถือที่ทำงานร่วมกับซอฟต์แวร์การทำบัญชีหลักและส่งข้อมูลไปยังระบบคลาวด์โดยตรง

การซิงค์กับธนาคาร

ง่ายเกินไปที่จะลืมเขียนเงินฝากหรือถอนเงินในสมุดเช็คทางธุรกิจและได้รับความประหลาดใจเมื่อคำแถลงรายเดือนมาถึง ปัญหานี้สามารถหลีกเลี่ยงได้โดยการตั้งค่าซอฟต์แวร์ทำบัญชีออนไลน์เพื่อรับข้อมูลทางการเงินโดยอัตโนมัติในขณะที่ธุรกรรมธนาคารเกิดขึ้น จำนวนเงินที่แน่นอนจะถูกบันทึกทันทีและสามารถเข้าถึงได้จากหน้าแดชบอร์ดซึ่งเป็นวิธีการที่ไม่เพียง แต่ช่วยเพิ่มความถูกต้อง แต่ยังทำให้ไม่จำเป็นต้องใช้เวลาทุกเดือนในการจัดเรียงงบกระดาษเพื่อให้แน่ใจว่าหนังสือมีความสมดุล

Keep Communication Open

โซลูชันการทำบัญชีออนไลน์ที่น่าเชื่อถือควรอนุญาตให้ผู้ดูแลระบบสร้างสิทธิ์การเข้าสู่ระบบต่างๆเพื่อให้หัวหน้าแผนกผู้บังคับบัญชาและพนักงานใน บริษัท สามารถเข้าถึงและแก้ไขข้อมูลได้ เครื่องมือตรวจสอบช่วยให้ CFO ตรวจสอบเพื่อดูว่าทุกอย่างทำงานได้ราบรื่นและตอบคำถามใด ๆ โดยใช้ตัวเลือกการทำงานร่วมกันภายในแอพพลิเคชันช่วยให้การไหลเวียนข้อมูลเป็นไปอย่างอิสระระหว่างทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจทางการเงินของ บริษัท และขจัดอุปสรรคที่ขัดขวางการดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ หากความต้องการของธุรกิจมีการเปลี่ยนแปลงซีเอฟโอและผู้ให้บริการพร้อมที่จะช่วยเหลือในการปรับปรุง

ใช้ประโยชน์จากการรายงาน

การสร้างรายงานจากข้อมูลทางการเงินโดยปราศจากความช่วยเหลือของซอฟต์แวร์เป็นกระบวนการที่ลำบากซึ่งจะเชื่อมโยงกับพนักงานธุรกิจขนาดเล็กที่อาจมีประสิทธิผลมากขึ้นในที่อื่น ความล่าช้าระหว่างการรวบรวมข้อมูลและการรวบรวมรายงานด้วยตนเองนี้สร้างความเสี่ยงที่ข้อมูลอาจล้าสมัยเมื่อถึงเวลาที่รายงานเสร็จสิ้น แพลตฟอร์มการทำบัญชีออนไลน์ประกอบด้วยเครื่องมือการรายงานสำหรับเมตริกทางธุรกิจที่สำคัญที่สุดหลายอย่าง:

การขายที่คาดการณ์ไว้

รายได้และค่าใช้จ่าย

กระแสเงินสด

• กำไรและขาดทุน
• เนื่องจากข้อมูลทั้งหมดที่ป้อนลงในระบบมีความสัมพันธ์กันในทันที ทุกรายงานใหม่สะท้อนถึงการเปลี่ยนแปลงล่าสุดในด้านการเงินของ บริษัท การซิงโครไนซ์ข้ามแพลตฟอร์มเป็นหนึ่งในข้อดีหลักของระบบรายงานออนไลน์ แต่ไม่ใช่เรื่องเดียว แดชบอร์ดที่ครอบคลุมสามารถรวมข้อมูลปรับปรุงรายงานและช่วยให้ซีเอฟโอสามารถเข้าถึงตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลักของ บริษัท ได้โดยไม่ต้องบูตเครื่องคอมพิวเตอร์ การเชื่อมต่อโทรศัพท์มือถือในแอพพลิเคชันด้านบัญชีเป็นไปอย่างแพร่หลายและช่วยให้ผู้ใช้ไม่เพียง แต่ดู แต่ยังสามารถแก้ไขจัดการและวิเคราะห์ข้อมูลสำคัญทั้งหมดได้ทุกที่และทุกเวลาที่จำเป็น
• การรวมโปรแกรมทั้งหมด
• การทำบัญชีออนไลน์จะเป็นประโยชน์มากที่สุดเมื่อเชื่อมโยงกับแอ็พพลิเคชันอื่นที่ธุรกิจใช้ในการจัดการการดำเนินงาน การนำการติดตามเวลาการจ่ายเงินเดือนการจัดการสินค้าคงคลังและซอฟต์แวร์อื่น ๆ มาใช้ร่วมกันโดยใช้แพลตฟอร์มการผสานรวมที่มีความปลอดภัยจะทำให้การไหลของข้อมูลง่ายขึ้นและทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลที่เข้าถึงได้ผ่านโปรแกรมการทำบัญชีออนไลน์มีความถูกต้องเสมอ

เช่นเดียวกับระบบอัตโนมัติการผสานรวมจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและสามารถประหยัดเงินจำนวนมากได้โดยการลดเวลาที่ใช้ไปกับการค้นหาข้อมูลที่กระจัดกระจายไปทั่วทั้งแผนก การผสานรวมยังตัดทอนงานป้อนข้อมูลที่ซ้ำ ๆ กันลดอัตราข้อผิดพลาดและช่วยให้ บริษัท ต่างๆสามารถเพิ่มประสิทธิภาพรายงานเพื่อให้มีรายละเอียดมากที่สุด

องค์ประกอบที่สำคัญอย่างหนึ่งของการผสานรวมแพลตฟอร์มบัญชีคือการทำความเข้าใจว่าผลลัพธ์ที่ต้องการเป็นอย่างไรก่อนจัดระบบ เมื่อรู้ว่าข้อกำหนดด้านบัญชีเป็นอย่างไรซีเอฟโอสามารถประเมินความเกี่ยวข้องของคุณสมบัติและประโยชน์ต่างๆของโปรแกรมต่างๆได้อย่างถูกต้องมากขึ้นเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาสามารถตอบสนองความต้องการของ บริษัท ได้อย่างแท้จริง ตัวอย่างเช่นการคิดต้นทุนงานต้องการหลายระบบเพื่อพูดคุยกันในบัญชีเงินเดือนการติดตามเวลาและระบบบัญชีแยกประเภททั่วไป หากการคิดต้นทุนงานเป็นทฤษฎีที่สำคัญในการรายงานการประยุกต์ใช้การติดตามเวลาจะซิงค์ข้อมูลกับบริการประมวลผลเงินเดือนเป็นข้อพิจารณาเฉพาะและที่สำคัญ

ปรับแต่งสภาพแวดล้อมการทำงาน

บริษัท ที่นำเสนอโซลูชันการรวมระบบมักจะรวมการปรับแต่งให้เป็นส่วนหนึ่งของบริการของตนซีเอฟโอสามารถใช้ประโยชน์จากสิ่งนี้เพื่อสร้างแพลตฟอร์มระดับกลางที่ปรับแต่งเฉพาะเพื่อจัดการกับความต้องการของ บริษัท ใด ๆ ทุกธุรกิจต้องการการติดตั้งโดยเฉพาะอย่างยิ่งในแง่ของเวิร์กโฟลว์รูปแบบการป้อนข้อมูลและการเชื่อมต่อระหว่างแอพพลิเคชั่นซอฟต์แวร์ แพลตฟอร์มควรจะง่ายพอสำหรับทุกคนที่จะใช้โดยไม่ต้องมีการฝึกอบรมที่กว้างขวาง การทำบัญชีออนไลน์สามารถรวมเข้ากับสภาพแวดล้อมนี้ได้อย่างลงตัวเพื่อให้เป็นเครื่องมือปกติในการจัดการการไหลของข้อมูล

โปรดจำไว้ว่าการปรับแต่งอาจต้องมีการแทรกแซงบริการด้านไอทีที่ผ่านการฝึกอบรมตามที่จำเป็นในการเชื่อมต่อการตั้งค่าตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลถูกซิงโครไนซ์อย่างเหมาะสมและรายงานถูกต้อง การสนับสนุนนี้ควรได้รับการกำหนดงบประมาณไว้เมื่อพิจารณาต้นทุนในการใช้โซลูชันการบัญชีใหม่และบริการทำบัญชีออนไลน์เพราะในที่สุดจะต้องเป็นไปได้ไม่เพียง แต่ในระหว่างการติดตั้ง แต่ในช่วงที่มีการเปลี่ยนแปลงระหว่างการเติบโตและเมื่อทีมบัญชีต้องการข้อมูลและการรายงานใหม่ บริษัท ใช้วิธีนี้ในหลายรูปแบบ

ธุรกิจขนาดเล็กที่มีงบประมาณ จำกัด และเจ้าหน้าที่การเงินรายย่อยที่พนักงานบัญชีอาจต้องการเก็บความสัมพันธ์กับเจ้าของ แต่เพียงผู้เดียวซึ่งสามารถยืดหยุ่นได้และสามารถติดต่อได้ตามความจำเป็น หากไม่มีความต้องการมากนักการเรียกเก็บเงินสำหรับชั่วโมงที่ทำงานจะมีแนวโน้มที่จะเป็นประโยชน์ต่องบประมาณธุรกิจมากกว่าการรักษารายเดือน ในทางตรงกันข้ามธุรกิจขนาดใหญ่หรือธุรกิจที่มีความต้องการทางบัญชีที่ซับซ้อนอาจได้รับประโยชน์มากขึ้นจากการรักษา บริษัท ด้านไอทีไว้เพื่อให้บริการตามความต้องการที่ต่อเนื่อง ในบางสถานการณ์ธุรกิจบางประเภทเหมาะสมที่สุดโดยมีเจ้าหน้าที่ฝ่ายสนับสนุนด้าน IT ภายในของพนักงาน นี่เป็นเรื่องปกติที่เหมาะสมกับธุรกิจที่มีพนักงานไอทีที่มีหน้าที่รับผิดชอบด้านระบบเพิ่มเติม

การให้ผู้จัดการฝ่ายการเงินเจ้าของธุรกิจและพนักงานมีสภาพแวดล้อมร่วมกันในการติดตามและจัดการด้านการเงินการทำบัญชีออนไลน์จะช่วยแก้ไขปัญหาเกี่ยวกับความถูกต้องและการสื่อสารซึ่งอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดที่เป็นอันตรายได้ การใช้งานที่ถูกต้องสร้างแพลตฟอร์มที่จะเปลี่ยนวิธีที่ธุรกิจจัดการด้านการเงินและนำเสนอสภาพแวดล้อมที่เหมาะสำหรับการผลิตและการเติบโต