เมื่อคุณเป็นผู้จัดการ, ผู้ช่วยผู้จัดการหรือผู้บังคับบัญชาคุณจะพบกับพนักงานที่พร้อมจะเดินหน้าต่อไปในอาชีพของตน เป็นไปได้ว่าคุณจะถูกขอให้เขียนจดหมายอ้างอิงพนักงานเมื่อสมาชิกที่มีค่า (หรืออดีตสมาชิก) ของทีมของคุณกำลังทำการเปลี่ยนแปลงงาน ถ้าคุณรู้สึกว่าคุณสามารถเขียนคำแนะนำที่เร่าร้อนคุณควรยอมรับโอกาสที่จะสนับสนุนเพื่อนร่วมงานของคุณ
บางครั้งคุณอาจถูกขอให้เขียนคำแนะนำสำหรับพนักงานที่คุณรู้สึกว่าไม่ได้ทำงานตามศักยภาพหรือปฏิบัติตามข้อกำหนดของงาน ในกรณีนี้คำตอบที่ดีที่สุดก็คือ "ไม่" โปรดบอกพวกเขาว่าคุณไม่รู้สึกมีคุณสมบัติที่จะพูดถึงทักษะที่จำเป็นในตำแหน่งใหม่หรือว่าคุณไม่มีเวลาที่จะให้ความสำคัญกับหนังสือและความพยายามที่สมควรได้รับ
จดหมายอ้างอิงของพนักงานอาจเป็นเนื้อหาที่สำคัญสำหรับผู้สมัครในระหว่างขั้นตอนการว่าจ้าง คุณสามารถพิสูจน์ให้ผู้จัดการการจ้างงานทราบว่าผู้สมัครประสบความสำเร็จในตำแหน่งเดิมภายใต้การบริหารของคุณและเป็นหัวหน้างานของพวกเขาที่คุณยินดีที่จะสนับสนุนพวกเขา ในจดหมายแนะนำคุณควรพยายามเสนอตัวอย่างทักษะเฉพาะเช่นเดียวกับคำรับรองในเชิงบวกที่สนับสนุนคุณสมบัติของพนักงานในตำแหน่งใหม่
เมื่อพนักงานถามว่าคุณจะจัดทำหนังสืออ้างอิงสำหรับพวกเขาหรือไม่ขอให้พวกเขาให้สำเนาประวัติการทำงานและหากเป็นไปได้สำเนาของงานที่พวกเขากำลังสมัครอยู่
เอกสารเหล่านี้จะให้ข้อมูลเพิ่มเติมแก่คุณในการเขียนหนังสือเดินทางที่มีประสิทธิภาพและมีประสิทธิภาพ ไม่เพียง แต่คุณจะมีข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับทักษะเฉพาะด้านการฝึกอบรม / การศึกษาและประวัติการทำงานของพนักงานเท่านั้น แต่คุณจะสามารถมุ่งเน้นในจดหมายของคุณตามทักษะเฉพาะและรายละเอียดที่ใกล้เคียงกับคุณสมบัติของนายจ้างที่กำลังมองหา .ในจดหมายที่เป็นลายลักษณ์อักษรคุณควรใส่ข้อมูลการติดต่อวันที่และข้อมูลการติดต่อของผู้จัดการการจ้างงานที่ด้านบนของหน้า
ใช้คำทักทายที่เหมาะสมกับธุรกิจแล้วเริ่มต้นจดหมายของคุณด้วยคำอธิบายเกี่ยวกับความสัมพันธ์กับผู้สมัครระยะเวลาที่คุณรู้จักพวกเขาและเหตุผลที่คุณมีคุณสมบัติในการรับรองพวกเขา
ย่อหน้าที่สองและสามอาจให้ตัวอย่างและเกร็ดเล็กเกร็ดน้อยว่าบุคคลเป็นสินทรัพย์ใน บริษัท ของคุณอย่างไรและสิ่งที่คุณรู้สึกว่าจะนำมาสู่ตำแหน่งใหม่ของพวกเขา พยายามให้คำอธิบายรายละเอียดเป็นไปได้ในพื้นที่ที่อนุญาต
ปิดท้ายจดหมายด้วยการปิดอย่างเป็นมืออาชีพและลายเซ็นที่เขียนและ / หรือพิมพ์ของคุณ
อีเมลควรเริ่มต้นด้วยหัวเรื่องที่อ่านคำว่า "Joe Smith Recommendation" เพื่อให้นายจ้างเข้าใจวัตถุประสงค์ของอีเมลได้ทันทีคุณไม่จำเป็นต้องใส่วันที่ เนื้อหาของจดหมายจะเหมือนกัน แต่คุณควรใส่ข้อมูลติดต่อของคุณหลังจากพิมพ์ลายเซ็น
ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างของจดหมายอ้างอิงที่เขียนขึ้นสำหรับพนักงานโดยผู้จัดการ
ตัวอย่างการจ้างงานตัวอย่าง
Joe Smith
Main St. Company
123 Main St.
Philadelphia, PA 19103
Joe สมิ ธ @ อ้างอิง edu
4 มกราคม 20XX
Mr. Michael Regner
ผู้จัดการ
Acme Company
456 Main St.
Philadelphia, PA 12345
Dear Mr. Regner,
ฉันมีความยินดีที่จะแนะนำ Mike Applicant ฉันรู้จักเขาเป็นเวลาสองปีในฐานะผู้ช่วยผู้จัดการ บริษัท Main St. ไมค์ได้ทำงานให้ฉันในโครงการต่างๆในฐานะที่ปรึกษาและจากผลงานของเขาฉันจะจัดให้เขาเป็นหนึ่งในที่ปรึกษาที่ดีที่สุดที่เราเคยมี
ไมค์ประสบความสำเร็จด้วยการส่งรายงานที่มีการวิจัยและเขียนเป็นอย่างดีอย่างสม่ำเสมอให้กับลูกค้าของเราอย่างสม่ำเสมอ ไมค์ฉลาดมากและมีทักษะในการวิเคราะห์และการสื่อสารที่ยอดเยี่ยม
ถ้าการแสดงของเขาใน บริษัท ของเราเป็นตัวบ่งชี้ที่ดีว่าเขาจะทำอะไรในตัวคุณอย่างไรเขาจะเป็นประโยชน์อย่างมากต่อโครงการของคุณ
หากฉันสามารถให้ความช่วยเหลือเพิ่มเติมหรือให้ข้อมูลเพิ่มเติมใด ๆ แก่คุณโปรดอย่าลังเลที่จะติดต่อฉันตามที่อยู่อีเมลข้างต้น
ขอแสดงความนับถือ
Joe Smith
อ่านเพิ่มเติม
: ตัวอย่างจดหมายอ้างอิง | ตัวอักษรและการอ้างอิงส่วนบุคคล | นายจ้างจะตรวจสอบการอ้างอิงของคุณหรือไม่? | การเขียนจดหมายอ้างอิง