วิธีการวางแผนกิจกรรมการระดมทุนที่ประสบความสำเร็จ

นักวางแผนกิจกรรมพิเศษ - โดยเฉพาะผู้ที่อยู่ในองค์กรที่ไม่มุ่งหวังผลกำไร - รู้ว่าการจัดงานระดมทุนกลางแจ้งเป็นแนวคิดที่ดี กิจกรรมประเภทนี้เช่นแนวคิดการระดมทุนของชุมชนอื่น ๆ กำหนดให้การวางแผนงานสำหรับปีหน้าจะเริ่มขึ้นในทันทีหลังการระดมทุนในปีนี้ เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องบรรยายสรุปเหตุการณ์และหารือเกี่ยวกับสิ่งที่ดีและสิ่งที่จะดีขึ้นในขณะที่เหตุการณ์ยังคงสดใหม่อยู่ในจิตใจของทีม

การอภิปรายเกี่ยวกับความสำเร็จและการปรับปรุงให้แน่ใจว่าคุณลักษณะเหล่านั้นอาจถูกรวมหรือปรับปรุงสำหรับกิจกรรมของปีถัดไป การวางแผนเชิงรุกดังกล่าวยังเพิ่มมูลค่าให้กับผู้สนับสนุน และหลีกเลี่ยงไม่ได้ที่ทุกชุมชนที่ประสบความสำเร็จเดินหวังที่จะเติบโตและขยายตัวจากปีที่ปี

แต่สิ่งสำคัญคือต้องให้ความสนใจกับวัตถุประสงค์หลักในการจัดงานดังกล่าวเช่นการระดมทุน ดังนั้นสำหรับนักวางแผนเหตุการณ์ที่เคยเดินชุมชนมาก่อนสักครั้งที่สำคัญที่สุดสำหรับการวางแผนก็เกิดขึ้นหลังจากการเดินสิ้นสุดลง เพื่อที่จะได้เรียนรู้เกี่ยวกับหลายแง่มุมของการวางแผนและการดำเนินการเดินขบวนในชุมชนกองทุนเราจะได้รับภาพเบื้องหลังเหตุการณ์ Mother's Day ซึ่งจัดโดยองค์การมะเร็งเต้านม Y-ME ของเมืองชิคาโก

Y-ME ก่อตั้งขึ้นเมื่อปี พ.ศ. 2522 โดยผู้รอดชีวิตจากโรคมะเร็งเต้านม 2 รายที่ไม่หวังผลกำไรเป็นที่รู้จักกันดีในกลุ่มมะเร็งทรวงอกแห่งชาติหลายภาษา โปรแกรมสายด่วนสำหรับผู้ป่วยมะเร็งเต้านม

โปรแกรมนี้ได้รับชื่อเสียงว่าเป็นสายด่วนที่ให้บริการโทรฟรีตลอด 24 ชั่วโมงของประเทศซึ่งมีเจ้าหน้าที่ผู้รอดชีวิตจากมะเร็งเต้านมที่ได้รับการฝึกอบรมให้คำปรึกษาแบบ peer แต่องค์กรยังได้จัดให้มีการเดินการกุศลประจำปีในวันแม่ซึ่งสนับสนุนโครงการและบริการของพวกเขา กลับมาในปี 2550 Y-ME ได้ระดมทุนมากกว่า 7 ล้านเหรียญโดยมีผู้เดินทอดน่อง 43,000 คนจาก 12 เมือง

ภายในปี 2551 มีผู้เข้าร่วม 15 เมือง แต่ Y-ME ปิดประตูในปี 2012 แต่มรดกของการระดมทุนประจำปียังคงเป็นกรณีศึกษาที่ดีสำหรับนักวางแผนกิจกรรมที่ไม่หวังผลกำไร

ความสำเร็จในการระดมทุนของ Y-ME เป็นผลมาจากแนวทางการวางแผนอย่างเป็นระบบและคำนึงถึงเป้าหมายที่สำคัญที่สุดก่อน Liz Klug อดีตผู้อำนวยการฝ่ายกิจกรรมพิเศษขององค์กรกล่าวว่าหลังจากปีที่แล้วในปี 2550: "เรามีแผนสำหรับจุดต่างๆในช่วงเวลาที่วางแผนไว้ ดังนั้นเราจะทำตามขั้นตอนเพื่อโปรโมตจุดที่สำคัญที่สุดในช่วงเวลาเพื่อให้แน่ใจว่าเราประสบความสำเร็จ ตัวอย่างเช่นในเมืองที่เราอาจเป็นเจ้าภาพการแข่งขันเป็นครั้งแรกเราต้องมุ่งเน้นไปที่การทำให้แน่ใจว่าเรามีสถานที่และสถานที่ที่ดีที่ผู้คนต้องการจะกลับมา ลงถนนที่เราสามารถมุ่งเน้นไปที่ร้านกาแฟที่เราจะวางปิดโบรชัวร์"ลองมาดูกันว่า Klug และทีมวางแผนงาน Y-ME จัดงานดังกล่าวประสบความสำเร็จอย่างไร

การวางแผนขั้นตอนที่ 1: การวิเคราะห์ตัวเลข

โฮสติ้งการเดินในชุมชนหรือเหตุการณ์ที่คล้ายคลึงกันต้องมีการรวบรวมวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันหลายประการ แต่ท้ายที่สุดสมาคมหรือองค์กรการกุศลที่เป็นเจ้าภาพจัดงานจะทำเช่นนั้นเพื่อระดมทุนเพื่อการนี้

ดังนั้นขั้นตอนแรกในการวางแผนเหตุการณ์ต่อไปจะเกิดขึ้นเมื่อเหตุการณ์ปัจจุบันสิ้นสุดลงและงานส่วนใหญ่ ๆ ล้อมรอบ "ตัวเลข"

"เรามองอย่างใกล้ชิดตัวเลขหลังจากเหตุการณ์สรุป" Liz Klug อธิบาย "เราเปรียบเทียบวิธีการที่เราทำในปีนี้กับ [ปี] ก่อนหน้านี้ เรามองไปที่ประสบการณ์ของผู้เข้าร่วม เราประเมินประเภทการให้การสนับสนุนของเรา เราได้ตอบอีเมลด่วน ๆ เกี่ยวกับเหตุการณ์ต่างๆ "นักวางแผนเหตุการณ์จะทำตามขั้นตอนต่อไปเพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนที่เกี่ยวข้องในงานปีนี้จะยังคงดำเนินต่อไปในปีหน้า

Klug ยังขุดลงไปในรายละเอียด ในการประเมินของเธอเธอมองทุกสิ่งทุกอย่างจากจำนวนอาสาสมัครที่เข้าร่วมการแจกเสื้อยืด จากนั้นเธอก็จะถามว่าเธอต้องการมากหรือน้อยในปีหน้า

เส้นเวลาการวางแผน

สำหรับผู้ที่จัดให้มีการระดมทุนในชุมชนคุณควรทราบขั้นตอนต่างๆที่ควรดำเนินการในหลาย ๆ ครั้ง

ไม่หวังผลกำไรส่วนใหญ่ไม่มีพนักงานที่มีความเชี่ยวชาญและสมาชิกอาสาสมัครจำนวนมากที่จะผลักดันให้เกิดความสำเร็จของกิจกรรม แต่ผู้วางแผนตระหนักดีว่าพวกเขาจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาทำงานใกล้ชิดกับสำนักงานนายกเทศมนตรีของเมืองและแผนกงานสาธารณะเพื่อให้ได้งานในปฏิทินสาธารณะ

Klug ชี้ให้เห็นว่าขั้นตอนแรกหลังจากการวิเคราะห์ตัวเลขของปีที่แล้วให้เน้นการสรรหาบุคลากรขององค์กร หากเหตุการณ์ไม่ได้เป็นโครงการใหม่สิ่งสำคัญคือการได้รับการสนับสนุนจากองค์กรสำหรับงานในปีหน้าทันทีหลังจากเหตุการณ์ในปีนี้สรุป "เรามุ่งเน้นที่การต่ออายุการอุปถัมภ์เมื่อเราได้จัดทำรายงานสรุปผลการแข่งขัน" นายคลาร์กกล่าว นอกจากนี้เธอยังเสนอไฮไลต์ต่อไปนี้สำหรับนักวางแผนที่สนใจในการจัดการเดินชุมชนในรูปแบบการระดมทุน

ระบุผู้ให้การสนับสนุนองค์กร

พัฒนาโปรแกรมทีมเดินเท้า

• กำหนดกิจกรรมกิจกรรม
• เริ่มต้นการสรรหาบุคลากรเดิน
• ถือเหตุการณ์
• ถือเหตุการณ์ "ขอบคุณ"
• ประเมินและเริ่มต้นกิจกรรมที่ตามมา
• Y-ME จะจ้าง บริษัท โลจิสติกส์ภายนอกเพื่อจัดการกับข้อกำหนดด้านลอจิสติกหลายอย่าง แต่หนึ่งในที่เป็นประโยชน์มากที่สุดคือการใช้ระบบการลงทะเบียนออนไลน์
• ความสำเร็จของระบบการลงทะเบียนออนไลน์

Y-ME ได้เรียนรู้อย่างรวดเร็วเกี่ยวกับความสำคัญของการใช้เว็บสำหรับการลงทะเบียนออนไลน์และได้ให้การสนับสนุนอย่างมากสำหรับการใช้เทคโนโลยีสำหรับการลงทะเบียนและการระดมทุนออนไลน์

พวกเขาลงทุนในระบบการจัดการความสัมพันธ์แบบออนไลน์เพื่อใช้เป็นเว็บไซต์การแข่งขันปี 2003 ของพวกเขา ระบบประเภทนี้ทำหน้าที่เป็นเว็บไซต์ส่วนตัวสำหรับอาสาสมัครในการอุทธรณ์การบริจาคและการมีส่วนร่วมอื่น ๆ จะรวบรวมข้อมูลไว้ในฐานข้อมูลเดียวและทำหน้าที่เป็นเครื่องมือสำหรับการเดินทีมแม่ทัพเพื่อสนับสนุนสมาชิกของพวกเขาผลลัพธ์ที่ได้มาก

ผู้เข้าร่วมออนไลน์เพิ่มขึ้นจาก 4,000 ถึง 11,594 รายการบริจาคออนไลน์เพิ่มขึ้นจาก 5,000 ถึง 19,500 ทีมงาน Y-ME เชื่อว่ามีส่วนทำให้รายได้ถึง $ 2 35 ล้านเป้าหมายและเป็นโบนัสเทคโนโลยีลดค่าใช้จ่ายในการบริหารประมาณ $ 20 000. 999 ระบบดังกล่าวสามารถใช้เป็นเครื่องมือสื่อสารที่สำคัญซึ่งช่วยให้องค์กรสามารถติดตามและดำเนินการเกี่ยวกับองค์ประกอบที่อยู่นอกเหนือวันแข่งขันได้ต่อไป

เส้นเวลาการแข่งขันวันที่

การเดินชมชุมชนมักมีกำหนดในตอนเช้า ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของป้ายและสถานที่ตั้งการติดตั้งสำหรับกิจกรรมโดยปกติแล้วอาจเริ่มต้นได้ภายในหนึ่งสัปดาห์ก่อนกิจกรรมโดยมีกิจกรรมส่วนใหญ่เกิดขึ้นสองสามวันก่อนเดิน

เมื่อ Y-ME กำลังวางแผนสำหรับกิจกรรมระดมทุนประจำปีทีมงานจะพยายาม จำกัด พื้นที่ที่พวกเขาเดินไปเดินมาเพื่อที่จะไม่ต้องใช้ทรัพยากรเป็นจำนวนมากเพื่อดำเนินการบางอย่างเช่นการปิด ลงถนน การเดินของพวกเขาโดยทั่วไปไม่ใช่การแข่งขันดังนั้นจึงช่วยให้พวกเขาไม่จำเป็นต้องพิจารณาข้อกำหนดที่จำเป็นสำหรับสภาพแวดล้อมการแข่งขันที่แข่งขันมากขึ้น

ตารางการแข่งขันสำหรับวันแข่งเองจะมีดังนี้:

ทีมวางแผนงานจะมาถึง (2. 5 ชั่วโมงก่อนเดิน)

การเช็คอินของอาสาสมัคร (2 ชั่วโมงก่อนเดิน)

(ก่อนเดิน 5 ชั่วโมง)

• การเริ่มต้นการตั้งค่าสาย (30 นาทีก่อนเดิน)
• พิธีเปิด (เดิน 10 นาทีก่อนหน้านี้)
• Main Stage Entertainment เริ่มต้น (1 ชั่วโมงหลังจากการเดินเริ่มต้น)
• ขั้นตอนหลักของ Official Stage (หลังจากเดินจบลงที่เครื่องหมาย 1. 5 ชั่วโมง)
• โปรแกรมสิ้นสุดลงอย่างเป็นทางการ (3 ชั่วโมงหลังจากเริ่มเดิน)
• เคล็ดลับสำหรับการวางแผนเดินชุมชนหรือวิ่ง
• สำหรับองค์กรที่สนใจในการเดินหรือวิ่งเป็นชุมชนเป็นครั้งแรก Klug มีข้อเสนอแนะมากมายที่จะช่วยให้มั่นใจได้ว่า เหตุการณ์ที่ประสบความสำเร็จ
• เริ่มต้นด้วยโอกาสในการขายที่อบอุ่น ได้แก่ อาสาสมัครที่มีความสัมพันธ์ดีผู้สนับสนุนหรือทีมงานขนาดใหญ่ กำหนดผลลัพธ์ที่วัดได้
• ประเมินกิจกรรมคู่แข่งในเมือง / สถานที่เพื่อระบุแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและพื้นที่สำหรับการปรับปรุง
• ทำงานร่วมกับสำนักงานของนายกเทศมนตรีและสวนสาธารณะเพื่อหารือเกี่ยวกับใบอนุญาตที่จำเป็นและโลจิสติกส์เหตุการณ์ของคุณ: เวลาสถานที่จำนวนผู้เข้าร่วม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณพร้อมสำหรับการประชุมเหล่านั้นแล้ว
• เข้าใจงบประมาณของคุณและตรวจสอบว่าค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานของคุณอยู่ที่ 25-30% สำหรับงานใหม่ องค์กรการกุศลบางแห่งจะมุ่งมั่นทุ่มเท 15-20% ของค่าใช้จ่ายทั้งหมด

ผู้ให้การสนับสนุนที่มีความปลอดภัยสามารถดูดซับค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานได้ 100% ของกิจกรรมของคุณ