7 อีเมลเคล็ดลับการจัดการอย่างรวดเร็วเพิ่มผลผลิต

หนึ่งในความท้าทายที่พบบ่อยที่สุดสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กคือต้องสมดุลกับความต้องการที่จะประสบความสำเร็จอย่างมากในสิ่งที่ไม่เคยดูเหมือนว่าจะมีเวลามากพอ เราเป็นกลุ่มที่มีการจัดตารางงานบ่อยครั้งและส่วนใหญ่ของเราอาจได้รับประโยชน์จากช่วงเวลาพิเศษบางส่วนหรืออย่างน้อยก็มีการใช้ประโยชน์มากขึ้นในช่วงเวลาที่เรามี

เมื่อพูดถึงการจัดการเวลาการหาวิธีการใช้เวลาให้มีประสิทธิผลมากขึ้นมักเป็นสิ่งที่ท้าทาย สถานที่ที่ดีในการเริ่มต้นคือการจัดการอีเมล นี้เป็นพื้นที่ที่ tops รายการของฆาตกรเวลาสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมาก

เนื่องจากอีเมลเป็นรูปแบบการติดต่อสื่อสารที่ต่อเนื่องและเราไม่มีสิทธิ์ควบคุมการไหลเข้าได้อย่างสมบูรณ์เราต้องทำงานเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพในการรับจัดระเบียบตอบกลับและแม้กระทั่ง คิดถึงอีเมล เคล็ดลับด้านล่างจะช่วยให้คุณสามารถสร้างระบบจัดการอีเมลของคุณได้ในรูปแบบที่สนับสนุนประสิทธิภาพการทำงานแทนที่จะกินไปที่นั่น

1 ปิดการแจ้งเตือน

อีเมลมีแนวโน้มที่จะเข้ามาตลอดเวลาทั้งกลางวันและกลางคืนดังนั้นจึงมีความสำคัญที่คุณจะควบคุมวิธีการไหลของข้อความขาเข้าที่เหมาะกับวันของคุณ ปิดการแจ้งเตือนข้อความใหม่ทั้งในคอมพิวเตอร์และสมาร์ทโฟนเพื่อป้องกันการรบกวนและการหยุดชะงักของตารางเวลาและตรวจสอบอีเมลเมื่อสะดวกสำหรับคุณ

2 ตัดสินใจว่าจะใช้กล่องจดหมายของคุณอย่างไร

เมื่อมีการจัดการกล่องจดหมายอีเมลของคุณมีปรัชญามากมาย คุณสามารถใช้กล่องขาเข้าของคุณเป็น catchall จำกัด เฉพาะข้อความที่มีลำดับความสำคัญสูงหรือทำให้รายการงานทำงานได้

กุญแจสำคัญคือการเลือกจุดประสงค์หนึ่งสำหรับกล่องจดหมายของคุณและยึดติดกับ

3 สร้างรายการอีเมลที่อนุญาตพิเศษและบัญชีดำ

ไคลเอ็นต์อีเมลและผู้ให้บริการอีเมลส่วนใหญ่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถสร้างรายชื่อที่อยู่ที่ปลอดภัยเพื่อให้มั่นใจได้ว่าข้อความเหล่านั้นจะได้รับผ่าน blacklisting หรือการบล็อกสิ่งที่คุณพิจารณาว่าเป็นสแปม ใช้เวลาในการปรับปรุงรายการเหล่านี้เป็นประจำเพื่อให้อีเมลขาเข้าของคุณสะอาด

4 ตั้งเวลาและกระบวนการแบทช์

เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กบางรายได้รับประโยชน์จากการมีเวลาว่างในวันของตนสำหรับอีเมล ถ้าสิ่งนี้เหมาะกับคุณให้จัดสรรเวลาในช่วงเวลาหนึ่งเพื่อตอบสนองต่อข้อความเคลื่อนย้ายรายการการดำเนินการไปยังรายการงานของคุณลบขยะและรับทราบแนวคิดที่ต้องการความสนใจของคุณต่อไป

5 ใช้กฎเพื่อทำให้ขั้นตอนดำเนินการโดยอัตโนมัติ

เพื่อให้ขั้นตอนการจัดการอีเมลดียิ่งขึ้นให้ใช้กฎในไคลเอ็นต์อีเมลของคุณเพื่อจัดเรียงปักธงย้ายและจัดระเบียบข้อความของคุณ แม้ว่าจะใช้เวลาสักครู่ในการสร้างกฎที่สนับสนุนวิธีใช้อีเมลเมื่อคุณได้สร้างแล้วคุณสามารถลดเวลาในการประมวลผลอีเมลได้เป็นสำคัญ

6 เริ่มต้นจากสมาร์ทโฟนของคุณ

เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กหลายรายมีสมาร์ทโฟนเพื่อให้พวกเขาสามารถติดต่อและทำงานได้แม้ในขณะที่พวกเขาอยู่นอกออฟฟิศหากคุณตรวจสอบอีเมลบนอุปกรณ์เคลื่อนที่บ่อยๆคุณสามารถประหยัดเวลาได้มากโดยการอ่านและเริ่มประมวลผลข้อความขณะที่คุณกำลังใช้มือถือ แม้ว่าคุณจะทำให้นิสัยในการลบขยะและข้อความที่ไม่จำเป็นต้องบันทึกคุณก็สามารถได้รับประโยชน์จากการมีกล่องจดหมายที่คล่องตัวเมื่อคุณกลับไปที่ออฟฟิศ

7 หากคุณไม่ได้อ่านยกเลิกการสมัคร!

จดหมายข่าวทางอีเมลและข้อความทางการตลาดทางอีเมลอื่น ๆ อาจเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการติดต่อกับลูกค้าเพื่อนร่วมงานคู่ค้าและธุรกิจอื่น ๆ ที่คุณสนใจ แต่ข้อความเหล่านี้สามารถรวบรวมได้อย่างรวดเร็ว

หากคุณยังไม่ได้อ่านจดหมายเวียนที่เกิดขึ้นเป็นประจำในหลายประเด็นให้หยุดการสมัครสมาชิกของคุณ การ จำกัด จดหมายข่าวทางอีเมลและข้อความอัตโนมัติอื่น ๆ ให้เฉพาะกับคนที่คุณอ่านเป็นประจำเท่านั้นอาจเป็นวิธีที่ง่ายในการลดจำนวนในกล่องจดหมายของคุณ

สำหรับเครื่องมือเพิ่มเติมเพื่อช่วยให้คุณมีประสิทธิผลมากขึ้นในธุรกิจขนาดเล็กของคุณให้สำรวจรายการแอปพลิเคชันด้านประสิทธิภาพ 101 รายการนี้