5 เคล็ดลับสำหรับการประชุมโครงการที่จะทำให้ทุกคนรู้สึกว่าได้รับผลสำเร็จ

การประชุมสามารถทำได้อย่างมากหรือพลาด พวกเขาสามารถเป็นวิธีที่ดีในการเช็คอินกับเพื่อนร่วมงานกำหนดเป้าหมายร่างรายการงานและทำสิ่งต่างๆให้สำเร็จ แต่ก็อาจทำให้เสียเวลาได้หากไม่ได้ทำอย่างถูกต้อง

ไม่ต้องเสียเวลาหรือเวลาของเพื่อนร่วมงานด้วยการประชุมที่ไม่มีประโยชน์หรือไม่ได้ผลซึ่งใช้เวลาเพียงวันเดียวเท่านั้น ทำตามคำแนะนำ 5 ประการต่อไปนี้สำหรับการประชุมโครงการที่ยอดเยี่ยมซึ่งจะทำให้ทุกคนประสบความสำเร็จ

1 กำหนดเป้าหมายของคุณ

ก่อนที่คุณจะประกาศการประชุมของคุณขั้นตอนแรกที่คุณควรทำก็เพื่อหาสาเหตุที่คุณต้องการเข้าร่วมการประชุมในครั้งแรก อย่าจัดประชุมเป็นประจำเพื่อประโยชน์ของพวกเขา การประชุมทุกครั้งควรมีจุดมุ่งหมายที่ชัดเจนและต้องมีการตัดสินใจล่วงหน้า

ตัวอย่างเช่นวัตถุประสงค์ของการประชุมของคุณอาจเป็นการแบ่งปันข้อมูลที่ซับซ้อนหรือมีความสำคัญกับสมาชิกในทีมของคุณอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพเพื่อระดมความคิดในตัวเลือกที่มีศักยภาพสำหรับโครงการในปัจจุบันหรืออนาคตเพื่อร่วมกัน การตัดสินใจในฐานะทีมหรือการเช็คอินอย่างรวดเร็วเพื่อดูว่าทุกคนกำลังทำอะไรอยู่และสิ่งที่ทุกคนต้องทำต่อไป

เมื่อการประชุมของคุณเริ่มต้นด้วยวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนและกำหนดไว้ไม่เพียง แต่พวกเขาจะจบลงเร็วมาก แต่คุณทำได้มากขึ้น

2 สร้างและเผยแพร่วาระการประชุมของคุณล่วงหน้า

เมื่อคุณรู้ว่าการประชุมของคุณจะเป็นเรื่องสำคัญอะไรคุณควรแจ้งให้ทุกคนทราบเช่นกัน

วิธีที่ดีที่สุดในการทำเช่นนี้คือการสร้างและแจกจ่ายวาระการประชุมล่วงหน้า ด้วยวิธีนี้คุณสามารถรวบรวมข้อมูลและคำถามที่สำคัญได้ทุกเวลาและทุกคนสามารถมาเตรียมเพื่อหารือและดำเนินการในหัวข้อที่มือ

อ่าน 10 เคล็ดลับสำหรับวาระการประชุมที่ดีและรับเทมเพลตฟรีที่นี่

3 ให้ทุกคนมีโอกาสได้พูดคุย

ในความพยายามที่จะช่วยประหยัดเวลาและทำให้ทุกคนกลับมาทำงานอาจดึงดูดให้มีบุคคลหนึ่งเข้าร่วมการประชุมในขณะที่ทุกคนฟัง

ต่อต้านการกระตุ้นนี้ แทนที่จะให้ทุกคนมีโอกาสพูดคุยที่ต้องการหรือต้องการ การทำเช่นนี้จะทำให้แน่ใจได้ว่าความกังวลและข้อคัดค้านของทุกคนจะได้รับการแก้ไขและอาจทำให้คุณได้รับแนวคิดเพิ่มเติมที่คุณไม่เคยพิจารณามาก่อน

4 เขียนรายงานการประชุมได้อย่างรวดเร็ว

หากการประชุมของคุณเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจใด ๆ หรือใช้เวลาเกินห้านาทีคุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีบุคคลในทีมโครงการใช้เวลาหลายนาที ผู้ประสานงานโครงการของคุณสามารถทำเช่นนี้ได้ ไม่เพียง แต่นาทีนี้จะช่วยให้ผู้ที่พลาดการประชุมสามารถติดตาม แต่ยังเป็นคำเตือนที่สำคัญในการตัดสินใจและขั้นตอนการตัดสินใจสำหรับผู้ที่อยู่ที่นั่น ทำให้สามารถใช้งานได้โดยเร็วที่สุด

ความทรงจำอาจยุ่งยาก อย่าให้ตัวเองหรือเพื่อนร่วมงานมีโอกาสที่จะไม่เห็นด้วยกับการตัดสินใจหรือแผนการที่ทำขึ้นหากหัวข้อของการประชุมของคุณมีความสำคัญพอที่จะจัดการประชุมเป็นสิ่งสำคัญพอที่จะได้รับการเขียน

5 ยกเลิกหากไม่ต้องการ

การยกเลิกการประชุมที่กำหนดเวลาไว้อาจทำให้เพื่อนร่วมงานของคุณรู้สึกโล่งใจหรือกำเริบขึ้นได้นั่นแหละคือวิธีที่คุณเข้าใกล้ ตัวอย่างเช่นถ้าเพื่อนร่วมงานของคุณกำลังทำงานอยู่เบื้องหลังและจะได้รับชั่วโมงเพิ่มขึ้นในแต่ละวันการยกเลิกการประชุมของคุณอาจเป็นเรื่องที่น่าสงสารมาก

ถ้าพวกเขาพลาดการนัดหมายที่สำคัญอื่น ๆ เนื่องจากการประชุมที่คุณกำหนดไว้และยกเลิกไปแล้วอย่าแปลกใจเลยหากมีการถกเถียงกันมากขึ้น

อย่ารู้สึกผูกพันที่จะต้องจัดการประชุมเพียงเพราะคุณวางแผนไว้ หากการประชุมไม่จำเป็นอีกต่อไปข้อมูลจะได้รับในบางกรณีหรือกรณีฉุกเฉินเกิดขึ้นคุณควรยกเลิก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ยกเลิกล่วงหน้าเท่าที่จะเป็นไปได้อย่างไรก็ตามและแจ้งให้คุณทราบถึงสิ่งที่เกิดขึ้นและเหตุผล ด้วยวิธีนี้ทุกคนสามารถใช้เวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลเท่าที่จะเป็นไปได้

ในฐานะผู้จัดการโครงการแบบมืออาชีพคุณจำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่างานทั้งหมดทำได้สำเร็จและมีประสิทธิภาพมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้รวมถึงการประชุม ใช้ห้าเคล็ดลับเหล่านี้และการประชุมของคุณจะเป็นทรัพย์สินไม่ใช่ของเสีย