วิธีการตรวจสอบงบดุลของคุณใน QuickBooks

QuickBooks เป็นซอฟต์แวร์บัญชีที่มีประสิทธิภาพที่ให้การรายงานที่มีประสิทธิภาพและข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับสุขภาพทางการเงินของหนังสือของ บริษัท ของคุณ แน่นอนว่านี่เป็นเหตุผลสำคัญที่ต้องระบุข้อมูลที่มีความถูกต้องครบถ้วนเพื่อให้แน่ใจว่าบัญชีมีการเพิ่มขึ้นอย่างถูกต้อง ข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลความผิดพลาดในการปัดเศษและบัญชีแยกประเภทที่ไม่สมบูรณ์อาจทำให้บัญชีเพิ่มขึ้นอย่างไม่ถูกต้องและลดความถูกต้องของแถลงการณ์ QuickBooks ของคุณ

หากหนังสือของคุณไม่สอดคล้องกันคุณควรเข้าใจว่า Intuit ประกอบด้วยชุดเครื่องมือที่จะช่วยให้เจ้าของธุรกิจพบแหล่งที่มาของข้อผิดพลาดทางบัญชีและจัดการกับข้อมูลดังกล่าวได้อย่างมีประสิทธิภาพ การแก้ไขปัญหาเหล่านี้ทันทีสามารถช่วยให้มั่นใจได้ว่าหนังสือของคุณมีความถูกต้องและเป็นปัจจุบันและเชื่อถือได้ในรายงานของคุณ

1 เรียกใช้ยอดคงเหลือในการทดลอง

สำหรับงบดุลของคุณถูกต้องยอดรวมของสินทรัพย์ที่รายงานจะต้องเท่ากับหนี้สินรวมบวกส่วนของผู้ถือหุ้นทั้งหมด เมื่อบัญชีเหล่านี้ไม่เพิ่มขึ้นให้มีมูลค่าเท่ากันพวกเขาจะถือว่าไม่สมดุลย์สำหรับวัตถุประสงค์ทางการบัญชี QuickBooks สามารถให้ข้อเสนอแนะได้ทันทีว่าบัญชีของคุณมีความสมดุลหรือไม่โดยการเรียกใช้ยอดเงินทดลองซึ่งจะให้ภาพรวมอย่างรวดเร็วของมูลค่าสุทธิของบัญชีใด ๆ ที่มียอดคงเหลือเป็นบวกหรือลบ สำหรับจุดประสงค์ของการทดลองใช้งานบัญชีใด ๆ ที่มียอดคงเหลือศูนย์จะถูกละเว้น ผลลัพธ์จากการทดลองใช้งาน QuickBooks ช่วยลดความยุ่งยากในการระบุว่าบัญชีใดมีข้อผิดพลาดที่โดดเด่น

หลังจากอ่านข้อมูลนี้แล้วให้จดบัญชีแต่ละบัญชีที่คุณเชื่อว่าอาจมีปัญหาและจำนวนเงินที่บัญชีนั้นดูไม่ถูกต้อง

2 ส่งออกข้อมูล

การใช้ข้อมูลจากบัญชีทดลองของคุณระบุรายการบัญชีที่คุณคิดว่าจำเป็นต้องทำความสะอาด ที่ด้านบนของหน้าต่าง QuickBooks คลิกที่ File -> Utilities -> Export -> รายการไฟล์ IIF

การดำเนินการนี้จะแสดงหน้าต่าง "ส่งออก" และรายการช่องทำเครื่องหมาย ทำเครื่องหมายที่ช่องทำเครื่องหมาย "Chart of Accounts" ที่ด้านบนของรายการ เมื่อคุณเลือกรายการนี้แล้วคลิก "OK" ที่ด้านขวาของหน้าต่าง QuickBooks ควรสร้างและส่งออกไฟล์ IIF ที่สามารถเปิดได้ใน Microsoft Excel โดยปกติแล้วควรสำรองข้อมูลไฟล์นี้โดยบันทึกเป็น XLS อีกครั้ง การแปลง IIF ไปเป็นไฟล์ XLS จะป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นกับรูปแบบหรือโหมดที่ได้รับการป้องกัน

3 ระบุบัญชีที่มีปัญหา

ไฟล์ที่สร้างขึ้นในขั้นตอนก่อนหน้าสามารถใช้เพื่อตรวจสอบบัญชีแยกประเภทของแต่ละบัญชีที่คุณระบุในขั้นตอนแรก เริ่มต้นด้วยการลบแถวแรก 2 แถวในชุดข้อมูลเพื่อให้สามารถจัดการและจัดเรียงข้อมูลได้ง่ายขึ้น ลองดูที่คอลัมน์ B และ F ซึ่งมีชื่อและจำนวนเงินตามลำดับสำหรับแต่ละธุรกรรมในหนังสือของคุณเพื่อให้ข้อมูลมีประโยชน์มากขึ้นให้จัดเรียงรายการในคอลัมน์ F จากต่ำไปสูง โดยการเลื่อนดูรายการธุรกรรมหรือใช้ฟังก์ชันการค้นหาของ Excel ลองหาค่าที่คุณระบุว่าไม่ถูกต้องในขั้นตอนแรก หากคุณพบค่าใดค่าหนึ่งตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณตรวจสอบงานของคุณโดยกลับไปที่ QuickBooks และเรียกใช้ QuickReport ในแผนภูมิบัญชี

4 ใช้การสร้างข้อมูลใหม่

ด้วยการระบุรายการที่เป็นปัญหาแล้วคุณสามารถดำเนินการซ่อมแซมงบดุลที่เสียหายเพื่อให้มั่นใจได้ว่ารายงานในอนาคตมีความถูกต้องมากขึ้น วิธีที่ง่ายที่สุดในการซ่อมแซมงบดุลในหลายกรณีคือการใช้ยูทิลิตีข้อมูลที่สร้างใหม่ที่มาพร้อมกับ QuickBooks คุณลักษณะนี้ออกแบบมาเพื่อค้นหาและซ่อมแซมธุรกรรมที่ผิดพลาดในบัญชีโดยอัตโนมัติโดยการเปรียบเทียบกับข้อมูลจากงบดุลทั่วไป คุณสามารถเรียกใช้ยูทิลิตีข้อมูลการสร้างใหม่ได้โดยคลิกที่ File -> Utilities -> Rebuild Data หากคุณระบุปัญหาเฉพาะเจาะจงแล้วคุณสามารถซ่อมแซมธุรกรรมที่ผิดพลาดได้ด้วยตนเองโดยไปที่บัญชีแยกประเภท QuickBooks อย่างไรก็ตามตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ตรวจสอบงานของคุณเพื่อป้องกันการนำเสนอข้อผิดพลาดใหม่ ๆ ที่อาจทำให้ปัญหัปัญหาปัจจุบันได้

5 ป้องกันปัญหาในอนาคต

ในขณะที่การสร้างยูทิลิตีข้อมูลและการตรวจทานด้วยตนเองมักจะสามารถค้นหาแหล่งที่มาของหนังสือไม่สมดุลได้การค้นหาปัญหาอาจเป็นขั้นตอนที่ยาวนานและน่าผิดหวังในบางกรณี

เจ้าของธุรกิจที่มีหนังสือกว้างขวางอาจต้องดูธุรกรรมหลายพันรายการเพื่อหารายการอย่างน้อยหนึ่งรายการที่อาจผิดพลาด ดังนั้นจึงควรมีการพัฒนากลยุทธเพื่อป้องกันไม่ให้หนังสือขาดความสมดุลอีกในอนาคต คุณควรเริ่มต้นด้วยการตรวจสอบกระบวนการป้อนข้อมูลบัญชีแยกประเภทเพื่อให้แน่ใจว่าคุณและ บริษัท ร่วมของคุณกำลังเพิ่มธุรกรรมลงในบัญชีแยกประเภททั่วไปในวิธีที่ถูกต้อง ตัวอย่างเช่นหลายคนที่ไม่ได้ทำบัญชีมักสับสนกับเดบิตและเครดิต พิจารณาลงทุนในการฝึกอบรมหรือทำงานกับผู้ทำบัญชีมืออาชีพหากคุณพบว่าเสียเวลาที่มีค่าในการปรับยอดบัญชีเป็นประจำ