มารยาททางธุรกิจของการทักทายข้อความเสียงระดับมืออาชีพ

หาก บริษัท ของคุณใช้กล่องข้อความเสียงของแผนกสำหรับการโทรเข้ามาคุณจะต้องบันทึกคำทักทายข้อความเสียงของแผนกการออกเสียงอย่างมืออาชีพ ข้อความทักทายข้อความเสียงชนิดนี้แตกต่างจากข้อความเสียงเตือนส่วนตัวที่เชื่อมโยงกับกล่องข้อความเสียงของบุคคล ตัวอย่างเช่นถ้าระบบโทรศัพท์ของคุณอนุญาตให้กลุ่มของส่วนขยายโทรศัพท์ "รวม" ร่วมกันเพื่อให้บริการการเรียกเก็บบัญชีทั่วไปทั้งหมดแล้วส่วนขยายทั้งหมดจากแผนกบัญชีจะรวมอยู่ในส่วนขยายทั่วไปของแผนกบัญชี

เมื่อผู้ดูแลระบบอัตโนมัติโอนสายไปยังส่วนขยายนั้นส่วนขยายที่พร้อมใช้งานถัดไปจะรับสาย หากส่วนขยายของแผนกบัญชีทั้งหมดไม่ว่างหรือไม่พร้อมใช้งานการโทรจะถูกโอนไปยังกล่องข้อความเสียงของแผนก

ตัวเลือกคำทักทายของข้อความเสียง

ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับระบบโทรศัพท์ที่คุณมีใน บริษัท ของคุณอาจมีตัวเลือกต่างๆสำหรับคำทักทายข้อความชนิดต่างๆที่คุณอนุญาตให้เขียนได้ เหล่านี้ประกอบด้วย:

• คำทักทายข้อความเสียงทั่วไป
  คำทักทายข้อความเสียงทั่วไปจะใช้เป็นคำทักทายสำหรับข้อความเสียงเริ่มต้นหากไม่มีการตั้งประเภทอวยพรอื่น ๆ
• คำทักทายข้อความเสียงภายใน
  ใช้เพื่อต้อนรับผู้ที่โทรติดต่อแผนกของคุณจากภายใน บริษัท ของคุณเอง (เช่นจากส่วนขยายอื่น) โดยทั่วไปสิ่งนี้ใช้ได้กับ บริษัท ขนาดใหญ่เท่านั้น
• คำทักทายข้อความเสียงภายนอก
  คำทักทายนี้จะเล่นสำหรับผู้ที่โทรจากภายนอก บริษัท ของคุณ ผู้ดูแลระบบอัตโนมัติของระบบโทรศัพท์ของคุณอาจแสดงคำทักทายของ บริษัท ทั่วไปที่ผู้ติดต่อภายนอกทุกคนจะได้ยิน ถ้าชื่อของ บริษัท ของคุณได้รับการกล่าวถึงในคำทักทายนั้นคุณไม่จำเป็นต้องพูดซ้ำในคำทักทายของแผนก

ข้อความเตือนชั่วคราวหรือข้อความไม่อยู่ที่สำนักงานจะมีการตั้งค่าเมื่อแผนกทั้งหมดจะไม่สามารถใช้งานได้ในช่วงระยะเวลาหนึ่ง ยกตัวอย่างเช่นแผนกนี้มีพนักงานเฉพาะช่วงเวลา 8:00 น. ถึง 5:00 น. หรือมีการประชุมแผนกบังคับที่จะกำจัดทุกคนออกจากการรับโทรศัพท์ ระบบวอยซ์เมลส่วนใหญ่จะช่วยให้คุณสามารถกำหนดวันหมดอายุและเวลาได้ดังนั้นคุณจึงไม่จำเป็นต้องปิดระบบเมื่อแผนกของคุณกลับมาทำงานตามปกติ

• คำทักทายข้อความเสียงของโทรศัพท์ (ไม่ว่าง)
  คำทักทายนี้จะใช้เพื่อแจ้งผู้ติดต่อว่าแผนกนี้พร้อมให้บริการ แต่ไม่มีใครสามารถใช้สายได้ทันทีเนื่องจากส่วนขยายทั้งหมดในแผนกสระว่ายน้ำกำลังยุ่งอยู่กับผู้ติดต่อรายอื่น
• องค์ประกอบของกรมสวัสดิการกรมสวัสดิการกรมสวัสดิการ
  ชื่อแผนก

คำแถลงว่าคุณไม่สามารถรับโทรศัพท์ได้ในขณะนี้

• คำเชิญเพื่อฝากข้อความ
• เมื่อพวกเขาสามารถคาดหวังว่าจะมีสายเรียกกลับ
• มีอยู่ (e.g. "กดปุ่มปอนด์เพื่อกลับไปที่ … ")
• ที่อยู่เว็บไซต์หากสามารถให้ข้อมูลที่มีความหมาย
• ไม่เกิน 20 - 25 วินาที (rule-of-thumb)
• อย่าเริ่มต้นด้วย " การโทรของคุณสำคัญมากสำหรับเรา … "ทักทาย วลีนี้ใช้มากเกินไปและมักเป็น "ปิด" กับผู้โทร
• หลีกเลี่ยงการให้ข้อมูลมากเกินไปและทำให้คำทักทายที่ยาวเกินไป
• ตัวอย่างจดหมายเสียงของกรมดีคำทักทาย

คุณได้ผ่านแผนกบัญชีแล้ว ตัวแทนทั้งหมดของเราไม่ว่างให้บริการสายอื่น ๆ แทนที่จะเสียเวลาอันมีค่าของคุณไว้เราต้องการส่งคืนการโทรภายในสองชั่วโมงทำการ ถ้าคุณต้องการกลับไปที่เมนูก่อนหน้าให้กดดาวทันที มิเช่นนั้นให้ทิ้งข้อความรายละเอียดพร้อมชื่อและหมายเลขไว้ หลังจากที่คุณบันทึกข้อความคุณสามารถกดปุ่มปอนด์เพื่อดูตัวเลือกเพิ่มเติม ขอบคุณที่โทรมา

• คุณมาถึงฝ่ายขายที่ Operations Tech, Inc. ตัวแทนฝ่ายขายทั้งหมดของเราไม่ว่างที่ให้บริการลูกค้ารายอื่น แต่เราต้องการส่งคืนการโทรของคุณโดยเร็วที่สุด สำหรับข้อมูลการกำหนดราคาในปัจจุบันหรือเพื่อตรวจสอบสถานะการสั่งซื้อของคุณโปรดไปที่เว็บไซต์ของเรา มิเช่นนั้นโปรดฝากข้อความไว้กับชื่อและหมายเลขของคุณหลังจากเสียง หากคุณต้องการกลับไปที่เมนูก่อนหน้าให้กดปุ่มดาวเลย

คุณได้ไปที่แผนกบัญชีที่ Operations Tech, Inc. แผนกนี้ปิดอยู่ เวลาทำการปกติของเราคือตั้งแต่ 8 โมงเช้าถึง 5 โมงเย็นตั้งแต่วันจันทร์ถึงวันศุกร์ เราปิดทำการในวันเสาร์และวันอาทิตย์ คุณสามารถกดปุ่มดาวได้ตลอดเวลาเพื่อกลับไปยังเมนูก่อนหน้า มิฉะนั้นโปรดทิ้งข้อความไว้ในชื่อและหมายเลขของคุณและเราจะคืนหมายเลขโทรศัพท์ของคุณเมื่อสำนักงานเปิดใหม่ คุณอาจวางสายหลังจากทิ้งข้อความไว้หรือกดปุ่มปอนด์เพื่อดูตัวเลือกเพิ่มเติม ขอบคุณที่โทรมา

• คำทักทายเสียงไม่ดี

คุณได้ติดต่อฝ่ายขายแล้ว ฝากข้อความไว้

สวัสดี คุณมาถึงแผนกบัญชีที่ XYZ แล้ว ดอทคอม นักบัญชีทั้งหมดกำลังเข้าร่วมการประชุมภาคบังคับและไม่มีใครสามารถโทรหาคุณได้ การโทรของคุณเป็นสิ่งสำคัญสำหรับเราและเราต้องการส่งคืนสายของคุณทันทีที่เรากลับมา อย่างไรก็ตามเป็นที่สิ้นสุดของปีและงานที่ค้างอยู่ของเรามีความยาวมาก หากคุณกำลังโทรติดต่อเกี่ยวกับการชำระเงินในบัญชีที่ค้างชำระโปรดแจ้งให้เราทราบในข้อความของคุณเพื่อให้เราสามารถโทรหาคุณได้ทันที มิฉะนั้นโปรดรอสักครู่และส่งข้อความลับถึงเรา

• แผนกปิด โปรดฝากข้อความหลังจากเสียง