ส่วนประกอบหลักของการสื่อสารในสถานที่ทำงาน

การสื่อสารคือการแบ่งปันข้อมูลระหว่างบุคคลสองคนหรือมากกว่าการกระทำการถ่ายทอดข้อมูล การสื่อสารมีส่วนประกอบมากมายและไม่สามารถติดต่อสื่อสารในที่ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพเป็นเรื่องปกติ

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพจำเป็นต้องใช้องค์ประกอบทั้งหมดของการสื่อสารร่วมกันอย่างลงตัวสำหรับ "ความหมายร่วมกัน" คำจำกัดความในการสื่อสารที่ฉันชอบ มีความสำคัญเป็นอย่างยิ่งเมื่อมีการถามคำถามและคำตอบ

องค์ประกอบในการสื่อสาร

มีห้าองค์ประกอบในการสื่อสารและหกซึ่งเป็นสภาพแวดล้อมโดยรวมของสถานที่ทำงานที่มีการติดต่อสื่อสารเกิดขึ้น ส่วนประกอบของการสื่อสารคือ:

บุคคลที่ส่งข้อความ

• ผู้ส่งต้องแสดงข้อความอย่างชัดเจนและมีรายละเอียดเพียงพอเพื่อให้ผู้รับมีความหมายกับผู้ส่ง บริบทสำหรับข้อความ
• บริบทคือวิธีการส่งข้อความโดยผู้ส่งข้อความ บริบทเกี่ยวข้องกับการสื่อสารแบบอวัจนสัลเช่นท่าทางภาษากายการแสดงออกทางสีหน้าและองค์ประกอบเช่นเสียงโทน บริบทส่วนใหญ่ของข้อความจะใช้ได้เฉพาะเมื่อผู้รับสามารถรับชมและได้ยินผู้ส่งข้อความได้ อีโมติคอนอีเมลและ IM เป็นตัวอย่างที่น่าสงสารเนื่องจากผู้ส่งจัดทำขึ้นโดยไม่ได้รับข้อมูลจากผู้รับ อีกบริบทหนึ่งคืออารมณ์ที่เกี่ยวข้องกับวงการสื่อสาร ผู้ส่งมีความโกรธหรือไม่? ผู้รับไม่สนใจเนื้อหาของการสื่อสารหรือดูถูกผู้ส่ง? อารมณ์ปกติของมนุษย์มีผลต่อการแชร์ข้อความสำเร็จหรือไม่
  

บุคคลที่ได้รับข้อความ

• ผู้รับต้องฟังอย่างรอบคอบและรอบคอบถามคำถามเพื่อความชัดเจนและแปลความหมายเพื่อให้มั่นใจว่าผู้ถือรับมีความหมายกับผู้ส่ง ถ้าผู้รับไว้วางใจผู้ส่งโอกาสในการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพจะเพิ่มขึ้น วิธีการจัดส่งที่คุณเลือก
• ควรเลือกวิธีการจัดส่งตามสื่อที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดเพื่อถ่ายทอดความหมายของข้อความ เนื่องจากวิธีการสื่อสารมีความหลากหลายตั้งแต่รุ่งอรุณของคอมพิวเตอร์และโทรศัพท์มือถือการตัดสินใจเกี่ยวกับวิธีการจัดส่งจึงมีความซับซ้อนมากขึ้น วิธีการจัดส่งต้องสอดคล้องกับความต้องการด้านการสื่อสารของผู้ส่งและผู้รับ วิธีการสื่อสารรวมถึงการสื่อสารด้วยวาจาข้อความโต้ตอบแบบทันที (IM) อีเมลจดหมายเครื่องหมายโปสเตอร์วิดีโอภาพหน้าจอโทรศัพท์บันทึกย่อเอกสารเอกสารและอื่น ๆ วิธีการเหล่านี้จะยังคงขยายตัวต่อไปและความคาดหวังของพนักงานสำหรับการสื่อสารแบบทันทีเกี่ยวกับทุกสิ่งทุกอย่างที่เกี่ยวกับงานของพวกเขาจะยังคงเติบโตต่อไป
  การสื่อสารในคนมีความสำคัญมากขึ้นโดยเฉพาะข้อมูลองค์กรที่อาจเรียกร้องให้มีการเปลี่ยนแปลงให้การรับรู้ของพนักงานหรืออนุญาตให้มีคำถามตรงจุดการสื่อสารในคนเป็นที่ชื่นชอบเพราะพนักงานมีสิทธิ์เข้าถึงองค์ประกอบบริบท
  

เนื้อหาของข้อความ

• เนื้อหาของข้อความควรมีความชัดเจนและนำเสนอและอธิบายอย่างละเอียดเพื่อให้เข้าใจจากผู้รับ หากเนื้อหาข้อความสะท้อนและเชื่อมต่อในบางระดับกับความเชื่อที่มีอยู่แล้วของผู้รับจะมีประสิทธิภาพมากที่สุด คำถามที่ถามบ่อยๆช่วยเพิ่มการสื่อสารได้อย่างไร James O. Pyle และ Maryann Karinch เพิ่มข้อมูลต่อไปนี้เพื่อช่วยในการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

จากบุคลากรเพื่อการบริการลูกค้าคำถามที่ไม่ดีก่อให้เกิดมลพิษในเกือบทุกสถานที่ทำงาน คำถามที่ไม่ดีมักให้คำตอบที่ไม่สมบูรณ์หรือทำให้เข้าใจผิดและอาจส่งผลเสียต่อความสามัคคี ในทางกลับกันคำถามที่ดีคือเครื่องมือที่มีคุณค่าในด้านประสิทธิภาพความสามารถและการสร้างความสามัคคี

มีคำถามที่ดีหกประเภท: โดยตรงการควบคุมซ้ำซ้ำถาวรและไม่เกี่ยวข้อง อธิบายสั้น ๆ :

ทางตรง:

คุณตั้งคำถามง่ายๆด้วยการสอบปากคำขั้นพื้นฐาน

• Control: คุณรู้คำตอบแล้วเมื่อถาม เป็นวิธีการค้นหาว่าบุคคลนั้นกำลังโกหกไม่รู้และ / หรือไม่ให้ความสนใจ
• ทำซ้ำ: คุณถามคำถามสองข้อที่ต่างไปจากข้อมูลเดียวกัน
• ถาวร: คุณถามคำถามเดียวกันนี้ด้วยวิธีต่างๆในการสำรวจทุกแง่มุมของข้อมูลที่ต้องการ
• สรุป: คุณถามคำถามที่มีจุดมุ่งหมายเพื่อให้โอเพนซอร์สมีโอกาสทบทวนคำตอบ
• ไม่เกี่ยวข้อง: ไม่เกี่ยวกับเรื่องที่คุณอยากรู้ แต่เป็นคนที่อาจจะไม่โกหก มันมีจุดมุ่งหมายเพื่อให้เห็นความจริง "ดูเหมือน" และทำให้คนเปิดใจให้กับคุณ นอกจากนี้ยังสามารถผูกลงในบริบทของการแลกเปลี่ยนคำถาม
• รายละเอียดเกี่ยวกับ 6 คำถามที่ยอดเยี่ยม คำถามตรง

โดยตรงเป็นสิ่งที่ดีที่สุด: คำถามหนึ่งคำกริยาและหนึ่งคำนามหรือคำสรรพนาม

คุณเป็นใคร?

เกิดอะไรขึ้นในงานปาร์ตี้?

• คุณมาถึงที่สำนักงานเมื่อไร?
• กุญแจรถอยู่ที่ไหน?
• ทำไมคุณถึงออกจากที่ประชุมเร็ว?
• คุณจ่ายเงินเท่าไรสำหรับ iPad เครื่องนี้?
• การควบคุม
• เมื่อไรคุณจะพูดว่า "ฉันตั้งใจจะไม่ถามคำถามตรงๆ? เมื่อคุณตรวจสอบความถูกต้องหรือความถูกต้องของคำตอบแล้วคุณจะใช้คำถามควบคุมและค้นหาความสอดคล้องกัน

คำถามเกี่ยวกับการควบคุมคือคำถามโดยเจตนาที่คุณรู้ว่าคำตอบนั้นไม่เกี่ยวกับการค้นพบข้อมูล เกี่ยวกับการค้นพบพฤติกรรมรูปแบบการพูดและระดับความถูกต้องหรือความถูกต้อง บางทีนี่อาจเป็นเรื่องที่คุณเคยคุยกับคนก่อน

ถ้าคุณรู้ว่ามีคนในทีมงานด้านทรัพยากรบุคคลของคุณทำให้พนักงานแปลกเนื่องจากลูกจ้างส่งอีเมลเพื่อร้องเรียนเกี่ยวกับบุคคลนั้นคุณอาจถามคำถามควบคุมได้ว่า "มันเป็นอย่างไรในการทบทวนประสิทธิภาพกับพาเมล่าวันนี้? "คุณมีข้อมูลอยู่แล้ว คุณเพียงแค่ต้องการทราบว่า HR ของคุณตอบคำถามได้อย่างไร

ซ้ำ

คุณต้องการข้อมูลเดียวกันในรูปแบบต่างๆกันสองวิธี ตัวอย่างเช่นถ้าคุณถามว่า "มีคนขายกี่คน? "คนที่คุณพูดด้วยอาจตอบว่า" มีอยู่ 22 คน "ต่อไปเมื่อคุณพูดคุยกับเขาเกี่ยวกับบางอย่างที่แตกต่างกันเช่นพื้นที่ที่ บริษัท ตั้งหลักเช่นคุณอาจถามว่า" คุณมีพื้นที่การขายมากน้อยแค่ไหน? "

เขาอาจตอบสนอง" 22 "ซึ่งเป็นวิธีการยืนยันจำนวนบุคลากรในฝ่ายขาย ไม่ใช่การทดสอบแบบสัมบูรณ์ แต่จะให้คุณค่าและความเชื่อมั่นต่อสิ่งที่เขาพูดมาก่อน คำถามเหล่านี้เป็นคำถามสองข้อที่สามารถตรวจสอบข้อมูลที่ให้ไว้ได้

ในการใช้คำถามซ้ำ ๆ คุณอาจพบความคลาดเคลื่อน หากแหล่งที่มาของคุณในตัวอย่างนี้ตอบว่ามี 28 พื้นที่การขายคุณจะต้องการคำชี้แจง บางทีอาจจะมีเหตุผลที่ดีอย่างหนึ่งคือยอดขายของพนักงานขายมีจำนวนเพิ่มขึ้น 28 แต่มีการหมุนเวียนมากเมื่อเร็ว ๆ นี้ว่ามีระยะสั้น 6 ข้อ แต่การตอบสนองจะก่อให้เกิดข้อสงสัยว่ามีความไม่ตรงกันระหว่างจำนวน ของบุคลากรและจำนวนพื้นที่การขาย การไม่ตรงกันดังกล่าวต้องนำไปสู่การตั้งคำถามเพิ่มเติมเพื่อแก้ไขปัญหา

ถาวร

ในการแลกเปลี่ยนใด ๆ ที่มีคำตอบมากกว่าหนึ่งคำตอบให้ใช้คำถามแบบถาวรเพื่อให้ได้คำตอบที่สมบูรณ์ เช่นคำถามซ้ำคำถามที่ถาวรจะเป็นประโยชน์หากคุณสงสัยว่าบุคคลนั้นไม่เป็นความจริง

"คุณไปพักผ่อนในแคลิฟอร์เนียที่ไหน? "อาจทำให้เกิดคำตอบ" ดิสนีย์แลนด์ " "แม้ว่าจะเป็นไปได้ว่าดิสนีย์แลนด์เป็นสถานที่เดียว แต่ก็เป็นเหตุผลที่จะทำตามคำถามนี้ด้วยว่า" ที่อื่น ๆ " "

การข้ามคำถามที่เกิดขึ้นซ้ำแล้วซ้ำเล่าและตรงไปตรงมาเกี่ยวกับดิสนีย์แลนด์หมายความว่าคุณพลาดโอกาสที่จะได้ภาพที่สมบูรณ์ของการเดินทางของเพื่อนชาวแคลิฟอร์เนียนอกเสียจากว่าข้อมูลดังกล่าวเกิดขึ้นในเวลาอื่น ๆ

บทคัดย่อ

คำถามสรุปไม่ได้เกี่ยวกับการกำหนดความถูกต้องให้มากที่สุดเท่าที่จะให้อาหารกลับไปยังสิ่งที่เธอได้กล่าวไว้เพื่อที่เธอจะมีโอกาสได้คิดว่า "ฉันพูดจริงหรือเปล่าว่าฉันหมายถึงอะไร? "

คุณขายรถยนต์ทุกประเภทตั้งแต่รถสองประตูไปจนถึงรถหรูที่มีขนาดใหญ่ คู่หนุ่มสาวมาโชว์รูมและขอทดลองขับรถแบบหรูหรา

สิ่งที่คุณจะใช้รถเป็นส่วนใหญ่? " คุณถาม.

"กำลังเดินไปมาเพื่อทำงาน เราทำงานในอาคารเดียวกัน "เธอกล่าว

"คุณจะใช้รถอะไรอีก? "

" การเดินทางในวันสุดสัปดาห์เพื่อดูพ่อแม่ของฉัน เรื่องแบบนั้น "เธอหยุดชั่วคราวและพูดว่า" พวกเขาอยู่ห่างออกไปหนึ่งร้อยไมล์ "

" ทำไมคุณคิดว่ารถหรูเป็นทางเลือกที่ดีที่สุด? "

พวกเขาแลกเปลี่ยนอย่างรวดเร็ว เขากล่าวว่า "เราชอบมันดีกว่าคนอื่น ๆ "คุณชอบสีอะไร" คุณถามมองตรงๆเธอ

“แดง "

" ให้ฉันดูว่าฉันมีสิทธิ์ใช่ไหมฉันได้ยินคุณพูดว่าคุณต้องการรถสีแดงขนาดเต็มในห้องหรูรายละเอียดนี้เหมาะสมกับสิ่งที่คุณต้องการได้อย่างไร? "(คุณได้ตั้งคำถามสรุปไว้ด้วยข้อมูลที่เกี่ยวข้องในกรณีนี้)

พวกเขาแลกเปลี่ยนกันและกัน เขากล่าวว่า "เราคิดว่าสีที่เงียบกว่าอาจจะดีกว่า "

" แล้วรูปแบบที่หรูหราทำให้คุณคิดว่ามันเป็นสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับคุณ? "อีกครั้งนี่เป็นวิธีสรุปและยืนยันสิ่งที่คุณได้ยินคุณต้องการทราบว่าพวกเขาหลงใหลกับรูปลักษณ์ของรถราคาแพงที่พวกเขาไม่ต้องการพิจารณาสิ่งอื่นหรือถ้าเป็นครั้งแรก คำตอบคือการปลอมตัวเป็นความจริงที่เด่นชัด)

"พ่อของฉันบอกว่านี่เป็นรถที่ปลอดภัยที่สุดบนท้องถนน "

คำตอบของคำถามสรุปจะบอกคุณว่าพวกเขาอาจจะชอบ แต่ไม่ใช่เพราะรูปลักษณ์ คุณอ่านระหว่างบรรทัด พวกเขาเพิ่งเริ่มต้นชีวิตด้วยกัน พ่อของเธออาจส่งพวกเขาไปยังตัวแทนจำหน่ายเพื่อซื้อ "รถที่ปลอดภัยที่สุดบนท้องถนน" ซึ่งเขาจะช่วยให้พวกเขาซื้อ คุณตัดสินใจที่จะดำเนินการขายโดยรู้ว่าการชำระเงินดาวน์และการสมัครเงินกู้อาจทำให้คุณได้รับเรื่องที่เหลืออยู่

บางคนอาจรู้สึกไม่สบายใจที่จะถามคำถามสรุปได้เช่นคนที่ฝังตัวอยู่ในการขายนี้เพราะพวกเขาไม่ต้องการมองที่เรียบง่ายหรือไม่ตั้งใจ ถ้าคุณถามคำถามแบบเดียวกับที่คุณถามเป็นครั้งแรกพวกเขาอาจมีข้อสรุปที่ถูกต้อง

นอกจากนี้คุณยังไม่ต้องการถามคำถามเดียวกันสองครั้งติดต่อกันแม้ว่าคุณจะเปลี่ยนการใช้ถ้อยคำ โดยวางระยะห่างระหว่างครั้งแรกที่คุณก่อให้เกิดคำถามและคำถามที่สองและ rephrasing คำถามเล็กน้อยคุณก็เจอเป็นคนที่สนใจจริงๆในสิ่งที่คนอื่น ๆ ได้กล่าว

ไม่เกี่ยวข้อง

คุณอาจตรวจพบว่าบุคคลที่ตอบคำถามของคุณดูเหมือนจะถูกเน้นย้ำ คำถามที่ไม่เกี่ยวข้องสามารถบรรเทาความตึงเครียดได้ หรือบางทีคุณอาจต้องการเวลาที่จะคิดหรือพูดถึงโน้ตของคุณดังนั้นคุณจึงใช้คำถามเพื่อซื้อพื้นที่และเวลาให้กับคุณเล็กน้อย

ในการตั้งคำถามแบบเจาะจงเช่น "โครงการอะไรที่คุณทำในอดีตที่ล้มเหลว? "และ" คุณพยายามแก้ปัญหาอย่างไร? "คุณสามารถทำให้ผู้สมัครงานรู้สึกราวกับว่าเขาอยู่ในระหว่างการสอบสวนสนามรบ

ผู้สมัครอาจพูดว่า "ฉันพยายามแก้ปัญหาด้วยการชุมนุมกันโดยรอบโดยมีเป้าหมายร่วมกันคือวิธีที่ทีมฟุตบอลของลูกชายของฉันให้ความสำคัญกับการตีลูก "

คุณสามารถให้ผู้สมัครหยุดพักโดยการถามว่า" คุณเป็นโค้ชลีกเล็ก ๆ นานแค่ไหน? "ก่อนที่คุณจะกลับไปสู่การอภิปรายเรื่องสกรูขึ้นและวิธีการที่เขาพยายามที่จะแก้ไขปัญหา

ในท้ายที่สุดนี่เป็นวิธีสองวิธีในการทำลายคำถามที่เริ่มต้นด้วยองค์ประกอบที่จำเป็นทั้งหมดและท้ายที่สุดตกจาก

ดี

การเพิ่มคำคัดค้านหรือคำหรือวลีอื่น ๆ ที่ทำให้ไขว้เขวจากคำถาม ตัวอย่างเช่น "คุณมีอะไรบ้างสำหรับอาหารเช้าที่ร้านอาหารที่เก็บเศษผ้าไวนิลจะแตกและปกคลุมด้วยเทปพันท่อหรือไม่? " ไม่ต้องรอคำตอบเหมือนกันคุณถามว่า "อาหารที่คุณชอบมากที่สุดคืออะไร? "คนคิดว่าสักครู่แทนที่จะตอบสนองทันที คุณตีระฆังใน "เนื้อย่าง? " ความเงียบ

1. เป็นเครื่องมือตั้งคำถามที่มีประสิทธิภาพ
2. อย่าพลาดการค้นพบข้อมูลการนำทางอันเป็นผลมาจากการเปิดปากของคุณเมื่อคุณจำเป็นต้องเปิดหู โปรดจำไว้ว่ากฎ "สองหูหนึ่งปาก" ของการได้รับประโยชน์สูงสุดจากการตั้งคำถาม สิ่งแวดล้อมและการสื่อสาร องค์ประกอบด้านการสื่อสารข้างต้นจะช่วยให้เกิดความหมายร่วมกันเมื่อทำงานร่วมกันเพื่อให้ข้อความมีประสิทธิภาพ สภาพแวดล้อมการทำงานที่ส่วนประกอบเหล่านั้นเกิดขึ้นจะส่งผลต่อการสื่อสารและการสื่อสารได้หรือไม่

   เมื่อคุณถามคำถามที่ถูกต้องคุณจะสร้างความสามัคคีและสร้างแรงบันดาลใจให้กับตัวเอง คำถามในส่วนอื่น ๆ ของมูลนิธิเพื่อการสื่อสารในที่ทำงานซึ่งมีความหมาย

   ในสภาพแวดล้อมการทำงานที่เน้นการสื่อสารแบบเปิดการมีส่วนร่วมของพนักงานและเป้าหมายการสื่อสารเป็นประจำและมีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่ความคาดหวังในการสื่อสารที่สำคัญจะทำให้บาร์สูงขึ้นในสถานที่ทำงานที่ดีที่สุดเหล่านี้ ดังนั้นแม้จะมีขวัญกำลังใจสูงพนักงานที่มุ่งเน้นสภาพแวดล้อมการทำงานพนักงานบ่นว่าพวกเขาไม่ทราบว่าสิ่งที่เกิดขึ้น

   เนื่องจากองค์ประกอบทั้งหมดและสภาพแวดล้อมโดยรวมของแต่ละสถานที่ทำงานการสื่อสารยังคงเป็นสิ่งที่ท้าทาย คำถามที่เกี่ยวกับผู้ที่ต้องการทราบว่าพวกเขาต้องการรู้อะไรเมื่อไหร่และเมื่อไหร่พวกเขาจะไม่ตอบสนองต่อความพึงพอใจของทุกคน

   พนักงานร้องเรียนเกี่ยวกับข้อมูลที่มากเกินไปข้อมูลไม่เพียงพอและแม้กระทั่งข้อมูลที่มากเกินไปจะยังคงสะท้อนในที่ทำงาน คุณจะไม่สามารถรักษาปัญหาของการสื่อสารได้ แต่ด้วยความมุ่งมั่นและความรอบคอบคุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการติดต่อสื่อสารระหว่างบุคคลและการสื่อสารในสถานที่ทำงานได้

   การสื่อสารในสถานที่ทำงานที่มีประสิทธิภาพ

   รับการตอบรับด้วยความสง่างามและศักดิ์ศรี

   วิธีการพัฒนาความฉลาดทางอารมณ์

   วิธีการสนทนาอย่างยากลำบาก

   • คำติชม