5 ข้อตกลงในการบริหารโครงการคุณควรทราบ

การจัดการโครงการเป็นงานที่มีศัพท์บัญญัติและคำศัพท์มากมาย เมื่อคุณรู้ว่ามันหมายถึงอะไรมันง่ายที่จะทำตามการอภิปรายและมีส่วนร่วมอย่างมีประสิทธิภาพ จะช่วยเพิ่มความมั่นใจในการทำงานของคุณหากคุณสามารถเข้าใจสิ่งที่คนอื่น ๆ กำลังพูดถึงและช่วยให้คุณได้รับการใส่ใจอย่างจริงจังในที่ทำงานหากคุณใช้คำที่เหมาะสมด้วยตัวคุณเอง

ต่อไปนี้เป็นคำแนะนำของเราเกี่ยวกับข้อกำหนดการจัดการโครงการ 7 ข้อที่คุณควรทราบ

1 ความเสี่ยง

'ความเสี่ยง' เป็นคำที่เกี่ยวข้องกับสิ่งที่อาจผิดพลาดในโครงการของคุณ ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังสร้างสำนักงานแห่งใหม่ราคาของเหล็กอาจขึ้นไปและอาจส่งผลต่องบประมาณของคุณ แต่มันอาจจะไม่ขึ้นไป เช่นเดียวกันหากคุณวางแผนที่จะจัดปิกนิกประจำปีของ บริษัท ภายนอกอาจมีสภาพอากาศที่ดี แต่อาจมีฝนตก ในระยะสั้นความเสี่ยงเป็นสิ่งที่ยังไม่เกิดขึ้น

สิ่งสำคัญคือต้องรู้ความเสี่ยงที่ล้อมรอบโครงการของคุณเนื่องจากคุณสามารถวางแผนได้ คุณสามารถวาง "แผนข" หรือแผนการฉุกเฉินลงในการดำเนินการเพื่อหลีกเลี่ยงความเสี่ยงที่เกิดขึ้นในตอนแรก ด้วยราคาเหล็กและสภาพอากาศคุณไม่สามารถทำได้มากเท่าที่จะทำได้เพื่อป้องกันไม่ให้พวกเขาเกิดขึ้น แต่คุณสามารถวางแผนในกรณีที่ทำได้

ตัวอย่างเช่นคุณสามารถจ้างกระโจมหรือจัดไว้ให้พร้อมกับร่มเพื่อไม่ให้ฝนตกในวันปิกนิกผู้คนยังสามารถมีช่วงเวลาที่ดี

บทความเกี่ยวกับสิ่งที่จะรวมไว้ในทะเบียนความเสี่ยงของคุณจะช่วยให้คุณเริ่มต้นได้

2 ปัญหา

ปัญหาและความเสี่ยงมักสับสนโดยสมาชิกในทีมโครงการและเป็นสิ่งสำคัญในฐานะผู้จัดการโครงการเพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังพูดถึงประเด็นต่างๆเมื่อคุณหมายถึงปัญหาและความเสี่ยงเมื่อคุณหมายถึงความเสี่ยง

หากความเสี่ยงเป็นสิ่งที่ยังไม่เกิดขึ้นปัญหาก็คือสิ่งที่เกิดขึ้น

ปัญหาเป็นเพียงปัญหาที่ทีมงานของคุณกำลังเผชิญอยู่

คุณอาจได้เห็นมันมา (และจัดการกับมันเป็นความเสี่ยงที่จะเริ่มต้นด้วย) หรือมันอาจจะไม่คาดคิดอย่างสมบูรณ์ ทั้งสองวิธีเกิดขึ้นตอนนี้และคุณต้องทำอะไรบางอย่างเกี่ยวกับเรื่องนี้!

3 Milestone

Milestones เป็นจุดสำคัญที่บ่งบอกถึงช่วงเวลาสำคัญ ๆ ในระหว่างโครงการ พวกเขามักใช้สำหรับ:

• การเริ่มต้นของเฟส
• สิ้นสุดช่วง
• สิ้นสุดงานชิ้นใหญ่หรืองานขนาดใหญ่
• การระบุช่วงเวลาที่กำหนดคงที่เฉพาะเจาะจง
• อสังหาริมทรัพย์ วันที่ในแผน

คิดถึงเหตุการณ์สำคัญเป็นวันที่คุณจะเขียนในปฏิทินที่บ้าน - ช่วงเวลาสำคัญที่สำคัญในโครงการเช่นการสิ้นสุดการทดสอบหรืองานเปิดตัว

Milestones เป็นหนึ่งใน 9 องค์ประกอบของแผนภูมิ Gantt ดังนั้นคุณจะเห็นได้จากตารางงานโครงการของคุณที่แสดงเป็นเพชร

4 สปอนเซอร์

ผู้สนับสนุนโครงการของคุณอยู่ในคณะกรรมการโครงการ พวกเขาเป็นบุคคลที่เป็นเจ้าของโครงการและได้รับผลประโยชน์ตัวอย่างเช่นถ้าคุณเปิดตัวระบบ IT ใหม่สำหรับทีมงานโรงงานให้ใช้ General Manager ของโรงงานจะเป็นผู้สนับสนุนโครงการ ทีมงานด้านไอทีจะเป็นส่วนหนึ่งของทีมงานโครงการ แต่พวกเขาจะไม่ได้รับบทบาทการสนับสนุน

ผู้สนับสนุนโครงการคือบุคคลที่คุณสามารถหันไปหาเมื่อต้องการทิศทางการบริหารระดับสูง

• อนุมัติงบประมาณ
• การตัดสินใจ
• ยอมรับข้อกำหนดขั้นสุดท้าย
• และอื่น ๆ ผู้จัดการโครงการจะรายงานผู้มีสปอนเซอร์ได้อย่างมีประสิทธิภาพตลอดระยะเวลาของโครงการทั้งในแง่ของโครงสร้างการจัดการสายและแท้จริงด้วยรายงานโครงการรายสัปดาห์หรือรายเดือน (หรือเรียลไทม์)
• ค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับบทบาทของผู้สนับสนุนโครงการ

5 ผู้มีส่วนได้เสีย

ผู้มีส่วนได้เสียคือผู้อื่นที่เกี่ยวข้องและได้รับผลกระทบจากโครงการของคุณ บางโครงการจะมีกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ครอบคลุมทุกแผนกในองค์กร คนอื่นจะมีขอบเขต จำกัด มากขึ้น

ผู้มีส่วนได้เสียบางส่วนอยู่นอกองค์กรของคุณเช่นรัฐบาลหรือองค์กรกำกับดูแล พวกเขายังต้องได้รับการแจ้งให้ทราบด้วยข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

ผู้มีส่วนได้เสียส่วนใหญ่จะสนับสนุน (หรือขัดแย้ง) กับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดจากโครงการของคุณ แต่จะไม่ทั้งหมด!

คุณจะได้พบกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ไม่ได้กำลังจะต้อนรับโครงการด้วยอาวุธที่เปิดกว้าง! ดูคำแนะนำสำหรับการติดต่อกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ยากลำบากในการสัมภาษณ์กับ David Bryde ผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารโครงการ